淺議信息化管理給企業(yè)帶來的便利

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　　富蘭克林說過：“時間就是金錢”?，F(xiàn)在說起這句話仍不覺得過時，因為企業(yè)的一切運營活動的目的就在于獲取盈利。為此就要求企業(yè)打造新的理念，搭建新的框架，增強企業(yè)競爭力，而能擔(dān)此重任的就是企業(yè)信息化。企業(yè)實現(xiàn)信息化后，可以利用它快捷、共享的特點，將市場需求和企業(yè)內(nèi)部制造活動以及供應(yīng)商的制造資源整合在一起，建立動態(tài)企業(yè)聯(lián)盟，達到雙贏。信息化覆蓋了從原材料到最終產(chǎn)品的全過程，使企業(yè)和供應(yīng)商、消費者實現(xiàn)了互動溝通。

　　從現(xiàn)在系統(tǒng)論的角度來看，企業(yè)組織可以被看為是由附屬的決策主題（個人或組織）編制成的一個信息傳遞系統(tǒng)，擔(dān)負著信息處理、存儲、傳遞的現(xiàn)代信息技術(shù)及其設(shè)施，構(gòu)成了“信息傳遞系統(tǒng)的”技術(shù)基礎(chǔ)。

　　在當(dāng)今全球范圍的市場競爭中，速度、差別化及靈活性是取得競爭優(yōu)勢的根本特征，而具有快速反應(yīng)能力的組織是獲得這些因素的結(jié)構(gòu)性基礎(chǔ)。企業(yè)信息化提高了企業(yè)獲取新技術(shù)、新工藝、新產(chǎn)品、新思路的效率，給企業(yè)提供了更多開拓市場的機會，使企業(yè)與供應(yīng)商管理及客戶建立起高效、快速的聯(lián)系，從而提高了企業(yè)把握市場的能力，使企業(yè)能迅速將消費者的需求變化及時反映到?jīng)Q策層，促進企業(yè)針對消費者需求進行研究與開發(fā)活動，及時改變和調(diào)整經(jīng)營戰(zhàn)略，不斷向市場提供差別化的產(chǎn)品和服務(wù)，形成不易為競爭對手模仿的獨特競爭優(yōu)勢。同時，現(xiàn)代信息技術(shù)與制造的結(jié)合所形成的各種信息技術(shù)，如計算機輔助設(shè)計（CAD）、計算機輔助制造（CAM）、計算機輔助工藝編制（CAPP）、柔性制造系統(tǒng)（FMS）、敏捷制造（AM）、計算機集成制造系統(tǒng)（CIMS）等，實現(xiàn)了企業(yè)開發(fā)、設(shè)計制造、營銷及管理的高度集成化，使企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營趨于并行、敏捷、智能和虛擬化，使之更為精良、靈活、高效。此外，集成制造技術(shù)在產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)中的擴散和滲透，將穩(wěn)定產(chǎn)品質(zhì)量，大規(guī)模替代復(fù)雜工藝，使企業(yè)工業(yè)化大生產(chǎn)升級為工業(yè)化精細生產(chǎn)，其結(jié)果不僅僅使企業(yè)“個性化、多品種、小批量”的生產(chǎn)和服務(wù)成為可能，而且使過去不能靈活轉(zhuǎn)變的規(guī)模生產(chǎn)方式，如汽車、彩電等面臨退出歷史舞臺的生產(chǎn)方式重新煥發(fā)了青春。具有規(guī)模經(jīng)濟的制造業(yè)生產(chǎn)線現(xiàn)在可以根據(jù)顧客對產(chǎn)品的不同需求，提供更敏捷、更全面、更便宜、更多樣化的產(chǎn)品。

