如何避免虎頭蛇尾的ERP項目

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歷時一年多的ERP項目終于要上線了，對我來說這意味著沒日沒夜瘋狂加班的苦日子要熬到頭了。項目組成員接二連三地來表示“祝賀”，可我卻怎么也高興不起來?！皠倮氖锕?這話說得早了點?！蔽乙荒樋嘈?，“還是想想該怎么對付黎明前的黑暗吧。”

ERP項目的收尾工作實際上也如前面的流程重組、需求調(diào)研一樣重要，這項工作直接關(guān)系到erp系統(tǒng)日后的維護。若項目的收尾工作做得好，則以后ERP系統(tǒng)維護起來就相對簡單多了；相反，若收尾工作隨便應(yīng)付了事，那以后ERP系統(tǒng)維護就有苦頭吃了。

在ERP項目實施中，項目收尾過程和工作往往不被大家重視。有時因為項目任務(wù)繁重，項目組為了按時完成任務(wù)忙于埋頭趕工，或一大堆的問題急需解決，有時項目經(jīng)理干脆就把該項工作給忽略了。談到項目收尾，可能大家都有一大段牢騷，血淚史當(dāng)然是少不了的。相信誰都經(jīng)歷過在項目“接近”結(jié)束的時候陷入困境的情況，以為已經(jīng)干完了“該干的事情”，但客戶卻不斷的提出新要求，結(jié)果拿起合同一看，天啊?？蛻粢豁椧豁椀貙贤脑?，根本就不可能驗收。我也有過這樣的慘痛經(jīng)歷，與大家分享一下。

什么是ERP項目收尾？

實施ERP項目的人都有一個共識，就是ERP項目的開始和收尾最難干。尤其收尾，紛繁復(fù)雜是個擦屁股的活，忙了半天看不出成績，還要受到雙方領(lǐng)導(dǎo)的埋怨。加上臨近項目結(jié)束人心浮動, 同時和對方的關(guān)系也因為牽涉到最后的結(jié)算，扯皮事兒多，矛盾日漸突出，遠(yuǎn)沒有實施過程中的那種協(xié)同配合的熱絡(luò)勁兒。

ERP項目收尾一般分為合同收尾和管理收尾兩部分。合同收尾就是抓起合同，和客戶一項一項的核對，是否完成了合同所有的要求，是否可以把項目結(jié)束掉，也就是我們通常所講的驗收。管理收尾是說把ERP實施期間的所有項目文檔整理和歸檔，并把相關(guān)的ERP運維工作轉(zhuǎn)到維護組負(fù)責(zé)；所有的項目成員一起來把經(jīng)驗教訓(xùn)寫成總結(jié)，然后所有資料轉(zhuǎn)交維護組。

（1）合同收尾

合同收尾就是了結(jié)ERP合同并結(jié)清帳目，包括解決所有尚未了結(jié)的事項。合同收尾需要對整個ERP項目過程進行系統(tǒng)地審查，找出合同上簽訂的事項是否已經(jīng)完成任務(wù)。ERP項目實施也象眾多的項目收尾一樣，合同收尾是最容易產(chǎn)生問題的時候。象管理學(xué)上經(jīng)常提到的80-20理論，花了計劃的80%的時間以為完成了項目80%的工作，結(jié)果剩余的20%的工作又要花80%的計劃時間來完成。

合同收尾往往是ERP項目經(jīng)理最為頭痛的事情，理想的情況下，既要使客戶和用戶對ERP實施滿意，又要使公司順利地收到   項目資金，造就一個“雙贏”的局面。合同收尾驗收要核查項目計劃規(guī)定范圍內(nèi)的各項工作或活動是否已經(jīng)全部完成，實施成果是否滿意，并將核查結(jié)果記錄在驗收文件中。但實際上項目先天就有很多不確定因素，比如說，ERP銷售人員在并不清楚項目的具體細(xì)節(jié)和難度的時候所許諾的事情根本就是一個泥潭，還有由于用戶需求不明確造成的不斷變更需求等等。

（2）管理收尾

管理收尾是指涉及對ERP項目的驗收正式化而進行的項目資料的移交和歸檔，具體包括收集項目實施記錄、ERP功能需求對照表、還有各種參數(shù)設(shè)置情況表等，最后還包括項目階段性進度報告。因此，管理收尾做得是否好對降低ERP項目失敗率有重大的意義，例如管理收尾文檔包括有什么地方可以改進的建議？獲得了什么經(jīng)驗？一系列的問題進行分析總結(jié)得越多，資料就越豐富，越能形成適合企業(yè)自身的成熟的管理模式。

同時，管理收尾也是收集、整理、保存項目記錄最好的時機。一個項目的工作剛剛完成，項目成員手頭都還保留有工作記錄，收集起來是非常容易的。時間久了，有些項目成員可能去了其他項目組，有些可能離職了，到那時去收集可能就晚了，有些記錄可能就永遠(yuǎn)也找不到了。

在做管理收尾時，一般建議事先列一個項目記錄存檔清單，在項目每一個階段那些工作記錄需要收集、整理和保存，由誰提供，什么時候提供，文檔記錄格式和要求等等。并告知相關(guān)項目成員，除了完成項目工作以外，向項目經(jīng)理及時提供準(zhǔn)確的工作記錄也是一項非常重要的工作。有些要求移交給客戶的文件、記錄，項目經(jīng)理最好要客戶簽收，同時一定要自己留好一份在手備案。好多ERP項目跨度達(dá)一年多的時間，現(xiàn)在的項目經(jīng)理可能是第二任、第三任項目經(jīng)理了，客戶的項目主管也可能都換了好幾位，這個時候靠什么？無非就是白紙黑字的記錄了。作為一個稱職的ERP項目經(jīng)理，一定要為項目做好并保存好管理收尾記錄。

為什么項目收尾工作總是這么難？

一直以來有一個怪圈，項目似乎到達(dá)收尾階段很容易，但真正要把尾給收好了，到達(dá)一個可以完善的階段，卻總是面臨一堆問題，拖了又拖。在我所做過的項目中不止一次的聽說，有些項目經(jīng)理在合同收尾的時候，客戶提出一項一項對合同來驗收，他才到處去找合同，這樣的項目怎么能夠順利完成呢？

（1）有沒有明確項目收尾負(fù)責(zé)人

我曾經(jīng)經(jīng)歷過的兩個項目，在收尾的時候都設(shè)置了項目收尾主管來專門負(fù)責(zé)收尾。收尾之難，由此可見一斑。因為收尾工作的復(fù)雜和千頭萬緒，收尾必須指定專人負(fù)責(zé)。此人直接對項目經(jīng)理負(fù)責(zé)，輔以各個部門中項目工作時間較長，熟悉情況者，組成一個精干的移交、驗收、資料歸檔小組，具體實施以合同驗收和整理歸檔為主的收尾工作。收尾要特別強調(diào)計劃，這個計劃應(yīng)該由負(fù)責(zé)收尾的人根據(jù)實施實際情況，結(jié)合合同條款擬定初稿，然后經(jīng)由項目經(jīng)理主持。為保證收尾計劃的順利執(zhí)行，最好要有一個例會制度，各方定期審查進度，及時解決存在的問題。