福州OA實施烏云壓頂 巧借WBS重見天日

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一般來說，由于福州OA項目具有人多、錢多、事多、過程長，而且還有復(fù)雜度高、風(fēng)險不可控等特點，所以在福州OA實施中很容易引起雙方之間的各種矛盾。當不能及時有效的協(xié)調(diào)與解決時，容易造成進度失控，預(yù)算超支、質(zhì)量差，最終結(jié)果是無疾而終，不了了之。

面對千頭萬緒和大量的協(xié)調(diào)工作，人的經(jīng)驗、智慧、精力和能力受到極大挑戰(zhàn)和困惑?？梢哉f，福州OA實施的基本方法、工具和技術(shù)與福州OA項目成與敗的關(guān)系不但非常緊密，而且是前后邏輯關(guān)系。因此，使用項目管理的各種方法、工具和技術(shù)建立一個信息平臺，將大量的信息、復(fù)雜紛亂的關(guān)系和工作任務(wù)，進行圖象化和可視化管理是十分關(guān)鍵的事情。但是我們發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)并沒有認真地分析和進行福州OA實施工作顯形化和可視化管理，就匆匆忙忙地進行福州OA軟件的實施活動，這自然會導(dǎo)致一籌莫展的窘境。

一.什么WBS工作分解結(jié)構(gòu)？

越來越多的人認識到，福州OA項目如何進行實施管理是一件讓人非常頭痛的事情。有資深福州OA顧問曾說過,好的實施管理必須做好一件事情，就是分配、追蹤任務(wù)。張興是一個福州OA實施顧問，他多次感慨萬千的說，在福州OA實施中應(yīng)用WBS方法使他有一種四兩拔千斤，項目風(fēng)險灰飛煙滅的感覺。

福州OA實施有一個基本的項目管理三腳架：項目目標/范圍、成本、時間管理。福州OA實施首要的前提是對項目目標/范圍有一個清晰的界定，這是談福州OA實施高質(zhì)量的前提。其實這里還有一項非常重要的工作，就是對目標進行分解，所謂的WBS就是將目標分解至可以執(zhí)行的工作包，或者叫任務(wù)。對于關(guān)鍵任務(wù)的交付標志，就是所說的階段實施里程碑。接下來就是項目的時間進度問題，也就是通常說的“計劃”。對于WBS理解，張興認為應(yīng)在兩方面重點加以理解：一方面，是 WBS層次結(jié)構(gòu)的對象，它是以可交付成果為對象，而不是以計劃活動為對象。另一方面是WBS的最底層次為工作包，包括為完成該工作包必須的計劃活動和進度里程碑。

（2）WBS的基本要素：結(jié)構(gòu)、代碼、字典和報告

在項目管理中，WBS是一個詳盡的，層次的（從全面到細節(jié)）的樹形結(jié)構(gòu)，由可付成果和需要執(zhí)行的任務(wù)組成。WBS的目的是識別項目中實際需要完成的工作任務(wù)，因此WBS是福州OA實施計劃的基礎(chǔ)。WBS是由3個關(guān)鍵元素構(gòu)成的名詞：W工作--可以產(chǎn)生有形結(jié)果的工作任務(wù)；B分解--是一種逐步細分和分類的層級結(jié)構(gòu)；S結(jié)構(gòu)--按照一定的模式組織各部分。

①結(jié)構(gòu)化編碼

WBS結(jié)構(gòu)是以等級狀或樹狀來構(gòu)成，底層代表詳細的信息，逐層向上。結(jié)構(gòu)上的第二個層次范圍將比第一層次范圍要窄，依此類推。編碼用于將WBS徹底的結(jié)構(gòu)化，是WBS的一種關(guān)鍵實現(xiàn)手段，因此編碼體系與結(jié)構(gòu)體系是有對應(yīng)關(guān)系。通過編碼體系，我們可以很容易識別WBS的層級關(guān)系。

WBS的結(jié)構(gòu)應(yīng)包含科學(xué)的邏輯結(jié)構(gòu)，而不是單個的、離散的、在時間順序上不連續(xù)的成果的描述結(jié)構(gòu)。WBS的結(jié)構(gòu)是由邏輯推演而成的，通過層層的包含關(guān)系，非常嚴謹。結(jié)構(gòu)化的原則是必須分等級，但不必在結(jié)構(gòu)內(nèi)建太多的層次，因為層次太多了不易管理。因此，結(jié)構(gòu)化是WBS的一大重要特點，WBS的邏輯結(jié)構(gòu)錯誤會直接導(dǎo)致項目實施過程發(fā)生錯誤，嚴重的會帶來項目的失敗。

②工作包

工作包是WBS的最底層元素，一般的工作包是最小的“可交付成果”，這些可交付成果很容易識別出完成它的活動、成本和責任人以及資源信息。因此，一個福州OA實施的WBS必須被分解到具體的工作包層次才能夠使其成為一個有效的管理工具。

有人可能會問，為什么WBS的最底層次不是計劃活動而是工作包呢？首先WBS作為福州OA實施管理的工具，它面向的是可交付成果，而不是過程。其次WBS定義的是工作任務(wù)，是計劃活動定義的依據(jù)，而不是去定義計劃活動。最后，計劃活動只是項目進度表的組成部分，不是WBS的組成部分。因此，只有抓住最核心的可交付結(jié)果才能最有效的控制和管理福州OA實施。

　　③WBS字典

實施管理的規(guī)范化、標準化一直是眾多福州OA實施追求的目標，WBS字典就是這樣一種工具。它用于描述和定義WBS分解的工作文檔。字典相當于對某一WBS 元素必須完成的工作以及對工作的詳細描述，包括工作成果的描述和相應(yīng)規(guī)范標準，上下級關(guān)系以及輸入輸出關(guān)系等。同時，WBS字典對于定義清晰的福州OA實施范圍也有著巨大的規(guī)范作用，它使得WBS易于理解和被實施團隊以外的參與者（福州OA實施涉及到的各方人員）理解。

④工作完成報告

工作任務(wù)完成報告的目的是要反映實施到目前為止的進展情況，通過任務(wù)完成報告，領(lǐng)導(dǎo)能夠判斷和評價福州OA實施的各個方面是否偏離目標，偏離程度是多少。

二．WBS的作用是做正確的事

WBS是一個描述福州OA實施思路的工具，也是一個展現(xiàn)項目全貌，清晰地表示各項目工作之間的相互聯(lián)系，詳細說明為完成項目所必須完成的各項工作的計劃工具。同時，它定義了里程碑事件，可以作為項目狀況的報告工具向高層報告項目完成情況。當項目結(jié)束時，是項目績效衡量的依據(jù)。因此，它的作用是幫助項目經(jīng)理確定和有效地管理項目工作。

（1）初期作用：明確項目任務(wù)

WBS是面向可交付成果的一組的工作任務(wù)，這些任務(wù)定義了工作范圍，未在WBS中包括的工作任務(wù)就不屬于福州OA實施的范圍。WBS每下降一層就代表對項目工作更加詳細的定義和描述。可交付成果工作分解可以防止遺漏項目的可交付成果，幫助項目經(jīng)理關(guān)注項目目標和明確職責。