　　信息技術(shù)實現(xiàn)了跨越地域的同步信息交換，尤其是隨著Internet的發(fā)展以及各種決策工具如專家系統(tǒng)（ES）、決策支持系統(tǒng)（DSS）、群體決策支持系統(tǒng)（GDSS）、電子會議系統(tǒng)（EMS）等的應(yīng)用，使企業(yè)在獲取、傳遞、利用信息資源方面，更加靈活、快捷、廣域和開放。人的行為與經(jīng)營流程組成了一個整體的人機系統(tǒng)，形成信息——決策——行為三者高度集成化，從而極大地增強了決策者的信息處理能力和方案評價選擇能力，拓展了決策者的思維空間，延伸了決策者的智力，最大限度地減少了決策過程中的不確定性、隨意性和主觀性，增強了決策的理性、科學(xué)性和快速反應(yīng)。此外，更為重要的是企業(yè)信息化與管理的有機結(jié)合，即在信息化過程中通過轉(zhuǎn)變OA系統(tǒng)的管理觀念，提高全體員工的整體素質(zhì)，建立良好的管理規(guī)范和管理流程，實行科學(xué)管理，從而提高企業(yè)的整體管理水平。因此，企業(yè)的快速發(fā)展顯然離不開現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)和技術(shù)。企業(yè)應(yīng)即時構(gòu)建起對環(huán)境敏銳感知的、條件反式的企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。現(xiàn)代信息技術(shù)為企業(yè)對市場的變化做出快速、敏捷的反應(yīng)提供了有力工具。企業(yè)要依據(jù)企業(yè)核心競爭力的需要建立管理信息系統(tǒng)及決策支持系統(tǒng)，借助電子數(shù)據(jù)交換、產(chǎn)品數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)（STEP）和超文本數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)（SGML）等的標(biāo)準(zhǔn)化的工作手段，使各項工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理達到90%以上，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各部門，包括財務(wù)、會計、生產(chǎn)、物料管理、品質(zhì)管理、銷售與分銷、人力資源管理的整合、鏈接，快速傳遞市場信息、快速做出反應(yīng)，通過流程改造，使公司之間、公司、供應(yīng)商與顧客之間建立系統(tǒng)有機聯(lián)系。未來企業(yè)核心競爭優(yōu)勢的確立與保持依然離不開信息網(wǎng)絡(luò)。

　　著名的摩爾定律揭示出信息社會的發(fā)展規(guī)律，“惟一不變的法則就是一切都在變”。從大量標(biāo)準(zhǔn)化生產(chǎn)到產(chǎn)品差異化；從大眾口味產(chǎn)品定位到個性化滿足產(chǎn)品定位；從推式生產(chǎn)模式到拉式生產(chǎn)模式；從局部化競爭布局到國際競爭布局；從單打獨斗經(jīng)營到全球化合作；從穩(wěn)定式發(fā)展到跳躍式發(fā)展；從小規(guī)模實體企業(yè)到無疆界虛擬企業(yè)等，知識經(jīng)濟時代就是變化的時代。顯然，對未來市場競爭的贏家是那些反應(yīng)敏捷從而快速建立核心競爭力的企業(yè)。例如海爾集團，他們認為贏得市場的關(guān)鍵在于速度。面對瞬息萬變的市場環(huán)境，為了達到電子商務(wù)所要求的速度、滿足用戶的個性化需求而不斷創(chuàng)新。他們果斷地對企業(yè)組織結(jié)構(gòu)進行了革命性變革，依托erp系統(tǒng)進行組織流程再造，以訂單信息為中心，使研發(fā)、供應(yīng)、生產(chǎn)、倉儲、運輸、銷售各個環(huán)節(jié)直接面對市場，面對消費者，幾乎在同一時間即可響應(yīng)客戶的要求，可以在一個月、十幾天提供新的產(chǎn)品，滿足市場需求的多樣化、復(fù)雜化，使多品種、小批量的柔性生產(chǎn)成為企業(yè)發(fā)展規(guī)律的主要趨勢。通過提高應(yīng)變速度，從而贏得主動、贏得市場，在激烈的競爭中站穩(wěn)了腳跟。同時，實現(xiàn)電子訂貨，有利于消費者“足不出戶，貨比二家”，提高社會效益。還有，一些制造商利用電子數(shù)據(jù)交換（EDl）技術(shù)與原材料供應(yīng)商及時地保持聯(lián)系，而原材料供應(yīng)商則可根據(jù)制造商的生產(chǎn)進度隨時調(diào)整供貨的時間和數(shù)量，利用這一先進的信息技術(shù)使得制造企業(yè)可以實現(xiàn)零庫存的目標(biāo)。因此，在這些制造企業(yè)中，“原材料”這一概念可以完全由供應(yīng)商的角色代替。又如，隨著制造企業(yè)與銷售企業(yè)信息連接的日漸緊密，銷售企業(yè)的“存貨”也可由制造商的角色取而代之。因此，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用將使得企業(yè)的外部環(huán)境延伸成為企業(yè)的一個“虛擬組件”，企業(yè)的外延由此得到了擴大和發(fā)展，從而有效地降低了各企業(yè)的資源浪費和企業(yè)之間的交易成本。

