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超市采購管理：杜絕采購腐敗的訣竅

杜絕采購腐敗的訣竅

　　“我明明知道采購員們收取好處費(fèi)，可是我既沒有辦法查，也沒法管。因?yàn)檫@一切都是在私下進(jìn)行的，而且普遍存在。”很多企業(yè)管理者對因人為所造成的采購中的腐敗行為痛恨而束手無策。

　　采購中的腐敗行為不僅侵蝕著企業(yè)的利益，而且對整個(gè)企業(yè)文化會(huì)造成破壞性的影響。采購人員在談判中無原則地讓步、合同之外的私下的利益承諾，會(huì)對采購活動(dòng)的績效產(chǎn)生負(fù)面影響。雖然在跨國公司里也不同程度地存在著上述的情況，但跨國公司中的采購腐敗行為要少于國內(nèi)企業(yè)，采購人員素質(zhì)要高于國內(nèi)企業(yè)。

　　我們所關(guān)心的是，同樣是中國的經(jīng)營環(huán)境，同樣是中國人（在華跨國公司中，采購部門絕大多數(shù)是中國人），為什么會(huì)產(chǎn)生這種差異？當(dāng)然，收入是必須考慮的因素，但不是根本原因。在發(fā)生采購腐敗的機(jī)會(huì)方面，跨國公司的采購人員甚至比國內(nèi)企業(yè)還要多。在業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，誰都知道人具有非常大的可塑性，而差別關(guān)鍵在學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)和意愿。一位以前在國內(nèi)企業(yè)工作，后來跳槽到外企的采購經(jīng)理說，在外企一年的學(xué)習(xí)比他在國內(nèi)企業(yè)３年所學(xué)的東西還要多。這些是為什么？在跨國公司，考核制度、企業(yè)文化和采購制度建設(shè)是限制采購人員腐敗的３種主要手段，這些做法值得國內(nèi)企業(yè)借鑒。

　　念好績效考核“緊箍咒”

　　考核不但是調(diào)動(dòng)員工積極性的主要手段，而且是防止業(yè)務(wù)活動(dòng)中非職業(yè)行為的主要手段，在采購管理中也是如此。好的績效考核可以達(dá)到這樣的效果：采購人員主觀上必須為公司的利益著想，客觀上必須為公司的利益服務(wù)，沒有為個(gè)人謀利的空間。

　　如何對采購人員進(jìn)行績效考核？跨國公司有許多很成熟的經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，其中的精髓是量化業(yè)務(wù)目標(biāo)和等級(jí)評價(jià)。

　　在年中和年初（或年底），跨國公司都會(huì)集中進(jìn)行員工的績效考核和職業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)。針對采購部門的人員，就是對采購管理的業(yè)績回顧評價(jià)和未來的目標(biāo)制定。在考核中，跨國公司交替運(yùn)用兩套指標(biāo)體系，即業(yè)務(wù)指標(biāo)體系和個(gè)人素質(zhì)指標(biāo)體系。業(yè)務(wù)指標(biāo)體系主要包括：

　　采購成本是否降低？賣方市場的條件下是否維持了原有的成本水平？

　　采購質(zhì)量是否提高？質(zhì)量事故造成的損失是否得到有效地控制？

　　供應(yīng)商的服務(wù)是否增值？

　　采購是否有效地支持了其它部門，尤其是生產(chǎn)部門？

　　采購管理水平和技能是否得到提高？

　　當(dāng)然，這些指標(biāo)還可以進(jìn)一步細(xì)化，如采購成本可以細(xì)化為：購買費(fèi)用、運(yùn)輸成本、廢棄成本、訂貨成本、期限成本、倉儲(chǔ)成本等。把這些指標(biāo)一一量化，并同上一個(gè)半年的相同指標(biāo)進(jìn)行對比所得到的綜合評價(jià)，就是業(yè)務(wù)績效。應(yīng)該說，這些指標(biāo)都是硬的，很難加以偽飾，所以這種評價(jià)有時(shí)顯得很“殘酷”，那些只會(huì)搞人際關(guān)系而沒有業(yè)績的采購人員這時(shí)就會(huì)　“原形畢露”，評估的結(jié)果當(dāng)然就不會(huì)如其所愿。

