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合同管理、進度管理、成本管理、質(zhì)量管理工程項目管理軟件系統(tǒng)
信息化背景
隨著業(yè)務(wù)的增長,公司業(yè)績逐步增長,企業(yè)規(guī)模不斷擴張,公司業(yè)主涉及的領(lǐng)域也有原來的單一化向多元化發(fā)展,工程的分布也有原來固定的幾個區(qū)域向全國范圍乃至全球范圍發(fā)展。企業(yè)正處于快速的增長期,但是,企業(yè)在快速增長的過程中各種管理問題也隨之而來。
1、隨著新建項目的不斷增多,傳統(tǒng)的項目管理手段已經(jīng)不再適應(yīng)新形勢下的管理要求,各種管理問題不斷出現(xiàn),要求用更加科學的管理手段對項目進行精細化管理,要求在有效的資源條件下合理調(diào)配各類資源、對項目進行有效地管理和控制。
2、隨著項目規(guī)模的擴大,各個環(huán)節(jié)的管理效能顯得力不從心。由于缺乏有效的監(jiān)控、督促手段而導致項目業(yè)務(wù)處理效率不能適應(yīng)新形勢下的管理要求。直接影響了企業(yè)的健康發(fā)展。
3、由于施工現(xiàn)場的特殊性,現(xiàn)場的各類數(shù)據(jù)不能有效地得到反饋,公司對項目的實際狀況的把握嚴重滯后,不能及時、有效地解決具體的問題,造成管理上的滯后。缺乏有效的管理工具,以對項目的各類數(shù)據(jù)進行匯總、分析。及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。
4、新形勢下的市場競爭要求企業(yè)在多項目的質(zhì)量、進度、成本、分包等重大管理環(huán)節(jié)上進行有效地管理和控制。提高工程質(zhì)量、降低項目成本,提高企業(yè)在市場的競爭力。因此,要求各個項目部的每個管理環(huán)節(jié)嚴格按照公司管理制度執(zhí)行,杜絕違規(guī)操作,實現(xiàn)管理復制。
公司領(lǐng)導通過對公司存在一系列的反思,決定采用計算機軟件技術(shù),以物資管理、下包等管理環(huán)節(jié)比較薄弱的環(huán)節(jié)為切入點,帶動公司整體的項目管理和成本管理水平。經(jīng)過多方的考察和調(diào)研,泛普軟件以對建設(shè)工程行業(yè)的深刻認識和產(chǎn)品的人性化設(shè)計,獲得了XX電子領(lǐng)導的認可,決定由泛普為XX電子提供軟件的定制、實施等服務(wù)。
信息化解決方案
整個系統(tǒng)以合同為約束、以進度為主線、以成本控制為目標的管理思想。逐步實現(xiàn)控制項目的整體進度、項目成本、提高工程質(zhì)量,以達到項目高效運作。整個系統(tǒng)功能分為:合同管理、項目規(guī)劃、進度管理、成本管理、質(zhì)量管理、下包管理、資金管理、技術(shù)管理、設(shè)備管理、材料管理、項目資料等。
系統(tǒng)首先建立基礎(chǔ)信息庫,信息庫包括:材料信息庫、設(shè)備信息庫、專業(yè)工種、企業(yè)定額、合格分供方名錄、項目信息庫等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。在此基礎(chǔ)之上產(chǎn)生各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)由項目層產(chǎn)生,公司各主管部門按照權(quán)限進行其職責范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)處理,管理層通過對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的分析,監(jiān)管項目施工的各個環(huán)節(jié),形成各類管理和控制數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)按照項目進行逐級匯總,為決策層提供決策依據(jù)。
