專業(yè)的資料管理系統(tǒng)軟件有哪些優(yōu)點(diǎn)

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 　　隨著時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)被檔案電子數(shù)字化管理模式所取代。檔案數(shù)字化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求，也是檔案管理專業(yè)的發(fā)展方向。大多數(shù)檔案管理人員已經(jīng)熟練地應(yīng)用各種辦公程序來(lái)進(jìn)行檔案的信息處理。然而，單個(gè)程序很難滿足所有的文件管理工作，因?yàn)槊總€(gè)文件管理器 的操作方式和對(duì)程序的熟悉程度不同，很容易造成同一個(gè)文件信息因格式不同而不同、文字等方面的細(xì)微差別，不能被上下級(jí)檔案管理部門(mén)完全接受和認(rèn)可，會(huì)大大降低檔案?jìng)鬟f和接收的效率，甚至導(dǎo)致無(wú)法歸檔等諸多問(wèn)題。

　　一、資料管理系統(tǒng)有什么優(yōu)勢(shì)

　　1、實(shí)用性

　　企業(yè)實(shí)施資料管理系統(tǒng)信息管理系統(tǒng)的本質(zhì)是提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)效益最大化。這些特征能夠反映信息管理系統(tǒng)的本質(zhì)。數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的目的是分析企業(yè)現(xiàn)有的人力、物力、財(cái)務(wù)等資源全面管理優(yōu)化，數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)協(xié)調(diào)管理各部門(mén)，以市場(chǎng)需求為導(dǎo)向開(kāi)展企業(yè)一切營(yíng)銷活動(dòng)，幫助企業(yè)提高核心競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)效益最大化。

　　2、集成性

　　數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的最大特點(diǎn)是將整個(gè)企業(yè)信息系統(tǒng)集成在一起，比傳統(tǒng)的單個(gè)系統(tǒng)功能更強(qiáng)。

　　3、彈性

　　靈活運(yùn)用模塊化設(shè)計(jì)，使系統(tǒng)本身能夠得到企業(yè)需要的新模塊的支持和集成，提高企業(yè)的適應(yīng)性。

　　4、數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)

　　將原本分散在企業(yè)各個(gè)角落的數(shù)據(jù)整合在一起，使數(shù)據(jù)保持一致，提高其準(zhǔn)確性。

　　二、專業(yè)的資料管理系統(tǒng)軟件有哪些優(yōu)點(diǎn)

　　1、提高工作效率

　　文件管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐漸取代了傳統(tǒng)的單一文件歸檔方式，不再需要像以前那樣過(guò)多地編輯文件的條目和內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下，一步步地歸檔文件、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的檔案信息，可以直接在系統(tǒng)中修改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省時(shí)間和資源:如果發(fā)現(xiàn)缺失的文件信息，可以直接插入補(bǔ)充，簡(jiǎn)單易行，免去了不熟悉其他辦公軟件帶來(lái)的錯(cuò)誤用戶還可以隨時(shí)隨地查閱文件資料，直接按關(guān)鍵字搜索，不用費(fèi)時(shí)間去尋找，大大提高了工作效率。

　　2、可以更好地開(kāi)發(fā)文件內(nèi)容信息

　　一般辦公軟件的應(yīng)用只能實(shí)現(xiàn)單個(gè)文件的編輯，還需要附上文件的掃描件，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)資源。檔案管理系統(tǒng)軟件可以在編輯完檔案的基本信息后，添加檔案的掃描電子圖片，這樣通過(guò)打開(kāi)目錄文件，可以同時(shí)采集檔案的電子圖片，方便檔案管理人員查閱和上報(bào)。

　　3、更好的實(shí)現(xiàn)文件安全功能

　　一般辦公軟件只能設(shè)置簡(jiǎn)單的密碼，非常容易造成泄密，而文件管理系統(tǒng)軟件可以通過(guò)設(shè)置權(quán)限進(jìn)行管理、督察員的角色是分工的，人事 可以設(shè)置用戶的訪問(wèn)權(quán)限，以保持機(jī)密性。當(dāng)文件搜索器搜索文件時(shí)，系統(tǒng)可以自行記錄，形成查詢?nèi)罩?，并傳輸?shù)據(jù)、用戶訪問(wèn)、內(nèi)容打印等操作設(shè)計(jì)安全，確保文件使用安全。文件管理系統(tǒng)軟件還配有電子鎖，可以上鎖、機(jī)分離，即使別人打開(kāi)文件管理器 的電腦，他們可以不要打開(kāi)文件管理系統(tǒng)軟件。

　　三、資料管理系統(tǒng)軟件的功能

　　1、收文登記

　　收到正式文件后，文書(shū)人員將文件信息輸入系統(tǒng)，然后他們可以打印：收據(jù)序列號(hào)，如收據(jù)登記簿和收據(jù)標(biāo)記承包商的票據(jù)，由系統(tǒng)自動(dòng)生成，并打印在收據(jù)登記簿的右下角，收據(jù)上注明承包商 的注釋形成搜索，便于掌握文檔的去向;輸入的信息和數(shù)據(jù)可以提交到軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中保存，方便以后查詢和錄入檔案時(shí)檢索:如果收據(jù)登記簿或標(biāo)記信紙不慎損壞或丟失，可從系統(tǒng)中調(diào)出相應(yīng)數(shù)據(jù)進(jìn)行補(bǔ)充打印。

　　2、發(fā)文登記

　　每個(gè)部門(mén)可以有一個(gè)總數(shù)或多個(gè)數(shù)字;軟件系統(tǒng)可以根據(jù)年份自動(dòng)給文件編號(hào)。過(guò)賬登記后，可以打印過(guò)賬登記簿，可以自動(dòng)連接上次結(jié)束的行數(shù)或指定打印的起始行數(shù)，也可以批量打印。注冊(cè)時(shí)，可以從備選項(xiàng)中選擇內(nèi)容。

　　3、組建檔卷

　　根據(jù)本單位的具體工作職能，可以選擇合適的文件分類方案。

　　在集成環(huán)境中，企業(yè)內(nèi)部生成的信息將通過(guò)系統(tǒng)在企業(yè)的任何地方可用和應(yīng)用。簡(jiǎn)而言之，信息管理系統(tǒng)提供了跨區(qū)域、跨部門(mén)甚至跨企業(yè)實(shí)時(shí)集成和分析信息的企業(yè)管理應(yīng)用程序。它可以幫助企業(yè)在優(yōu)化配置企業(yè)資源的基礎(chǔ)上，整合日常管理需求和包括財(cái)務(wù)管理在內(nèi)的所有運(yùn)營(yíng)、進(jìn)銷存管理、生產(chǎn)計(jì)劃及管理、物料管理、銷售和配送等主要功能模塊，以達(dá)到提高目標(biāo)運(yùn)營(yíng)效率的效果。