項(xiàng)目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載八)

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    ASG的發(fā)展歷程

    幾年前，項(xiàng)目辦公室的職責(zé)分散在各個(gè)部門執(zhí)行。例如：標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目管理程序是公司程序的一部分，一些工程衡量指標(biāo)由工程設(shè)計(jì)部門牽頭制定。大概兩年前，經(jīng)過認(rèn)真斟酌，企業(yè)作出了一項(xiàng)決策，決定將各種職能統(tǒng)一集中由項(xiàng)目管理辦公室負(fù)責(zé)。對于JCI而言，關(guān)鍵一點(diǎn)在于企業(yè)已經(jīng)為變革做好了充分的準(zhǔn)備。涉及到的不同部門都十分情愿的拿出自己的資源，實(shí)行集中管理。

    JCI的項(xiàng)目管理舉措中，最新增加了兩項(xiàng)非常值得注意的內(nèi)容，它們是：項(xiàng)目管理中的六西格瑪?shù)倪\(yùn)用以及項(xiàng)目管理網(wǎng)站（以網(wǎng)絡(luò)為依托，在全球?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目文件的讀?。Ｗ约许?xiàng)目辦公室設(shè)立之后，新增了這兩項(xiàng)內(nèi)容。

    集中化的結(jié)果

    自成立之后，ASG實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目辦公室人員配置的消減（裁員兩人，現(xiàn)在有四人，包括Kumar），同時(shí)提高了產(chǎn)出。另外，集中項(xiàng)目辦公室也為六西格瑪方案（將六西格瑪原則應(yīng)用到項(xiàng)目執(zhí)行中）的實(shí)施起到了推動(dòng)作用。據(jù)此，ASG可以從整個(gè)企業(yè)角度尋找改進(jìn)和消減成本的機(jī)會(huì)。在過去兩年期間，項(xiàng)目辦公室將項(xiàng)目管理人員配置總數(shù)消減了30%，其原因正是因?yàn)槟軌蛟谡麄€(gè)企業(yè)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)資源和項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)的管理、分配和再分配。以前存在的項(xiàng)目經(jīng)理派別，現(xiàn)在因?yàn)轫?xiàng)目辦公室成為“最終決策者”而不復(fù)存在，項(xiàng)目辦公室可以確定適當(dāng)?shù)钠髽I(yè)組織結(jié)構(gòu)形式并進(jìn)行組織精簡。目前，項(xiàng)目辦公室也參予為企業(yè)合作伙伴配置人員，包括尋找途徑，將項(xiàng)目管理資源外包給合作伙伴。

    另外一項(xiàng)重要改進(jìn)是能夠就企業(yè)系統(tǒng)和工藝很快達(dá)成共識(shí)并作出決策。目前，項(xiàng)目辦公室有權(quán)對這些問題作出快速?zèng)Q策。這種改進(jìn)的結(jié)果之一包括最近簽發(fā)了經(jīng)大篇幅精簡之后的新版PLUS（因?yàn)榫?，所以更加有效）。最初的PLUS是由一個(gè)委員會(huì)制定的，其內(nèi)缺乏一個(gè)中心主題，而且不很連貫。當(dāng)前的版本在ASG內(nèi)部得到了好評。在此工作中，項(xiàng)目辦公室起到了核心作用。



    項(xiàng)目辦公室面臨的障礙

    與通常一樣，人們對人員配置水平總是要進(jìn)行密切的嚴(yán)格審核。因?yàn)锳SG實(shí)際降低了人員配置水平（并成功實(shí)現(xiàn)了一些項(xiàng)目辦公室人員向項(xiàng)目管理位置的過渡），目前，進(jìn)一步消減人員配置水平的壓力較小。成功的項(xiàng)目辦公室必須是一個(gè)能作出貢獻(xiàn)的有價(jià)值的組織，必須站在新舉措的前沿，幫助降低成本和改進(jìn)項(xiàng)目執(zhí)行績效。項(xiàng)目辦公室已經(jīng)開始執(zhí)行六西格瑪過程，用于改進(jìn)項(xiàng)目的績效。項(xiàng)目辦公室也在幫助進(jìn)行人員配置，并作為人員的個(gè)人發(fā)展機(jī)會(huì)，將項(xiàng)目經(jīng)理轉(zhuǎn)移到黑帶的位置（執(zhí)行六西格瑪項(xiàng)目）、優(yōu)質(zhì)的工程設(shè)計(jì)、采購和其它部門。

