文檔的智能化未來(lái)

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支持XML技術(shù)的文檔將變得更加聰明，它不僅讓企業(yè)的業(yè)務(wù)流程發(fā)生了改變，甚至有可能會(huì)徹底改變我們的工作方式。

盡管紙張被一直認(rèn)為是一種既陳舊又昂貴的信息載體，但是它依然在很多企業(yè)被廣泛地使用著。的確，記錄在紙張上的信息更有觸感，并且十分親切，而且在大多數(shù)情況下，這一直是企業(yè)與員工、合作伙伴和客戶進(jìn)行互動(dòng)的主要方式。然而，跟蹤、保存、重新加密數(shù)據(jù)以及搬運(yùn)等問(wèn)題無(wú)疑將耗費(fèi)企業(yè)的大筆資金。即便是那些電子文檔也基本上是靜態(tài)的。如果在企業(yè)需要的時(shí)候，所有的文檔都能活動(dòng)起來(lái)，那么將會(huì)對(duì)企業(yè)的效率帶來(lái)怎樣的改變呢？ 

如果電子文檔還無(wú)法為我們做所有工作，那么至少其中的一部分是可以完成的。所謂智能文檔或活動(dòng)文檔，就是一種動(dòng)態(tài)容器，它可以借助嵌入式可執(zhí)行代碼參與到商業(yè)流程之中。智能文檔主要使用XML語(yǔ)言，而XML則可以通過(guò)假定不可知的方式顯示數(shù)據(jù)類型，而且特別便于攜帶。這些文檔可以通過(guò)啟動(dòng)工作流的方式優(yōu)化流程，從后端數(shù)據(jù)庫(kù)移入、移出數(shù)據(jù)，并根據(jù)商業(yè)規(guī)則進(jìn)行自我更新。

支持者認(rèn)為，活動(dòng)文檔將會(huì)改變企業(yè)控制知識(shí)以及用戶與之交互的方式，從而全面地促進(jìn)工作，包括簡(jiǎn)化操作、加強(qiáng)協(xié)作以及改進(jìn)靈活性。然而，雖然有些企業(yè)可以通過(guò)智能文檔接口自動(dòng)化那些單一且昂貴的流程，例如保險(xiǎn)賠償金登記等，但是，重新設(shè)計(jì)流程、映射工作流程，以及定義XML模式時(shí)所需要進(jìn)行的前期工作卻有可能會(huì)是非常復(fù)雜的。

盡管分析人員表示，活動(dòng)文檔將成為動(dòng)態(tài)更新技術(shù)文檔和其他頻繁變動(dòng)記錄的重要組成部分。但是如今，對(duì)于這一概念的最大應(yīng)用卻是電子表格。目前這一市場(chǎng)的穩(wěn)定供應(yīng)商包括PureEdge Solutions、Verity和FileNet，另外Adobe和Microsoft也在這一領(lǐng)域中試水。
Adobe Intelligent Document Platform采用的是一種面向服務(wù)的體系架構(gòu)，它包括格式開(kāi)發(fā)和工作流元件，以及Adobe Reader和PDF。 與此同時(shí)，Microsoft公司也提供了廣泛的支持，將XML和Web服務(wù)融入到Office 2003套件之中，并提供InfoPath軟件，這是一種用于電子表格開(kāi)發(fā)和路由的產(chǎn)品。

“數(shù)據(jù)調(diào)用程序和流程邏輯讓智能格式能夠從后端應(yīng)用收集數(shù)據(jù)，并且將其傳送回去。”Gartner公司的分析師Toby Bell說(shuō)，“更為重要的是，智能格式明白自己應(yīng)該去哪里，以及該做些什么?！?

為內(nèi)部客戶服務(wù)

下面的兩個(gè)案例都使用了基于電子表格的智能文檔技術(shù)，從而使得企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程得以優(yōu)化。
Bright Horizons Family Solutions是一家雇主擔(dān)保式兒童看護(hù)與早期教育服務(wù)的提供商。在利用電子表格對(duì)員工身份變更流程進(jìn)行自動(dòng)化的過(guò)程中，他們找到了應(yīng)用活動(dòng)文檔的突破口。

該公司主管IT的副總裁Tim Young說(shuō)，在管理的過(guò)程中我們發(fā)現(xiàn)，基于紙張的員工變更過(guò)程非常耗時(shí)，而且容易出錯(cuò)。于是，該公司正在通過(guò)Adobe Intelligent Document Platform對(duì)員工的福利和薪酬計(jì)算流程進(jìn)行自動(dòng)化，并計(jì)劃對(duì)時(shí)間表和資本支出表格進(jìn)行同樣的操作。

Bright Horizons公司已經(jīng)通過(guò)預(yù)留表格域的方式節(jié)省了不少成本。該公司的做法是: 員工登錄該公司的內(nèi)部網(wǎng)時(shí)，系統(tǒng)將從SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)中提取數(shù)據(jù)，從而通過(guò)下拉式菜單提供指導(dǎo)性的幫助，并使用商業(yè)智能增強(qiáng)域的填充方式。表格完成后將被轉(zhuǎn)換成PDF文檔，并通過(guò)Adobe的工作流服務(wù)器自動(dòng)路由至相應(yīng)的管理者手中，然后再進(jìn)入公司的薪酬系統(tǒng)。

