看美國企業(yè)的檔案工作

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看美國企業(yè)的檔案工作

馬佩琴

IBM公司檔案館

IBM公司的檔案館位于美國新澤西州。成立于1964年，1968年，公司專門從哈佛大學(xué)請來歷史學(xué)專家，對公司文件進(jìn)行鑒定，提出了IBM公司要加強(qiáng)檔案工作的建議。根據(jù)專家的意見，到1972年，公司的檔案工作人員增加到7名。1998年現(xiàn)任館長到任后，大力呼吁加強(qiáng)企業(yè)檔案工作，得到了公司領(lǐng)導(dǎo)的信任和支持，解決了公司檔案工作發(fā)展的經(jīng)費問題，每年公司撥款100萬美元，改善了庫房管理條件，增加了人員，現(xiàn)在檔案館有正式職工5名，合同工7名。檔案館館長由公司總經(jīng)理直接任命，檔案工作直接向秘書長報告，由秘書長向IBM首席律師報告。

IBM公司檔案館館藏檔案共有10000立方英尺，有3000張照片，5000盒聲像檔案，2000件展品，共有兩個庫房。7個合同工主要負(fù)責(zé)整理文件。公司檔案館設(shè)有查詢利用室，主要提供：各分公司的反映廠史活動的記錄匯編，市場部編的市場銷售人員銷售情況，新產(chǎn)品介紹匯偏。檔案館根據(jù)公司需要制定了文件保管期限表。公司每個部門都有兼職文件管理人員負(fù)責(zé)保管文件。文件的鑒別工作是由文件管理人員（秘書或工程師）來做的，由他們根據(jù)文件保管期限表將具有“檔案”意義即有保存價值的文件，放入統(tǒng)一制作的箱盒中，移交檔案館。公司的法律文件及專利，有競爭性的文件暫時不在檔案館保存。檔案館主要保存公司有關(guān)產(chǎn)品史、工廠史、公司史的文件。

在檔案的對外提供與利用方面，IBM公司檔案館持謹(jǐn)慎的態(tài)度，凡是涉及公司商業(yè)秘密的文件一律不向外界提供。現(xiàn)有檔案數(shù)量的50%是可以對外開放的。對外服務(wù)的方式是：函調(diào)，發(fā)E-mail。利用者主要是歷史研究人員，新聞記者。IBM公司檔案館的檔案管理有紙質(zhì)目錄和電子文件目錄兩種檢索手段，卷內(nèi)文件的分類編號簡明清楚。檔案管理人員將公司各部門送交的文件自動從盒中取出，先把文件放入無酸軟卷皮中，再將同類若干件軟卷皮夾好的文件，放入標(biāo)準(zhǔn)的無酸盒子中。在整理過程中，檔案人員充分尊重文件原有的文件分類和排列順序，將每箱盒內(nèi)的文件逐一編號排列，用鉛筆標(biāo)注在軟卷皮上，不在文件原件上做任何標(biāo)記，也不進(jìn)行裝訂。

美國電信公司檔案館

美國電信公司成立于1876年，總部設(shè)在芝加哥，主要負(fù)責(zé)美國中西部5個州的電話業(yè)務(wù)，同時還為用戶提供安全監(jiān)控系統(tǒng)，圖書館應(yīng)用軟件等方面的服務(wù)，公司共有員工7萬多人。

美國電信公司檔案館隸屬于公司公共關(guān)系部，檔案館的主要職責(zé)是：收集管理永久性文件并負(fù)責(zé)提供利用。公司設(shè)有圖書館，有16名工作人員負(fù)責(zé)現(xiàn)行文件的管理，文件在圖書館保管5年后向檔案館移交。有關(guān)公司董事會記錄、股東大會記錄等方面的文件在公司法律部保管。

檔案館共有750立方英尺的檔案。有檔案庫房一間，位于公司總部辦公樓的設(shè)備層，備件簡陋且擁擠。公司檔案文件分為11類，包括：公司財務(wù)報表、高級主管經(jīng)理文件、公司職能部門文件、所屬部門文件、公司對外公開出版物、錄音錄像帶、早期照片、1984年以前的公司內(nèi)部出版物。

檔案館庫房還保存有1878年至今電話公司使用的各種電話機(jī)實物。每一部電話機(jī)都有標(biāo)簽標(biāo)識出電話機(jī)生產(chǎn)使用的年代，檔案館不定期利用這批實物搞小型巡回展覽，向員工宣傳公司的發(fā)展歷史。公司每年給檔案館20萬美元的經(jīng)費，用于工作人員的工資、公務(wù)出差、購置消耗品、檔案設(shè)備購置等。

21世紀(jì)是一個社會高度信息化的嶄新時代。作為國家文獻(xiàn)信息事業(yè)重要組成部分的檔案事業(yè)，也面臨著由傳統(tǒng)的檔案實體管理體制向著以全方位的檔案信息管理、檔案信息服務(wù)和檔案信息開發(fā)三位一體為特征的新體制的歷史性轉(zhuǎn)軌。早在1984年，鄧小平同志就發(fā)出了“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”的號召，將開發(fā)包括檔案在內(nèi)的信息資源的重要性，提到了一個前所未有的高度，為中國檔案事業(yè)的未來發(fā)展指明了方向。

檔案信息作為一種文化積淀，既能凝聚和激勵國人，更是重塑和完善國民人性、人格的精神力量。一方面，人類社會的發(fā)展史本身就是一部活生生的生產(chǎn)力進(jìn)化史，是檔案信息積聚過程，是定向知識經(jīng)濟(jì)的演化史。同時，科技革命極大地改變了世界，成為人類進(jìn)一步改進(jìn)生存和發(fā)展的基本前提。它留下人類生存發(fā)展的軌跡，更為人類社會留下豐富的檔案信息資源。

轉(zhuǎn)自北京咨詢業(yè)