泛普CEO總監(jiān)暢談協(xié)同OA辦公系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用

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1、 協(xié)同OA整體價(jià)值點(diǎn)
協(xié)同OA從企事業(yè)機(jī)構(gòu)的應(yīng)用來(lái)看，可以看到總體具備以下幾大價(jià)值點(diǎn)：
(1). 落實(shí)管理制度、工作流程自動(dòng)化
這牽涉到流轉(zhuǎn)過(guò)程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門(mén)之間的協(xié)同工作問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。目前的企業(yè)和單位都存在著大量的工作流程，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)，等等，都是一些流程化的工作，每個(gè)單位都會(huì)有大量的流程。通過(guò)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率，極大的減少中間環(huán)節(jié)的摩擦。
(2). 知識(shí)文檔自動(dòng)化管理的自動(dòng)化
使各類(lèi)的文檔（包括各種文件、知識(shí)、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。
(3). 信息發(fā)布平臺(tái)
內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如電子通告、新聞發(fā)布、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在組織內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠即時(shí)的了解組織內(nèi)部的發(fā)展動(dòng)態(tài)。?
(4). 內(nèi)部通訊平臺(tái)
建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，短信系統(tǒng)，即時(shí)通訊系統(tǒng)、論壇、個(gè)人博客等，使組織內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢。
(5). 輔助辦公
它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車(chē)輛管理、辦公物品管理、圖書(shū)管理等與我們?nèi)粘＾k公事務(wù)性的工作相結(jié)合的各種輔助辦公，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)輔助辦公的自動(dòng)化。
(6). 信息集成
我們每一個(gè)單位，特別是企業(yè)都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購(gòu)銷(xiāo)存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。作為我們企業(yè)的信息源，往往都在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效的獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度。?
(7). 實(shí)現(xiàn)分布式辦公
就是要解決分布式辦公和移動(dòng)辦公，要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公?，F(xiàn)在來(lái)講，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)使企業(yè)的規(guī)模越來(lái)越大，地域分布越來(lái)越廣，移動(dòng)辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。
2、 協(xié)同OA選型
上OA條件：
如果你準(zhǔn)備上OA辦公軟件，首先需回答好以下兩個(gè)問(wèn)題：
(1). 了解自己的需求
是否能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點(diǎn)，OA軟件成功實(shí)施的重要前提，也是選擇OA廠商的重要參考指標(biāo)。就像你上街買(mǎi)一件日用品，日用品的種類(lèi)很多，價(jià)格迥異，適合不同的消費(fèi)群體。所以第一步，你必須知道自己要什么。
(2). 組織保障
OA系統(tǒng)的實(shí)施應(yīng)用，觸及大家的工作習(xí)慣，甚至各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)利益，加上OA系統(tǒng)的用戶(hù)基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實(shí)施阻力較大，是否有一個(gè)強(qiáng)有力的組織保障是關(guān)鍵所在。很多單位視之為“一把手”工程，實(shí)不為過(guò)。從前期需求收集到需求篩選、需求確認(rèn)；從調(diào)研廠商到選擇廠商；從實(shí)施組織到培訓(xùn)、試用……在整個(gè)過(guò)程中，信息部門(mén)、辦公室作為OA軟件推進(jìn)的責(zé)任部門(mén)，必須有有效的組織實(shí)施手段及方法。納入績(jī)效考核是較為可行的辦法。
很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過(guò)程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了十大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶(hù)借鑒...
