善用時間 是成功與否的關鍵

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一個成功的人，善用他的時間，是最大成功因素之一。企業(yè)發(fā)展到今天，一個業(yè)務主持者，時間不夠用，往往是普遍的現(xiàn)象，既然誰也無法獲得比別人更多的時間，那么，唯一的辦法是如何計劃充分利用你的時間。
（一）充分利用時間
如果想要成功的配時間，你可以使用估計、分配與控制等方法，你還可以種用排定事件先后次序、工作時間表以及分配任務等方式，來在達到目的。
只要低開始將所有的活動按部就班的作成記錄時，工作效率自然就侍增高，介這必須在做完一伯事后，就盡快的記錄下來，而且，即使是小事，也不容忽略。
（二）排定處理順序
“對于各種不同的事，是否分配了恰當?shù)臅r間去做？”“是否將有限的，幾小時利用得有效？”要將這些問題放在咫思索，仔細地分析所有的活動，然后，就必須決定何事應先處理。有許多人都從公文堆最上面的一件開始做，結果很可能使堆在下面的舊公文“越陳越香“了。很多事，就是如被擱置以致成了無法解決的問題。
要避免這種錯誤，只有在每天晚上或早晨，坐在辦公桌前先看看那些堆在案上東西，花點時間瀏覽一番，并且歸類，分成數(shù)堆，再分別緩急依次排好，這樣，“陳年老酒”就可絕跡了。
（三）分派工作
當你應用這原則去處理事情時，一定會發(fā)覺有些已拖延了好幾天，甚至好幾個星期。如此一來，你就該去查明產生這種拖延現(xiàn)象的原因，相信你經常會發(fā)現(xiàn)有些職員，拿了薪水卻沒做他份內的事。你是老板，那么就完全看你怎樣防止這類事重演了。通常這種情況下，是應該實施企業(yè)管理上的分層負責制度。有人使用下列的方法來改進：
（1）決定那些事由秘書處理；
（2）將一些工作分配給助手做；
（3）然后看看其余的，再次決定那些仍可由秘書或助理“分憂”，此外，就該自己身下廚了。
（四）分配時間
當你注意今天的每一件工作時，就必須決定該花多少時間在這上面，我們把這稱為“分配時間”。一大早，口述和筆錄大約要30分鐘，接下來30分鐘就該和老板討論了，也許你還得要15分鐘的時間去應付求職者。如果你九點上班，現(xiàn)在已經十點四十五分了。午餐前，也許要和采購部門接角，而且說不定還得趕到市區(qū)去加扶輪襯的取會哩！這就是“時間分配”。它的秘訣是要確定你眼前的工作，到底要用多少時間，那也中只有“經驗”這位先生才能幫忙了。只要這樣做，你將會很快的發(fā)現(xiàn)不必要的瑣事，都已分配給屬下操心去了，再不會溜到你工作表上，這可替你濞掉不少的麻煩。
有一位身任數(shù)家商業(yè)雜志社的總編輯，要求屬下把信件都送到他辦公室里，他必須拆信、看信，再把信件分成若干堆，決定分給屬下那位編輯處理，接著親自送到每人桌上。整個過程平均就了一個鐘頭，于是，他每天加班，要不然就帶著“家庭作業(yè)”下班，才有辦法把工作完成。除此以外，更壞的是他的編輯人員，不得不等他送信來，是整個編輯部門成天都是口述作業(yè)。這位總編輯之所以會這樣，就是他想知道下究竟是在做什么事。但終于，他覺悟到自己只是在虛耜時間。以后，他的編輯開始直收信，并做成新聞或新動態(tài)的摘要呈給他了，事實證明以往他一直浪費了大半的時間，因為幾乎有3＼4的信件是向廢紙簍報到的。
（五）排定時間表
某大石油公司的一個訓練主管，為推銷員設計了一個預估工業(yè)產品推銷方法，他給每人一張表格，并建議他們在每周開始前將它填好。填表只要半個鐘頭，但在填完后每個人都找出訪問客戶的最佳途徑，而且每個停留點上所該做的事，也都記在上面，再不會被遺忘掉了。把事情依其重要性列成表，從最重要的開始做，完成后，核對一下，再從表中冊掉它。何時開始做記錄表并不重要，重要的是你心中必須經常有時間表的觀念。
這類表的說要作用是，你一次只能做一件事，如果一民兩用，做東做酌，那你就已經消著落處理眼前事的能力。
（六）應付意外事件
火車、飛機、公共汽車、輪船等依時間表運行，但依然會有意外事件，同樣的情形也可能發(fā)生在你身上，所以，為意外事件留時間，是很明智。某百貨公司的經理，早計劃在星期一舉行大減價，而很不巧的，星期日恰好是該公司一年一度的員工野餐活動。當天艷陽高照，是個很難得的好日子，結果星期一早晨，1＼4的職員因陽光炙傷而請假，籌備已久的大減價就因而流產了。這就是末預留意處理外事件的時間的一個例子。
聰明人有三個預防此類事件發(fā)生的方法：第一每件計劃都留有多余的預備時間。第二、努力使自己在不留余地，又飽受干擾的情況下，完成預計的工作。這并非不可能，事實上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第三、另準備一套應變計劃。
假使你為每件工作立下時間限制，你將發(fā)現(xiàn)，有三件事已民做成功了：
（1） 迫使自己在規(guī)定時間內完成工作。
（2）對你自己能力有了信心。
（3）你已仔細分析過將做的事了，而把它們分解成若干意境單元，是正確迅速完成它們的必要步驟。
一旦擬定了目標，計劃好時間表，剩下的關鍵就是快動手去做了。
（七）贏取時間的辦法
1. 把該伏特的事，依重要性撫所排列，這件工作，你可以在周末，前一天晚上就安排妥當。套名俗話說：“豫則立、不豫則壞”凡事要把握先機。
2.每天早晨比規(guī)定時間早十五分鐘或半個小時開始工作，這樣，你非但立下好榜樣，而且有時間在全天工作正式開始前，好好計劃一下。
3.開媽做一件工作前，應先準備好，把所有需要的資料、報告放在桌上，這樣將免得你為尋找遺忘東西浪費時間。
4.利用電話、電報、信件和像口述機一類的裝備，以節(jié)省時間。
5. 購買各種書籍、手冊，及錄求 客人問的服務，盡可能吸收及準備知識，這樣可增進你處事能力，減少時間浪費。
6. 把最困難的事擱在工作效率最高的時候做，例行公事，應在精神較差的時候處理。
7.
養(yǎng)成將構想、概念、賃據及資料，存放在檔案里的習慣，在會議、討論或重要談話之后，立即錄下午點，這樣，雖事過境遷，但仍會記憶猶新，因為沒有比忘記履行諾言更的事了。

