項(xiàng)目辦公室的戰(zhàn)略規(guī)劃(連載六)

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培訓(xùn)定做（與項(xiàng)目管理相關(guān)）

多年以來(lái)，一直由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)與培訓(xùn)講師和顧問(wèn)一起進(jìn)行項(xiàng)目管理培訓(xùn)課程的設(shè)計(jì)。雖然很多這樣的培訓(xùn)課程十分成功，但是也有許多失敗的例子。一家大型公司的某個(gè)部門(mén)意識(shí)到需要進(jìn)行項(xiàng)目管理培訓(xùn)。培訓(xùn)部通過(guò)競(jìng)標(biāo)程序選擇了一個(gè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)。在培訓(xùn)部對(duì)最初提出培訓(xùn)要求的部門(mén)提供的培訓(xùn)目標(biāo)和可交付成果信息進(jìn)行篩選之后，加入了他們自己的一些議程。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)自始至終沒(méi)有與提出培訓(xùn)要求的部門(mén)進(jìn)行直接聯(lián)系，而僅僅圍繞培訓(xùn)部提供的信息進(jìn)行課程設(shè)計(jì)。最終，培訓(xùn)課程沒(méi)有成功，這家培訓(xùn)機(jī)構(gòu)／顧問(wèn)再也沒(méi)有獲得應(yīng)邀提供培訓(xùn)的機(jī)會(huì)。培訓(xùn)之后進(jìn)行的事后分析促使我們得出下列結(jié)論：

• 培訓(xùn)部（提出培訓(xùn)需求的部門(mén)）從未意識(shí)到培訓(xùn)機(jī)構(gòu)與提出培訓(xùn)要求的部門(mén)直接接觸的必要性；
• 在課程應(yīng)該涵蓋的內(nèi)容方面，培訓(xùn)部獲得了高層領(lǐng)導(dǎo)層的指示，而提出培訓(xùn)需求的部門(mén)對(duì)此一無(wú)所知，最后形成的培訓(xùn)課程未滿(mǎn)足任何人的預(yù)期；

• 培訓(xùn)機(jī)構(gòu)提出應(yīng)該增加額外內(nèi)容，并刪除不合適的內(nèi)容。但培訓(xùn)機(jī)構(gòu)就此沒(méi)有收到任何回復(fù)；
• 培訓(xùn)部告訴培訓(xùn)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)以講座的形式為主，不需要案例分析，而且練習(xí)量要保持到最少。在其它培訓(xùn)中都采用的這種方式。受訓(xùn)人員在意見(jiàn)反饋表內(nèi)抱怨沒(méi)有安排案例分析和練習(xí)題。

培訓(xùn)部認(rèn)為他們這樣做是為了公司的最大利益，而實(shí)際結(jié)果卻并非如此。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)允許這種情況發(fā)生，因此也負(fù)有一定的責(zé)任。

項(xiàng)目管理如果執(zhí)行成功的話(huà)，會(huì)對(duì)企業(yè)的利潤(rùn)率產(chǎn)生積極的影響。考慮到這一事實(shí)情況，那為什么讓非專(zhuān)業(yè)人員安排項(xiàng)目管理培訓(xùn)課程哪？甚至認(rèn)為企業(yè)需要項(xiàng)目管理培訓(xùn)的一線(xiàn)經(jīng)理也不曉得項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南中的哪些內(nèi)容需要強(qiáng)調(diào)，哪些不需要強(qiáng)調(diào)。

項(xiàng)目辦公室在制定項(xiàng)目管理培訓(xùn)課程內(nèi)容方面具有專(zhuān)長(zhǎng)。項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)保存經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)文檔和項(xiàng)目事后分析文件，而這些在確定能夠獲得最大投資價(jià)值的培訓(xùn)內(nèi)容方面會(huì)提供有價(jià)值的輸入信息，而且也會(huì)為一線(xiàn)經(jīng)理設(shè)計(jì)企業(yè)具體培訓(xùn)課程提供有價(jià)值的支持。

對(duì)于項(xiàng)目辦公室而言，這項(xiàng)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)水平為低風(fēng)險(xiǎn)水平。

干系人管理

所有企業(yè)都有干系人。圖4展示了干系人的一個(gè)寬泛的范圍。為簡(jiǎn)便起見(jiàn)，圖內(nèi)將干系人分為三大類(lèi)：組織、產(chǎn)品／市場(chǎng)和資本市場(chǎng)。有些人可能會(huì)擔(dān)心項(xiàng)目辦公室將成為負(fù)責(zé)所有干系人的最終發(fā)起人。雖然，這可能在將來(lái)會(huì)成為現(xiàn)實(shí)，但是，至少在近期不可能發(fā)生。

項(xiàng)目辦公室關(guān)注的是內(nèi)部（組織）干系人。項(xiàng)目辦公室的本意并不是取代高層管理層的項(xiàng)目發(fā)起人地位。隨著一個(gè)企業(yè)內(nèi)項(xiàng)目管理逐漸走向成熟，到最后，可能并不是每個(gè)項(xiàng)目都需要高層領(lǐng)導(dǎo)層作為項(xiàng)目發(fā)起人。在這種情況下，項(xiàng)目辦公室（以及中層管理層）可能會(huì)承擔(dān)一部分發(fā)起人活動(dòng)，但很可能都是內(nèi)部項(xiàng)目的發(fā)起活動(dòng)。