OA規(guī)劃：
在具備上OA的兩個(gè)本條件后，同時(shí)需要來(lái)規(guī)劃OA系統(tǒng)，但是如果規(guī)劃自己的OA系統(tǒng)，許多客戶(hù)單位并不清楚。只是看到別人都在實(shí)施了OA系統(tǒng)、自己也需要這樣的系統(tǒng)。但對(duì)于如何規(guī)劃問(wèn)題則比較模糊。系統(tǒng)規(guī)劃包括這些問(wèn)題的考慮：
•  實(shí)施目標(biāo)及明確需求？
•  是分期實(shí)施、還是一次性實(shí)施？
•  系統(tǒng)實(shí)施的范圍？是全單位，還是局部？
•  單位管理制度上是否前行，是否作好了改造的準(zhǔn)備？
•  資金是否到位？是否配備了專(zhuān)門(mén)的管理員負(fù)責(zé)？
在明確了以上問(wèn)題后，便可以進(jìn)行市場(chǎng)咨詢(xún)、招標(biāo)等過(guò)程。一般情況下，專(zhuān)業(yè)的OA系統(tǒng)服務(wù)商往往會(huì)根據(jù)您的規(guī)劃、需求提出良好的建設(shè)和方案。
許多單位不明確時(shí)，往往習(xí)慣于到其它單位“考察”，這是非常必要的。但是有一點(diǎn)須明白：OA系統(tǒng)代表著企業(yè)的管理思想、管理辦法、經(jīng)營(yíng)思路，而各家與各家往往是不一樣的。所以考察不是看都實(shí)施了什么樣的功能？最重要的是要了解：
•  某些管理問(wèn)題在系統(tǒng)中是如何解決的？
•  如何確保系統(tǒng)實(shí)施和推廣？
•  在過(guò)程中都遇到哪些難題，并且是如何解決的？
誤區(qū)：
用OA系統(tǒng)實(shí)行辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為很多企事業(yè)單位加強(qiáng)內(nèi)部管理，提升辦公效率和辦公質(zhì)量的重要手段。但是很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過(guò)程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了十大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶(hù)借鑒。
誤區(qū)一：自己開(kāi)發(fā)
自己開(kāi)發(fā)OA更能夠滿(mǎn)足自身要求，還可以隨時(shí)升級(jí)、維護(hù)，可控性強(qiáng)，能避免上當(dāng)受騙，但實(shí)際上呢？
首先，OA系統(tǒng)已經(jīng)涉及到越來(lái)越多的學(xué)科技術(shù)，包括計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)、管理與行為、多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)、圖形圖像等等，是一個(gè)需要綜合各種人才的團(tuán)隊(duì)工程，一個(gè)或者幾個(gè)普通程序員已經(jīng)很難做好；
其次，單位內(nèi)部的程序員受行業(yè)和職位限制，無(wú)法掌握最新的管理理念及其發(fā)展趨勢(shì)，往往只能對(duì)市面上的OA系統(tǒng)和自己?jiǎn)挝坏霓k公流程進(jìn)行簡(jiǎn)單模仿和克隆，不能夠真正實(shí)現(xiàn)提升管理水平的目的；
再次，頻繁調(diào)整OA系統(tǒng)會(huì)嚴(yán)重影響員工的快速掌握和正常使用，延長(zhǎng)融合期；
最后，開(kāi)發(fā)OA系統(tǒng)需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力、管理、時(shí)間成本，不可控因素很多，綜合費(fèi)用最低也要幾萬(wàn)元，很多都要數(shù)十萬(wàn)元，顯然得不償失。
因此除了個(gè)別特大型企業(yè)和敏感性單位，建議普通企業(yè)不必自己開(kāi)發(fā)。
誤區(qū)二：功能越全越好
只要你肯付錢(qián)，軟件的功能是可以無(wú)限擴(kuò)充的，但這是你必需的么？
首先，容易造成功能閑置，系統(tǒng)空洞；
其次，功能越全，系統(tǒng)越復(fù)雜，使用越困難，維護(hù)越麻煩；
再次，功能多一點(diǎn)，價(jià)格多一片，一次性投入太大；
最后，服務(wù)成本直線上升，隱形風(fēng)險(xiǎn)增大，甚至使應(yīng)用半途而廢。
選購(gòu)OA系統(tǒng)時(shí)應(yīng)該考慮一下自己的實(shí)際需求和支付能力，如果以適用為出發(fā)點(diǎn)，那么就堅(jiān)決砍掉那些可有可無(wú)、利用率低的“雞肋”功能，選一個(gè)功能緊湊，滿(mǎn)足自己核心需求的既便宜又容易二次開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)。