　　在評估完成之后，跨國公司會(huì)把員工劃分成若干個(gè)等級(jí)，或給以晉升、獎(jiǎng)勵(lì)，或維持現(xiàn)狀，或給以警告或辭退。可以說，這半年一次的績效考核與員工的切身利益是緊密聯(lián)系在一起的。

　　對個(gè)人素質(zhì)的評價(jià)相對就會(huì)靈活一些，因?yàn)樗粌H包括現(xiàn)有的能力評價(jià)，還要包括進(jìn)步的幅度和潛力。主要內(nèi)容則可能包括：談判技巧、溝通技巧、合作能力、創(chuàng)新能力、決策能力等等。這些能力評價(jià)都是與業(yè)績的評價(jià)聯(lián)系在一起的，主要是針對業(yè)績中表現(xiàn)不盡如人意的方面，如何進(jìn)一步在個(gè)人能力上提高。為配合這些改進(jìn)，那些跨國公司為員工安排了許多內(nèi)部的或外部的培訓(xùn)課程。

　　在績效評估結(jié)束之后，安排的是職業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)。職業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)包含下一個(gè)半年的主要業(yè)務(wù)指標(biāo)和為完成這些指標(biāo)所需要的行動(dòng)計(jì)劃。

　　國內(nèi)企業(yè)也進(jìn)行績效考核，但是，這些考核有些流于形式。其缺陷就是沒有量化的指標(biāo)和能力評價(jià)，考核時(shí)也不夠嚴(yán)肅，同時(shí)缺乏培訓(xùn)安排。

　　那些供應(yīng)商們?yōu)槭裁匆o采購員“好處費(fèi)”？無非是想提高價(jià)格或在質(zhì)量、效率方面打折扣，如果采購員參與這些腐敗行為，也許具體情節(jié)不為人知，但必然體現(xiàn)在它的業(yè)務(wù)績效上。如果對采購人員有績效考核這個(gè)“緊箍咒”，采購腐敗的機(jī)會(huì)成本就會(huì)大得多。所以，績效考核是減少采購腐敗主觀因素的法寶

企業(yè)文化和采購制度建設(shè)

　　在探討這個(gè)問題之前，我們比較一下中國人和西方人在商業(yè)觀念上的差異是有必要的：在影響企業(yè)之間關(guān)系的一些觀念之中，當(dāng)前中國人的某些觀念確是易于滋生采購腐敗的溫床。

　　中國人和西方人存在以下差異：

　　在商業(yè)觀念上，中國人在商業(yè)決策時(shí)，共同研究，集體決定，這樣既可以保證決策的周密，又可以成為決策失誤時(shí)推脫責(zé)任的借口；西方人則強(qiáng)調(diào)在團(tuán)隊(duì)中的角色和獨(dú)特的貢獻(xiàn)，強(qiáng)調(diào)個(gè)人能力和效率，對技術(shù)性問題的分析極為深入；

　　在時(shí)間觀念上，中國人視時(shí)間為無限資源，西方人視時(shí)間為成本、商品；

　　在談判方面，中國人注重談判中的和諧氣氛，西方人強(qiáng)調(diào)公平；

　　在對契約的態(tài)度上，中國人強(qiáng)調(diào)彼此的信任，寄希望于契約以外的承諾。西方人對契約上的每一個(gè)字均經(jīng)過推敲；

　　基于觀念上的差異，國內(nèi)企業(yè)如果想根治采購腐敗，就必然要付出更大的努力。企業(yè)應(yīng)要求員工首先為企業(yè)的利益著想，而不是把個(gè)人利益放在首位。在這個(gè)方面，高層經(jīng)理的率先垂范比什么都重要。

