采購部門管理

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采購部門管理
    為加強企業(yè)采購部門的管理工作，充分調(diào)動員工的工作積極性與主動性，促使采購部門人員能按照正常的秩序執(zhí)行工作，更完善地完成各項工作任務，滿足企業(yè)需求，特制定了本采購部門管理規(guī)范。

采購的基本內(nèi)容及注意事項

1、采購部門的職能
    采購部門的職能主要包括：
    （1）調(diào)查和掌握生產(chǎn)所用物料的供貨渠道，尋找物料供應來源。
    （2）及時掌握所需要的采購信息，保持良好的內(nèi)部溝通。
    （3）建立供應商檔案，與供應商聯(lián)絡，以防止緊急狀況時找不到替代的供應商。
    （4）對供應商的供應價格、材料質(zhì)量、交貨期等作出評估，了解公司主要物料的市場價格走勢，制作采購文件，采購所需的物料。
    （5）參考原料市場行情，要求供應商報價。
    （6）按照采購合同協(xié)調(diào)供應商的交貨期。
    （7）協(xié)助物料控制部門對呆滯料與廢料進行預防和處理。
    （8）協(xié)助質(zhì)量部門檢查進廠物料的數(shù)量與質(zhì)量。
2、采購成本控制
    降低采購成本的途徑主要有：
    （1）尋找更可能代替的物料。
    （2）尋求更合適的供應商。
    （3）改善采購技術，比如增加采購數(shù)量。
    （4）改善儲運方法，降低庫存。
    （5）改進原有設計。
    （6）實行標準化采購。
3、采購的質(zhì)量保證協(xié)議主要作用與內(nèi)容
    （1）質(zhì)量保證協(xié)議的作用：
    ①對供應商明確地提出質(zhì)量要求，協(xié)議中規(guī)定的質(zhì)量要求和檢驗、試驗與抽樣方法應得到雙方認可和充分理解。
    ②通過與供應商的配合來保證采購產(chǎn)品的質(zhì)量。
    （2）質(zhì)量保證協(xié)議的要求：
    ①質(zhì)量保證協(xié)議應當明確檢驗的方法及要求。
    ②質(zhì)量保證要求應得到雙方認可，防止給今后的合作留下隱患。
    ③質(zhì)量保證協(xié)議上提出的質(zhì)量要求應考慮成本和風險等方面的內(nèi)容。
    （3）質(zhì)量保證協(xié)議中提出的質(zhì)量保證要求可包括下列內(nèi)容：
    ①由供應商實施質(zhì)量管理體系，由公司第三方對供應商的質(zhì)量體系進行評價。
    ②雙方共同認可的產(chǎn)品標準。
    ③本公司的接收檢驗方法（包括允收水準AQL 的確定）
    ④由供應商進行全檢或抽樣檢驗與試驗。
    ⑤供應商提交檢驗、試驗數(shù)據(jù)記錄。
    ⑥使用的設備工具和工作條件，明確方法、設備、條件和人員技能方面的規(guī)定等。
    ⑦檢驗或試驗依據(jù)的規(guī)程/規(guī)范。
4、采購程序
    （1）制定并實施控制采購質(zhì)量的程序，以確保對供應商供應的產(chǎn)品的質(zhì)量控制。
    （2）確保供應商準確地理解采購產(chǎn)品的要求。
    （3）確保向合格的供應商進行采購。應評審每一個供應商提供合格產(chǎn)品的能力。
    （4）應與供應商達成明確的質(zhì)量保證協(xié)議，就驗證方法達成明確的協(xié)議，以確保驗證結果的統(tǒng)一。
    （5）應與供應商制定解決質(zhì)量問題的方法。
    （6）應保存與接收的產(chǎn)品有關的質(zhì)量記錄和對采購進行控制的有關的質(zhì)量記錄，以利于及時解決和處理有關質(zhì)量事宜。
5、準備采購訂單計劃原則
    （1）了解市場需求
    任何一家生產(chǎn)型企業(yè)，要想制訂較為準確的訂單計劃，首先必須熟知市場需求計劃，從市場需求的進 一步分解中制訂生產(chǎn)需求計劃，再根據(jù)年度計劃制訂季度、月度計劃。
    （2）了解生產(chǎn)需求
    ①為了利于理解生產(chǎn)物料需求，采購計劃人員須熟知生產(chǎn)計劃工藝常識。
    ②物料需求計劃來源于：生產(chǎn)計劃、獨立需求的預測、物料清單文件、庫存文件。
    （3）準備訂單基本資料
    訂單基本資料包括：
    ①訂單物料的供應商信息
    ②對同時有多家供應商的物料來說，每個供應商分攤的下單比例，該比例由采購員進行協(xié)調(diào)。
    ③訂單周期，訂單制訂人員根據(jù)生產(chǎn)需求的物料項目，從信息系統(tǒng)中查詢了解該物料的采購基本參數(shù)。
    （4）制訂訂單計劃所需資料
    訂單計劃所需要的資料的內(nèi)容包括：
    ①物料名稱、需求數(shù)量、到貨日期。
    ②有時會附有市場需求計劃、生產(chǎn)計劃、訂單基本資料等。