其實(shí)，就OA的功能來(lái)說(shuō)，無(wú)論是冠群聯(lián)想、用友、合強(qiáng)還是不知名的小公司， 80%的內(nèi)容都是相同的，只不過(guò)應(yīng)用深度不同。而OA的功能每增加10％，價(jià)格至少會(huì)增加100％－300％，經(jīng)理人要看看自己有沒(méi)有必要為剩下的20%多付那么多的費(fèi)用。
需要注意的是，為滿(mǎn)足中小企業(yè)客戶(hù)“小而全”的特點(diǎn)，有的OA集成了人事、客戶(hù)、財(cái)務(wù)等功能模塊，這些模塊往往是“看起來(lái)很美”，并不能代替專(zhuān)業(yè)的管理軟件，只能做最簡(jiǎn)單的記錄和備份工作。
誤區(qū)三：價(jià)格越貴越好
選擇的OA系統(tǒng)越貴，可能發(fā)生的問(wèn)題就越少？
首先，判斷一個(gè)OA系統(tǒng)好不好的根本原則不是看它的價(jià)格，而是看它是否適合自己；
其次，價(jià)格越高，投入越大，負(fù)擔(dān)越重，風(fēng)險(xiǎn)越高；
再次，選擇價(jià)格昂貴的名牌產(chǎn)品，其實(shí)是在替廠家支付廣告費(fèi)；
最后，產(chǎn)品可能沒(méi)有產(chǎn)品化，開(kāi)發(fā)商還是按照項(xiàng)目在做，沒(méi)有成本優(yōu)勢(shì)。
我曾經(jīng)看到一個(gè)小公司在網(wǎng)站上給自己的OA標(biāo)價(jià)360000元，而銷(xiāo)售人員居然連它的功能都說(shuō)不清楚，在線試用了一下，簡(jiǎn)直是一塌糊涂。這就告誡選購(gòu)者千萬(wàn)擦亮眼睛，別迷信“一分價(jià)錢(qián)一分貨”，小心被奸商砸著。
對(duì)中小型單位而言，我認(rèn)為萬(wàn)元左右的OA系統(tǒng)性?xún)r(jià)比最高，因?yàn)楣δ苄?、穩(wěn)定性、價(jià)格方面結(jié)合得最好。比如新思創(chuàng)OA，除滿(mǎn)足日常辦公需求外，還實(shí)現(xiàn)了信息流、工作流、知識(shí)流的協(xié)同管理，同時(shí)具有易上手、不限用戶(hù)、權(quán)限管理、簡(jiǎn)CRM/yike/ target=_blank class=infotextkey>易客戶(hù)端、自定義工作流、終身免費(fèi)服務(wù)等特點(diǎn)，而價(jià)格僅為7200元，這些特點(diǎn)很適合中小型單位。
誤區(qū)四：價(jià)格越低越好
價(jià)格低固然是好事，但是如果低到4000元以下就值得懷疑了，這里面是否有貓膩？
首先，質(zhì)量問(wèn)題。這種價(jià)格極低的OA多是小公司和個(gè)人開(kāi)發(fā)的，還有是個(gè)人離職后從原來(lái)的企業(yè)里帶出來(lái)的，產(chǎn)品的穩(wěn)定性、升級(jí)性、版權(quán)等都沒(méi)有保障；
其次，隱性成本。有的軟件看起來(lái)便宜，但是有用戶(hù)數(shù)限制，比如某OA軟件報(bào)價(jià)5800元，但是只支持20個(gè)初始用戶(hù)，另外每增加10個(gè)人需付2000元，這樣50個(gè)人的單位就得11800元，還有比這個(gè)更高的用戶(hù)費(fèi)呢。
最后，服務(wù)問(wèn)題。這種軟件一般無(wú)法提供可靠的服務(wù)，即使提供服務(wù)也要付出高昂的服務(wù)費(fèi)。軟件的服務(wù)是和產(chǎn)品融為一體的，軟件報(bào)價(jià)應(yīng)該包括一個(gè)合理的后續(xù)服務(wù)的費(fèi)用，不然用戶(hù)利益得不到有效的保障，服務(wù)費(fèi)就成了一個(gè)無(wú)底洞。
記住，過(guò)低的報(bào)價(jià)往往損失了軟件應(yīng)用的功能和服務(wù)，是對(duì)客戶(hù)的不負(fù)責(zé)任。
還有很多原因?qū)е庐a(chǎn)品低于正常價(jià)格銷(xiāo)售，比如惡性競(jìng)爭(zhēng)、搶占市場(chǎng)、爭(zhēng)奪用戶(hù)、產(chǎn)品剛上市或準(zhǔn)備退出市場(chǎng)等等，這就要求用戶(hù)不能貪圖便宜，最終損害了自己的利益。
誤區(qū)五：系統(tǒng)越透明、開(kāi)放、越自由越好
網(wǎng)絡(luò)辦公就是讓一切都變得透明、開(kāi)放、自由么？
開(kāi)放必須是相對(duì)的，如果所有員工都可以在網(wǎng)上隨意瀏覽單位的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶(hù)資料、成本信息、配方工藝等重要文件，就很容易造成泄密，給企業(yè)帶來(lái)不可估量的損失。
