項(xiàng)目管理中制訂項(xiàng)目計(jì)劃的學(xué)習(xí)體會(huì)

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在參加項(xiàng)目經(jīng)理培訓(xùn)過程中，"計(jì)劃"兩字是出現(xiàn)頻率最高的詞匯之一，計(jì)劃貫穿于項(xiàng)目執(zhí)行的整個(gè)過程及各個(gè)子過程，是項(xiàng)目管理九個(gè)知識(shí)點(diǎn)得以實(shí)施的第一步，這足以說明計(jì)劃以及計(jì)劃的制訂在項(xiàng)目管理中的重要性，而項(xiàng)目整體計(jì)劃（下稱"項(xiàng)目計(jì)劃"）的制訂對(duì)項(xiàng)目最終結(jié)果的影響更是不言而喻。本人以前在項(xiàng)目管理中曾做過大大小小難以計(jì)數(shù)的計(jì)劃（包括項(xiàng)目計(jì)劃），其中也不乏自認(rèn)為周密完善的，但是通過培訓(xùn)老師的指導(dǎo)和自己的學(xué)習(xí)總結(jié)，對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃的完整性、科學(xué)性、規(guī)范性有了新的認(rèn)識(shí)，項(xiàng)目計(jì)劃的內(nèi)涵和外延遠(yuǎn)非以前所想的，制訂項(xiàng)目計(jì)劃其實(shí)也是一個(gè)"項(xiàng)目"。    本文旨在對(duì)自己學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理中制訂項(xiàng)目計(jì)劃的體會(huì)做一個(gè)總結(jié)，一方面希望對(duì)所學(xué)的知識(shí)加以消化和鞏固，另一方面旨在形成一個(gè)制訂項(xiàng)目計(jì)劃的模板，將來在工作實(shí)施中能得到應(yīng)用。另外，需要說明的是，在寫作過程中本人更多的是站在項(xiàng)目經(jīng)理的角度上。
一、項(xiàng)目計(jì)劃概述
簡單來講，項(xiàng)目計(jì)劃是一個(gè)用來協(xié)調(diào)項(xiàng)目中所有其他計(jì)劃，以指導(dǎo)項(xiàng)目執(zhí)行和控制的文件。項(xiàng)目計(jì)劃要體現(xiàn)項(xiàng)目管理中九個(gè)知識(shí)點(diǎn)的管理，要記錄計(jì)劃的假設(shè)以及方案選擇，要便于各干系人之間的溝通，同時(shí)還要確定關(guān)鍵的管理審查的內(nèi)容、范圍和時(shí)間，并為進(jìn)度評(píng)測(cè)和項(xiàng)目控制提供一個(gè)基準(zhǔn)線。計(jì)劃應(yīng)該具有一定的動(dòng)態(tài)性和靈活性，并隨著環(huán)境和項(xiàng)目本身的變更而能夠進(jìn)行調(diào)整。計(jì)劃應(yīng)該能夠有利于項(xiàng)目經(jīng)理管理他們的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和評(píng)估項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r。
項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目計(jì)劃當(dāng)然的負(fù)責(zé)人，由于項(xiàng)目計(jì)劃需要用到各個(gè)方面的知識(shí)，所以要想構(gòu)建并合成一個(gè)好的項(xiàng)目計(jì)劃，項(xiàng)目經(jīng)理必須懂得項(xiàng)目管理的基本知識(shí)，特別是整體管理的藝術(shù)。    除了項(xiàng)目組成人員，項(xiàng)目計(jì)劃制訂的參與者應(yīng)包括項(xiàng)目的所有干系人（有些可能只是代表，如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、客戶代表等），因?yàn)轫?xiàng)目管理的最終目的就是要使項(xiàng)目滿足或超過項(xiàng)目干系人的需求和期望。項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目組成人員及其他項(xiàng)目干系人一道制定項(xiàng)目計(jì)劃，這將有利于項(xiàng)目經(jīng)理較好地理解項(xiàng)目的整體以及指導(dǎo)計(jì)劃的實(shí)施工作。    項(xiàng)目計(jì)劃如同項(xiàng)目本身一樣，也有其特殊性，按照特定的項(xiàng)目來量體裁衣，制定相符的項(xiàng)目計(jì)劃固然是很好的。但是對(duì)大多數(shù)項(xiàng)目而言，項(xiàng)目計(jì)劃也存在一定的普遍性和規(guī)律性，比如一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃必定包括項(xiàng)目的整體介紹，項(xiàng)目的組織描述，項(xiàng)目所需的管理程序和技術(shù)程序，以及所需完成的任務(wù)、時(shí)間進(jìn)度和預(yù)算等。以下就項(xiàng)目計(jì)劃所包含的基本內(nèi)容逐一展開。

