工程檔案管理軟件的功能

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　　建設項目一般耗時長，涉及資金量大，涉及環(huán)節(jié)和部門多工程檔案可以記錄工程的全過程，對評價工程質量非常重要、分析事故原因、對事故責任追究有很大的參考價值。因此，如何根據項目的實際情況，分析建設項目檔案管理中存在的問題，并采取合理的解決措施，加強檔案管理，是一個值得探討的問題。

　　一、建設項目檔案管理中存在的問題

　　1、重視不夠

　　一些建筑企業(yè)沒有 對建設項目的檔案管理不夠重視，只關注工程的進度和質量，只關注工程能否按照工期和經濟效益完成，而忽略了檔案管理的重要性。工程檔案管理被視為閑置崗位，在人員安排上缺乏整體規(guī)劃理念，人們認為，只要有人承擔這項工作，就可以完成。由于人員和設備的限制，他們缺乏正確的檔案管理意識，嚴重影響了檔案管理的效率和質量。

　　2、檔案管理人員素質不高

　　建設工程檔案管理與工程密切相關，是一項專業(yè)性很強的工作。一方面是由于重視不夠，管理人員在人員配備上沒有設置專門的檔案管理員，都是兼職，他們沒有更多的時間和精力專攻業(yè)務，缺乏檔案管理的理論知識和實踐經驗，工作質量難以保證;另一方面，很多項目檔案員都是應屆畢業(yè)生或非專業(yè)技術人員，沒有接受過必要的崗前培訓，缺乏實踐經驗，以至于有些歸檔材料達不到歸檔要求，比如工程資料的復印件，已經復印了很多次、涂改后復印，字跡潦草難以辨認，不符合歸檔要求，如果歸檔會給后續(xù)工作帶來麻煩。兼職檔案管理人員的專業(yè)水平不高。

　　3、檔案管理手段落后，管理制度不健全

　　在信息技術普及的今天，一些單位仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，浪費人力物力，影響工作效率;雖然一些建筑企業(yè)配備了先進的檔案管理系統(tǒng)軟件，但由于缺乏培訓和人員素質的原因，檔案管理軟件的應用效率較低，沒有發(fā)揮應有的作用。檔案管理制度不健全，沒有嚴格的制度約束，很多檔案管理人員根據自己的主觀想法管理檔案，隨意性大，缺乏科學性、合理性、規(guī)范性。職責分工不明確，有的人身兼數職，導致檔案管理人員檔案保護意識淡薄。

　　4、檔案真實性較差

　　由于建設工程檔案的管理工作量很大、由于數據源的復雜性和多樣性，很難正確地管理它們。一些建筑單位檔案歸檔管理制度不健全，工作人員的責任心不強，檔案管理流程比較混亂，管理不規(guī)范，容易出錯。一些施工單位沒有把檔案管理作為重要工作內容，責任落實不到位，，傳統(tǒng)的手工操作難以實現建設工程檔案管理的專業(yè)化和規(guī)范化，導致工程檔案真實性差。

　　二、加強建設工程監(jiān)理檔案管理的方法

　　1、提高認知水平

　　建設工程質量監(jiān)督人員要提高自我意識，認識到建設工程檔案管理對質量監(jiān)督的重要性，按照監(jiān)督工作的要求，不斷加強建設工程檔案管理的監(jiān)督，確保建設工程檔案管理的順利開展，從而提高建設工程檔案管理水平。同時，建設項目檔案人員也需要更加重視自身工作，認識到建設項目檔案管理的重要性，按照崗位要求不斷學習和提高自己，提高自身管理能力，做好建設項目檔案管理工作，為提高建設項目質量打下良好基礎。

　　2、檔案記錄及時性

　　由于建設項目的內容多，因此存在范圍廣、建設周期長等特點，導致工程質量監(jiān)督和檔案管理難度大。為了保證工程檔案記錄內容的全面性和真實性，施工單位應根據質量監(jiān)督的要求，不斷完善檔案管理制度，通過制度約束相關人員的行為，使其及時記錄檔案信息，既能保證檔案信息記錄的及時性和完整性，又能通過檔案管理制度幫助相關人員養(yǎng)成良好的工作習慣，有助于提高檔案管理的效率。