　　為了規(guī)范跨國采購行為，適應(yīng)在不同文化背景下開展業(yè)務(wù)，那些最好的跨國公司編寫了諸如《對外業(yè)務(wù)開展手冊》、《全球采購人員手冊》等制度和政策說明，每個(gè)不同國家的采購人員人手一份。這些手冊并不是單純地宣告公司對于腐敗行為的處理規(guī)定，還具體地運(yùn)用案例和情境告訴采購人員該做什么不該做什么。比如，有些跨國公司規(guī)定，只有存在回請機(jī)會(huì)的前提下，才可以出席供應(yīng)商的宴會(huì)；在出差的發(fā)票上必須注明費(fèi)用發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)等。這些做法是值得我們借鑒和思考的。

　　提高采購人員的素質(zhì) 　

　　應(yīng)該說，抑制采購腐敗還只是采購人員管理最基本的要求。采購活動(dòng)的質(zhì)量首先是采購人員素質(zhì)的體現(xiàn)，這是毋庸置疑的。

　　在那些大型的工業(yè)跨國公司，一般都有針對采購人員的跨國培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)。這些團(tuán)隊(duì)分布在地區(qū)總部或集團(tuán)總部，培訓(xùn)師則從那些優(yōu)秀的采購人員中選拔或高薪外聘。培訓(xùn)的內(nèi)容包括：采購的理論與技巧、談判技巧、法律、貨幣和財(cái)務(wù)知識(shí)、產(chǎn)品知識(shí)和內(nèi)部業(yè)務(wù)流程等。培訓(xùn)的方式則極為靈活，很少采用講課或理論探討的方法，一般都是采購人員現(xiàn)身說法，用發(fā)生在自己身上的事例作為活教材，進(jìn)行集體探討，而培訓(xùn)師則精心進(jìn)行組織和總結(jié)。參加過這類培訓(xùn)的某跨國公司采購經(jīng)理說，這類培訓(xùn)讓人對某類問題“豁然開朗”。一位跨國公司的地區(qū)培訓(xùn)總監(jiān)也說：“人與人之間的差異來自培訓(xùn)。”

　　一些跨國公司還利用崗位輪換的方法來培訓(xùn)那些有潛力的采購部門的雇員。一個(gè)采購主管晉升到采購經(jīng)理之前，有些公司會(huì)把他送到生產(chǎn)、計(jì)劃或后勤部門進(jìn)行幾個(gè)月的實(shí)習(xí)。而那些跨國公司的采購總監(jiān)，只要是中國人，則幾乎無一例外地參加過在國外進(jìn)行的高級(jí)培訓(xùn)或崗位輪換。

　　誠然，國內(nèi)企業(yè)在短時(shí)間內(nèi)還無法建立采購人員的培訓(xùn)體系，但這不等于說國內(nèi)企業(yè)的采購人員不需要培訓(xùn)。從某種意義上說，培訓(xùn)甚至是一種“福利”，是對員工未來的承諾。

曾有一位民營企業(yè)的采購經(jīng)理說："我明明知道采購員們收取好處費(fèi)，可是我既沒有辦法查，也沒法管。因?yàn)檫@一切都是在私下進(jìn)行的，而且非常普遍。"很多企業(yè)家，尤其是民營企業(yè)家一定對此非常關(guān)心，因?yàn)椴少徶械母瘮⌒袨椴粌H侵蝕著企業(yè)的利益，而且對整個(gè)企業(yè)文化會(huì)造成破壞性的影響。挑戰(zhàn)不僅來自于采購人員的操守，還來自于采購員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。談判中無原則的讓步、合同之外的私下利益承諾、對生產(chǎn)需求的陌生和對市場環(huán)境的麻木，都會(huì)對采購活動(dòng)的績效產(chǎn)生負(fù)面影響。

　　在跨國公司里，其實(shí)也不同程度地存在著上述的情況。但不容置疑的是，跨國公司中的采購腐敗行為要少于國內(nèi)企業(yè)，采購人員素質(zhì)要高于國內(nèi)企業(yè)。尤其與那些頂級(jí)的跨國公司相比，更是如此。

