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檔案管理系統(tǒng)的軟件功能是什么

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 　   對(duì)于任何組織，比如政府機(jī)構(gòu)，對(duì)于企業(yè)機(jī)構(gòu)或非政府組織來說，其專有知識(shí)是其存在的基礎(chǔ)和依據(jù)。同時(shí)，在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)中，知識(shí)和技術(shù)已經(jīng)成為生產(chǎn)力和經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的驅(qū)動(dòng)力。知識(shí)的生產(chǎn)和發(fā)展已成為創(chuàng)造財(cái)富的主要部分，它不僅指促進(jìn)知識(shí)的前沿發(fā)展，還包括在所有知識(shí)活動(dòng)中對(duì)各類知識(shí)的有效利用和開發(fā)。

　　對(duì)于知識(shí)管理來說，首先要了解和理解，然后盡可能廣泛地獲取各種知識(shí)，以便相互學(xué)習(xí) 取長(zhǎng)補(bǔ)短的優(yōu)勢(shì)、學(xué)有所用。

　　一、檔案管理系統(tǒng)的軟件功能是什么

　　1、檔案收集

　　批量導(dǎo)入兼容，輕松支持兩種采集方式電子文件和電子文件：在線接收直連業(yè)務(wù)系統(tǒng);離線接收，多文件格式批量導(dǎo)入;符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。

　　2、文件排列

　　支持多種分類，根據(jù)業(yè)務(wù)需求更有序地建立數(shù)據(jù)庫(kù)，按照所有案例的歸屬、分類號(hào)、文件按存儲(chǔ)單元序號(hào)等規(guī)則排列，使電子文件更加有序。

　　3、文件保存

　　多格式、多模式更可靠，支持存儲(chǔ)格式轉(zhuǎn)換;可通過遷移、仿真、包裝和長(zhǎng)期儲(chǔ)存的其他幫助;支持多模式電子文件備份;定期鑒定、銷毀自動(dòng)提醒;可以快速生成用于移交電子文件的信息包。

　　二、專業(yè)的文件管理系統(tǒng)軟件有很多優(yōu)點(diǎn)

　　1、提高工作效率

　　文件管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐漸取代了傳統(tǒng)的單一文件歸檔方式，不再需要像以前那樣過多地編輯文件的條目和內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下，一步步地歸檔文件、歸檔等工作。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的檔案信息，可以直接在系統(tǒng)中修改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式下的重新編輯、打印等環(huán)節(jié)，節(jié)省時(shí)間和資源;如果發(fā)現(xiàn)缺失的文件信息，可以直接插入補(bǔ)充，簡(jiǎn)單易行，省去了對(duì)其他辦公軟件不熟悉造成的錯(cuò)誤用戶還可以隨時(shí)隨地查閱文件資料，直接按關(guān)鍵字搜索，不用找，大大提高了工作效率。與文件有關(guān)的文件也以統(tǒng)一的電子格式輸出，與大多數(shù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)兼容，便于印刷和流通。在信息歸檔工作中，系統(tǒng)軟件處理的結(jié)果可以直接加密上傳到上級(jí)管理部門，節(jié)省人力和時(shí)間。

　　2、可以更好地開發(fā)文件內(nèi)容信息

　　一般辦公軟件的應(yīng)用只能實(shí)現(xiàn)單個(gè)文件的編輯，還需要附上文件的掃描件，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)資源。檔案管理系統(tǒng)軟件可以在編輯完檔案的基本信息后，添加檔案的掃描電子圖片，這樣通過打開目錄文件，可以同時(shí)采集檔案的電子圖片，方便檔案管理人員查閱和上報(bào)。檔案管理系統(tǒng)軟件還可以編輯相關(guān)的檔案文件，使各種相關(guān)的電子文件可以很容易地被檢索工具檢索到，用戶可以更好地了解事件的來龍去脈，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。同時(shí)，文件管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)傳輸、接收、備份、恢復(fù)等功能，方便快捷，此外還有用戶管理、日志功能、事務(wù)提醒等。

專業(yè)的文件管理系統(tǒng)軟件有很多優(yōu)點(diǎn)

　　3、更好的實(shí)現(xiàn)文件安全功能

　　一般辦公軟件只能設(shè)置簡(jiǎn)單的密碼，非常容易造成泄密，而文件管理系統(tǒng)軟件可以通過設(shè)置權(quán)限進(jìn)行管理、督察員的角色是分工的，人事可以設(shè)置用戶的訪問權(quán)限，以保持機(jī)密性。當(dāng)文件搜索器搜索文件時(shí)，系統(tǒng)可以自行記錄，形成查詢?nèi)罩?，并傳輸?shù)據(jù)、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作設(shè)計(jì)安全，確保文件使用安全。文件管理系統(tǒng)軟件還配有電子鎖，可以上鎖、機(jī)分離，即使別人打開文件管理器 的電腦，他們可以 不要打開文件管理系統(tǒng)軟件。

　　三、員工檔案管理軟件有什么優(yōu)勢(shì)

　　1、提高人力管理能力

　　一個(gè)開發(fā)運(yùn)營(yíng)成功的公司，一定會(huì)越來越明白員工的存在對(duì)企業(yè)有多重要，如何利用員工檔案管理軟件更好的識(shí)別、對(duì)員工進(jìn)行分析和管理是員工檔案管理軟件的任務(wù)之一能力，評(píng)估員工和能力價(jià)值，挖掘員工背后的資源，分配給合適的項(xiàng)目，從而帶動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

　　2、增強(qiáng)人力資源配置能力

　　員工檔案管理軟件的管理功能可以更好的分析員工各維度的績(jī)效數(shù)據(jù)，通過篩選和圖表數(shù)據(jù)提供可靠的數(shù)據(jù)、關(guān)于分銷管理的專業(yè)建議。

搭建人力資源管理平臺(tái)

　　3、搭建人力資源管理平臺(tái)

　　利用員工檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)數(shù)字化在線管理，可以優(yōu)化流程，提高效率，是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必要轉(zhuǎn)型。

　　檔案是企業(yè)最規(guī)范的知識(shí)內(nèi)容，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，承載著企業(yè)的成長(zhǎng)過程、經(jīng)驗(yàn)是具有參考價(jià)值的重要材料，可以促進(jìn)發(fā)展和創(chuàng)新。檔案管理系統(tǒng)支持檔案管理全過程的信息處理，包括檔案的收集、移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借用編布等同時(shí)，業(yè)務(wù)管理模式逐步向服務(wù)管理模式轉(zhuǎn)變，服務(wù)模式是業(yè)務(wù)管理的基礎(chǔ)，為企業(yè)決策提供重要的參考價(jià)值。

發(fā)布：2023-03-02 14:31    編輯：泛普軟件 · mjy    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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