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計世獨(dú)家:企業(yè)信息化進(jìn)程中“更優(yōu)”迷局
【泛普軟件時代,泛普軟件辦公系統(tǒng),泛普軟件OA,OA辦公系統(tǒng)獨(dú)家】我們正處在這樣的一個時代里:人們交換信息的手段和途徑越來越多、信息傳播的速度越來越快、信息的種類越來越多,信息的迷霧包裹著我們生活的全部。企業(yè)如果想在這團(tuán)信息迷霧中生存,就要一個機(jī)制來處理信息,經(jīng)過長時間在實踐中摸索,一些先驅(qū)者開始構(gòu)建一種叫做管理信息系統(tǒng)(MIS)的東西來作為企業(yè)運(yùn)作的基礎(chǔ)平臺,取得了相當(dāng)好的效果,慢慢的,管理信息系統(tǒng)開始流行,逐漸成為信息化時代里企業(yè)生存的基本要素。如今,各行各業(yè)都在建設(shè)自己的管理信息系統(tǒng),力求通過這種努力來完善企業(yè)運(yùn)作,獲取更多收益,在建設(shè)管理信息系統(tǒng)的大潮里,常??梢月牭竭@樣的聲音:如果給我們的系統(tǒng)加上這個功能就更好了!的確,優(yōu)秀的企業(yè)時時刻刻都在追求"更優(yōu)"的結(jié)果,但是對于信息化來做,這種"更優(yōu)"真是我們要的嗎?
筆者舉一個案例來說明,C公司是北京一家中型的文化傳播公司,公司有一些職業(yè)的經(jīng)紀(jì)人,這些經(jīng)紀(jì)人實際上是公司的股東之一,每個經(jīng)紀(jì)人可能與公司旗下多個藝人簽有合約,同時,C公司也配備有一些企劃宣傳人員。由于近年來文化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展,C公司的業(yè)務(wù)量不小,遍及全國各地,公司常常派出由一名經(jīng)紀(jì)人帶領(lǐng)多名藝人,加上若干企劃宣傳人員組成的小團(tuán)隊到各地演出,這給人員管理、財務(wù)管理、服裝道具管理等管理活動帶來了相當(dāng)?shù)膲毫?,實際上也出現(xiàn)了不少問題。
C公司為了改變管理乏力的情況,決定在公司總部組建專門的協(xié)調(diào)管理部門,并建設(shè)一個管理信息系統(tǒng),把這些復(fù)雜的演出活動管理都并入信息化的軌道。C公司上上下下都很重視這個系統(tǒng)的建設(shè),參與熱情很高,管理層和基層員工都提出相當(dāng)多建議,公司也派出了專門人員來配合軟件公司人員進(jìn)行工作,很快,系統(tǒng)規(guī)劃人員就提交了一份《C公司管理信息系統(tǒng)規(guī)劃書》,C公司管理層看完很滿意,這時候,有人提出:如果有一個視頻電話會議的功能就更好了,這樣不管經(jīng)紀(jì)人、藝人或者其他員工在任何地方演出,只要通過視頻電話功能,都能參與公司會議,不受空間的限制,而且,這樣"很酷"。軟件公司的專業(yè)人員也認(rèn)為這個功能很不錯,于是,在系統(tǒng)規(guī)劃書中加上了視頻會議,并在之后開發(fā)中投入相當(dāng)大的資源來實現(xiàn)這一功能,軟件公司相信,這個視頻功能做得很優(yōu)秀。
經(jīng)過半年的運(yùn)作,C公司的管理信息系統(tǒng)收到了很好的效果,但是也出現(xiàn)了一些問題,在系統(tǒng)規(guī)劃人員收到的反饋中,對視頻會議這個功能的抱怨頗多,管理層發(fā)現(xiàn)自己更習(xí)慣通過面對面的會議來決定公司下一步的走向,員工則干脆不用這個功能,都用電話解決,結(jié)果就是視頻電話會議功能變成了雞肋。后來在C公司管理信息系統(tǒng)的改進(jìn)中,這個本來被寄予厚望的功能被取消了。
"必需"(must)與"更優(yōu)"(better)是兩個不同的概念,一個優(yōu)秀的管理信息系統(tǒng)應(yīng)該是最適合用戶,費(fèi)效比最好的,當(dāng)追求"更優(yōu)"變成"錦上添花"時,就很有可能稀釋費(fèi)效比,造成浪費(fèi)。現(xiàn)實中還有很多類似的事情,例如在本來只是作為內(nèi)部文件傳輸平臺的局域網(wǎng)使用多臺價格昂貴的高級服務(wù)器、只需要很少互聯(lián)網(wǎng)帶寬卻使用的是千兆獨(dú)享的光纜傳輸、只作為普通文字處理的終端卻使用了高性能的顯卡、本來通過短期技術(shù)培訓(xùn)就能就能勝任的崗位卻要求博士學(xué)歷等等。
如何在對企業(yè)進(jìn)行信息化改造的時候避免這種"錦上添花"的尷尬?
首先,要明白專業(yè)眼光并不等于用戶需要。專業(yè)人士在長期的實踐中,總結(jié)出很多有價值的經(jīng)驗,他們知道如何能將事情做得更好,專業(yè)眼光更有參考價值,專業(yè)人士的話權(quán)重更高是必要的。但是這可能存在消極的一面,專業(yè)眼光總是與眾不同的,如果管理信息系統(tǒng)的主要使用者是那些"不專業(yè)"人士,那么基于"專業(yè)眼光"做出來的信息化產(chǎn)品就會與"不專業(yè)"人士產(chǎn)生錯位,提高了系統(tǒng)與使用者之間的磨合成本,這時候就管理信息系統(tǒng)像是一把結(jié)構(gòu)精巧,功能復(fù)雜的瑞士軍刀,而用戶其實只是需要一支牙簽而已。瑞士軍刀功能更好,而且以后很可能會用到其它功能,但是在此刻,軍刀真的很尷尬。
接著,要明白"用戶永遠(yuǎn)是對的"。普通的用戶可能會有很多極其沒有效率的習(xí)慣,也會有很多稀奇古怪,甚至頑固的想法,比如"這個按鈕為什么在這里,而不是在那里?"、"這里為什么是藍(lán)色,不是紅色?"、"這個聲音為什么是'嘀嘀嘀',不是'嘟嘟嘟'?"……面對這么多的疑問,只有一個概念是最重要的,要尊重最終用戶的使用習(xí)慣,他們才是信息化最前沿的人,他們永遠(yuǎn)是對的。在中國,經(jīng)常能聽到這樣一句話"寧可人等設(shè)備,也不能讓設(shè)備等人!",如果企業(yè)發(fā)現(xiàn)員工暫時還不能適應(yīng)規(guī)劃中的信息化高度時,一定要放緩信息化的腳本,先進(jìn)行人員培訓(xùn),哪怕在這個時候,信息化有很多"更優(yōu)"的功能或是方式可以運(yùn)用到企業(yè)中。
最后,信息化不是一蹴而就的,它是一個人員與機(jī)制共同發(fā)展的過程,也是一個相互適合的過程,今天看來還非常超前的功能,在明天也許就是落伍。這要求企業(yè)在信息化道路上隨時審視自己,審視對手,不但要破除"更優(yōu)"的迷局,還要做到"人無我有、人有我優(yōu)、人優(yōu)我變。"
競爭的巨大壓力迫使企業(yè)用各種辦法強(qiáng)化自身能力,精神高度緊張,即使在這時候,也要保持清醒,時常問一問自己,在信息化的道路上,我們所做的,是"雪中送炭"?還是"錦上添花"?
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