　　我們所關(guān)心的是，同樣是中國的經(jīng)營環(huán)境，同樣是中國人（在華跨國公司中，采購部門絕大多數(shù)是中國人）為什么會(huì)產(chǎn)生這種差異？當(dāng)然，收入是必須考慮的因素。一般來說，跨國公司的薪水要高于本土企業(yè)的2~3倍，總監(jiān)這一級(jí)別可能差距會(huì)更大，這有利于跨國公司吸引人才。但是，這顯然不是根本原因，因?yàn)榭鐕镜牟少徣藛T發(fā)生采購腐敗的機(jī)會(huì)甚至比國內(nèi)企業(yè)還要多。這究竟是為什么？在跨國公司，考核制度、企業(yè)文化和采購制度建設(shè)是限制采購腐敗的三種主要手段，有些做法非常值得國內(nèi)企業(yè)借鑒。

　　績效考核考核不但是調(diào)動(dòng)員工積極性的主要手段，而且是防止業(yè)務(wù)活動(dòng)中非職業(yè)行為的主要手段，在采購管理中也是如此?？梢哉f，績效考核是防止采購腐敗的最有力的武器。好的績效考核可以達(dá)到這樣的效果：采購人員主觀上必須為公司的利益著想，客觀上必須為公司的利益服務(wù)，沒有為個(gè)人謀利的空間。

　　如何對采購人員進(jìn)行績效考核？跨國公司有許多很成熟的經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，其中的精髓是量化業(yè)務(wù)目標(biāo)和等級(jí)評價(jià)。在年中和年初（或年底），跨國公司都會(huì)集中進(jìn)行員工的績效考核和職業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)。針對采購部門的人員，就是對采購管理的業(yè)績回顧評價(jià)和未來的目標(biāo)制定。在考核中，交替運(yùn)用兩套指標(biāo)體系，即業(yè)務(wù)指標(biāo)體系和個(gè)人素質(zhì)指標(biāo)體系。

　　業(yè)務(wù)指標(biāo)體系主要包括：

　　 1、采購成本是否降低？賣方市場的條件下是否維持了原有的成本水平？

　　 2、采購質(zhì)量是否提高？質(zhì)量事故造成的損失是否得到有效控制？

　　 3、供應(yīng)商的服務(wù)是否增值？

　　 4、采購是否有效地支持了其它部門，尤其是生產(chǎn)部門？

　　 5、采購管理水平和技能是否得到提高？

　　當(dāng)然，這些指標(biāo)還可以進(jìn)一步細(xì)化。如采購成本可以細(xì)化為：購買費(fèi)用、運(yùn)輸成本、廢棄成本、訂貨成本、期限成本、倉儲(chǔ)成本等。把這些指標(biāo)一一量化，并同上一個(gè)半年的相同指標(biāo)進(jìn)行對比所得到的綜合評價(jià)，就是業(yè)務(wù)績效。

　　應(yīng)該說，這些指標(biāo)都是硬的，很難加以偽飾，所以這種評價(jià)有時(shí)顯得很"殘酷"，那些只會(huì)搞人際關(guān)系而沒有業(yè)績的采購人員這時(shí)就會(huì)"原形畢露"。

　　在評估完成之后，將員工劃分成若干個(gè)等級(jí)，或給與晉升、獎(jiǎng)勵(lì)，或維持現(xiàn)狀，或給與警告或辭退?？梢哉f，這半年一次的績效考核與員工的切身利益是緊密聯(lián)系在一起的。

　　對個(gè)人素質(zhì)的評價(jià)相對就會(huì)靈活一些，因?yàn)樗粌H包括現(xiàn)有的能力評價(jià)，還包括進(jìn)步的幅度和潛力。主要內(nèi)容包括：談判技巧、溝通技巧、合作能力、創(chuàng)新能力、決策能力等等。這些能力評價(jià)都是與業(yè)績的評價(jià)聯(lián)系在一起的，主要是針對業(yè)績中表現(xiàn)不盡如人意的方面，如何進(jìn)一步在個(gè)人能力上提高。為配合這些改進(jìn)，那些跨國公司為員工安排了許多內(nèi)部的或外部的培訓(xùn)課程。

