OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的規(guī)范編碼與數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

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　　公文流轉(zhuǎn)模板、業(yè)務(wù)審批表單等流程化協(xié)作辦公種類繁多。具統(tǒng)計(jì)泛普軟件公文模板達(dá)250多個(gè)，業(yè)務(wù)審批流程每個(gè)部門少則1~2個(gè)多則十幾個(gè)不等，表單模板的數(shù)量也達(dá)幾千個(gè)。如此多的流程模板從調(diào)研、規(guī)范流程、發(fā)布使用等不可能一次性完成。

　　以上有關(guān)數(shù)據(jù)的特點(diǎn)都給數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作帶來了困難，在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備過程中，OA辦公系統(tǒng)總結(jié)了以下經(jīng)驗(yàn):

　　(1)采用了統(tǒng)一的編碼體系和統(tǒng)一的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，從而適應(yīng)數(shù)據(jù)集中管控。

　　(2)加強(qiáng)對(duì)流程和模板的制作處理方法，在業(yè)務(wù)水平上得到提高。

　　(3)采用分角色、階梯式推進(jìn)起到很大作用，分單位分部門逐步深入推廣式的應(yīng)用，同時(shí)系統(tǒng)的分級(jí)管理也解決了一個(gè)管理員的麻煩。

　　(4)采用分階段錄入各基層單位信息，關(guān)鍵業(yè)務(wù)部室先使用起來帶動(dòng)其他業(yè)務(wù)部室，達(dá)到普及應(yīng)用效果。

　　(5)強(qiáng)調(diào)培訓(xùn)的作用，OA軟件尤其強(qiáng)調(diào)制度落地和協(xié)作管理方面的培訓(xùn)，便于將管理制度和系統(tǒng)嚴(yán)密集合達(dá)到提高協(xié)作效率。

　　2.宣傳和培訓(xùn)

　　多次舉辦了推廣會(huì)議，并在利用網(wǎng)絡(luò)便利環(huán)境在泛普軟件內(nèi)部網(wǎng)站上發(fā)布了培訓(xùn)文檔、視頻課件等自主學(xué)習(xí)材料。并在內(nèi)部網(wǎng)站上專門開通了宣傳學(xué)習(xí)專欄，進(jìn)行解答協(xié)同工作中遇到的問題，具統(tǒng)計(jì)點(diǎn)擊下載次數(shù)達(dá)幾十萬次，節(jié)約了電話咨詢和人員交流方面的費(fèi)用和時(shí)間。

　　3移動(dòng)應(yīng)用

　　開通了短信提醒功能將協(xié)同工作、公文發(fā)布、流程審批等主要工作進(jìn)行以手機(jī)短信的方式及時(shí)提醒給代辦人。同時(shí)部署遠(yuǎn)程訪問VPN系統(tǒng)，利用互聯(lián)網(wǎng)或者3G無線上網(wǎng)卡，滿足公司各級(jí)管理人員在外出差、異地機(jī)構(gòu)人員辦公需要，實(shí)現(xiàn)快速處理協(xié)同工作。升級(jí)OA系統(tǒng)后，開通了移動(dòng)應(yīng)用，建立手機(jī)門戶系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)手機(jī)或平板電腦訪問協(xié)同系統(tǒng)進(jìn)行事務(wù)處理和業(yè)務(wù)審批。

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