二、項(xiàng)目整體介紹

項(xiàng)目整體介紹包括以下內(nèi)容：
1 項(xiàng)目名稱：每一個(gè)項(xiàng)目都需要一個(gè)專有的名稱，項(xiàng)目的起名應(yīng)注意避免與相關(guān)項(xiàng)目的混淆，特別是在一個(gè)大項(xiàng)目下面的幾個(gè)小項(xiàng)目之間。
2 項(xiàng)目以及項(xiàng)目所需滿足需求的簡單描述：這一段內(nèi)容很大程度上是給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目干系人以外的人看的，所以應(yīng)避免出現(xiàn)過于專業(yè)的詞匯和行話。表述中應(yīng)明確項(xiàng)目的目標(biāo)和組織項(xiàng)目的原因，項(xiàng)目的大致時(shí)間、大致金額。
3 發(fā)起人的名稱：如果能夠的話，項(xiàng)目經(jīng)理最好促成將來能賦予項(xiàng)目更多資源的人（一般是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)）來做發(fā)起人，在介紹中應(yīng)給出其姓名、頭銜、聯(lián)系方式。
4 項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員的姓名：如果成員不是太多，最好列出所有人員，如果成員較多，可列出主要組成人員，并注明其職責(zé)范圍。
5 項(xiàng)目可交付成果：用來列舉和表述作為項(xiàng)目產(chǎn)出的產(chǎn)品，可能是一個(gè)系統(tǒng)、軟件包、硬件設(shè)備、技術(shù)報(bào)告，甚至可能是對(duì)某一個(gè)判斷產(chǎn)生的結(jié)論。
6 重要資料清單：許多項(xiàng)目都有一個(gè)前期形成的過程。將一些與項(xiàng)目有關(guān)的文件和會(huì)議紀(jì)要等列在這里有利于項(xiàng)目干系人了解項(xiàng)目的歷史和背景。
7 項(xiàng)目計(jì)劃文檔的有關(guān)定義：對(duì)文檔里出現(xiàn)的縮寫詞，文檔里涉及到的行業(yè)術(shù)語與少見的技術(shù)詞匯等做出適當(dāng)?shù)亩x和解釋。
三、項(xiàng)目組織情況描述

項(xiàng)目組織情況的描述應(yīng)該包括以下一些內(nèi)容：
1 組織結(jié)構(gòu)圖：除了項(xiàng)目發(fā)起人公司和客戶方公司（客戶方也可能在項(xiàng)目發(fā)起人公司內(nèi)部，此時(shí)注明客戶方為公司內(nèi)部的項(xiàng)目接收機(jī)構(gòu)）的組織結(jié)構(gòu)圖外，還應(yīng)包括項(xiàng)目組的組織結(jié)構(gòu)圖，說明項(xiàng)目的權(quán)利、義務(wù)和溝通的關(guān)系。
2 項(xiàng)目責(zé)任：項(xiàng)目計(jì)劃的這一部分應(yīng)該說明項(xiàng)目的主要職能和任務(wù)并明確各自都由哪些具體的人負(fù)責(zé)。可采用責(zé)任任務(wù)書的形式來表示，責(zé)任任務(wù)書就是一種用來說明這些信息的常用工具。
3 其他與組織或過程相關(guān)的信息：根據(jù)項(xiàng)目的性質(zhì)，有時(shí)候還需要在這里記錄項(xiàng)目之后的一些主要過程信息。例如，如果項(xiàng)目是要發(fā)布一個(gè)軟件的升級(jí)版本，讓項(xiàng)目相關(guān)人員看看該過程的主要幾個(gè)步驟的計(jì)劃圖表和時(shí)間限制對(duì)他們來說一定很有好處。
四、項(xiàng)目的管理和方法描述

描述項(xiàng)目的管理和方法包括以下一些內(nèi)容：
1 管理目標(biāo)：包括如何理解上級(jí)管理層對(duì)項(xiàng)目的想法，項(xiàng)目有哪些要優(yōu)先考慮的因素，項(xiàng)目有哪些假象條件和限制條件等等。
2 項(xiàng)目控制：這部分主要描述如何對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)控，并如何處理變更。評(píng)估周期是一個(gè)月還是一個(gè)季度？要不要在項(xiàng)目進(jìn)度監(jiān)控過程中使用某些圖和表？要不要進(jìn)行掙值分析來跟蹤評(píng)估項(xiàng)目的執(zhí)行情況？變更控制的過程是什么？不同類型的變更都需要哪些管理部門的批準(zhǔn)？
3 風(fēng)險(xiǎn)管理：這部分用來簡要講述如何進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、管理和控制。這一點(diǎn)是以往項(xiàng)目管理中經(jīng)常被忽略或淡化的，實(shí)際上絕大多數(shù)項(xiàng)目都需要對(duì)此進(jìn)行詳細(xì)制訂。
4 項(xiàng)目人員：描述項(xiàng)目所需人員的數(shù)量和類型等信息，可以參考公司的知識(shí)地圖，如果項(xiàng)目需要，就應(yīng)該參考該人員分配計(jì)劃進(jìn)行描述。
5 技術(shù)過程：這一部分用來敘述項(xiàng)目可能用到的一些具體方法以及信息的歸檔方法。對(duì)IT企業(yè)而言尤其重要，比如有些項(xiàng)目要采用一些具體的軟件開發(fā)方法和計(jì)算機(jī)輔助軟件工程工具，許多公司和顧客都要求技術(shù)歸檔的特定格式，在項(xiàng)目計(jì)劃中明確這些技術(shù)過程是很重要的。
五、項(xiàng)目任務(wù)描述

