企業(yè)從功能出發(fā)為ERP系統(tǒng)選型 需注意四點(diǎn)

      信息化是企業(yè)做大做強(qiáng)的必由之路，目前很多企業(yè)的老板強(qiáng)烈地意識到了這一點(diǎn)，特別是江浙一帶的民營企業(yè)，他們很多是在上個世紀(jì)80年代抓住機(jī)會，靠超前的市場意識，完成了原始資金的積累。隨著中國與世界的接軌，他們又憑借著良好的市場環(huán)境，使企業(yè)規(guī)模在短期內(nèi)增長了好幾倍。這些企業(yè)當(dāng)中目前已經(jīng)不乏年產(chǎn)值在5億以上的中型企業(yè)。他們不缺乏資金與廠房，但是在企業(yè)管理方面，卻遇到很大的瓶頸——交貨不及時，客戶埋怨過多，庫存積壓，占用大量的資金。所有的一切都表明：企業(yè)的發(fā)展除了要引進(jìn)一流的設(shè)備和生產(chǎn)線，建設(shè)一流的廠房外，還要下決心改善企業(yè)內(nèi)部的經(jīng)營機(jī)制，提高企業(yè)和管理者自身的管理素質(zhì)和水平，加強(qiáng)企業(yè)在市場中的競爭地位和后勁。以期實(shí)現(xiàn)”常勝不衰“。而要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，企業(yè)一定要有一套集產(chǎn)、供，銷、人、財(cái)、物于一體的先進(jìn)、科學(xué)、成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。

      筆者曾與多家企業(yè)老板交談，多數(shù)表示對企業(yè)信息化很重視，并且專門成立了IT部，責(zé)成專人負(fù)責(zé)軟件選型，只是不清楚選型時應(yīng)注意哪些問題，結(jié)果往往事與愿違——最終選定的軟件成了企業(yè)的雞脅，效果不大。因此，怎樣進(jìn)行軟件選型成了許多企業(yè)比較困惑的問題。

      筆者認(rèn)為：軟件選型除了一把手重視，成立正規(guī)的項(xiàng)目小組，全局規(guī)化，分步賣施，明確企業(yè)各階段達(dá)成的目標(biāo)等以外，從軟件功能方面進(jìn)符考察，使其滿足企業(yè)現(xiàn)階段管理所要求的功能，也是至關(guān)重要的，由于這方面的論述較少，筆者將從這方面入手，分析目前制造業(yè)企業(yè)所必需的幾項(xiàng)ERP功能，以期達(dá)到拋轉(zhuǎn)引玉的作用。

      一、庫存

      庫存或存貨是流動資產(chǎn)，它占用了企業(yè)很大一部分資金。特別是機(jī)械、食品等行業(yè)、庫存資金有時占到流動資金的5%以上。庫存少，則直接影響企業(yè)生產(chǎn)和銷售，庫存過多，則占有資金，浪費(fèi)倉庫資源，增加倉庫費(fèi)用，甚至造成材料過期報廢，所以庫存管理是企業(yè)首先要考慮的功能。因此應(yīng)用企業(yè)應(yīng)該要求erp系統(tǒng)能夠根據(jù)產(chǎn)品計(jì)劃來控制庫存，提高庫存資金周轉(zhuǎn)次數(shù)、降低資金占用，ERP系統(tǒng)所具有的功能應(yīng)該包括以下幾項(xiàng)：

      (1)有效進(jìn)行場所、倉庫、庫位以及批次等多級庫存控制，完成物流跟蹤、同時記錄每一物料的出入庫歷史。

      (2)及時準(zhǔn)確地反映物料信息，通過對物料信息的總結(jié)和分析，系統(tǒng)可以預(yù)先發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)的問題，提出建議措施，防范于未然。比如自動提供低于安全庫存的材料報表交采購部門處理，再如反映接近保質(zhì)期的庫存報表供銷售部門做降價出售處理等。

      (3)確定ABC分類原則。根據(jù)市場需求、供應(yīng)情況、生產(chǎn)率的高低、提前期的長短以及車間的生產(chǎn)能力等多方面因素來制定安全庫存，使之既能保證需求，又能最大限度地減少資金占用。

      (4)除了采用”月盤點(diǎn)“的方法之外，還可以采用不中斷生產(chǎn)的”循環(huán)盤點(diǎn)“方式，加強(qiáng)庫存信息的準(zhǔn)確性。