為解決開(kāi)放和保密的矛盾，好的OA系統(tǒng)都可以讓用戶(hù)很方便的進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，這樣既方便各種文件在系統(tǒng)內(nèi)的統(tǒng)一管理又保證安全，管理者根據(jù)職位高低給員工設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，只有具有相應(yīng)權(quán)限的人才能夠看到這些資料，其他人則看不到。IBM的OA系統(tǒng)解決方案是軟硬件一體化的，具有更高的安全性。
誤區(qū)六：系統(tǒng)應(yīng)該完全符合單位的辦公模式
如果有人說(shuō)他要找一個(gè)完全符合自己辦公模式的系統(tǒng)，那么我要問(wèn)：這樣的系統(tǒng)價(jià)值在哪里？
首先，軟件必須要體現(xiàn)它自身的思想和特點(diǎn)，因?yàn)檫@是軟件的作用所在，價(jià)值體現(xiàn)；
其次，OA系統(tǒng)不是將傳統(tǒng)辦公搬到網(wǎng)上，它融合了先進(jìn)的管理理念和積極的工作態(tài)度，體現(xiàn)了新的辦公方式；
再次，OA的公開(kāi)、公正、透明會(huì)觸及某些人的私人利益，使之產(chǎn)生抵觸心理。
因?yàn)镺A系統(tǒng)是對(duì)舊模式的改造，所以會(huì)與舊有的辦公習(xí)慣和慣性思維產(chǎn)生一些沖突，必然有融合期，這就要求單位能夠積極創(chuàng)新，勇于變革，從觀念和行動(dòng)上除舊納新。
所以應(yīng)該選擇那些具有先進(jìn)的管理思想，能夠產(chǎn)生推動(dòng)作用OA產(chǎn)品，而不是一味的追求符合自己的使用習(xí)慣和使用上的簡(jiǎn)單，也要主動(dòng)的去適應(yīng)軟件，因?yàn)橥苿?dòng)管理進(jìn)步是應(yīng)用軟件的最終目的。
為了讓用戶(hù)能夠順暢的工作。優(yōu)秀OA系統(tǒng)均可以讓用戶(hù)自定義工作流，化解了軟件模式化與單位個(gè)性化的之間的沖突。
誤區(qū)七：大企業(yè)開(kāi)發(fā)的一定好
大企業(yè)開(kāi)發(fā)的不一定好，即使好又真的適合你么？
首先，術(shù)業(yè)有專(zhuān)攻，大企業(yè)能做強(qiáng)某個(gè)軟件或者硬件，卻不一定能做好OA，因?yàn)樗鼈兪遣煌母拍睿?br /> 其次，大企業(yè)開(kāi)發(fā)的OA系統(tǒng)價(jià)格驚人，往往是普通OA的數(shù)倍甚至數(shù)十倍；
再次，OA系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)技術(shù)和理念日漸成熟，很多公司都開(kāi)發(fā)出了優(yōu)秀的OA軟件；
最后，大企業(yè)開(kāi)發(fā)的OA系統(tǒng)更適合大企業(yè)來(lái)用，因?yàn)橹行∑髽I(yè)使用的版本需要具有中小企業(yè)特色，包括結(jié)構(gòu)、功能、流程、維護(hù)等。相反規(guī)模不是很大的公司開(kāi)發(fā)出來(lái)的系統(tǒng)可能更實(shí)用，因?yàn)樗麄儗?duì)中小企業(yè)理解更直接，更深刻。
誤區(qū)八：選一個(gè)OA軟件來(lái)徹底改善管理
單位管理混亂，能通過(guò)一個(gè)軟件來(lái)解決問(wèn)題么？
首先，管理混亂是因?yàn)闆](méi)有規(guī)范的流程，而規(guī)范的流程需要人來(lái)制定，然后借助OA系統(tǒng)來(lái)讓流程得到有效的執(zhí)行；
其次，OA是一個(gè)工具，不具有主觀能動(dòng)性，管理中最重要的問(wèn)題如激勵(lì)、分析、決策等等都需要人來(lái)完成；
再次，OA的作用是提高整個(gè)單位的辦公效率和辦公質(zhì)量，將人從低端工作中解放出來(lái)處理核心事務(wù)。
所以，過(guò)低或過(guò)高的看待OA的作用都是不正確的，只有提高整個(gè)單位的人員素質(zhì)，特別是領(lǐng)導(dǎo)者素質(zhì)，才能徹底提高管理水平。當(dāng)然也不是說(shuō)必須讓管理變得完美之后再來(lái)應(yīng)用OA，OA與人的作用應(yīng)該是相輔相成、互相促進(jìn)。
誤區(qū)九：一步到位，一勞永逸
一步到位就能一勞永逸么？
首先，企業(yè)發(fā)展不會(huì)一步到位，人員、規(guī)模、制度、思維、文化等都在不斷的調(diào)整、改進(jìn)中；
其次，產(chǎn)品發(fā)展不會(huì)一步到位，應(yīng)用技術(shù)、功能模塊、管理理念日新月異，必須時(shí)刻更新；
再次，社會(huì)發(fā)展不會(huì)一步到位，社會(huì)進(jìn)步突飛猛進(jìn)，要么創(chuàng)新，要么淘汰。