　　3、檔案內容規(guī)范性

　　首先，建筑行業(yè)可以根據質量監(jiān)督管理的要求，明確檔案記錄的內容，幫助檔案管理人員明確記錄的內容，一方面可以保證檔案信息的記錄、組織完善工作的順利開展，確保檔案信息的真實性、可靠。另一方面可以統(tǒng)一全國各地的檔案內容，為建筑行業(yè)的質量提升提供更多的數據支持。其次，建筑行業(yè)要統(tǒng)一文件內容記錄格式，根據內容的規(guī)范性要求，規(guī)定文件記錄信息的詞匯，一方面可以保證檔案信息記錄工作的有序開展，另一方面為檔案查詢和處理工作做好準備，保證建筑業(yè)后期質量提升工程的順利開展。最后，建筑行業(yè)要根據質量監(jiān)督的要求，規(guī)范完善檔案內容，要求檔案管理人員在記錄檔案信息的同時，檢查信息的真實性和完整性，消除缺陷、漏、錯誤等現象的發(fā)生，可以保證檔案信息的完整性和真實性，不僅可以提高檔案管理水平，也有助于建設工程質量監(jiān)督工作的順利開展。

　　4、提高檔案監(jiān)管水平

　　監(jiān)理人員可以根據質量監(jiān)理的要求，在監(jiān)理前熟悉文件資料，根據建設工程圖紙確認監(jiān)理的內容和形式，保證監(jiān)理工作的順利開展。其次，由于建設項目的內容不同，質量監(jiān)督的重點也有一定的差異，質量監(jiān)督員可以根據不同的項目調整監(jiān)督計劃的重點，以確保監(jiān)督計劃滿足不同工程質量檢測的要求。最后，質量監(jiān)督人員要加強對工程檔案的監(jiān)督管理，按照工程質量監(jiān)督的要求，監(jiān)督檔案的真實性和完整性，及時發(fā)現工程檔案存在的問題，并提出相應的整改策略，確保工程檔案信息的真實性，為建設工程質量監(jiān)督的順利開展提供更多的依據，為提高建設工程質量做出貢獻。

　　三、工程檔案管理軟件的功能

　　1、收據登記

　　文書人員收到公文后，會將公文信息輸入系統(tǒng)，然后就可以打印收文登記簿，審核收文文具;回執(zhí)的序號由系統(tǒng)自動生成，打印在回執(zhí)登記簿的右下角和回執(zhí)審核信紙上，形成查找，便于掌握單據的去向;輸入的信息和數據可以提交到軟件系統(tǒng)數據庫存儲，方便以后錄入文件時查詢和檢索;如果收據登記簿或標記信紙損壞或丟失，可以從系統(tǒng)中調出相應的數據進行補充打印。

　　2、文件登記

　　每個部門可以有一個總數或多個數字;軟件系統(tǒng)可以根據年份自動給文件編號;過賬登記后，可以打印過賬登記簿，過賬登記簿可以自動銜接上次結束時的行數或指定打印的起始行數，也可以批量打印注冊時，您可以從備選方案中進行選擇，例如“主送”抄送”標題”以此類推，還可以在系統(tǒng)的數據庫中檢索到發(fā)文文件數據。

　　3、生成文件

　　根據本單位的具體工作職能，可以選擇合適的文件分類方案。如“年度一機構(問題)一保管期限”分類法、儲存期為一年一個機構(問題)分類法、一年，一個托管期，一個機構(問題)分類等，在輸入檔案時，只需搜索收發(fā)文件對應的序號，即可調出對應文件的會議紀要、領導者和領導者演講稿等文件可手工輸入，文件編號由系統(tǒng)自動生成，文件編號格式可自定義。

　　4、文檔查詢

　　可以查詢文件管理系統(tǒng)軟件中的數據;您可以為搜索查詢指定一個或多個匹配條件;您可以打印出查詢文件的內容，系統(tǒng)會自動記錄查詢、打印記錄。雖然檔案管理系統(tǒng)軟件功能強大，優(yōu)勢明顯，但仍需要檔案管理人員合理使用，謹慎行事，使檔案管理系統(tǒng)軟件更好地為檔案管理工作服務。

　　綜上所述，建筑工程檔案管理對工程項目意義重大，是建筑企業(yè)管理的重要組成部分，工程檔案不僅是施工過程的真實反映，也是工程竣工后后續(xù)工作的依據和參考。工程檔案管理是一項艱苦而復雜的工作，需要經常不懈的努力，也需要共同努力才能做得更好。