整個系統(tǒng)采用b/s模式部署,企業(yè)應(yīng)用部署在公司服務(wù)器,各個項目經(jīng)理部、公司各部門通過瀏覽器模式登錄系統(tǒng),實現(xiàn)遠程對項目規(guī)劃、進度、成本、合同、材料、設(shè)備、人工等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的管理和控制。
施工項目進度控制:系統(tǒng)以進度為主線,對項目的整體實施進行全面管理和控制。通過制定進度計劃,對施工的各個環(huán)節(jié)進行分解,按照施工工序的邏輯順序進行合理安排。由項目部實時進度計劃填寫和完成實物量的上報、審批,企業(yè)可以實時掌握工程量的完成情況。通過進度實時監(jiān)控,以及對關(guān)鍵節(jié)點工程的進度計劃的核實達到進度管理控制的目標。在WBS 編制的基礎(chǔ)上制定資源計劃,結(jié)合進度計劃進行各類資源的調(diào)配。根據(jù)工程進度分析各個項目的資源占用和閑置情況,為合理調(diào)配資源,提高資源效益提供依據(jù)。
施工項目成本控制:通過成本控制模塊,把各個業(yè)務(wù)模塊中需要進行工程項目成本核算的審批點,集成到統(tǒng)一的控制平臺上來,在這個平臺中可以隨時調(diào)用成本預算數(shù)據(jù)、成本計劃數(shù)據(jù),并且可以根據(jù)成本分析模塊的數(shù)據(jù)作為審批的依據(jù),系統(tǒng)控制到每一筆成本費用都要自動核對有無相應(yīng)的預算收入,是否支出大于收入,是否預算漏項,并且按照實時的“四算對比分析”,找出成本偏差的原因,提高成本的降低水平。
合同管理:系統(tǒng)對各類承包合同、分包合同、勞務(wù)合同、采購合同、租賃合同、技術(shù)服務(wù)合同以及其他一般性合同的原始信息(包括評標文件、工程量清單、合同價格信息)、過程信息(如:合同變更信息、補充信息、執(zhí)行狀態(tài)等)進行統(tǒng)一管理,并對合同計量、合同支付、合同計算、合同變更、合同索賠進行實時監(jiān)控。
資金管理:對承包合同請款、分包合同情款、材料采購的請款以及其他請款進行管理,控制項目資金的使用,做到按照合同、進度進行工程款的支付。
供應(yīng)商管理:管理供應(yīng)商檔案,建立供應(yīng)商的評審和準入機制,在過程中對供應(yīng)商進行復審和評價,減低物資供應(yīng)風險。
物資管理:實現(xiàn)工程物資的計劃管理、招標采購管理、物資到貨檢驗、出入庫管理、限額領(lǐng)料等業(yè)務(wù)的管理,控制采購、庫存和消耗,實現(xiàn)物資管理的科學化管理。
下包管理:實現(xiàn)工程下包范圍上報與審核、下包隊伍的前期評審和選定,建立下包工程比價系統(tǒng),降低工程下包風險。
質(zhì)量管理:以國家標準規(guī)范和ISO9001質(zhì)量標準為基礎(chǔ),確立項目的質(zhì)量目標、建立質(zhì)量規(guī)范、處理質(zhì)量食物,達到對項目質(zhì)量控制的目標。
安全管理:按照國家、地方、企業(yè)規(guī)范進行安全事務(wù)的處理,建立安全目標、處理安全事務(wù),減少安全事故的發(fā)生。
竣工管理:實現(xiàn)工程竣工的事物處理、竣工資料的歸檔業(yè)務(wù)。
項目實施
在國內(nèi),施工行業(yè)作為一個傳統(tǒng)行業(yè),整個行業(yè)的信息化相對于其他行業(yè)(如金融行業(yè)、電信行業(yè)等)來說起步的比較晚,信息化基礎(chǔ)比較薄弱,而信息化建設(shè)是一項長期而又復雜的系統(tǒng)工程,怎樣從一個較低的起點構(gòu)建出能夠適合企業(yè)自身要求而同時又能適應(yīng)企業(yè)未來管理要求的信息系統(tǒng)呢?
