電子文檔管理系統(tǒng)涉及的15個問題

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1、知識管理項目發(fā)起人是否真正了解知識管理是什么，他們想通過知識管理達(dá)成何種目標(biāo)？

一般的知識管理項目發(fā)起方都是企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)，他們對知識管理的了解和預(yù)期是知識管理推動的重要動力。

2、企業(yè)的中層是否理解知識管理對于其負(fù)責(zé)部門的價值和他們需要付出的努力？

從國內(nèi)知識管理實踐來看，知識管理無法推行的一個重要原因是中層的不理解、不支持、不參與，其背后是對知識管理理解和價值認(rèn)識的欠缺。

3、知識型員工是否理解知識管理是什么、對其工作的價值是什么，以及他們需要如何參與？

許多知識管理項目實施中，大部分都是在員工不了解知識管理的時候開始，如果不知道知識管理是什么、有什么價值、如何做，誰都不會參與。

4、知識管理項目是否有人負(fù)責(zé)？

企業(yè)知識管理實施是一項系統(tǒng)工程，涉及到戰(zhàn)略、流程、文化、技術(shù)等多個方面，必須有專人負(fù)責(zé)，而且最好是一個團(tuán)隊。

5、知識管理項目的負(fù)責(zé)團(tuán)隊是否具備知識管理的相關(guān)知識和技能？

即便有人負(fù)責(zé)，但如果知識管理的負(fù)責(zé)團(tuán)隊本身不具備推動知識管理的理念、方法和技能，項目亦無法推動。

6、是否了解企業(yè)存量知識的數(shù)量、質(zhì)量、形態(tài)和可用性？

任何企業(yè)都會積累大量的知識內(nèi)容，是否清晰的了解存量知識的數(shù)量、質(zhì)量，狀態(tài)是顯性存在還是隱性存在，是否可以重用與復(fù)用是知識管理推動的前提。

7、是否明確誰應(yīng)該共享何種類型的知識內(nèi)容？

做知識管理時，我們都鼓勵、倡導(dǎo)知識共享，但如果不能明確共享的責(zé)任人、共享的內(nèi)容，則這樣的鼓勵和倡導(dǎo)無法執(zhí)行，即便產(chǎn)生出知識內(nèi)容也無法重用復(fù)用。

8、是否有知識內(nèi)容就會有人用、就有價值？

1.0時代的知識管理假設(shè)是“信息和知識的短缺”，所以分門別類的保存內(nèi)容后“自然”會有價值。但在信息和知識爆炸的情況下，形式已經(jīng)變化了：即便有內(nèi)容，也不一定有人用，也不一定有價值。

9、是否知道知識管理需要什么樣的系統(tǒng)和工具？

現(xiàn)狀是，大部分知識管理系統(tǒng)都是在沒厘清需求的時候就購買的，需求不清楚的情況下，所有的系統(tǒng)都不可能滿足你的需求。

10、知識管理系統(tǒng)使用是否需要培訓(xùn)、是否足夠傻瓜、是否符合用戶習(xí)慣？

如果一套知識管理系統(tǒng)還需要培訓(xùn)員工才會使用，基本上可以預(yù)見這個系統(tǒng)的效果?；ヂ?lián)網(wǎng)的使用習(xí)慣和不長進(jìn)的軟件系統(tǒng)之間有一個“巨大的鴻溝”，用戶用鼠標(biāo)投票來拋棄難用的知識管理系統(tǒng)。

11、知識管理系統(tǒng)功能是否足夠完善？

由于購買系統(tǒng)的時候不知道知識管理是什么，所以提不出需求。當(dāng)系統(tǒng)上線后才發(fā)現(xiàn)大部分所謂的知識管理軟件功能上有許多問題，無法支撐KM管理和運營的需求。

12、知識管理系統(tǒng)是否能提供多樣化、服務(wù)于管理運營的報表？

知識管理的運營需要基于各類報表來評估現(xiàn)狀、問題和趨勢，這就需要知識管理系統(tǒng)能夠提供多樣化的報表來支撐知識管理運營人員的判斷和決策。

13、知識管理運營中是否有科學(xué)、系統(tǒng)的規(guī)范和制度？

知識管理的運營需要制度和規(guī)范，而科學(xué)、系統(tǒng)的規(guī)范和制度來自對知識管理活動和行為的分析，來自于對知識管理目標(biāo)的細(xì)化和測量。

14、知識管理是否有階段化的目標(biāo)？

在知識管理實施的不同階段，其目標(biāo)亦不相同，是否有知識管理實施的不同階段劃分及各個階段的明確目標(biāo)。

15、知識管理是否有推廣、運營的策略和方法？

知識管理關(guān)鍵在于持續(xù)的運營，需要堅持不懈的推廣。而持續(xù)的推廣、運營需要明確的策略、相應(yīng)人員掌握知識管理推廣、運營的方法和技能。