任何軟件都是滿(mǎn)足當(dāng)前乃至未來(lái)一段時(shí)間的需要，不可能一步到位，一勞永逸。軟件沒(méi)有最好，只有更好，只有保持不斷的改進(jìn)，才會(huì)保持持續(xù)的優(yōu)勢(shì)。所以在選擇軟件的時(shí)候，應(yīng)該選擇那些易于擴(kuò)充升級(jí)的。
誤區(qū)十：好的OA系統(tǒng)并不需要什么服務(wù)
服務(wù)既費(fèi)錢(qián)又麻煩，找個(gè)完善的OA來(lái)省卻諸多煩心事？
首先，買(mǎi)軟件只是第一步，真正的工作在于應(yīng)用，這是個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，沒(méi)有可靠的服務(wù)是不可能做好的；
其次，OA系統(tǒng)發(fā)展迅速，拒絕服務(wù)也就拒絕了持續(xù)改進(jìn)、持續(xù)領(lǐng)先的機(jī)會(huì)；
再次，單位自己的維護(hù)人員的技術(shù)水平很難滿(mǎn)足技術(shù)發(fā)展需要。
其實(shí)從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，軟件商的服務(wù)更專(zhuān)業(yè)，并且風(fēng)險(xiǎn)和成本更低，現(xiàn)在很多著名大企業(yè)都將IT服務(wù)外包，說(shuō)明還是值得去做的。
總結(jié)來(lái)說(shuō)，選擇OA有5大標(biāo)準(zhǔn)，那就是理念先進(jìn)，功能適用，使用方便，服務(wù)到位，價(jià)格合理。其中最重要的一點(diǎn)就是“適用”，買(mǎi)軟件之前一定先問(wèn)問(wèn)自己：我為什么要用OA？我用OA主要解決哪方面的問(wèn)題？我準(zhǔn)備用這套OA解決幾年內(nèi)的問(wèn)題？我主要用OA的哪些功能？哪些人、多少人要用OA？我能承受什么價(jià)格的OA……必須形成清晰的分析報(bào)告，而不是憑模糊的感覺(jué)來(lái)判斷，這樣你就可以將主動(dòng)權(quán)掌握在自己手里，而不被賣(mài)家的花言巧語(yǔ)所蠱惑和欺騙。
3、 協(xié)同OA需求建議
在實(shí)施一套OA系統(tǒng)之前，首先需要在規(guī)劃的基礎(chǔ)之上，細(xì)化具體的需求分析，在如果定義自己的OA需求，需要注意：
(1).需求陷阱------貪大求全
內(nèi)部需求的采集一般都是把一疊白紙發(fā)給各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)，一段時(shí)間后收集上來(lái)匯總；然后從各個(gè)OA廠商的產(chǎn)品文檔中各抽取部分，然后整理出一個(gè)大而全，缺乏整體性考慮的需求。作為招標(biāo)文件，讓各個(gè)OA廠家去做方案。你還堅(jiān)持這些需求是客觀合理的，而且必須100%滿(mǎn)足，如是這樣，你離失敗不遠(yuǎn)了。為什么這樣說(shuō)呢？
我們來(lái)看看，首先你搜集上來(lái)的各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的需求，很多是站在部門(mén)角度去考慮需求，普遍的情況是這些需求充滿(mǎn)著本來(lái)應(yīng)該歸納到業(yè)務(wù)范疇的應(yīng)用需求。依照這種需求，世上沒(méi)有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%滿(mǎn)足。面對(duì)這些需求中復(fù)雜的術(shù)語(yǔ)和深?yuàn)W晦澀的部門(mén)業(yè)務(wù)概念，作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的你未必能夠逐一甄別。
其次，你的需求要集各個(gè)OA軟件廠商之所長(zhǎng)，而且要100%滿(mǎn)足。任何一家OA軟件產(chǎn)品，都有自己的特色，亮點(diǎn)。要一個(gè)集所有廠家之所長(zhǎng)的產(chǎn)品幾無(wú)可能。如果一定要有的話(huà)，代價(jià)是實(shí)施周期無(wú)限期的延長(zhǎng)，資金投入成倍的加大。直到開(kāi)發(fā)出一個(gè)你認(rèn)為集各個(gè)OA軟件廠商之所長(zhǎng)的產(chǎn)品來(lái)。實(shí)施周期無(wú)限期的延長(zhǎng)與需求的不斷變化，永遠(yuǎn)沒(méi)有止境，最后項(xiàng)目只有不了了之，以失敗告終，這樣的前車(chē)之鑒還少嗎？
 (2). 需求分析建議
所以你必須這么去整理需求，從繁雜浩瀚的細(xì)節(jié)中脫出身來(lái)，本位主義一概放到后面，先找到一個(gè)組織共性的需求———協(xié)同，然后才是關(guān)鍵部門(mén)的需求，最后才是重要角色的需求。另外你可能有其他各種需求，有你敬畏的上級(jí)提出的，有強(qiáng)勢(shì)部門(mén)提出的，有不起眼的人提出的，其技術(shù)難度和實(shí)施難度可能有天壤之別，你必須衡量輕重緩急以及其需求是否滿(mǎn)足對(duì)全局的成敗影響。否則這些匯總的需求將使得你毫無(wú)把握項(xiàng)目主干進(jìn)度的節(jié)奏的能力，雙方有限的資源被分解為千瘡百孔補(bǔ)丁工程，重蹈前人久拖不上的覆轍。