　　隨著電子商務(wù)的發(fā)展，企業(yè)的運營越來越依靠網(wǎng)絡(luò)來運行，企業(yè)的信息流、物流、資金流是通過網(wǎng)絡(luò)來快速順暢傳遞的，網(wǎng)絡(luò)是指揮企業(yè)運轉(zhuǎn)的大腦和神經(jīng)中樞。信息技術(shù)將促進設(shè)計、生產(chǎn)、銷售等各個環(huán)節(jié)的整合，改變長期以來的分割式管理，發(fā)展將上游和下游的環(huán)節(jié)連成一個整體的集成管理。信息技術(shù)使信息的交流和傳遞加快，同時也精簡了許多不必要的過程和人員，簡化管理流程，提高管理效率。

　　信息化為企業(yè)帶來的便利主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

　　1、企業(yè)內(nèi)部信息整合

　　對于企業(yè)內(nèi)部信息的整合，信息技術(shù)的作用是將企業(yè)內(nèi)部的每一個人、每一個部門結(jié)合起來，運行那個遍及企業(yè)內(nèi)部每一個環(huán)節(jié)的信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各類資源的整合。這種整合分為兩個階段：

　　1）第一階段：在生產(chǎn)過程控制、物流控制等各項管理工作上實現(xiàn)系統(tǒng)化、自動化，協(xié)調(diào)各部門的工作。此時信息技術(shù)的應(yīng)用僅僅是技術(shù)性的，稱之為“管理的信息化”，信息技術(shù)僅被看作是經(jīng)營管理的輔助工具，其中有EDI、CIMS、MRPⅡ、敏捷制造、柔性制造系統(tǒng)（FMS）等。

　　2）第二階段：實現(xiàn)了企業(yè)價值鏈的所有活動（包括公司基礎(chǔ)設(shè)施、人力資本管理等輔助活動）的信息化管理。此階段的應(yīng)用是戰(zhàn)略性的，稱之為“信息化的管理”。在這個階段上，由于信息技術(shù)已經(jīng)從單機或簡單的網(wǎng)絡(luò)進入功能強大的網(wǎng)絡(luò)，因此有可能對企業(yè)的整體業(yè)務(wù)實現(xiàn)信息化管理，這促進了企業(yè)內(nèi)部知識的共享，使企業(yè)的知識資本在學(xué)習(xí)一擴散一積累一創(chuàng)新一學(xué)習(xí)的動態(tài)良性循環(huán)中不斷完善。主要利用的是DSS、Internet、Intranet等工具。

　　由于企業(yè)價值鏈的所有活動中廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，可以容易地實現(xiàn)產(chǎn)品設(shè)計自動化、生產(chǎn)過程自動化和生產(chǎn)設(shè)備智能化，大大減少生產(chǎn)部門的從業(yè)人員，降低現(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)成本，從而有效地提高生產(chǎn)效率。信息技術(shù)的引入，可以實現(xiàn)無紙化辦公。通過電子郵件和網(wǎng)絡(luò)電話進行企業(yè)內(nèi)外部的通信，可以減少紙張等辦公用品的使用率，節(jié)約辦公成本，有效地提高辦公效率。1999年波音公司在線訂購原材料，節(jié)約三分之一的成本，金額高達上億美元。

