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SaaS：中小企業(yè)的郵件歸檔之道
在今天這個信息化時代，電子郵件已經(jīng)成為各型企業(yè)最為普遍的一種溝通和聯(lián)絡方式，企業(yè)有很大部分日常業(yè)務都是通過電子郵件來維系的，其重要性已經(jīng)不言而喻，有些甚至關系到企業(yè)的業(yè)務發(fā)展和生存。對于郵件量的日益增長，企業(yè)往往采取郵箱配額或郵件刪除策略來管理，這種方式真的長期可行嗎?ESG 認為，簡單的刪除郵件并不是一個明智之舉，如何對所有的電子郵件進行分類、歸檔、存儲才是當務之急。
法律法規(guī)的相繼出臺以及電子搜索、舉證等需求，再加上企業(yè)自身業(yè)務連續(xù)性對數(shù)據(jù)的要求，都要求企業(yè)將電子郵件中的重要數(shù)據(jù)保存相當長的一段時間。ESG曾進行的一項電子郵件歸檔調(diào)查顯示，近半數(shù)的企業(yè)需要將歸檔的電子郵件保存5年以上的時間，最長的甚至長達50年。但是，傳統(tǒng)的信息管理方法已經(jīng)無法滿足數(shù)據(jù)增長和信息保留的需求，這迫使企業(yè)采用電子郵件歸檔解決方案。
然而，對于中型企業(yè)而言，由于資金、技術人員的缺乏，他們往往無法實施恰當?shù)碾娮余]件歸檔管理。這個時候，軟件即服務(SaaS)的出現(xiàn)，則很好地解決了他們的難題。基于SaaS的產(chǎn)品可以幫助客戶實現(xiàn)信息保留，無需實施和運行實際的歸檔軟件或任何相關的IT基礎設施(服務器、存儲設備等)。利用SaaS，IT人員只需要確定哪些郵箱需要歸檔及其保留和訪問的策略，其余的事情由SaaS的供應商處理，因此，并不會增加IT人員的工作負擔。
SaaS所帶來的效益?；赟aaS的解決方案提供了多種效益，主要體現(xiàn)在運行和資本費用的節(jié)省上，同時由于關鍵業(yè)務數(shù)據(jù)可異地保存，從而帶來了一些新的商機。這些效益包括：
無需額外的基礎設施相關費用。中型企業(yè)不必購買任何應用服務器來運行歸檔軟件或存儲設備來保留所有信息。當舊的存儲設備報廢而購買新的設備時，IT部門無需在存儲系統(tǒng)之間進行數(shù)據(jù)遷移，成本節(jié)省的機會也就逐漸增加。
歸檔時間。有了SaaS解決方案，中型企業(yè)就無需購買和配置硬件、分配存儲，也不必大幅改變通信環(huán)境。它們可以配置好通信應用程序向SaaS服務供應商發(fā)送郵件，然后就可以開始進行歸檔，對大多數(shù)用戶來說整個過程耗時不超過幾個小時。企業(yè)使用檔案時的設置也非常簡單。
災難恢復。由于最近和以前的郵件備份進行了異地歸檔，如果主環(huán)境發(fā)生意外(計劃內(nèi)或計劃外的)，客戶可以使用遠程信息環(huán)境。中型企業(yè)可能沒有為其電子郵件環(huán)境制定充分的災難恢復計劃，但如果它們選擇了SaaS電子郵件歸檔解決方案，作為服務的一部分，它們將獲得這樣的一個計劃。
風險分擔模式。由于歸檔解決方案涉及一些非常重要的程序(如法規(guī)遵循和電子搜索)，因此，中型企業(yè)可與服務供應商共同承擔相關的責任和風險。SaaS廠商必須在合適的位置配備數(shù)據(jù)中心和系統(tǒng)安全措施，并記錄在案。供應商必須防止任何未授權方(包括服務供應商的員工)對歸檔信息的非法訪問。服務供應商還必須通過備份和復制來保護檔案。所有這些策略和程序都是法規(guī)遵從(監(jiān)管和證據(jù)鏈的保管要求)的必備條件，但和用戶的IT部門比起來，由專業(yè)負責人(服務供應商)去處理這些事物更為合理，這就已經(jīng)節(jié)約了資源。
投資回報率?；赟aaS的電子郵件歸檔產(chǎn)品不同于企業(yè)內(nèi)部歸檔產(chǎn)品，它無需最初前期投資和當前運行要求，因而是中型企業(yè)從電子郵件歸檔中獲益的一種理想手段。有了基于SaaS的電子郵件歸檔，企業(yè)不再需要過量使用資金或資源，僅僅簽一個一年期合同就可以來體驗這項服務。
總而言之，基于SaaS的電子郵件歸檔解決方案獨特、簡單的設計，使中型企業(yè)能以較低的成本更有效地將郵件保留更長時間。并且企業(yè)只需要很少的前期投資，對IT人員的負擔也最小。在目前經(jīng)濟困難時期，這樣一種風險規(guī)避型投資是中型企業(yè)迫切需要的。
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