做好項(xiàng)目知識(shí)地圖提高項(xiàng)目管理效率

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最近整理過兩個(gè)項(xiàng)目知識(shí)地圖，期間曾經(jīng)存在不同的問題和錯(cuò)誤，為了大家避免出現(xiàn)類似的錯(cuò)誤并提高整理知識(shí)地圖的效率，現(xiàn)與大家分享一下整理知識(shí)地圖的經(jīng)驗(yàn)，以供大家參考。
　　總體而論，整理項(xiàng)目知識(shí)地圖是一件很細(xì)致的事情，需要耐心。
　　整理知識(shí)地圖大概分為三個(gè)階段：第一個(gè)階段：按照文件的內(nèi)容對(duì)所有的文檔進(jìn)行分類，這樣的分類遵守的原則是歸集到一起的內(nèi)容相似，本質(zhì)相同，且遵守 MECE原則；考|試/大分類的用途有兩個(gè)：在傳文檔的名稱中注明文檔的分類以及在最終整理知識(shí)地圖按照原來的分類展示；分類的一個(gè)技巧是：考慮不同版本的文檔，以體現(xiàn)出項(xiàng)目過程中思路和方法。
　　因此，分類的層級(jí)和分類的內(nèi)容就非常重要，這件事情要先行，對(duì)于自己不熟悉的項(xiàng)目，先按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，在上傳的過程中了解了文檔的內(nèi)容時(shí)可能對(duì)文檔的分類進(jìn)行重新整理。另外，對(duì)項(xiàng)目文檔本身有一個(gè)要求：即項(xiàng)目組成員在文檔命名時(shí)盡量保持同一個(gè)命名規(guī)則，否則在整理知識(shí)地圖時(shí)會(huì)帶來一定的難度。
　　第二個(gè)階段上傳文檔階段。這里與大家共享一下幾個(gè)小技巧：
　　1 上傳項(xiàng)目文檔時(shí)，在咨詢文檔下面還有更為詳細(xì)的分類，包括企業(yè)資料、項(xiàng)目管理等文檔，對(duì)于分類為客戶資料的文檔在項(xiàng)目目錄下歸集到企業(yè)資料，項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目周報(bào)在項(xiàng)目目錄下歸集到項(xiàng)目管理 。其余分類類似。
　　2 在上傳文檔時(shí)為了節(jié)省時(shí)間，盡量使用“后退”箭頭，減少重新設(shè)定的麻煩。考|試/大比如上傳一個(gè)文檔后，選擇后退箭頭時(shí)，在文檔目錄、文檔權(quán)限和文檔標(biāo)題上就無需重新選擇，可以節(jié)省很多時(shí)間。(開始整理知識(shí)地圖時(shí)還是一個(gè)文檔一個(gè)文檔的重新設(shè)置浪費(fèi)了很多時(shí)間)
　　3 在文檔權(quán)限設(shè)置上，考慮客戶的要求和文檔內(nèi)容的不同，選擇不同的分類，這就要求對(duì)不同的文檔設(shè)置不同的權(quán)限。
　　4 在各個(gè)文檔命名中使用前述的分類結(jié)果或者是采取其它可替代的辦法，以便在整理知識(shí)地圖時(shí)不會(huì)出現(xiàn)邏輯混亂，例如在文檔名稱后用括號(hào)列示文檔的歸類。
　　第三階段為整理知識(shí)地圖階段，上傳文檔是基礎(chǔ)，整理出的知識(shí)地圖是最終展現(xiàn)。此步驟一般做三件件事情：
　　一、在word文檔上，按照前述的分類原則將上傳的所有文檔展示出來，本身已經(jīng)包含了前述設(shè)置的邏輯；
　　二、將word文檔中體現(xiàn)的部分知識(shí)地圖整理出來上傳到internal中，對(duì)于項(xiàng)目文檔較多、邏輯關(guān)系較為復(fù)雜(主要在文檔編號(hào)中表現(xiàn)為三個(gè)層次的部分)的文檔要經(jīng)過二次上傳文檔，考|試/大使得最終展示出的知識(shí)地圖是邏輯清晰的(本步驟不是必須的)。
　　三、根據(jù)已整理出的文檔，在一個(gè)word文檔中形成最終的知識(shí)地圖(建議：在open一個(gè) 新的word文檔，在本階段第一步、第二步上傳的時(shí)候即將最終在知識(shí)地圖中展示出的文檔copy下來)，并附有一段文字對(duì)其說明即可。至此，項(xiàng)目知識(shí)地圖整理完畢。
　　例如：系統(tǒng)實(shí)施應(yīng)用文檔為第一層次，項(xiàng)目測試、系統(tǒng)推廣為第二層次；項(xiàng)目測試文檔中內(nèi)部測試文檔以及客戶測試文檔為第三層次。
　　在此情況下，第一步，將所有的系統(tǒng)實(shí)施應(yīng)用文檔全部上傳，并將所有上傳的文檔按照分類歸集到相應(yīng)的項(xiàng)目測試、系統(tǒng)推廣目錄下；考|試/大第二步，對(duì)于有三層次分類的文檔就要經(jīng)過二次上傳文檔，即將測試文檔上傳一次，并包括內(nèi)部測試文檔和客戶測試文檔兩類；第三步將第一步、第二步做出的最終分類體現(xiàn)在一個(gè) word文檔中，形成最終知識(shí)地圖即可。