      (5)通過批號控制，定義庫區(qū)和多級庫位的提貨順序(如先進(jìn)先出、先進(jìn)后出等)，保證產(chǎn)品質(zhì)最，防止因產(chǎn)品和原料過期而造成的不必要損失。

      (6)把市場中轉(zhuǎn)庫和車間臨時庫等都納入庫存管理，嚴(yán)格、標(biāo)準(zhǔn)的出入庫及移庫手續(xù)，可以防止貨物缺失、錯發(fā)等現(xiàn)象。

      二、制造

      制造企業(yè)在以往的生產(chǎn)過程中一味追求產(chǎn)量，甚至有些企業(yè)把今后幾年的生產(chǎn)任務(wù)都完成了，這樣的危害實(shí)際上很大，因?yàn)槊つ康纳a(chǎn)很容易造成大量的產(chǎn)品積壓和資金占用，另一方面，如果生產(chǎn)不能滿足銷售，那么客戶就有可能去尋求新的供貨商。為了解決這一矛盾，合理地制定生產(chǎn)計(jì)劃，安排好生產(chǎn)是生產(chǎn)部門最重要的工作之一。當(dāng)今市場瞬息萬變，企業(yè)只能快速地響應(yīng)市場需求，才能有強(qiáng)大的生命力和競爭力。科學(xué)的生產(chǎn)計(jì)劃來自于集成的ERP系統(tǒng)，因此ERP系統(tǒng)應(yīng)該對企業(yè)的制造過程進(jìn)行控制，根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)流程，ERP系統(tǒng)應(yīng)該實(shí)現(xiàn)以下的功能：

      (1)定義項(xiàng)目主文件，包括該項(xiàng)目是否參加主生產(chǎn)計(jì)劃的計(jì)算，以及安全庫存、提前采購期、ABC碼、分類碼、倉庫、貨位、最長存儲天數(shù)、批量規(guī)則、主次供應(yīng)商、標(biāo)準(zhǔn)成本以及實(shí)際成本等。

      (2)按制造工藝建立多層物料清單，即BOM結(jié)構(gòu)(注意趨立替代物料及替代原則)。

      (3)定義工作中心、瓶頸工序(不易替代和增加的工作中心)、工作中心的生產(chǎn)能力、成本、各產(chǎn)品的提前期、工藝路線、車間日歷以及外協(xié)加工等。

      (4)根據(jù)銷售定單、未來銷售預(yù)測成品需求量，以及成品庫存量和安全庫存，確定車間定單。同時通過展開BOM結(jié)構(gòu)，確定各原料、包裝材料、輔料的需求盤。

      根據(jù)車間定單進(jìn)行生產(chǎn)能力分析，并調(diào)整車間日歷或生產(chǎn)能力，在此基礎(chǔ)上形成企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃。這樣得到的生產(chǎn)計(jì)劃才能做到最優(yōu)化地安排生產(chǎn)，從根本上解決生產(chǎn)過剩和非正常的生產(chǎn)不足的問題。同時，通過這樣的方法得到的采購計(jì)劃也是最合理、最準(zhǔn)確的。在此基礎(chǔ)上。加上信息系統(tǒng)快速的處理能力，企業(yè)就可以在適應(yīng)市場變化的過程中游刃有余。

      三、財(cái)務(wù)管理

      (1)集團(tuán)公司處理能力

      能夠管理多家公司，允許各公司保留不同的組織機(jī)構(gòu)、會計(jì)科目結(jié)構(gòu)、不同幣種，每家公司可以有自己的會計(jì)期間和年終結(jié)帳時同，不同公司的利潤中心也可以合并。同時，公司內(nèi)部往來憑證可以實(shí)現(xiàn)自動過帳，而且還能夠進(jìn)行總帳合并處理。

      (2)財(cái)務(wù)預(yù)算與企業(yè)計(jì)劃

      預(yù)算、企業(yè)計(jì)劃和總帳系統(tǒng)之間可以完全集成，預(yù)算數(shù)據(jù)可由使用者直接輸人或由系統(tǒng)自動產(chǎn)生，并且能夠把本年度預(yù)算金額、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、數(shù)量同歷年實(shí)際費(fèi)用相比較。新的年度預(yù)算金額可分配至年度的各個期間內(nèi)，以減輕企業(yè)預(yù)算的工作量。