　　通過網(wǎng)絡(luò)辦公，加強了人與人之間、部門與部門之間、員工與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通，保證了及時決策。電子郵件現(xiàn)在已成為公司內(nèi)部一種主要的辦公交往方式。會議通知、會議紀(jì)要、請示報告、工作研討、情報資料等等，都可以通過郵件與公司內(nèi)任一部門和個人進行交流，極大地節(jié)省了時間，提高了工作流效率，而且使溝通更及時、更充分。并且，通過公司內(nèi)部網(wǎng)頁，每一個員工可以對公司有全面的了解。公司發(fā)生的一些大事、決策層的戰(zhàn)略思想、員工的意見都可以通過網(wǎng)站直接通報到每一個員工，大家可以共享。各種新技術(shù)、新方法、新思想、新知識，可以在網(wǎng)上共同學(xué)習(xí)。網(wǎng)絡(luò)辦公的環(huán)境，確實使員工做到了身在崗位、胸懷全局，大大增強了公司的凝聚力。網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)為員工積極參與公司管理開辟了通道，進一步調(diào)動了員丁關(guān)心公司、熱愛公司、積極參與公司管理的積極性。而且，網(wǎng)絡(luò)辦公可使公司各種行政資源的使用公開、透明，對行政后勤部門改進工作，提高服務(wù)質(zhì)量也起了促進作用。

　　2、企業(yè)業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)重構(gòu)

　　網(wǎng)絡(luò)營銷是一種建立在虛擬市場（一種利用信息技術(shù)打破時空阻隔的新型市場）上的新型營銷模式，包括直接郵購、目錄購貨、電話營銷、電視營銷或其他媒體營銷，是目前進行商貿(mào)活動的一種最先進的手段。用戶將自己的各類供求意愿按照一定的格式輸入網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)會根據(jù)顧客的要求提供給用戶多種選擇，一旦用戶確認，網(wǎng)絡(luò)便會自動完成買賣合同簽訂、分類、傳遞和款項收付等全套業(yè)務(wù)。

　　網(wǎng)絡(luò)營銷的產(chǎn)生與發(fā)展密切了企業(yè)與客戶的關(guān)系，在企業(yè)和客戶之間建立起相互學(xué)習(xí)的新型關(guān)系（改變了企業(yè)與客戶之間單純的買賣關(guān)系，變客戶為合作伙伴，充分挖掘了客戶的有效資源，與客戶共同發(fā)展）。這不僅直接提高了企業(yè)產(chǎn)品、服務(wù)的市場份額和市場地位，而且提高了員工的業(yè)務(wù)能力，培養(yǎng)了成熟的顧客。

　　信息技術(shù)還可以擴大現(xiàn)代企業(yè)的外部環(huán)境。在商業(yè)活動日漸增加的今天，現(xiàn)代企業(yè)需要進行國際和全球性的貿(mào)易，要求快速的通信，要求獲取最新的信息，要尋求新的市場和新的潛在的顧客群體，而所有這些需求，通過網(wǎng)絡(luò)都可以方便地得以滿足。如在互聯(lián)網(wǎng)上宣傳現(xiàn)代企業(yè)形象，覆蓋面廣，不受地域、時間的限制，享受全球用戶24小時的主動查詢，而費用卻極其低廉，特別適合中小型企業(yè)進行產(chǎn)品廣告宣傳。網(wǎng)上博覽會、交易會已越來越被商家所鐘愛。數(shù)以萬計的企業(yè)在網(wǎng)上開設(shè)了展示產(chǎn)品的交易，“窗口”。另外，利用網(wǎng)上教室為現(xiàn)代企業(yè)培訓(xùn)、教育員工。還可以提供產(chǎn)品售后服務(wù)等，大大方便了用戶，間接宣傳了企業(yè)形象。