6、采購工作具體實施
    采購工作由四具環(huán)節(jié)組成，而每個環(huán)節(jié)又由若干個步驟組成。
    （1）采購計劃
    計劃的目的是根據(jù)客戶需求、生產(chǎn)需要及生產(chǎn)計劃制訂采購計劃，做好綜合平衡，以便保證物料及時供應，同時降低庫存及成本，減少急單。
    主要環(huán)節(jié)是采購預算即評估訂單需求、計算訂單容量、制定訂單計劃。
    （2）供應商評估
    供應商評估的目的是滿足采購對質(zhì)量、成本、供應、服務等方面的要求。
    供應商評估的主要環(huán)節(jié)有：供應商評估的準備、初選供應商、試產(chǎn)、小批量試產(chǎn)、確定供應商名單。
    （3）采購訂單
    發(fā)送訂單的目的是為生產(chǎn)部門提供合格的原材料和配件，同時對供應商群體績效表現(xiàn)進行評價反饋。
    主要環(huán)節(jié)有：訂單準備、選擇供應商、簽訂合同、合同執(zhí)行跟蹤。
    （4）采購管理
    采購管理的主要目的是正確執(zhí)行企業(yè)的采購原則。
    主要環(huán)節(jié)有：單據(jù)審批，包括計劃、評估報告、訂單合同、付款審核與批準。
7、準備采購訂單
    （1）熟悉需求訂單操作的物料項目
    訂單的種類很多，訂單人員首先應熟悉訂單計劃，花時間去了解物料項目，花時間去了解和料技術資料等：直接從國外采購可能獲得較好的質(zhì)量和較低的價格，但同時增加了訂單環(huán)節(jié)的操作難度，手續(xù) 復雜,交貨期長，根據(jù)采購的“5適”原則去綜合選擇供應商。
     (2)比較/確認價格
    采購人員有權力向供應商群體中價格最適當?shù)墓滔逻_訂單/合同,以維護企業(yè)的最大利益。
     (3)確認需求材料的標準及數(shù)量。
8、物料清單文件即BOM在采購中的作用
    （1）物料清單是制造企業(yè)的核心文件，采購部門要根據(jù)物料清單確定采購計劃，生產(chǎn)部門要根據(jù)物料清單安排生產(chǎn)，財務部門要根據(jù)物料清單計算產(chǎn)品成本，計劃部門要根據(jù)物料清單確定物料的需求計劃，其他銷售、存儲等部門都要用到物料清單。
    （2）物料清單包含了構成產(chǎn)品的所有裝配件、零部件和原材料信息，為編制物料需求計劃提供產(chǎn)品組成信息。
    （3）我司物料清單生管部門統(tǒng)一存放、維護、更新、管理，并建有物料清單數(shù)據(jù)庫，以保證物料清單的準確性、完整性和通用性，提高使用查詢效率。
    （4）零件清單的制定。由產(chǎn)品設計人員從產(chǎn)品設計圖紙中提取數(shù)據(jù)生成該最終組成產(chǎn)品的所有零部件及組件清單，形成產(chǎn)品的零件清單。
9、采購合同的跟蹤
    （1）跟蹤工藝文件
    ①對任何外協(xié)件（需要供應商加工的物料）的采購，訂單人員都應對提供給供應商的工藝文件進行跟蹤。
    ②如果發(fā)現(xiàn)供應商沒有相關工藝文件，或者工藝文件有質(zhì)量、貨期問題，應及時提醒供應商修改。
    ③要求供應商及時發(fā)貨，如果不能保質(zhì)、保量、準時供貨，則要按照合同條款進行賠償。
    （2）跟蹤加工過程
    對于一次性/大開支的項目采購、設備采購等，為了保證貨期、質(zhì)量、采購人員需要對加工過程進行監(jiān)控。
    （3）跟蹤供應商的原材料
    個別供應商接到合同后就認為“大功告成”，必要時必須提醒供應商及時準備原材料，特別是對一些信譽差/合作少的供應商更要警惕。
    （4）跟蹤包裝入庫
    采購人員可以通過電話方式了解物料的入庫信息，物料入庫后，倉庫會給采購人員一聯(lián)入庫單。對重要物料，采購人員最好去供應商現(xiàn)場考察。
    （5）跟蹤總裝及測試
    總裝及測試是產(chǎn)品生產(chǎn)的重要環(huán)節(jié)，需要采購人員有較好的專業(yè)背景和行業(yè)工作經(jīng)驗。
    對一些緊急物料，采購人員要進行全力跟蹤；對長期持續(xù)穩(wěn)定供應的信譽度好的供應商可以考慮免去合同跟蹤環(huán)節(jié)。
10、常用的合同條款包含的內(nèi)容
    一份正規(guī)的買賣合同主要包括以下內(nèi)容：
    （1）名稱
    （2）編號
    （3）簽訂地點
    （4）簽訂日期
    （5）買賣雙方的名稱
    （6）地址
    （7）合同序言
    （8）商品名稱
    （9）質(zhì)量規(guī)格
    （10）數(shù)量
    （11）包裝
    （12）單價與總價
    （13）到貨期限
    （14）到貨地點
    （15）付款
    （16）商品檢驗
    （17）保險
    （18）仲裁
