科研院所項目資料管理軟件系統(tǒng)

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 　　所有的科研院所都有大量的科研項目，因此會有諸多的資料文件和不斷增長的電子表格需要處理，比如行業(yè)制度類文檔、科研技術類文檔、項目管理類文檔、合同類文檔、科研成果類文檔等，部分企業(yè)采用人工管理的模式，在這種管理模式下，存在著諸多問題：

　　領導對資料管理工作不重視，資料管理員職業(yè)素質(zhì)不高;

　　項目資料眾多，收集方式不規(guī)范，資料的完整性差;

　　資料分類不規(guī)范，查找難度大;

　　資料保存較為分散，不利于知識文化的形成和再利用;

　　安全性得不到保證，容易造成資料遺失或者泄露;

　　資料變更控制困難，文件版本缺乏控制;

　　缺少記錄，過程中的責任也不夠清晰，不易追蹤。

　　在這種情況下，科研院急需一個專業(yè)的資料管理工具，來保證資料的收集、歸類、查找行為規(guī)范，方便對文檔資料實現(xiàn)總體管控。

　　一、泛普軟件如何應對科研院項目資料管理需求

　　泛普軟件針對上述管理難題，結合科研院資料管理工作的實情，開發(fā)了一套科研資料軟件。該軟件基于B/S架構搭建而成，支持在移動辦公環(huán)境下對科研項目全過程中形成的資料文件進行收集、審核、檢索、瀏覽、統(tǒng)計等操作，并嚴格控制權限，保證資料的安全性，同時還提供資料的全過程追蹤功能，方便對資料的變更記錄進行管理。該系統(tǒng)可以幫助科研院高效控制項目文件的收集與共享,加速科研院信息流轉(zhuǎn)速度與信息查詢速度，保障企業(yè)文件的安全存儲，降低管理成本與檔案保管成本，提高經(jīng)濟效益。

　　二、泛普科研院所項目資料管理軟件功能介紹

　　1、標準化資料分類

　　系統(tǒng)支持標準化資料分類管理，可以按照部門、項目、性質(zhì)進行分類，并且可以對每個類別進行部門或者人員的新增、修改、刪除、查看、下載等權限的控制。文檔目錄的標準化管理可以提高項目文檔管理的規(guī)范性，是有序高效管理繁瑣項目文檔的基礎，避免多套歸檔標準下管理的混亂。

　　2、資料的收集與審核

　　科研院所有員工都可以根據(jù)自己的權限，進行自己職權范圍內(nèi)的資料的收集和上傳，上傳到對應的類別中去，保證項目資料的多樣性和完整性;同時支持領導對各資料的內(nèi)容進行審核，審核生效后正式形成公司文件。

　　3、資料的檢索與瀏覽

　　系統(tǒng)提供快速檢索與高級檢索兩類功能?？焖贆z索提供按信息標題名稱檢索方式，高級檢索還可以按作者、關鍵詞、日期等信息進行組合檢索。用戶可查看檢索后的摘要信息，僅授權用戶能下載信息。

　　4、我的資料

　　該模塊主要是統(tǒng)計由自己上傳的文檔，減少搜索范圍，方便快速定位，方便對自己上傳資料進行修改或者查看。

　　5、下屬資料

　　下屬資料一般只為管理層授權，領導可以在此模塊下查看自己所有下屬的資料，方便領導對下屬員工的工作進行監(jiān)控。

　　6、清晰文檔產(chǎn)生過程

　　文檔上傳后，系統(tǒng)保留業(yè)務過程與文檔文件之間的關聯(lián)關系，以備隨時跟蹤反查?？蒲匈Y料管理軟件系統(tǒng)中的文檔都與工作過程關聯(lián)了起來，點擊每個過程中歸集的文檔，都可以查看到當時文檔來源的工作表單，執(zhí)行人、審核人、審核意見、整改結果、變更等因素一覽無余。

　　7、資料的統(tǒng)計功能

　　系統(tǒng)提供統(tǒng)計功能，可針對人員、部門、項目組統(tǒng)計，例如可實現(xiàn)某人在某段時間內(nèi)對某個部門文件夾或項目文件夾上傳文件的次數(shù)，也可統(tǒng)計在某段時間內(nèi)，該文件夾內(nèi)更新文件數(shù)量。

　　8、完備的安全控制

　　安全管理包括用戶管理、權限管理、數(shù)據(jù)備份、操作日志管理等功能。管理員可根據(jù)實際情況自定義文件夾及文件的共享權限，系統(tǒng)自動記錄用戶對文件夾及文件的操作記錄，保障文件的安全性。

　　9、自動提醒系統(tǒng)

　　自動提醒功能將每日全部上傳文件日志以列表形式發(fā)送系統(tǒng)管理員郵箱，將各部門、各項目上傳文件日志以列表形式發(fā)送到部門負責人、項目負責人郵箱。

　　泛普科研院所項目資料管理軟件系統(tǒng)的推廣應用，將有助于規(guī)范科研院所工程資料的收集和整理，確保項目資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性，有助于廣大科研院所實現(xiàn)工程質(zhì)量目標，顯著提高國家科研水平。