　　在績效評估結(jié)束后，安排的是職業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)。職業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)包含下一個(gè)半年的主要業(yè)務(wù)指標(biāo)和為完成這些指標(biāo)秘需要的行動(dòng)計(jì)劃。這其中又有兩個(gè)原則：第一是量化原則，這些業(yè)務(wù)指標(biāo)能夠量化的盡量予以量化，如果質(zhì)量事故的次數(shù)、成本量、供貨量等。第二是改進(jìn)原則，在大多數(shù)情況下，僅僅維持現(xiàn)狀是不行的，必須在上一次的績效基礎(chǔ)上，有所提高，但提高的幅度要依具體情況而定。

　　在下一次的績效考核中，如不出現(xiàn)不可抗力。必須以職業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)中的業(yè)務(wù)指標(biāo)為基礎(chǔ)。

　　國內(nèi)企業(yè)也進(jìn)行績效考核，但是，這些考核有些流于形式。其缺陷就是沒有量化的指標(biāo)和能力評價(jià)，考核時(shí)也不夠嚴(yán)肅，同時(shí)缺乏培訓(xùn)安排。那些供應(yīng)商們?yōu)槭裁匆o采購員"好處費(fèi)"？為什么帶采購員出入高級(jí)娛樂場所？無非是想提高價(jià)格或在質(zhì)量、效率方面打折扣，如果采購員參與這些腐敗行為，也許具體情節(jié)不為人知，但必然體現(xiàn)在其業(yè)務(wù)績效上。如果有績效考核這個(gè)"緊箍咒"，采購腐敗的機(jī)會(huì)成本就會(huì)大得多。所以，績效考核是減少采購腐敗主觀因素的法寶。

　　當(dāng)然，績效考核更多的作用是提高員工的工作積極性，但對于防止采購腐敗也不失為有效的措施。

　　企業(yè)文化和采購制度建設(shè) 在探討這個(gè)問題前，我們有必要比較一下中國人和西方人在商業(yè)觀念上的差異。在影響企業(yè)之間關(guān)系的一些觀念之中，當(dāng)前中國

人的某些觀念確是易于滋生采購腐敗的溫床。

中國人和西方人在商業(yè)觀念上的差異

商業(yè)決策

共同研究，集體決定。既可以保證決策的周密，又可以成為決策失誤時(shí)的推脫責(zé)任的借口。

強(qiáng)調(diào)在團(tuán)隊(duì)中的角色和獨(dú)特的貢獻(xiàn)，強(qiáng)調(diào)個(gè)人能力和效率。對技術(shù)性問題的分析極為深入。

談　　判

視時(shí)間為無限資源

視時(shí)間為成本、商品

對契約的態(tài)度

注重談判中的和諧氣氛

強(qiáng)調(diào)公平

個(gè)人關(guān)系

強(qiáng)調(diào)彼此的信任，寄希望于契約外的承諾。簽約不等于談判的完成，協(xié)議的執(zhí)行有時(shí)需要用再談判來解決信任危機(jī)。

契約上每一個(gè)字均經(jīng)過推敲，協(xié)議的簽訂意味著談判的完成，如何執(zhí)行是技術(shù)問題。

個(gè)人關(guān)系

是企業(yè)關(guān)系的體現(xiàn)

與企業(yè)關(guān)系無關(guān)

商務(wù)糾紛

首先訴諸私下的談判，保全面子

首先訴諸法律

在西方人的眼里，個(gè)人的關(guān)系和企業(yè)之間的關(guān)系是截然分開的。一切在談判桌上、在合同中解決。在中國人眼里，企業(yè)關(guān)系首先是個(gè)人關(guān)系，很多問題在飯桌上解決，合同只是形式。私下的交易比談判桌上的討價(jià)還價(jià)更重要。