4、 協(xié)同OA長(zhǎng)期推廣
經(jīng)歷了ERP的一哄而上、盲目投資，經(jīng)歷了財(cái)務(wù)軟件鋪天蓋地的練兵，我們?cè)谧罱鼛啄暧瓉?lái)了協(xié)同辦公系統(tǒng)的發(fā)展，并在應(yīng)用、管理軟件的汪洋大海中嶄露頭角。
當(dāng)軟件大軍又一哄而上、都來(lái)“協(xié)同”糊口的時(shí)候，泛普軟件網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)如藍(lán)色巨人IBM一樣在關(guān)注如何打造100%的客戶(hù)滿(mǎn)意率了。如何使項(xiàng)目成功？如何為客戶(hù)創(chuàng)造更多效益？如何使客戶(hù)與泛普軟件網(wǎng)絡(luò)共同成長(zhǎng)？
98%的應(yīng)用率，100%的驗(yàn)收率，0失敗案例，看似簡(jiǎn)單的數(shù)字，在國(guó)內(nèi)協(xié)同管理軟件市場(chǎng)普遍驗(yàn)收率不高、實(shí)施后缺乏有效推廣、應(yīng)用率低下、系統(tǒng)形同虛設(shè)的狀況下，這無(wú)疑是個(gè)奇跡。這樣的成績(jī)從何而來(lái)呢？
大家可能馬上想到了一定有靈活易用、功能強(qiáng)大的產(chǎn)品的支撐。沒(méi)錯(cuò)，“關(guān)注客戶(hù)最實(shí)際的需求，開(kāi)發(fā)客戶(hù)最易用的產(chǎn)品”，泛普軟件網(wǎng)絡(luò)協(xié)同軟件事業(yè)部總經(jīng)理徐海棠如是說(shuō)。但是這只其中的一半，另外一半是泛普軟件項(xiàng)目實(shí)施方法論的支撐！
泛普軟件協(xié)同辦公系統(tǒng)項(xiàng)目有一整套的實(shí)施方法
   確保泛普軟件協(xié)同辦公系統(tǒng)成功實(shí)施的有力保障是沉淀近十年、被稱(chēng)為集體智慧結(jié)晶的《泛普軟件OA項(xiàng)目實(shí)施方法論》。此項(xiàng)目實(shí)施方法論涵蓋了項(xiàng)目實(shí)施的前前后后，將各種知識(shí)、技能、工具和技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，強(qiáng)有力的保障了項(xiàng)目的成功實(shí)施。
   泛普軟件項(xiàng)目經(jīng)理的定位：泛普軟件培養(yǎng)項(xiàng)目經(jīng)理的要求是具備一定軟件技術(shù)的、更強(qiáng)調(diào)非技術(shù)方面的顧問(wèn)咨詢(xún)、項(xiàng)目管理的綜合素質(zhì)很強(qiáng)的人才。有效控制項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目進(jìn)度、帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)成功完成項(xiàng)目實(shí)施，是泛普軟件項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)，而不是合同簽訂下來(lái)，派個(gè)會(huì)用產(chǎn)品的低端技術(shù)員去裝好產(chǎn)品就了事了。
   泛普軟件項(xiàng)目經(jīng)理從軟件應(yīng)用的角度，幫助客戶(hù)的應(yīng)用效果最大化。泛普軟件項(xiàng)目經(jīng)理總在想方設(shè)法使客戶(hù)的系統(tǒng)發(fā)揮效益，而不是只要驗(yàn)收付款就萬(wàn)事大吉。同一個(gè)軟件交給不同的人去用，他們的應(yīng)用效果絕不一樣。項(xiàng)目經(jīng)理的一個(gè)重要任務(wù)就是結(jié)合客戶(hù)的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，指導(dǎo)客戶(hù)將已有功能用的爐火純青，使普通用戶(hù)能得到滿(mǎn)足需求的、美觀的、易用的、有創(chuàng)意的、靈活的、變通的功能應(yīng)用，從而幫助客戶(hù)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)應(yīng)用效果最大化。
