如何預防工作任務管理軟件客戶信息數(shù)據(jù)出錯？

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工作任務管理軟件客戶關(guān)系管理出現(xiàn)以后，不久就成為了炙手可熱的客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，享盡了各個中小企業(yè)的擁戴和追捧。但是并不是每個工作任務管理軟件品牌都做得那么響亮的，在工作任務管理軟件市場中不乏失敗，甚至肝腦涂地的工作任務管理系統(tǒng)。原因何在？很多失敗的工作任務管理系統(tǒng)都是由于企業(yè)在實施過程中傾注過多的精力在流程上而忽略了最后重要的客戶信息數(shù)據(jù)的質(zhì)量問題，事實上，客戶信息的精確性才是工作任務管理軟件的靈魂，成敗也就在這上面。那么應當如何才能減少數(shù)據(jù)的出錯頻率，提高工作任務管理軟件的成功實施幾率呢？

其實，在工作任務管理軟件中數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題的原因不外乎：輸入出錯，錄入重復，記錄不連貫這幾方面。在工作任務管理軟件的數(shù)據(jù)質(zhì)量出現(xiàn)問題以后，這些數(shù)據(jù)會使得公司在需要的時候接觸不到客戶，導致客戶的流失，公司的誠信出現(xiàn)問題。更進一步，可能因為這些錯誤的數(shù)據(jù)使得賬單沒辦法支付，同時不準確的訂單信息或者客戶參數(shù)可能因為操作返回和賬單修正而導致額外的成本，同時，在這個過程中可能會激怒客戶。除了之外，也可能破壞一個企業(yè)工作任務管理系統(tǒng)的戰(zhàn)略價值，沒有正確的數(shù)據(jù)，企業(yè)無法對“誰是他們的客戶”、“客戶的行為是怎樣的”有一個清晰的描述。所以，必須要采取適當?shù)念A防措施。

首先，建立系統(tǒng)“過濾器”，以便錄入的員工隨時可以從菜單中選擇預設操作，例如從以字母排序的列表中選擇一個地名的縮寫詞，要好過每次都鍵入它，這樣可以避免很多拼寫錯誤。

其次，要求員工在改變一些數(shù)據(jù)類型之前，例如一個賬單的地址或服務參數(shù)選擇，必須得到客戶或者指定的權(quán)威部門的批準，這樣可以統(tǒng)一操作標準。

第三，設置系統(tǒng)在每次錄入新的客戶記錄時進行對比檢查，每一條新的客戶記錄錄入時，系統(tǒng)可以搜索相似的記錄并且詢問新記錄是否與已有的客戶匹配，這樣可以防止重復錄入。

第四，用一致的、有針對性的默認值來處理例外情況，例如“不可用”，以便丟失的信息能夠被系統(tǒng)地評價和糾正。

最后，一個能正確地刻畫客戶特征的系統(tǒng)對于公司的業(yè)務是相當重要的，一個工作任務管理系統(tǒng)允許銷售人員或者呼叫中心代表來記錄復雜關(guān)系和任務，要好過強迫他們從不準確的和過于簡單的類別中選擇。

“人非圣賢孰能無過”完全排除數(shù)據(jù)出錯是不可能的，盡管不能杜絕但是預防是有幫助的，企業(yè)需要的就是有一個規(guī)則的程序來校正錯誤的數(shù)據(jù)，所有的數(shù)據(jù)必須定時檢查錯誤和重復，以便采取修正措施，幫助企業(yè)再創(chuàng)高峰。