工程檔案管理軟件系統(tǒng)

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　　工程檔案管理是指建設(shè)工程在工程申請、立項、現(xiàn)場勘察、圖紙設(shè)計、施工、竣工驗收、質(zhì)量監(jiān)督等環(huán)節(jié)中形成的文字、表格、圖像、圖紙等文件材料的歸檔和管理，為企業(yè)工程績效評價和投資決策提供依據(jù)。工程檔案管理具有專業(yè)性、周期性和服務(wù)性的特點。施工企業(yè)加強(qiáng)工程檔案管理，可以為工程改擴(kuò)建提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，在避免施工盲目性的基礎(chǔ)上，有效降低施工成本。建設(shè)工程是城市發(fā)展的重要組成部分，工程檔案管理可以為相關(guān)領(lǐng)域提供數(shù)據(jù)支持。

　　一、工程檔案管理存在的挑戰(zhàn)有哪些

　　1、檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，施工檔案的管理存在很多不規(guī)范的地方，資料的收集整理需要聯(lián)系施工進(jìn)度，同步更新資料。但從目前的情況來看，企業(yè)施工資料的收集往往滯后于項目的實際施工進(jìn)度。這種數(shù)據(jù)收集方式可能會影響工程竣工驗收的效率，也不能保證數(shù)據(jù)的全面性和真實性。企業(yè)檔案編研缺乏主動性，檔案分類、重裝、整理、修訂落實不到位，無法保證檔案的系統(tǒng)化建設(shè)。

　　2、檔案管理的保障措施不完善，部分施工機(jī)構(gòu)未設(shè)置檔案管理的專業(yè)部門和崗位，檔案管理往往由項目部其他非專業(yè)人員管理。甚至可能造成重要資料的遺漏或丟失，這也是施工檔案管理過程中的通病。檔案管理主要以電子檔案和紙質(zhì)檔案為主。由于設(shè)備的存儲功能沒有加密，電子檔案也可能存在一定的潛在管理風(fēng)險。

　　3、檔案管理信息應(yīng)用不足，從目前的情況來看，市場上大多數(shù)建筑企業(yè)已經(jīng)意識到信息化應(yīng)用的重要性，也已經(jīng)實現(xiàn)了檔案的基礎(chǔ)信息化管理。但信息化建設(shè)可能會給企業(yè)帶來資金壓力，也需要一定的時間。部分企業(yè)尚未對原始重要文件進(jìn)行直接掃描存儲，檔案信息化建設(shè)相對滯后的問題將對檔案信息的查詢利用、檔案數(shù)據(jù)的存儲和檔案價值的發(fā)揮產(chǎn)生負(fù)面影響，無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境下的發(fā)展要求。

　　二、工程檔案管理挑戰(zhàn)的措施

　　1、實現(xiàn)檔案管理的有序發(fā)展

　　在合同簽訂過程中，建設(shè)單位和施工單位必須保證合同內(nèi)容中關(guān)于檔案移交的相關(guān)規(guī)定，明確規(guī)定檔案的移交時間、責(zé)任人等。，并要求施工方嚴(yán)格按照合同內(nèi)容執(zhí)行。作為建筑材料的檢驗，建筑工程的質(zhì)量檢驗，隱蔽工程的檢測等。檔案是數(shù)據(jù)采集的重要組成部分，企業(yè)有必要加強(qiáng)對關(guān)鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)管。項目完成后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)合同規(guī)定和當(dāng)?shù)匾?guī)范要求，對所有文件資料進(jìn)行整理、分類和歸檔，并在約定時間內(nèi)提交給相關(guān)部門。

　　2、完善檔案管理的保障機(jī)制

　　為了保證檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，設(shè)立專門的管理部門和責(zé)任制度尤為重要。施工單位需要設(shè)立資料管理崗，派駐一線施工現(xiàn)場，根據(jù)施工進(jìn)度及時收集整理相關(guān)資料，并定期對資料進(jìn)行檢查整理，在保證資料完整性的同時，確保資料能夠全面反映實際施工情況。企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理的安全場所建設(shè)，提供相應(yīng)的硬件設(shè)備，規(guī)避檔案管理風(fēng)險。

　　3、推進(jìn)工程檔案信息化管理

　　隨著施工項目數(shù)量和規(guī)模的逐步擴(kuò)大，加快檔案信息化建設(shè)勢在必行。信息技術(shù)的應(yīng)用可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量，滿足企業(yè)的發(fā)展需求。目前，智能檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)成為檔案信息化管理的重要組成部分。企業(yè)需要加強(qiáng)與外部軟件公司的聯(lián)系，開發(fā)與企業(yè)施工業(yè)務(wù)相匹配的智能檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行優(yōu)化升級，加強(qiáng)系統(tǒng)應(yīng)用的安全排查，真正實現(xiàn)工程檔案的信息化和智能化。

　　三、泛普軟件-工程檔案管理軟件的好處

　　1、加強(qiáng)項目目標(biāo)的控制

　　工程檔案管理軟件項目信息化管理的實施，可以對工程項目的質(zhì)量、安全、進(jìn)度、投資進(jìn)行動態(tài)管理，將管理人員從繁雜重復(fù)的事務(wù)性工作中解放出來，從而降低勞動強(qiáng)度，將更多的時間和精力投入到關(guān)鍵的管理環(huán)節(jié)，提高管理效率，從而及時發(fā)現(xiàn)問題，保證項目的順利實施。

　　2、促進(jìn)管理的規(guī)范化

　　工程檔案管理軟件信息化管理通過對項目信息的管理，實現(xiàn)信息的集中化、數(shù)字化、完整性、一致性、安全性和可檢索性。因此，工程中的多有檔案都能在系統(tǒng)中電子化儲存，讓管理工作可以更加規(guī)范和統(tǒng)一。如果要查看相關(guān)文檔，就可以隨時進(jìn)行調(diào)閱，不同級別的人員有不同的查看權(quán)限，既方便了信息傳遞，又保障了檔案信息的安全性。

　　3、自動化管理

　　使用了工程檔案管理軟件后，許多復(fù)雜的表格、計算、分析等都不需要人工干預(yù)，系統(tǒng)能自動生成精確的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，而且無需人工審核。使用工程檔案管理軟件可大大提高各部門人員之間的協(xié)同工作，并能及時傳遞證明施工的相關(guān)數(shù)據(jù)信息，讓管理工程師及時了解工程進(jìn)度和質(zhì)量，保證建筑工程施工順利進(jìn)行。

　　4、項目檔案管理

　　工程檔案管理軟件能動態(tài)反映安全檢查和處理結(jié)果。檢驗項目過期提醒、檢查不合格項目的復(fù)檢提醒。

　　大數(shù)據(jù)時代，信息資源關(guān)系到建筑領(lǐng)域的經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定，也影響著城市的規(guī)劃和發(fā)展。因此，從項目建設(shè)的全過程入手，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性;要充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，還可以發(fā)揮信息技術(shù)縮短空間距離的作用，通過搭建信息共享平臺，實現(xiàn)企業(yè)總部對各項目部的監(jiān)督管理，這也是提高檔案管理質(zhì)量的有效途徑。