   泛普軟件項(xiàng)目經(jīng)理從管理咨詢(xún)的角度，幫助客戶(hù)的應(yīng)用效果最大化。每一個(gè)客戶(hù)的實(shí)際管理情況都是不完全一樣的，有共性，也有個(gè)性。如何去滿(mǎn)足共性需求，同時(shí)也滿(mǎn)足不同用戶(hù)的個(gè)性需求呢？項(xiàng)目經(jīng)理接受過(guò)多行業(yè)的管理理念的培訓(xùn)，了解多行業(yè)的辦公模式和大致業(yè)務(wù)情況，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，絕不僅是技術(shù)實(shí)現(xiàn)的角色，更重要的是非技術(shù)方面的顧問(wèn)咨詢(xún)的角色。項(xiàng)目經(jīng)理從管理咨詢(xún)的角度，結(jié)合客戶(hù)的實(shí)際管理需求，主動(dòng)幫客戶(hù)去找管理上的應(yīng)用點(diǎn)，讓強(qiáng)大的產(chǎn)品和萬(wàn)變的管理結(jié)合起來(lái)，從而幫助客戶(hù)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)應(yīng)用效果最大化。
   在項(xiàng)目啟動(dòng)和項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，全方位、多角度的保持通暢的溝通，傾聽(tīng)客戶(hù)需求，達(dá)成更多共識(shí)。和客戶(hù)達(dá)成更多的共識(shí)，只會(huì)有利于雙方的合作，有利于項(xiàng)目的成功實(shí)施。比如，產(chǎn)品化理論，泛普軟件網(wǎng)絡(luò)說(shuō)服太多的客戶(hù)和泛普軟件網(wǎng)絡(luò)一道堅(jiān)持產(chǎn)品化的路線和服務(wù)，甚至有極少數(shù)偏離產(chǎn)品化路線的項(xiàng)目也在經(jīng)歷了諸多問(wèn)題之后回到泛普軟件網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)品路線上來(lái)。達(dá)成更多的共識(shí)，使客戶(hù)和泛普軟件網(wǎng)絡(luò)共同成長(zhǎng)，一起擎起協(xié)同軟件應(yīng)用和服務(wù)的大旗。
   取得客戶(hù)關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)的支持：一方面領(lǐng)導(dǎo)干預(yù)或授權(quán)，推動(dòng)項(xiàng)目按計(jì)劃實(shí)施，而非不重視、任其發(fā)展甚至停滯不前；另一方面，推廣系統(tǒng)，使系統(tǒng)能用起來(lái)，發(fā)揮效益最大化。這個(gè)過(guò)程也是促進(jìn)客戶(hù)的執(zhí)行力的過(guò)程，保障了項(xiàng)目的成功實(shí)施。
泛普軟件網(wǎng)絡(luò)一直在和每個(gè)客戶(hù)分享項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)和心得
   協(xié)同辦公首先是管理問(wèn)題，而不是技術(shù)問(wèn)題。OA是作為一種管理工具而存在的。在OA的實(shí)施、推廣過(guò)程中，我們要多加管理。另外，不能完全依賴(lài)技術(shù)去實(shí)現(xiàn)需求，用技術(shù)完全替代管理的想法是片面的、不現(xiàn)實(shí)的。
   目前大部分OA采用B/S結(jié)構(gòu)，相比其他的歷史時(shí)期和其他大型軟件系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，OA使用在國(guó)內(nèi)處在一個(gè)最成熟的時(shí)期，B/S結(jié)構(gòu)承襲了普通用戶(hù)的上網(wǎng)習(xí)慣，我們有用好它的技術(shù)基礎(chǔ)。
   推廣OA，是一把手工程，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視與推進(jìn)。要求員工使用OA。從另一方面說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)自己要以身作則，改變傳統(tǒng)的辦公習(xí)慣。這里可能反過(guò)來(lái)了，員工希望領(lǐng)導(dǎo)能配合使用，否則大家都用不起來(lái)，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有批文件哪。（為什么說(shuō)是一把手工程？因?yàn)镺A是管理類(lèi)軟件，是對(duì)傳統(tǒng)辦公模式的變革，而能影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)的辦公模式的，只有一把手了。一把手不須事必躬親，只是做三件事：挑得力助手；責(zé)令助手去全權(quán)實(shí)施、規(guī)劃、推廣OA；一把手自己帶頭使用。）
