會(huì)議管理

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 　　一、國(guó)內(nèi)80%的企業(yè)在會(huì)議管理中遇到的問(wèn)題

　　1、在傳統(tǒng)的辦公模式下，召開(kāi)會(huì)議之前都是會(huì)議申請(qǐng)人提前到各個(gè)會(huì)議室去查看會(huì)議室的容納人數(shù)以及會(huì)議室的資源配置情況，然后再確定選擇哪個(gè)，十分麻煩。

　　2、很多企業(yè)中要開(kāi)會(huì)之前都是通過(guò)QQ、微信等軟件發(fā)消息通知與會(huì)人員，消息一多，就可能漏掉，而且由于沒(méi)有詳細(xì)的會(huì)議登記，以后想看某個(gè)主題相關(guān)的會(huì)議是否召開(kāi)，都找不到依據(jù)。

　　3、部分企業(yè)在開(kāi)會(huì)之前沒(méi)有提前進(jìn)行會(huì)議室預(yù)約安排，到了時(shí)間后卻發(fā)現(xiàn)已經(jīng)被其他人占用，又需要臨時(shí)更換會(huì)議室，臨時(shí)通知與會(huì)人員，非常不方便。

　　4、一般會(huì)議的召開(kāi)只是一部分與會(huì)人員參加，作為公司的最高領(lǐng)導(dǎo)不能做到每一次會(huì)議都到場(chǎng)，也不必每個(gè)會(huì)議都到場(chǎng)，這樣下來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)也就很難了解公司所有的會(huì)議召開(kāi)情況，不便于對(duì)各部門(mén)工作進(jìn)行監(jiān)管。

　　5、會(huì)議紀(jì)要一般是紀(jì)要員在本子上進(jìn)行記錄，然后整理后打印出來(lái)依次分發(fā)給相關(guān)人員，這樣不但浪費(fèi)紙張成本，并且效率還十分低。

　　二、系統(tǒng)中會(huì)議管理的管控點(diǎn)及作用

　　1、在系統(tǒng)中可以對(duì)會(huì)議室進(jìn)行管理，包括每個(gè)會(huì)議室的規(guī)模大小、會(huì)議室地址、資源配置等情況，方便各部門(mén)人員隨時(shí)查看，更加方便會(huì)議安排工作。

　　2、在系統(tǒng)中，開(kāi)會(huì)之前申請(qǐng)會(huì)議的人員填寫(xiě)新增會(huì)議單據(jù)，選擇好與會(huì)人員，各與會(huì)人員即可在自己的系統(tǒng)中看到什么時(shí)候需要召開(kāi)那些會(huì)議，并且系統(tǒng)還會(huì)根據(jù)單據(jù)上的會(huì)議開(kāi)始時(shí)間和當(dāng)前時(shí)間對(duì)比，自動(dòng)顯示會(huì)議狀態(tài)，方便提前做好會(huì)議準(zhǔn)備，不再擔(dān)心錯(cuò)過(guò)任何一個(gè)會(huì)議。

　　3、系統(tǒng)能將企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)人員都集中到一個(gè)平臺(tái)上來(lái)，實(shí)現(xiàn)信息共享，比如當(dāng)財(cái)務(wù)部需要召開(kāi)會(huì)議時(shí)，就通過(guò)新增會(huì)議單據(jù)確定某個(gè)會(huì)議室使用時(shí)間，然后當(dāng)項(xiàng)目部需要召開(kāi)會(huì)議的時(shí)候，可以先查看需用的會(huì)議時(shí)在需用時(shí)間內(nèi)是否被占用，從而決定選擇哪個(gè)會(huì)議室，避免臨時(shí)調(diào)換的麻煩。

　　4、系統(tǒng)提供會(huì)議一覽表，是對(duì)公司所有會(huì)議的展示，一般是給企業(yè)的最高領(lǐng)導(dǎo)設(shè)置的權(quán)限，并且在列表中還可以點(diǎn)擊會(huì)議主題，實(shí)現(xiàn)快速聯(lián)查會(huì)議詳情，方便領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)監(jiān)管各部門(mén)工作情況。

　　5、在系統(tǒng)中，會(huì)議紀(jì)要員整理好會(huì)議紀(jì)要后直接在系統(tǒng)中填單，可以直接選擇新增會(huì)議中對(duì)應(yīng)的會(huì)議進(jìn)行填寫(xiě)，避免因紀(jì)要員主觀填寫(xiě)導(dǎo)致的會(huì)議名稱(chēng)不一致的情況。在填寫(xiě)完會(huì)議紀(jì)要后，選擇共享給誰(shuí)，一鍵保存后，系統(tǒng)自動(dòng)將紀(jì)要內(nèi)容傳遞到相關(guān)人員的電腦中，方便高效。

　　三、系統(tǒng)中的會(huì)議管理單據(jù)及列表

　　在泛普企業(yè)管理系統(tǒng)中，通過(guò)會(huì)議室、新增會(huì)議、我的會(huì)議、會(huì)議一覽、會(huì)議紀(jì)要單據(jù)和列表來(lái)實(shí)現(xiàn)全方位的會(huì)議管理。下面是對(duì)應(yīng)單據(jù)、列表的行業(yè)樣張展示：

　　1、會(huì)議室

　　2、新增會(huì)議

　　3、我的會(huì)議

　　4、會(huì)議一覽

　　5、會(huì)議紀(jì)要