    項(xiàng)目辦公室的未來

    ASG正在努力工作，致力于實(shí)現(xiàn)衡量指標(biāo)和項(xiàng)目評估的改進(jìn)。在任何一個(gè)時(shí)點(diǎn)，ASG正在執(zhí)行的項(xiàng)目數(shù)量可高達(dá)250個(gè)，如果能夠從統(tǒng)計(jì)角度考慮項(xiàng)目績效，則存在很多好的機(jī)會(huì)，對整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)作情況進(jìn)行評價(jià)。對單個(gè)項(xiàng)目而言，可能一個(gè)項(xiàng)目的成本超支并不可怕，但，如果從整個(gè)公司執(zhí)行的所有項(xiàng)目的角度看待這個(gè)問題，就會(huì)發(fā)現(xiàn)可以節(jié)省幾百萬美元的成本浪費(fèi)。在找到解決方案之后，在集中項(xiàng)目辦公室的參與下，可以在整個(gè)公司的所有項(xiàng)目上執(zhí)行這些方案。

    另外，改進(jìn)項(xiàng)目經(jīng)理的績效和能力并向他們提供支持和相關(guān)的生產(chǎn)力提高工具被認(rèn)為是一項(xiàng)永久的工作。集中項(xiàng)目辦公室必須對此予以關(guān)注和培養(yǎng)。

    匯報(bào)關(guān)系和組織結(jié)構(gòu)

    并不是所有公司都像江森自控那樣支持項(xiàng)目管理。雖然使用項(xiàng)目辦公室所能帶來的收益清晰可見，對于項(xiàng)目辦公室應(yīng)該向誰匯報(bào)以及如何最大程度發(fā)揮項(xiàng)目辦公室的作用，仍然存在很多爭議。但是，鑒于項(xiàng)目辦公室的職責(zé)，及其與企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、生產(chǎn)能力規(guī)劃和項(xiàng)目組合管理之間的關(guān)系，項(xiàng)目辦公室必須向高層管理層匯報(bào)。高層管理層與項(xiàng)目辦公室的距離越短，項(xiàng)目管理的收益就能夠更快的被認(rèn)可和實(shí)現(xiàn)。

    每個(gè)公司都可以采用不同的項(xiàng)目辦公室結(jié)構(gòu)形式。關(guān)于項(xiàng)目辦公室的典型結(jié)構(gòu)形式，請參閱圖6。項(xiàng)目辦公室的目的是管理項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)，因此，不是通過增加多層管理層形成官僚機(jī)構(gòu)。如同江森自控案例內(nèi)所說明的那樣，一個(gè)項(xiàng)目辦公室只需要不過4－5個(gè)人。另外，項(xiàng)目辦公室的人員可以兼職而不用全職，或可以與項(xiàng)目辦公室之間存在“虛線”的匯報(bào)關(guān)系，并同時(shí)保留其職能部門的職責(zé)。

    由于項(xiàng)目辦公室活動(dòng)的多樣性，分配到項(xiàng)目辦公室工作的人員可以身兼數(shù)職，也可以互為后備。這將減少項(xiàng)目辦公室的人員配置水平，而且可以使項(xiàng)目辦公室的投資收益更容易衡量。


    參考書目：
    《項(xiàng)目管理：計(jì)劃、進(jìn)度和控制的系統(tǒng)方法（第7版）》紐約：Wiley & Sons, 作者：Kerzner, H. (2002);
    《江森自控公司汽車系統(tǒng)集團(tuán)》，Kumar A. Kandt. D, (2002);
    2001年11月1－10日美國田納西州納什維爾項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)年度論壇和研討會(huì)會(huì)議學(xué)報(bào)，《汽車產(chǎn)品上市系統(tǒng)的執(zhí)行》，Spigarelli, R. & Allen, C. (2001);
    《如何發(fā)揮項(xiàng)目管理辦公室的作用》，紐約：國際學(xué)習(xí)學(xué)院，Kendall, G. & Rollins, S. (2002)。


    HAROLD KERZNER
    是國際學(xué)習(xí)學(xué)院項(xiàng)目管理執(zhí)行董事，并且是Baldwin-Wallace大學(xué)系統(tǒng)管理教授。KERZNER博士曾經(jīng)出版或提交過250多份學(xué)術(shù)報(bào)告和21本教科書。俄亥俄州PMI東北分會(huì)啟動(dòng)了項(xiàng)目管理優(yōu)異績效Kerzner獎(jiǎng)項(xiàng)。KERZNER博士獲得了伊利諾斯州大學(xué)頒發(fā)的杰出校友獎(jiǎng)并獲得了猶他州立大學(xué)頒發(fā)的1998年度杰出服務(wù)獎(jiǎng)，所有這些獎(jiǎng)項(xiàng)都是為了感謝KERZNER博士在項(xiàng)目管理領(lǐng)域作出的卓越貢獻(xiàn)而頒發(fā)的。