    站在收益的高度來(lái)看待OA實(shí)施，就是說(shuō)實(shí)施OA就是要有收益的，否則我們?yōu)槭裁匆顿Y呢；既然是有收益的，那么我們可以分步推進(jìn)，每一步都要產(chǎn)生階段成果。比如制定推廣計(jì)劃，從幾月份開(kāi)始，不再發(fā)紙質(zhì)通知或公文，全在OA中獲取信息或?qū)徟募?br />    不要指望以后用起來(lái)。軟件應(yīng)用的特征就是這樣的，只要在開(kāi)始推進(jìn)的時(shí)候不用，那么以后基本上就撿不起來(lái)了?？v觀十多年來(lái)國(guó)內(nèi)絕大多數(shù)軟件項(xiàng)目實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，這一規(guī)律基本上無(wú)甚例外。
   不怕“出亂子”，避免消極管理，而要積極管理，先放后收，保護(hù)和促進(jìn)基層員工的積極性。（消極管理的邏輯是——某些應(yīng)用可能會(huì)帶來(lái)一些亂子，那么一刀切，大家都不要用了；積極管理的邏輯是——某些應(yīng)用即使可能帶來(lái)一些負(fù)面的效果，但是為了信息化發(fā)展、為了辦公效率的提高、為了組織整體能力的提升，我們還是要將這些功能用起來(lái)，只是多一些管理而已。負(fù)責(zé)人的智者會(huì)選擇積極管理。）比如論壇、即時(shí)溝通，一些娛樂(lè)性的圖片、視頻文件，等等，從興趣開(kāi)始推進(jìn)OA的應(yīng)用。
   協(xié)同辦公系統(tǒng)用得非常成功的案例是很多的，所以不要有什么顧慮。比如一年節(jié)約辦公成本上百萬(wàn)，同時(shí)有四五百人在線，用戶(hù)對(duì)OA有很大的依賴(lài)性，如果哪一天不能上OA了，工作就會(huì)受影響、工作非常不適應(yīng)等，那么則說(shuō)明這個(gè)協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用已經(jīng)成功了。

5、 協(xié)同OA失敗常見(jiàn)原因分析
首先協(xié)同OA實(shí)施上線時(shí)，大家就會(huì)有本位的思想在左右著日常實(shí)施工作的開(kāi)展：
(1). 認(rèn)為OA項(xiàng)目一上馬就可以見(jiàn)效；
(2). 認(rèn)為OA可完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)工作操作；
(3). 認(rèn)為OA只是IT類(lèi)部門(mén)的事情；
(4). 認(rèn)為可以把所有的流程電子化，求全求大，包括不成熟的流程也硬搬到OA中；
(5). 認(rèn)為OA項(xiàng)目可以在短時(shí)間內(nèi)一步到位；
同時(shí)，也忽略了OA項(xiàng)目中存在的風(fēng)險(xiǎn)，在實(shí)施推廣過(guò)程中沒(méi)有加以控制和改進(jìn)，如：
(1). 領(lǐng)導(dǎo)不重視
(2). 項(xiàng)目目標(biāo)太大
(3). 項(xiàng)目人員不熟悉公司制度流程
(4). 項(xiàng)目人員變動(dòng)
(5). 需求不斷變更
(6). 不改變辦公習(xí)慣
(7). 項(xiàng)目前熱后冷
6、 參考文件
應(yīng)用價(jià)值方面參考文件：
1.        整合三大核心要素 協(xié)同解決企業(yè)實(shí)際問(wèn)題
2.        選擇OA軟件的十大誤區(qū)
3.        推薦瀏覽：協(xié)同OA應(yīng)為企業(yè)帶來(lái)的利益
4.        OA軟件：管理者的車(chē)輪子
5.        企業(yè)協(xié)同管理 讓工作變得更有效率
6.        OA如何與管理結(jié)合
7.        協(xié)同之道：流程管理必成主流
8.        協(xié)同商務(wù)怎樣給用戶(hù)帶來(lái)價(jià)值
9.        協(xié)同應(yīng)用——新一代企業(yè)信息化
10.    協(xié)同 在中小企業(yè)體現(xiàn)在哪些方面？
11.    協(xié)同軟件協(xié)同什么？
12.    協(xié)同商務(wù)系統(tǒng)效益分析
實(shí)施方面參考文件：
1.        OA實(shí)施推廣、應(yīng)用的配合制度
2.        永樂(lè)OA項(xiàng)目需求整理及實(shí)施方案（草案）
3.        Oa系統(tǒng)實(shí)施難點(diǎn)
4.        OA上線后的困惑（薄益群）－－絕對(duì)分析到位（強(qiáng)力推薦瀏覽）
5.        落實(shí)OA流程
6.        OA搭建三攻略--推薦瀏覽
7.        向客戶(hù)學(xué)習(xí)：伊通做的oa項(xiàng)目實(shí)施總結(jié)
8.        OA為何用不好？
9.        企業(yè)OA你好嗎？