　　正是在這個(gè)意義上，國內(nèi)企業(yè)如果想根治采購腐敗，就必然要付出更大的努力。職業(yè)風(fēng)范和敬業(yè)精神應(yīng)該受到鼓勵(lì)，員工應(yīng)首先為企業(yè)的利益著想，而不是把個(gè)人利益放在首位。這種風(fēng)氣如果不能形成，抑制采購腐敗就是空話。在這個(gè)方面，高層經(jīng)理的率先垂范比什么都重要。

　　在制度上，為了規(guī)范跨國采購行為，適應(yīng)在不同文化背景下開展業(yè)務(wù)，那些最好的跨國公司編寫了諸如《對外業(yè)務(wù)開展手冊》《全球采購人員手冊》等制度和政策說明，每個(gè)不同國家的采購員人手一份。這些手冊不僅宣告公司對于腐敗行為的處理規(guī)定，還具體地運(yùn)用案例和情境告訴采購員該做什么不該做什么。比如，跨國公司規(guī)定，只有存在回請機(jī)會(huì)的前提下，才可以出席供應(yīng)商的宴會(huì)；在出差的發(fā)票上必須注明費(fèi)用發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)等。這些做法是值得我們借鑒和思考的。

　　培訓(xùn)提高采購員的素質(zhì) 應(yīng)該說，抑制采購腐敗還只是采購員管理最基本的要求。采購活動(dòng)的質(zhì)量首先是采購人員素質(zhì)的體現(xiàn)，這是毋庸置疑的。在業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，誰都知道人具有非常大的可塑性，而差別關(guān)鍵在學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)和意愿。一位以有在國內(nèi)企業(yè)工作，后跳槽到外企的采購經(jīng)理說，在外企一年的學(xué)習(xí)比他在原來的國內(nèi)企業(yè)三年所學(xué)的東西還多。

　　在那些大型的跨國公司，一般都有針對性對采購員的跨國培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)。這些團(tuán)隊(duì)分布在地區(qū)總部或集團(tuán)總部，培訓(xùn)師則從那些優(yōu)秀的采購員中選拔或高薪外聘。培訓(xùn)的內(nèi)容包括：采購的理論與技巧、談判技巧、法律、貨幣和財(cái)務(wù)知識(shí)、產(chǎn)品知識(shí)和內(nèi)部業(yè)務(wù)流程等。培訓(xùn)的方式則極為靈活，很少采用講課或理論探討的方法，一般都是采購人員現(xiàn)身說法，用發(fā)生在自己身上的事例作為活教材，進(jìn)行集體探討，而培訓(xùn)師則精心進(jìn)行組織和總結(jié)。參加過這類培訓(xùn)讓人對某類問題"豁然開朗"。而一位跨國公司的地區(qū)培訓(xùn)總監(jiān)曾充滿自信地說："人與人之間的差異來自培訓(xùn)"。

　　一些跨國公司還利用崗位輪換的方法來培訓(xùn)那些有潛力的采購員。一個(gè)采購主管晉升到采購經(jīng)理之前，有些公司會(huì)把他送到生產(chǎn)、計(jì)劃或后勤部門進(jìn)行幾個(gè)月實(shí)習(xí)。而那些跨國公司的采購總監(jiān)，只要是中國人，則幾乎無一例外地參加過在國外進(jìn)行的高級(jí)培訓(xùn)或崗位輪換。

　　誠然，國內(nèi)企業(yè)在短期內(nèi)還無法建立采購員的培訓(xùn)體系，但這不等于說國內(nèi)企業(yè)的采購員不需要培訓(xùn)。在這個(gè)時(shí)代，沒有持續(xù)的、艱苦的學(xué)習(xí)就會(huì)被時(shí)代所淘汰，每一個(gè)行業(yè)都是如此。從某種意義上說，培訓(xùn)甚至是一種"福利"，是對員工未來的承諾。跨國公司的經(jīng)驗(yàn)是非常值得我們學(xué)習(xí)的。

發(fā)布：2007-04-20 16:25 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關(guān)閉]

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