　　3、企業(yè)業(yè)務(wù)范圍的重新界定

　　信息技術(shù)的應(yīng)用促進了企業(yè)間的溝通與合作，進而帶來了產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的變革和企業(yè)競爭觀念的創(chuàng)新。由于在知識經(jīng)濟時代中企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營主要體現(xiàn)為知識的處理和交流過程，而知識的交流突破了地理界限，導(dǎo)致了企業(yè)之間的界限不像工業(yè)時代那樣清晰可辨。與其說企業(yè)是一個存在于某一地理位置，由人、廠房、設(shè)備和資金等構(gòu)成的實體，不如說它是一個由各種要素和技能組成的協(xié)同系統(tǒng)。在現(xiàn)代信息技術(shù)的支撐下，企業(yè)能夠輕易實現(xiàn)內(nèi)部某些要素與外部相關(guān)要素的重新組合，從而構(gòu)成新的功能，實現(xiàn)新的生產(chǎn)能力。這種“新組合”的實質(zhì)是一種動態(tài)合作關(guān)系，其表現(xiàn)形式是戰(zhàn)略聯(lián)盟。羅百輝認為，戰(zhàn)略聯(lián)盟是指由兩個或兩個以上有著對等經(jīng)營實力的企業(yè)（或特定事業(yè)和職能部門），為達到共同擁有市場、共同使用資源等戰(zhàn)略目標(biāo)，通過各種協(xié)議、契約而集成的優(yōu)勢相長：、風(fēng)險共擔(dān)、要素水平式雙向或多向流動的松散式網(wǎng)絡(luò)組織。在這個組織中，各個公司立足于自己的核心能力，借用盟友優(yōu)勢以實現(xiàn)內(nèi)外資源的優(yōu)勢互補。

　　1）第一階段：在生產(chǎn)過程控制、物流控制等各項管理工作上實現(xiàn)系統(tǒng)化、自動化，協(xié)調(diào)各部門的工作。此時信息技術(shù)的應(yīng)用僅僅是技術(shù)性的，稱之為“管理的信息化”，信息技術(shù)僅被看作是經(jīng)營管理的輔助工具，其中有EDI、CIMS、MRPⅡ、敏捷制造、柔性制造系統(tǒng)（FMS）等。

　　2）第二階段：實現(xiàn)了企業(yè)價值鏈的所有活動（包括公司基礎(chǔ)設(shè)施、人力資本管理等輔助活動）的信息化管理。此階段的應(yīng)用是戰(zhàn)略性的，稱之為“信息化的管理”。在這個階段上，由于信息技術(shù)已經(jīng)從單機或簡單的網(wǎng)絡(luò)進入功能強大的網(wǎng)絡(luò)，因此有可能對企業(yè)的整體業(yè)務(wù)實現(xiàn)信息化管理，這促進了企業(yè)內(nèi)部知識的共享，使企業(yè)的知識資本在學(xué)習(xí)一擴散一積累一創(chuàng)新一學(xué)習(xí)的動態(tài)良性循環(huán)中不斷完善。主要利用的是DSS、Internet、Intranet等工具。

　　由于企業(yè)價值鏈的所有活動中廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，可以容易地實現(xiàn)產(chǎn)品設(shè)計自動化、生產(chǎn)過程自動化和生產(chǎn)設(shè)備智能化，大大減少生產(chǎn)部門的從業(yè)人員，降低現(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)成本，從而有效地提高生產(chǎn)效率。信息技術(shù)的引入，可以實現(xiàn)無紙化辦公。通過電子郵件和網(wǎng)絡(luò)電話進行企業(yè)內(nèi)外部的通信，可以減少紙張等辦公用品的使用率，節(jié)約辦公成本，有效地提高辦公效率。1999年波音公司在線訂購原材料，節(jié)約三分之一的成本，金額高達上億美元。

