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工程檔案信息電子化管理的優(yōu)勢

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 　　利用電子管理技術對工程檔案信息進行管理，可以增加信息的安全性，提高其利用率，應引起重視。在此基礎上，簡要分析了工程檔案信息電子化管理的優(yōu)勢，并通過建立專業(yè)的技術管理團隊、檔案電子簽名系統(tǒng)介紹、加強電子檔案信息的保護、重視電子檔案管理培訓等關鍵點，從而提高工程檔案信息管理的質(zhì)量。

　　一、工程檔案信息電子化管理的優(yōu)勢

　　1、精準查詢信息

　　工程檔案的資料除了文字資料外，還包括磁帶記錄、視頻剪輯等豐富信息。工程項目的順利實施往往依賴于工程檔案信息。因此，有必要對其進行電子化管理。從電子化管理技術的實際應用結果中，可以總結出其主要優(yōu)勢，其中最明顯的就是工程檔案信息的準確查詢。過去，相關人員要查找某個項目信息，往往要動用人力翻找紙質(zhì)檔案，造成精力投入、時間較大。電子化管理可以在計算機平臺上直接向搜索引擎輸入關鍵詞，從而在信息共享的情況下適當提高信息搜索的速度。

　　2、實現(xiàn)安全存儲

　　工程檔案的傳統(tǒng)存放方式主要是文件架存放。因為屬于紙質(zhì)版，看多了容易損壞。電子化管理可以將工程檔案信息存儲在電子磁盤中，供相關人員隨時獲取，其損壞將得到合理控制。如果能夠結合保護技術，可以提高存儲安全性。同時，在電子化管理中，可以適當存儲原始信息，減少瀏覽頻率。

工程檔案信息電子化管理的優(yōu)勢

　　3、節(jié)省保管空間

　　在工程檔案信息管理的過程中，經(jīng)常會按照排序進行分類、歸檔編號等順序妥善保管。隨著我國工程建設規(guī)模的擴大，檔案信息日益增多，導致原有存儲空間不足的問題。而且電子化管理，信息可以保存在磁盤里，甚至可以借助u盤、移動硬盤等方式保存，進而有效節(jié)省信息存儲空間，為工程建設中產(chǎn)生的大量信息提供充足的存儲空間。

　　二、泛普工程檔案管理軟件的功能

　　1、檔案的生命周期管理

　　紙質(zhì)文檔和電子文檔結合流程，文檔從、移交，到歸檔、用，整個過程都在管理范疇。

　　2、跨單位協(xié)同

　　工程項目結構層次分明，涉及單位多，檔案管理協(xié)作難規(guī)范。統(tǒng)一平臺管理，項目文件系統(tǒng)全管控，為其打造一站式項目文件管理平臺。企業(yè)可以通過一個平臺完成從制圖到各種工程文件、錄入、從歸檔到再利用的生命周期管理，可以同步管理實體和電子文件。無論是項目實施過程中的過程文件，還是項目結束后的成果文件，都可以集中統(tǒng)一，實現(xiàn)標準化歸檔。

泛普工程檔案管理軟件的功能

　　3、項目進度同步

　　在工程的建設上、承建、監(jiān)理單位按照業(yè)務流程實現(xiàn)文件的歸檔和移交，實時監(jiān)控項目資料的到達。

　　4、實時協(xié)同歸檔

　　在工程的建設上、承建、監(jiān)理單位按照業(yè)務流程實現(xiàn)檔案的歸檔和移交。

　　5、有序分類，滿足標準化管理的要求

　　通過自定義分類和屬性的功能，將檔案按照不同的工程項目進行分類，按照管理要求按照相應的分類進行歸檔，從工程項目的招投標階段開始進行規(guī)范化收集、立項階段、從施工階段到竣工驗收階段的各種報告、設計圖、合同、審批等材料。屬性清晰，分類明確，員工可以快速找到需要的檔案進行后續(xù)統(tǒng)計、分析也有了支撐。

　　三、工程檔案信息電子化管理技術要點

　　1、建立專業(yè)的技術管理團隊

　　由于電子管理技術是檔案管理的一項新技術，它往往會導致相關人員固有的深刻的管理觀念。此時，技術管理團隊也應配備監(jiān)督崗位，嚴格監(jiān)督電子化管理模式的推廣進度必要時可采用聯(lián)合激勵制度，對優(yōu)秀員工進行表彰，并給予獎金，以激勵其他人員以電子管理技術為主導，最終保證檔案管理的質(zhì)量。

　　2、檔案電子簽名系統(tǒng)介紹

　　在工程檔案信息管理過程中，還應積極引入電子簽名系統(tǒng)，保證電子檔案信息的真實性，避免檔案信息不實，給建設單位造成經(jīng)濟損失。

　　3、加強電子檔案信息的保護

　　與紙質(zhì)版相比，建設工程檔案電子信息的主要威脅來自黑客。如果不能得到有效的保護，就容易受到病毒的攻擊、不法分子的入侵造成了電子文件信息的丟失和泄露。因此，在應用電子化管理技術的同時，也要切實加強信息保護，增加其安全性。

　　4、重視電子檔案管理培訓

　　從事建設項目檔案信息管理的員工也要接受專業(yè)培訓，使其能夠快速接受全新的管理模式，掌握電子化管理技術，從而推動建設單位逐步實現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展目標。專業(yè)團隊的組建上面已經(jīng)提到了。此時，將專門針對文件管理員進行詳細討論。過去，面對文件信息，文件管理員的工作量很大。現(xiàn)在，你可以利用過去的歸檔和分類時間，積極參加培訓活動這種培訓既可以是實踐課程，也可以是理論學習。施工單位應為他們提供充分使用計算機平臺的機會，并隨時與團隊中的技術人員進行交流，以增強他們在培訓中的專業(yè)技能。

　　綜上所述，工程檔案信息電子化管理技術的應用，既能保證信息安全，又能實現(xiàn)檔案信息的高效利用。相應地，從專業(yè)技術管理團隊、檔案電子簽名系統(tǒng)、電子檔案信息保護、電子文件管理培訓等，為項目順利建設提供依據(jù)，促進建筑業(yè)經(jīng)濟穩(wěn)定發(fā)展。

發(fā)布：2023-03-09 15:43    編輯：泛普軟件 · wby    [打印此頁]    [關閉]
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