項(xiàng)目任務(wù)的描述包括以下內(nèi)容：
1 主要工作包：一般都通過WBS將項(xiàng)目工作分解成一些工作包，并且還需要制定一個(gè)工作說明來描述工作的細(xì)節(jié)內(nèi)容。這部分應(yīng)簡要總結(jié)項(xiàng)目的主要工作包并參考范圍管理計(jì)劃的適當(dāng)內(nèi)容。
2 主要可交付成果：這部分要把項(xiàng)目產(chǎn)出的主要產(chǎn)出列舉出來。同時(shí)還要說明對(duì)每一個(gè)可交付成果的質(zhì)量要求。
3 與工作有關(guān)的其他信息：這一部分要重點(diǎn)突出項(xiàng)目要做工作的一些重要信息。例如，列出一些項(xiàng)目過程中要用到的某些軟硬件，或者一些必須遵循的規(guī)范等，并記錄項(xiàng)目工作確定的前提條件。
六、項(xiàng)目進(jìn)度信息 

1 進(jìn)度概要：能夠在一頁紙上瀏覽整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度安排這樣肯定會(huì)有幫助。根據(jù)項(xiàng)目大小和復(fù)雜程度的不同，進(jìn)度概要可能只列出一些關(guān)鍵的可交付成果和計(jì)劃完成日期。對(duì)于那些小項(xiàng)目，可能會(huì)用一個(gè)甘特圖包括整個(gè)項(xiàng)目的所有工作和有關(guān)日期。
2 進(jìn)度細(xì)則：這一部分用來詳細(xì)描述項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。這里應(yīng)該提及進(jìn)度管理計(jì)劃并討論項(xiàng)目活動(dòng)的相互依賴關(guān)系，這些關(guān)系對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度影響很大?？梢杂庙?xiàng)目網(wǎng)絡(luò)圖和PERT圖表來顯示這些依賴關(guān)系。
3 與進(jìn)度有關(guān)的其他信息：在做項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃時(shí)會(huì)有一些假設(shè)條件。這部分要記錄一些主要假設(shè)并重點(diǎn)說明與項(xiàng)目進(jìn)度有關(guān)的其他信息。
七、項(xiàng)目整體的預(yù)算

項(xiàng)目整體預(yù)算包括以下內(nèi)容：
1 預(yù)算概要：預(yù)算概要要對(duì)整個(gè)項(xiàng)目有一個(gè)整體的估算。還可以包括按特定的預(yù)算種類給出每個(gè)月的或每年的預(yù)算估算，同時(shí)對(duì)這些數(shù)字給出詳細(xì)的解釋。例如，其中的預(yù)估數(shù)字是不是固定不能變動(dòng)的，還是只是根據(jù)未來3年預(yù)測(cè)的成本所作的一個(gè)大致估算。
2 預(yù)算細(xì)則：這部分需要充分總結(jié)成本管理計(jì)劃的有關(guān)內(nèi)容，給出較為詳細(xì)的預(yù)算資料。例如，每年預(yù)估的項(xiàng)目固定成本和重置成本各是多少？預(yù)計(jì)的項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)收入是多少？項(xiàng)目工作都需要哪些類型的人員？勞動(dòng)成本要是怎樣計(jì)算的？等等。
3 與項(xiàng)目預(yù)算有關(guān)的其他信息：這部分記錄并強(qiáng)調(diào)與項(xiàng)目資金有關(guān)的其他一些信息。
明確項(xiàng)目計(jì)劃的制訂內(nèi)容僅僅是制訂項(xiàng)目計(jì)劃的基礎(chǔ)條件，計(jì)劃是否具備科學(xué)性，是否有利于執(zhí)行，是否貼近于公司的實(shí)際情況，還需要更多的知識(shí)和技巧積累，但是，"Planning is nothing，Planning is everything"，盡管不可能制訂出絕對(duì)理想的計(jì)劃，通過不斷學(xué)習(xí)總結(jié)，不斷實(shí)踐，在項(xiàng)目管理中制訂出更完備的計(jì)劃，是每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理所必須追求的。