　　通過網(wǎng)絡(luò)辦公，加強了人與人之間、部門與部門之間、員工與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通，保證了及時決策。電子郵件現(xiàn)在已成為公司內(nèi)部一種主要的辦公交往方式。會議通知、會議紀(jì)要、請示報告、工作研討、情報資料等等，都可以通過郵件與公司內(nèi)任一部門和個人進行交流，極大地節(jié)省了時間，提高了工作流效率，而且使溝通更及時、更充分。并且，通過公司內(nèi)部網(wǎng)頁，每一個員工可以對公司有全面的了解。公司發(fā)生的一些大事、決策層的戰(zhàn)略思想、員工的意見都可以通過網(wǎng)站直接通報到每一個員工，大家可以共享。各種新技術(shù)、新方法、新思想、新知識，可以在網(wǎng)上共同學(xué)習(xí)。網(wǎng)絡(luò)辦公的環(huán)境，確實使員工做到了身在崗位、胸懷全局，大大增強了公司的凝聚力。網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)為員工積極參與公司管理開辟了通道，進一步調(diào)動了員丁關(guān)心公司、熱愛公司、積極參與公司管理的積極性。而且，網(wǎng)絡(luò)辦公可使公司各種行政資源的使用公開、透明，對行政后勤部門改進工作，提高服務(wù)質(zhì)量也起了促進作用。

　　網(wǎng)絡(luò)營銷是一種建立在虛擬市場（一種利用信息技術(shù)打破時空阻隔的新型市場）上的新型營銷模式，包括直接郵購、目錄購貨、電話營銷、電視營銷或其他媒體營銷，是目前進行商貿(mào)活動的一種最先進的手段。用戶將自己的各類供求意愿按照一定的格式輸入網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)會根據(jù)顧客的要求提供給用戶多種選擇，一旦用戶確認，網(wǎng)絡(luò)便會自動完成買賣合同簽訂、分類、傳遞和款項收付等全套業(yè)務(wù)。

　　網(wǎng)絡(luò)營銷的產(chǎn)生與發(fā)展密切了企業(yè)與客戶的關(guān)系，在企業(yè)和客戶之間建立起相互學(xué)習(xí)的新型關(guān)系（改變了企業(yè)與客戶之間單純的買賣關(guān)系，變客戶為合作伙伴，充分挖掘了客戶的有效資源，與客戶共同發(fā)展）。這不僅直接提高了企業(yè)產(chǎn)品、服務(wù)的市場份額和市場地位，而且提高了員工的業(yè)務(wù)能力，培養(yǎng)了成熟的顧客。

　　信息技術(shù)還可以擴大現(xiàn)代企業(yè)的外部環(huán)境。在商業(yè)活動日漸增加的今天，現(xiàn)代企業(yè)需要進行國際和全球性的貿(mào)易，要求快速的通信，要求獲取最新的信息，要尋求新的市場和新的潛在的顧客群體，而所有這些需求，通過網(wǎng)絡(luò)都可以方便地得以滿足。如在互聯(lián)網(wǎng)上宣傳現(xiàn)代企業(yè)形象，覆蓋面廣，不受地域、時間的限制，享受全球用戶24小時的主動查詢，而費用卻極其低廉，特別適合中小型企業(yè)進行產(chǎn)品廣告宣傳。網(wǎng)上博覽會、交易會已越來越被商家所鐘愛。數(shù)以萬計的企業(yè)在網(wǎng)上開設(shè)了展示產(chǎn)品的交易，“窗口”。另外，利用網(wǎng)上教室為現(xiàn)代企業(yè)培訓(xùn)、教育員工。還可以提供產(chǎn)品售后服務(wù)等，大大方便了用戶，間接宣傳了企業(yè)形象。

　　戰(zhàn)略聯(lián)盟方式比傳統(tǒng)的全球內(nèi)部戰(zhàn)略和金字塔式管理組織具有更為活躍酌創(chuàng)新機制和更經(jīng)濟的創(chuàng)新成本，也更能照顧到不同國家、地區(qū)、社會團體、甚至是單個消費者的偏好和差異性，更有利于開辟新市場或進人新行業(yè)，因而使企業(yè)具有更強的競爭力。

　　總之，信息化使得企業(yè)內(nèi)外部的交流更加方便、順暢，因而降低了企業(yè)的運營成本；使企業(yè)更加頻繁、直接地接觸外部市場和業(yè)務(wù)伙伴，有效地提升了企業(yè)的核心競爭力。