      (3)稅務(wù)

      企業(yè)選擇的ERP系統(tǒng)應(yīng)該能夠滿足世界上很多不同的稅法要求，同時因?yàn)槊恳粋€公司都有它本身的稅務(wù)參數(shù)，因此系統(tǒng)應(yīng)該允許不同公司可以獨(dú)立建立已含稅或不含稅的訂價，從而幫助企業(yè)進(jìn)行免稅和稅金延遲處理，并跟蹤稅務(wù)歷史資料。

      (4)多幣制

      為了滿足用戶參與全球競爭的需要，系統(tǒng)應(yīng)該具有處理跨國業(yè)務(wù)的能力，在訂單、發(fā)貨、應(yīng)收帳、庫存、現(xiàn)金、采購以及應(yīng)收帳管理等方面，應(yīng)該可以進(jìn)行多幣種處理，同時系統(tǒng)也能夠自動進(jìn)行幣制轉(zhuǎn)換，并產(chǎn)生各幣種的財(cái)務(wù)報表及自動計(jì)算匯總損益金額。

      (5)應(yīng)付帳

      系統(tǒng)應(yīng)該可隨時查詢付款和現(xiàn)金需求及歷史情況，了解本公司的總債務(wù)和每筆債務(wù)何時到期。同時，還應(yīng)該提供雙方、三方或四方的配合處理功能，以便企業(yè)確認(rèn)采購單元的數(shù)量和價格、收實(shí)、檢驗(yàn)數(shù)據(jù)以及發(fā)票等，通過合并采購、集中采購，選擇固定供應(yīng)商，適時支付款項(xiàng)及使用多種付款方法以獲取比較大的折扣優(yōu)惠。

      (6)應(yīng)收帳

      應(yīng)收帳的管理對企業(yè)至關(guān)重要，特別是在我國這種特有的環(huán)境下，更是要靈活管理。在ERP系統(tǒng)提供的眾多途徑當(dāng)中，結(jié)合我國國情，筆者認(rèn)為比較好的作法是——按客戶信譽(yù)、業(yè)務(wù)量分別制定信貸額度，進(jìn)行信貸控制。然后再結(jié)合來款時間，對客戶進(jìn)行不同程度的讓利政策，以加速應(yīng)收款的回籠。

      同時系統(tǒng)應(yīng)該可以隨時產(chǎn)生客戶帳齡分析表、業(yè)務(wù)員帳齡分析表、到期貨款通知單，參照業(yè)務(wù)上的傭金管理、業(yè)績管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對應(yīng)付款的管理和控制的力度，對業(yè)務(wù)員進(jìn)行獎懲，這樣一來，應(yīng)收款會得到有效的控制，資金周轉(zhuǎn)率也會有較大提高。同時系統(tǒng)還應(yīng)該為決策層提供各地區(qū)各產(chǎn)品銷售匯總表及歷年、歷年同期的銷售分析表。

      (7)成本

      系統(tǒng)的另一項(xiàng)重要任務(wù)就是對產(chǎn)品成本的控制，系統(tǒng)應(yīng)該可以及時精確地反映生產(chǎn)成本、批成本及期間成本(包括右關(guān)粉用的收集和分配，也包括采購件的采購成本和制造的生產(chǎn)成本)。ERP的成本系統(tǒng)應(yīng)該與銷售、供應(yīng)、庫存以及制造完全集成，通過會計(jì)、生產(chǎn)及采購等環(huán)節(jié)的成本和效益偏差，協(xié)助企業(yè)改進(jìn)管理決策和業(yè)務(wù)計(jì)劃，方便地分析成本信息。系統(tǒng)還可按場所定義產(chǎn)品成本，也可以定義作為全公司標(biāo)準(zhǔn)的通用成本，按場所的成本又可分為標(biāo)準(zhǔn)成本、凍結(jié)的標(biāo)準(zhǔn)成本、實(shí)際成本和模擬成本。

      四、銷售

      (1)實(shí)施良好的ERP系統(tǒng)應(yīng)該具有全面的客戶檔案和銷售合同管理功能，包括一個客戶多個合同、多種品種多個交貨日期等各種情況，還可實(shí)現(xiàn)同一產(chǎn)品不同銷售價格的處理，并能追蹤到每筆訂單多階段的銷售資料。