Grants.gov是一個(gè)門戶網(wǎng)站，在這里人們可以確定由26家美國(guó)聯(lián)邦機(jī)構(gòu)提供的補(bǔ)助金申請(qǐng)機(jī)會(huì)，并在網(wǎng)上申請(qǐng)，還可以使用PureEdge Solutions公司的軟件。

Grants.gov的項(xiàng)目經(jīng)理Rebecca Spitzgo說(shuō)，作為授權(quán)機(jī)構(gòu)和申請(qǐng)人之間的中間人，美國(guó)衛(wèi)生及公共服務(wù)部必須為雙方提供系統(tǒng)的技術(shù)支持。為了查看和完成表格，用戶可以運(yùn)行一個(gè)可下載的客戶機(jī)。Grants.gov使用PureEdge在數(shù)據(jù)域中建立編輯格式，以確保表格第一次就可以正確填寫，并進(jìn)行相關(guān)的計(jì)算。在用戶完成表格后，點(diǎn)擊一個(gè)按鈕即可提交表格。

然后，Grants.gov將收到的表格轉(zhuǎn)換成PDF格式，生成XML格式化數(shù)據(jù)文件，并把這兩份文件發(fā)送到相應(yīng)機(jī)構(gòu)。Spitzgo說(shuō)，雖然Grants.gov并未規(guī)定這些機(jī)構(gòu)如何處理XML數(shù)據(jù)，但是大多數(shù)的機(jī)構(gòu)都用它來(lái)避免對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行重新加密。

烙上XML的印記

對(duì)于智能文檔來(lái)說(shuō)，電子表格僅僅是應(yīng)用的一個(gè)方面，XML的觸角將會(huì)伸展到更廣闊的領(lǐng)域。如今，XML已經(jīng)成為生成智能文檔的主要啟動(dòng)器。它可以幫助定義文檔元素，例如分頁(yè)等，使內(nèi)容可以與提綱分開(kāi)，并允許它在需要時(shí)重新使用和定位。

IDC公司的分析師Joshua Duhl說(shuō)，智能文檔通常使用Web服務(wù)結(jié)構(gòu)來(lái)調(diào)用和接收數(shù)據(jù)值。諸如會(huì)計(jì)、庫(kù)存和內(nèi)容管理數(shù)據(jù)庫(kù)之類的Web服務(wù)越來(lái)越多地圍繞在重要的企業(yè)系統(tǒng)周圍。而對(duì)于供應(yīng)鏈等頻繁更新的應(yīng)用來(lái)說(shuō)，活動(dòng)文檔是非常需要的。

在Verity公司的LiquidOffice電子表格軟件的試點(diǎn)項(xiàng)目中，美國(guó)北達(dá)科他州表示將使用XML來(lái)進(jìn)行表格的確認(rèn)和計(jì)算，并且將用戶的數(shù)據(jù)預(yù)先填寫在各種表格之中。

“XML幫我們免去了數(shù)據(jù)的輸入和重寫?！敝菡?a href="http://m.52tianma.cn/crm/" target="_blank">CRM企業(yè)EDMS（電子文檔管理系統(tǒng)）協(xié)調(diào)人Bill Roach說(shuō)，“有了XML信息后，我們可以自動(dòng)將其打包，并發(fā)送至后端應(yīng)用。我們可以用它生成圖像或PDF文件，或者以其原始的格式保存它，并直接放入記錄保持系統(tǒng)?！?

Sound Transit公司的項(xiàng)目分析師John Gartrell希望Microsoft InfoPath和Office 2003套件中豐富的XML功能能夠輕松地與ERP等后端系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。使用InfoPath，地區(qū)運(yùn)輸系統(tǒng)將原來(lái)使用紙張一個(gè)月才能完成的薪酬計(jì)算流程減少到4～8個(gè)小時(shí)。Gartrell說(shuō)，到目前為止，Sound Transit公司還沒(méi)有使用XML，但是他們正在把InfoPath與其SQL Server 2000數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行集成，并由InfoPath來(lái)處理所有的XML。

Duhl說(shuō)，隨著活動(dòng)文檔在企業(yè)中作用的不斷加大，他們必須更好地支持諸如數(shù)字簽名之類的新功能。由于管理服從要求的緣故，例如Sarbanes-Oxley法案中的要求，廠商們還必須確信，電子文檔能夠像在紙張上一樣能夠被人們正確地理解。Duhl說(shuō)，PDF在這一領(lǐng)域的表現(xiàn)最為出色。與此同時(shí)，各企業(yè)還必須解決數(shù)量眾多的基礎(chǔ)設(shè)施和流程問(wèn)題，以充分挖掘出活動(dòng)文檔的優(yōu)勢(shì)。

“雖然活動(dòng)文檔是一種偉大的想法和接口，但是即使是在表格層面，它們也將會(huì)對(duì)商業(yè)流程產(chǎn)生根本的影響。”Duhl說(shuō)，“它遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了技術(shù)的范疇，而且會(huì)直接影響到人們的工作方式。” 

來(lái)源：CCW