杭州OA實務:銷售退貨折讓流程

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當我們的產(chǎn)品遇到質(zhì)量問題，該如何處理呢?一般來說，現(xiàn)在有兩種處理方法。一是若質(zhì)量問題不嚴重的話，跟客戶協(xié)商，可以不退貨，只是在貨款上給予一定的折讓;二是問題嚴重的話，那只能允許客戶退貨，并根據(jù)實際情況，決定是返工呢還是放棄這張銷售定單。今天，我就給大家談談這個貨款折讓流程。

其實，貨款折讓在很多場合都會用到，如：

1、 當質(zhì)量發(fā)生問題時，一是跟客戶協(xié)商一致，直接在應收帳款上進行折讓。

2、 當有質(zhì)量瑕疵時，有時候可能只是一些外觀上的質(zhì)量瑕疵，如商標貼錯了等等。遇到這種瑕疵時，有可能會要求客戶自己安排人員進行返工。只是我們企業(yè)要支付一定的返工費用。這種情況，也可以通過貨款折讓作業(yè)處理。

3、 有時候，出于一些特殊的需要，還可以通過貨款折讓作業(yè)，來對應收帳款進行調(diào)整。

總之，貨款折讓在企業(yè)中應用的還是比較多的流程。不過，有些企業(yè)可能在杭州OA使用之前，對于貨款折讓作業(yè)管理比較松散，導致在利用系統(tǒng)管理貨款折讓作業(yè)的時候，有點力不從心。下面，我就結(jié)合我的一個客戶的案例，談談貨款折讓作業(yè)在杭州OA系統(tǒng)中運行的注意點。

第一步：業(yè)務員對客戶提出的貨款折讓請求進行審核。

當客戶遇到質(zhì)量問題時，他會跟企業(yè)的業(yè)務員進行協(xié)商處理的方法，看看到底是進行貨款折讓呢，還是退貨處理。因為企業(yè)的客戶覺得這筆貨時間比較急，若再退回去進行返工處理的話，可能會趕不上交期。而且，該批產(chǎn)品只是商標出現(xiàn)了問題，客戶企業(yè)可以自己進行返工處理。但是，必須向企業(yè)收取一定的返工費用。后來，企業(yè)客戶經(jīng)過核算，該筆產(chǎn)品總共價款為100萬，返工費用預計為1萬。企業(yè)的客戶就向企業(yè)提出了折讓1萬元貨款的折讓申請書。

企業(yè)收到這1萬元的貨款折讓書的時候，就要對該申請書進行審核。若企業(yè)同意的話，則就在系統(tǒng)里審核折讓申請書，并通知財務與客戶。

最佳應用：

1、在建立折讓申請書的時候，可以跟銷售定單關(guān)聯(lián)，也可以不進行關(guān)聯(lián)。是否要進行關(guān)聯(lián)，主要是根據(jù)企業(yè)的管理要求來定的。若企業(yè)對于應收帳款的管理要求比較嚴格，為了日后稽核的方便，則最好把折讓申請書跟銷售定單關(guān)聯(lián)起來。如此的話，在后面沖銷應收帳款的話(如果該張應收帳款還沒有付款的話)，就會直接沖減該張銷售定單對應的應收帳款，而不用用戶手工的去選擇，到底要沖銷哪一筆應收款項。若不進行關(guān)聯(lián)，則財務在操作的時候，就比較有靈活性，可以跟任何一筆應收帳款，只要應收帳款還沒有付款，就可以進行沖銷。但是，很明顯，如此做的話，對于以后的查詢與稽核會比較麻煩。而且，財務每次沖銷作業(yè)完成后，還需要特別的向業(yè)務員強調(diào)，沖銷了哪筆應收帳款。處理起來，就相對的麻煩一點。所以，我在系統(tǒng)實施的時候，還是建議用戶要跟具體的銷售定單，甚至是銷售定單中的行項目進行關(guān)聯(lián)。是否要進行關(guān)聯(lián)可以通過系統(tǒng)單據(jù)設置，進行強制的控制?？刂频募墑e有不予關(guān)聯(lián)、關(guān)聯(lián)警告、強制關(guān)聯(lián)等等，用戶可以根據(jù)自己的需要進行配置。

2、折讓申請書在建立的時候，會去判斷某個特定的銷售定單循環(huán)有否關(guān)閉。一般來說，銷售循環(huán)的話，要經(jīng)過如下環(huán)節(jié)，銷售定單-銷售出貨-銷售結(jié)帳-銷售付款。若某張銷售定單出貨了，或者產(chǎn)生了應收帳款，該張銷售定單的銷售循環(huán)還沒有關(guān)閉。只有到銷售定單對應的款項已經(jīng)付清的話，系統(tǒng)才會認為該筆銷售定單循環(huán)已經(jīng)結(jié)束了。企業(yè)用戶在系統(tǒng)里開立貨款折讓書、進行定單關(guān)聯(lián)的時候，系統(tǒng)會去判斷關(guān)聯(lián)的銷售定單(甚至是某個特定的行項目)，貨款是否已經(jīng)付清。若已經(jīng)付清了，則在單據(jù)審核的時候，系統(tǒng)會提醒用戶，該銷售定單已經(jīng)付清款項了，在沖銷應收帳款的時候，不能對應銷售定單關(guān)聯(lián)的應收帳款了。