項(xiàng)目辦公室是建立和維持與關(guān)鍵干系人合作關(guān)系的“出發(fā)點(diǎn)”。但是，項(xiàng)目辦公室的活動(dòng)是為了服務(wù)于整個(gè)公司，如果使項(xiàng)目辦公室承擔(dān)發(fā)起人的工作，會(huì)對(duì)項(xiàng)目辦公室的人員造成一種利益沖突的局面。必須與關(guān)鍵干系人建立和培養(yǎng)合作伙伴關(guān)系，這需要時(shí)間。干系人管理可能會(huì)占用項(xiàng)目辦公室人員的寶貴時(shí)間，而無(wú)法執(zhí)行其它任務(wù)。本項(xiàng)活動(dòng)的總體風(fēng)險(xiǎn)水平為低風(fēng)險(xiǎn)水平。

持續(xù)改進(jìn)

鑒于項(xiàng)目辦公室管理著項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)的寶藏，因此也最具有發(fā)掘持續(xù)改進(jìn)機(jī)會(huì)的優(yōu)勢(shì)。項(xiàng)目辦公室不應(yīng)該具有執(zhí)行變更的單方面授權(quán)，它的授權(quán)是提出變更建議。有些企業(yè)設(shè)有戰(zhàn)略政策委員會(huì)或執(zhí)行籌劃委員會(huì)，這些委員會(huì)的職責(zé)之一就是審核項(xiàng)目辦公室持續(xù)改進(jìn)機(jī)會(huì)。因?yàn)橛行┤丝赡軙?huì)認(rèn)為項(xiàng)目辦公室侵占自己的地盤(pán)，因此，執(zhí)行這項(xiàng)活動(dòng)的總體風(fēng)險(xiǎn)可能是中等風(fēng)險(xiǎn)水平。

生產(chǎn)能力規(guī)劃

在高層管理層看來(lái)，分配給項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)的所有活動(dòng)中，最重要的可能莫過(guò)于生產(chǎn)能力規(guī)劃了。高層經(jīng)理為履行作為公司戰(zhàn)略規(guī)劃策劃師的職責(zé)，必須掌握公司可以承擔(dān)多少額外工作量（何時(shí)承擔(dān)、哪兒承擔(dān)），而又不會(huì)給現(xiàn)有勞動(dòng)力增加過(guò)度負(fù)擔(dān)。在與組合管理和項(xiàng)目篩選相關(guān)的所有活動(dòng)中，項(xiàng)目辦公室必須與高層金管理層密切配合。圖5說(shuō)明了作為項(xiàng)目組合管理組成部分的項(xiàng)目篩選過(guò)程。戰(zhàn)略性時(shí)間計(jì)劃，即：決定執(zhí)行哪個(gè)項(xiàng)目以及何時(shí)執(zhí)行的過(guò)程，是戰(zhàn)略規(guī)劃的關(guān)鍵組成部分。

    高層管理層可以按照實(shí)際需要瀏覽公司局域網(wǎng)，了解每個(gè)項(xiàng)目的狀態(tài)，而無(wú)需與團(tuán)隊(duì)進(jìn)行親身接觸。但為了滿(mǎn)足戰(zhàn)略性時(shí)間計(jì)劃的要求，所有項(xiàng)目都需要匯總到一個(gè)能夠提供下述信息的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)：
     • 每個(gè)職能區(qū)域在每個(gè)時(shí)間段內(nèi)承諾的資源；
     • 每個(gè)職能區(qū)域的資源總量；
     • 每個(gè)職能區(qū)域在每個(gè)時(shí)間段內(nèi)可以使用的資源量。

    對(duì)于是否應(yīng)該由項(xiàng)目辦公室對(duì)此數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行管理，會(huì)存在一些爭(zhēng)議。作者認(rèn)為該項(xiàng)活動(dòng)應(yīng)該由項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)，因?yàn)椋?BR>     • 項(xiàng)目辦公室需要掌握這些數(shù)據(jù)，用以支持戰(zhàn)略規(guī)劃工作和項(xiàng)目組合管理；
     • 項(xiàng)目辦公室需要掌握這些數(shù)據(jù)，用以確定切合實(shí)際的時(shí)間和成本以支持競(jìng)標(biāo)工作的開(kāi)展；
     • 項(xiàng)目辦公室可能被委托負(fù)責(zé)確定承擔(dān)額外工作所需資源技能；
     • 項(xiàng)目辦公室需要掌握這些數(shù)據(jù)，用于改進(jìn)和更新本數(shù)據(jù)庫(kù)和其它相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)；
     • 進(jìn)行可行性研究和成本效益分析可能會(huì)需要這些信息。

因?yàn)橐痪€(xiàn)經(jīng)理可能會(huì)認(rèn)為這樣做侵占了他們的地盤(pán)，所以這項(xiàng)活動(dòng)對(duì)項(xiàng)目辦公室而言是一項(xiàng)高風(fēng)險(xiǎn)活動(dòng)。