小談下免費OA辦公系統(tǒng)的好處與不足

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     OA辦公系統(tǒng)可以說是企業(yè)信息化的基礎應用軟件之一，通過使用OA辦公系統(tǒng)可以提升企業(yè)的辦公效率，規(guī)范企業(yè)的管理，提升內部的溝通與協(xié)助能力，節(jié)省辦公時間和成本。目前在市場也存在一些免費的OA辦公系統(tǒng)。應該說免費的OA辦公系統(tǒng)在給企業(yè)帶來幫助的同時，也存在一些不足。下面我們針對這兩個方面進行探討：
   一、免費OA辦公系統(tǒng)給企業(yè)帶來的好處
    1、前期可以讓企業(yè)花較小的成本，對OA辦公系統(tǒng)進行免費的體驗和使用。
    2、使用免費OA辦公系統(tǒng)，可以讓企業(yè)很多的體驗和了解OA辦公系統(tǒng)，結合自身需要，找出免費OA辦公系統(tǒng)的缺陷，為日后OA選型和企業(yè)信息化積累經(jīng)驗，降低企業(yè)信息化的風險和成本。
    3、提升企業(yè)OA辦公系統(tǒng)選型和應用的實戰(zhàn)能力，評估信息化管理帶來的好處，增強信息化的信心
    目前市面上的OA辦公系統(tǒng)產品廠商很多，OA產品良莠不齊難以鑒別，眾多的OA廠商以及價格也參差不齊讓很多用戶無所適從，免費OA辦公系統(tǒng)可以讓企業(yè)可以得到一定的體驗，從軟件設計、技術架構、功能、易用性、適用性、安全性、穩(wěn)定性等，讓企業(yè)用戶真正感受到OA辦公系統(tǒng)給企業(yè)信息化帶來的好處，加快信息化轉型。
    二、免費OA辦公系統(tǒng)的不足
    1、免費OA辦公系統(tǒng)實際上不能達到節(jié)省成本的作用，OA辦公系統(tǒng)投入的不僅僅是采購軟件的成本，更多的是使用人員或整個企業(yè)的時間投入、系統(tǒng)維護的成本等。因此，免費OA辦公系統(tǒng)如果缺乏廠商的服務和支持，更多需求無法滿足導致OA不能夠深入應用，安全性和穩(wěn)定性無法保障，不建議大范圍的使用，否則投入的過多的人力和時間是一種浪費。
    2、OA辦公系統(tǒng)是管理軟件，不同于QQ等通用軟件，需結合企業(yè)自身的需求，并協(xié)同軟件廠商進行實施和培訓才能深入應用，這也是由管理軟件的特點所決定的。
    3、免費OA辦公系統(tǒng)的功能一般比較欠缺，后續(xù)深入應用，需考慮兩種情況，如果增加和完善功能則需要付費給免費OA辦公系統(tǒng)供應商進行二次開發(fā)，但免費OA的擴展性和二次開發(fā)能力不一定能夠保障達到預期的效果，由其他廠商在此基礎上進行開發(fā)的可能性比較??；如果OA辦公系統(tǒng)中積累的重要的數(shù)據(jù)，替換系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷移的成本會比較高，企業(yè)需重新投入時間新的OA辦公系統(tǒng)進行培訓、應用。
    正確的認識了解免費OA辦公系統(tǒng)，合理的使用免費OA辦公系統(tǒng)，可以給企業(yè)帶來很好的幫助，也為企業(yè)的信息化建設積累經(jīng)驗、降低風險和成本，提升OA辦公系統(tǒng)應用的成功率。