我們針對XX電子有限公司現(xiàn)狀,采用了三步走的實施方法:總體規(guī)劃、磨合運行、二次開發(fā)。
總體規(guī)劃
為了保證項目的成功實施,就必須根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀確定總體目標,不可盲目求大求全,只有依據(jù)企業(yè)實際情況規(guī)劃出能夠適應(yīng)企業(yè)自身發(fā)展要求的信息系統(tǒng),才能保證信息化能夠順利實施和成功應(yīng)用。為此,我們首先由上到下、再由下到上對XX電子公司的決策層、管理層、執(zhí)行層進行了充分的調(diào)研,在調(diào)研的基礎(chǔ)之上,參考各方專家意見,形成了總體的規(guī)劃方案,雙方針對總體規(guī)劃進行反復的論證和質(zhì)疑,從企業(yè)宏觀戰(zhàn)略的執(zhí)行到企業(yè)的微觀管理、從項目的開工到項目竣工的每個細節(jié)都做了充分討論。最后確立了最終的總體規(guī)劃方案。
項目的磨合試用:
泛普在雙方前期的調(diào)研需求基礎(chǔ)上,依據(jù)總體規(guī)劃方案,對XX電子項目管理平臺的進行了詳細的規(guī)劃、設(shè)計、開發(fā)、測試。
開發(fā)完畢后軟件系統(tǒng)是否能夠真正迎合前期確定的總體目標?是否能夠適應(yīng)企業(yè)管理要求?企業(yè)員工如何能夠真正應(yīng)用起來等一系列問題如何解決?泛普的專家為此提出了磨合試用的思路,即:通過試用,找出系統(tǒng)存在的問題,然后針對問題進行二次開發(fā),讓用戶使用起來能夠得心應(yīng)手,真正做到對企業(yè)信息化的量身定制。
在接下來的時間里展開了一系列的工作:數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)導入和驗證、培訓、軟件系統(tǒng)的試運行等一系列工作。在試用過程中,泛普的實施人員身入各個部門,深入了解用戶對系統(tǒng)的試用情況,手把手培訓,同時聽取用戶在使用過程中提出的建議。
二次開發(fā):
在試用過程中,我們收集了來自不同部門、不同崗位反饋回來的建議,經(jīng)過匯總提交給雙方的實施小組。針對問題逐個進行分析和論證。最后形成二次開發(fā)的問題清單。
經(jīng)過二次開發(fā),再次提交系統(tǒng),此時的軟件系統(tǒng)從宏觀角度和微觀角度來講都是符合XX管理要求的,而且是經(jīng)過實踐驗證的好用、實用、是經(jīng)得起考驗、具備大規(guī)模推廣應(yīng)用的軟件系統(tǒng),是符合客戶最終要求的軟件系統(tǒng)。
應(yīng)用泛普軟件項目管理系統(tǒng)將達到的效果
解決分散作業(yè)和集中管理的矛盾
由于工程企業(yè)的特殊性,遠程作業(yè)、集中管理的是工程企業(yè)獨特的管理特點,通過該項目管理平臺,使得項目各個階層的管理人員在統(tǒng)一、共享的信息平臺上進行辦公,并按照規(guī)定的流程進行業(yè)務(wù)的處理,提高工作效率,強化過程控制。該平臺數(shù)據(jù)高度集成、并實時傳遞。管理者能夠及時發(fā)現(xiàn)管理過程中出現(xiàn)的問題,采取相應(yīng)得管理措施和手段,及時響應(yīng),快速決策。解決分散作業(yè)和集中管理的矛盾。
提高項目成本管理水平
整個系統(tǒng)以成本控制為目標,將項目的施工圖預算、施工預算、目標制造成本、實際成本貫穿整個項目成本管理過程,并按照分部分項工程逐步分解、細化。系統(tǒng)采用限額領(lǐng)料、預算控制等手段,通過量、價四算分析對比,預算和實際成本的對比分析,找出成本節(jié)超的原因,實時掌握項目的盈虧情況,控制項目成本,保證項目盈利。
強化物資管理水平
對于以廠房設(shè)備安裝等業(yè)務(wù)為主營業(yè)務(wù)的XX電子來說,物資成本占項目成本的極大部分,同時由于安裝業(yè)務(wù)的特殊性,項目上對物資材料的綜合要求相對比較高,材料型號上的一個差錯就可以對整個項目造成極大影響,因此物資管理水平的強化對XX電子的項目管理是非常重要的開始。
通過泛普項目管理系統(tǒng)的應(yīng)用,控制采購流程,加強計劃控制與消耗控制,強化庫存管理,實現(xiàn)工程物資的科學化管理,控制材料成本。
嚴格控制資金管理程序
項目成本的發(fā)生都會以項目的資金支出最終表現(xiàn),因此在項目執(zhí)行的過程中以合同和預算位依據(jù),將項目資金審批與項目合同、項目預算相結(jié)合,做到項目的過程控制,每一筆支付都要求有相應(yīng)的合同和預算作為依據(jù)才能進行資金的支付,做到收大于支,減少項目的資金風險。
提高下包管理水平
對于工程項目建設(shè)來說,受各種專業(yè)條件限制,XX電子在工程建設(shè)過程中常會以下包的方式完成工程的建設(shè)。通過項目管理系統(tǒng)提高項目對下包工程進度、質(zhì)量、下包工程進度結(jié)算和支付的管理,提高下包合同的履約率,降低下包風險,保證工程順利完工。
提高風險控制水平
系統(tǒng)按照約定的參數(shù),自動進行預警,及時采取有效措施,將風險控制在萌芽狀態(tài)。大大提高企業(yè)對項目風險的識別和控制能力。
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