淺談OA、協同管理軟件和

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自從流程管理軟件這一概念流行起來，國內很多OA廠商、協同管理軟件廠商趕緊的把這一華麗外衣披上，聲稱自己提供的產品就是流程管理軟件。筆者將在本文中對三者之間的核心區(qū)別進行粗淺的闡述，希望能夠引來真正的專家給予確定的定義，也給企業(yè)選擇信息化軟件時提供相應的依據。

OA，即辦公自動化，是Office Automation的簡寫，是現代利用電腦進行全自動的辦公，目的是提高效率，最先在國內流行的時候喜歡打"無紙化辦公"這張牌，將企業(yè)或者政府的收發(fā)文、檔案管理、物品管理、文檔管理、車輛管理、后勤管理、簡單的人事管理等等諸如此類的業(yè)務用計算機完成，充分解決了因企業(yè)中存在的層級結構使得傳統的辦文程序的問題：從文件起草、審閱、會簽、簽發(fā)、下發(fā)到歸檔、借閱等各個環(huán)節(jié)，復雜，流轉時間長，最終導致辦公效率低。這一點在目前很多與政府打交道的事情中仍然大量的存在。

協同管理概念的出現，其實分為了兩個階段。第一個階段是協同OA，即通過互聯網，讓企業(yè)、政府能夠自行靈活定義符合自身需求的管理工作流程、知識目錄架構、信息門戶框架，以更便捷、更簡單、更靈活、更開放的滿足日常辦公需求。在協同OA的基礎上，以增強型的工作流為引擎、融合知識管理套件、并加入更廣泛的日常業(yè)務工作管理包括客戶資源的管理等，這就到達了第二個階段——協同管理軟件。通過流程，實現信息的協同、業(yè)務的協同和資源的協同，方便企業(yè)的管理。其實這個概念很寬泛，因為erp系統也提到要實現物流、資金流、人力和信息流的協同。協同管理更應該是一種思想，而不是一套軟件。體現了協同管理思想的軟件應該能夠做到以下幾點：信息網狀思想（讓企業(yè)相關聯的信息能夠通過要素關聯起來，方便追蹤）；業(yè)務關聯思想（軟件要體現業(yè)務部門之間的關系）；隨需應變思想（軟件中體現的信息網和業(yè)務關聯可以隨時因為某個業(yè)務或者某個目標進行改變，結成新的網絡和關聯）。

流程管理軟件其實是協同管理的更高要求。協同管理的最后一點提到了隨需而變。如果軟件在實現能夠隨需而變的基礎上，做到對于"需"如何產生，"變"的效果如何衡量的支持，就可以說達到了流程管理軟件的高度。流程管理軟件全稱Business Process Management，即業(yè)務流程管理，是一套達成企業(yè)各種業(yè)務環(huán)節(jié)整合的全面管理模式。其起源于90年代美國管理專家業(yè)務流程重組（BPR）的思想。

"重組"兩個字讓人感覺是翻天覆地的變化，被很多企業(yè)所質疑；人們更多的接受"優(yōu)化"，這也就是流程管理軟件系統的核心。流程管理軟件軟件的第一步是實現企業(yè)現有的流程。企業(yè)關于流程的制定和規(guī)范包括多個文檔，例如業(yè)務運作流程、作業(yè)指引、崗位說明書、人力資源管理體系等等，如何把這一系列信息有序的組織并體現于系統，是流程管理軟件軟件的面臨的第一項挑戰(zhàn)。在流程管理軟件系統的實施過程中，軟件提供商往往要花費大量時間與使用者進行溝通確認，最終實現。好的流程管理軟件的第二步是能夠對流程運行效率進行有效的分析，讓企業(yè)找到"需"在哪里，"變"的依據。這種分析包括但不限于以下幾個方面：活動（是否過于復雜，存在精簡的可能性）；活動實現形式（是否能用更有效率的工具來實現活動）；活動的邏輯關系（各環(huán)節(jié)的先后關系可否作調整以達到改進目標）；活動的承擔者（是否可以通過改變活動的承擔者來使流程更有效率）。有了明確的分析報告，流程管理軟件軟件應該提供的第三個功能就是靈活的改變現有的流程，不需要花費企業(yè)過多的人力和物力，或者可以在正式變動之前提供變動效果的模擬分析報告，以便企業(yè)的決策者能夠做出正確的判斷。

所以，使用者不要輕易被軟件提供商拋出的概念所迷惑，是否是真正的流程管理軟件軟件還得看這三項功能是否能夠完整的實現。