8. 訓練速讀：想想看，如果你的閱讀速度增快2－3倍，那么行事效率該有多高？這并不難做到，書店及外界都有增進你這些能力的指導訓練書籍。
9. 讓閑聊浪旨你的時間，對于那些上班時間找你東拉西扯的人知道，你很愿意和他們談天，但卻應在下班以后。
10.利用空閑時間：它們應被用來處理例行工作的，假如那位訪問者失約了，也不要呆坐在那里等下一位，你可以順手找些工作來做。
11.充分發(fā)揮你手提箱的功用：把文件有條不紊的排好，
知道哪些東西在哪個位置上，這樣諒可避免費是去找東西，更不會再有與人洽談時，翻箱倒柜的事。
12. 瑣事纏身時：務必果斷地擺脫它們。盡快地把事做完，以便專心一致地處理較特殊或富創(chuàng)造性的工作?？谑鰰r，只述重點，其余就讓秘書或助手來替你做，只要使他們知道你期待他們要做什么事就可以了。
13. 管制你的電話：電話雖然不可缺少，但如果完全被你太太或朋友占用了，那這工具豈非像一個被埋沒掉的天才？還有，在拿起電話前，先準備好每件要用的東西，如紙、筆、姓名、號碼及預定話題、資料等。
14. 該做的事都放在桌上，以免遺漏。
15. 晚上看報：除了業(yè)務上的需要外，盡可能在晚上看報，而將一日之計的寶貴光陰，用在讀信、看文件或思考業(yè)務狀況上，這樣將可使你每天工作更加順利。
16. 開會時間最好選擇在午餐或下班以前，這樣你將分發(fā)現(xiàn)這段時間，每個人都會很快地做成決定。
17. 當你遇到一個健談的人來訪，最好站著接待他，奇怪嗎？這樣他就會打開窗子說亮話，很快就道出來意了。
18. 將相關的工作列在一起，舉例說，你應口述數(shù)小時，或該與屬下連串的討論，如此會使你較有概念。
19. 休息片刻，來杯咖啡、茶、冷欽，甚至只要在窗前伸個懶腰，就中夠使你精神抖擻了。
20. 沉思：每天花片刻時間思索一下你的工作，可尋求出各種增進工作方法及滿意的靈感，受益匪淺。

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