      (2)在激烈的競爭中，低利潤、緊信貸的控制，要求企業(yè)必須密切監(jiān)控客戶的信貸績效，ERP系統(tǒng)應(yīng)該借助自動信貸的處理和釋放功能，幫助企業(yè)對其客戶實(shí)行嚴(yán)密的信貸控制，期間，不能影響銷售訂單的處理。具體地講，就是根據(jù)某一客戶的具體信譽(yù)情況制定一個信費(fèi)界限，這樣在銷售訂單錄入時，系統(tǒng)會自動統(tǒng)計(jì)該客戶的欠款情況，并且與其信貸額度相比較，如果超出就會掛起此單。只有在授權(quán)口令錄入或者客戶付款后，即該客戶的欠款額低于信貸標(biāo)準(zhǔn)時，系統(tǒng)才給予放單。

      (3)通過傭金處理系統(tǒng)，企業(yè)可以基于各種標(biāo)準(zhǔn)(個別銷售績效，產(chǎn)品各類客戶等)有效地管理傭金計(jì)劃。傭金可以被定義在總訂單層或訂單行層(同一訂單的不同產(chǎn)品或不同供貨段)，也可以基于產(chǎn)品、客戶或者銷售人員的組合來計(jì)算。另外傭金比率還可以在有關(guān)銷售人員之間進(jìn)行分割，這樣企業(yè)就能很有效地管理、獎勵和激勵優(yōu)秀的銷售人員。

      (4)ERP系統(tǒng)應(yīng)該可以實(shí)現(xiàn)多種靈活的發(fā)貨處理，如部分發(fā)貨，超額發(fā)貨或通過貨運(yùn)公司發(fā)運(yùn)等。發(fā)貨的數(shù)量自動從成品庫中扣除，并具有發(fā)票、提貨單、裝載清單及應(yīng)收款自動過帳到財(cái)務(wù)等相關(guān)處理過程。

      (5)ERP系統(tǒng)應(yīng)該提供靈活的退貨授權(quán)處理和保修服務(wù)。退貨、換貨以及報損等，都可以迅速方便地在財(cái)務(wù)、庫存和銷售中得到自動調(diào)整。為了幫助制定客戶服務(wù)策略，”退貨授權(quán)，應(yīng)該支持對客戶投訴、退貨原因和退貨成本的跟蹤。

      (6)ERP系統(tǒng)應(yīng)該提供敏捷響應(yīng)市場，靈活地根據(jù)預(yù)測和客戶訂單彈性地制訂銷售計(jì)劃的功能。同時，隨著市場的變化，系統(tǒng)可以方便地對銷售計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，調(diào)整后的情況可立即反映到有關(guān)的生產(chǎn)和供應(yīng)部門，并且系統(tǒng)的集成性可使銷售部門隨時拿握生產(chǎn)、供應(yīng)、倉庫等有關(guān)部門的情況，保證銷告計(jì)劃的準(zhǔn)確率，減少盲目性。而且還可根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和庫存情況得知朱來各期間的可供銷售量。

      以上筆者分別介紹了關(guān)于ERP在企業(yè)當(dāng)中的庫存、制造、財(cái)務(wù)和銷售系統(tǒng)應(yīng)該具有的基本功能。其實(shí)，企業(yè)實(shí)施ERP,最容易見效益，并且成功率比較高的是庫存、財(cái)務(wù)和銷瞥這三個模塊。在制造方面，國內(nèi)的軟件廠商本身系統(tǒng)不成熟，國外的軟件廠商與中國的制造業(yè)水土不服，同時，由于國內(nèi)企業(yè)自身基礎(chǔ)薄弱的原因，制造模塊在國內(nèi)企業(yè)當(dāng)中真正實(shí)施成功的鳳毛麟角，因此，建議企業(yè)選型時從這三個模塊入手，循序漸進(jìn)。讓企業(yè)員工首先接受了軟件管理的理念，有了基礎(chǔ)，然后實(shí)施全面的ERP系統(tǒng)。

      從功能方面考察ERP系統(tǒng)只是選型的一個環(huán)節(jié)，目前已經(jīng)受到了多數(shù)企業(yè)的重視，希望上面的文章對大家有所幫助。