讓信息化悄悄地、潛移默化地進入用戶心中

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

摘要：十年間，包鋼稀土集團信息化負責人張琳一步步看著包鋼稀土信息化從無到有，從當初兩臺最簡單的PC，沒有軟件系統(tǒng)的應用，到現(xiàn)如今很多業(yè)務流程都在系統(tǒng)上運行。張琳遵循“需求驅(qū)動”模式，以現(xiàn)有需求帶動信息化建設，而不是盲目投入。能源行業(yè)OA軟件推廣期間，從幾條發(fā)文流程用起，先讓大家用起來，慢慢熟悉能源業(yè)OA管理軟件能源行業(yè)OA軟件系統(tǒng)。

畢業(yè)于計算機專業(yè)的張琳自打一出大學大門就來到了內(nèi)蒙古包鋼稀土（集團）高科技股份有限公司（以下簡稱“包鋼稀土”）工作，一直從事信息化事業(yè)，轉(zhuǎn)眼已有十個年頭。十年間，張琳一步步看著包鋼稀土信息化從無到有，從當初兩臺最簡單的PC，沒有軟件系統(tǒng)的應用，到現(xiàn)如今很多業(yè)務流程都在系統(tǒng)上運行。

作為中國稀土行業(yè)的龍頭企業(yè)，包鋼稀土大力實施“新稀土”發(fā)展戰(zhàn)略，推進資源整合，努力打造“國內(nèi)最強，世界一流”的現(xiàn)代化優(yōu)秀稀土企業(yè)。而在張琳看來，信息化在提升包鋼稀土運營效率的同時，也要遵循一定的信息化原則，循序漸進地貫徹，讓它潛移默化地進入大家心中。

遵循“需求驅(qū)動”模式

對信息化的態(tài)度永遠是：既要用的上，也要用的好。——包鋼稀土信息化負責人張琳

作為包鋼稀土集團信息化戰(zhàn)略的第一步，2013年1月，能源行業(yè)OA軟件系統(tǒng)在包鋼稀土試運行。據(jù)統(tǒng)計，現(xiàn)在電腦端能源行業(yè)OA軟件用戶數(shù)已達500余人，手機端能源行業(yè)OA軟件用戶數(shù)也已達100余人，后續(xù)集團再把能源行業(yè)OA軟件系統(tǒng)輻射所有分子公司實現(xiàn)遠程化管理后，這個數(shù)字還將大幅攀登。

包鋼稀土信息化負責人張琳遵循“需求驅(qū)動”模式，以現(xiàn)有需求帶動信息化建設，而不是盲目投入。能源行業(yè)OA軟件推廣期間，從幾條發(fā)文流程用起，先讓大家用起來，慢慢熟悉能源業(yè)OA管理軟件能源行業(yè)OA軟件系統(tǒng)。之后，再把紙質(zhì)的工具和模式逐步轉(zhuǎn)化到能源行業(yè)OA軟件上來，讓大家慢慢去接受這個平臺，直到員工確實覺得能源行業(yè)OA軟件能給自己帶來方便以后，包鋼稀土才開始全面實施電子化流程。

“剛開始流程太多反而會讓大家有抵觸情緒，不愿意上手去試，從而使傳統(tǒng)方式改變成無紙化產(chǎn)生不習慣。此外，如果一下子展開對人力、物力都是一個考驗，將來推廣也是一個比較大的問題。信息化并不是盲目地，而是有規(guī)劃地，不能為了做信息化而做信息化，而是為了解決業(yè)務上的一些難題。對信息化的態(tài)度永遠是：既要用的上，也要用的好。”

張琳強調(diào)，能源行業(yè)OA軟件還有很多功能有待挖掘，下一步需要探討怎么樣真正把能源行業(yè)OA軟件更多的功能發(fā)揮出來。同時，能源行業(yè)OA軟件是提高辦公效率必不可少的工具，是企業(yè)發(fā)展的必然選擇。

改變工作方式

讓信息化悄悄地、潛移默化地進入用戶心中。——包鋼稀土信息化負責人張琳

據(jù)包鋼稀土信息化負責人張琳所說，目前能源行業(yè)OA軟件系統(tǒng)一共有7-8類流程，主要遍及人事、行政、會議等。未來還將在平臺上建設銷售、倉儲類流程。銷售類電子流程改變線下紙質(zhì)發(fā)票、紙質(zhì)合同管理方式；倉儲類電子流程則在系統(tǒng)中建立產(chǎn)品的庫存，以往填個庫存單，入庫，定期每個月清點的模式將不復存在，轉(zhuǎn)變成在能源行業(yè)OA軟件系統(tǒng)上查庫存，自動查詢哪類產(chǎn)品有庫存壓力。

記者留意到，知識分享也逐步在包鋼稀土深入人心。例如，組織人事部“黨的群眾路線”專題門戶，每期都會有簡報發(fā)上能源行業(yè)OA軟件，稀土?？紡膫鹘y(tǒng)紙質(zhì)刊物轉(zhuǎn)化成電子?？?，也為包鋼稀土減少了相當一部分紙質(zhì)成本，大家都開始適應并認可這種新的變化。

隨著包鋼稀土的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)辦公模式被顛覆，信息化優(yōu)勢顯得十分重要并不斷凸顯。張琳舉例道，原先我們發(fā)送傳輸某個發(fā)文，至少需要半天時間，如果文件有幾百份的話，既要排版，又要打印，還要運送；而現(xiàn)在這種情況完全改變了，只要完成電子排版后，鼠標輕輕一點，送達幾百個人也只需1-2分鐘就發(fā)下去了，而且大家傳閱速度都比較快。

“信息化正在改變著我們的工作方式和工作模式，我們也要主動適應、接受這種變化。每個信息化系統(tǒng)，總是人在操作，需要人去適應。讓信息化悄悄地、潛移默化地進入用戶心中?，F(xiàn)在大家都比較適應了，還是覺得能源行業(yè)OA軟件好，提升了工作效率。”張琳說。