    （19）不可抗力
    （20）合同的份數(shù)
    （21）使用語言及其效力
    （22）附件
    （23）合同生效日期
    （24）雙方的簽字蓋章
    以下為可選擇部分
    （1）保值條款
    （2）誤差范圍條款
    （3）價格調(diào)整條款
    （4）法律適用條款
11、供應商評估程序
    （1）制造商類供應商的評定
    1）供應商初選
    A、采購部根據(jù)本公司所用原輔材料情況結合市場供方信息，初步選擇幾家信譽好的生產(chǎn)廠家作候選供應商；
    B、采購部向候選取供應商發(fā)出《供應商調(diào)查表》，并請供應商提供樣品及價目表；
    C、研發(fā)部根據(jù)原輔材料采購質(zhì)量標準對樣品進行檢測。
    （2）供應商的調(diào)查
    采購部對候選供應商進行實地調(diào)查、聽取介紹，了解供應商的經(jīng)營理念、質(zhì)量管理、技術水平、供貨能力等情況，根據(jù)調(diào)查結果填寫《供應商調(diào)查表》。
    （3）試用跟蹤檢測
    A、采購人員聯(lián)系供應商，提供少量樣品作檢測與生產(chǎn)試用，并在樣品包裝上做好“試用”標識；
    B、研發(fā)部對“試用“樣品進行跟蹤測試，并形成文件對“試用品”予以技術確認。
    （4）供應商的選定
    A、產(chǎn)品部組織采購部門依據(jù)《供應商調(diào)查表》填寫《合格供應商評定表》，確定合格供應商，并將其納入《合格供應商名單》。
    （5）對供銷方/市場經(jīng)銷商類供應商的評定。
    A、通過實地考察，聽取介紹等方式了解基本情況并索取授權證明文件。
    B、填寫《供應商調(diào)查表》 
    C、在購買地點進行時貨檢驗。必要時需經(jīng)過試用或檢測，并注明“樣品試用”。
    D、經(jīng)過試用沒有質(zhì)量問題時根據(jù)《供應商調(diào)查表》填寫《供應商評定表》，與上述材料一并交部門經(jīng)理審批，合格后納入《合格供應商名單》。
    E、由產(chǎn)品部和研發(fā)部門進行質(zhì)量跟蹤，出現(xiàn)質(zhì)量問題時，采購人員以書面方式進行反饋并聯(lián)絡退換，對沒有改進的供應商，取消其合格供應商資格。
    （6）合格供應商的復評
    A、每年對供應商歷次供貨情況進行評定，評定內(nèi)容包括質(zhì)量適應性（材料質(zhì)量狀況）、適價（價格合理性）、適量（交貨數(shù)量的準確性）、適時（交貨的及時性）的評定考核。
    B、調(diào)閱〈供應商檔案〉，統(tǒng)計供應商在考核期內(nèi)總交貨金額、質(zhì)量優(yōu)劣、退貨金額、交貨比率、發(fā)生延誤時間的比率、發(fā)生數(shù)量差錯的比率進行評定考核，其評定準則為〈合格供應商評價標準〉。
    C、評定后填寫《供應商復評表》報產(chǎn)品部經(jīng)理審批。
    D、不符合標準的列為觀察供應商，限期改進以觀后效或取消其供應商資格。
    E、根據(jù)復評結果修訂《合格供應商名單》。
12、單位間交接流程
    （1）各單位負責人或者有需求方根據(jù)本單位的實際需要，于每月28日前填制下月的《申購單》給產(chǎn)品部。
    （2）產(chǎn)品部匯總各需求方的購物申請，經(jīng)產(chǎn)品部經(jīng)理審核后，報總經(jīng)理/副總經(jīng)理審批。
    （3）產(chǎn)品部按總經(jīng)理/副總經(jīng)理已批準的購物申請到合格供應商處統(tǒng)一采購。供應商的評估按《供應商評估程序》執(zhí)行。
    （4）需求單位按《申請單》并根據(jù)實際需要到產(chǎn)品部領用，領用時填寫《出庫單》。
    （5）采購人員按照部門要求，尋找相關供應商，并與供應高聯(lián)系確認所需產(chǎn)品要求后，填制《購銷合同》、《采購訂單》給部門經(jīng)理審核。
    （6）部門經(jīng)理對相關供應商、《購銷合同》、《采購訂單》進行審核，具體按照《供應商評估程序》和《合同評估程序》有關規(guī)定執(zhí)行。審核通過后報請總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準。
    （7）《購銷合同》、《采購訂單》經(jīng)批準后，由采購部門負責實施采購計劃。
    （8）如需求方要求提供樣品時，采購人員在采購前必須要求供應商先提供樣品并轉交給需求方確認，需要現(xiàn)金購買的樣品，采購人員必須上報部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理/副總經(jīng)理批準后方可執(zhí)行。
    （9）部門經(jīng)理把《購銷合同》、《采購訂單》復印件交由財務部門登記，錄入《合同記錄表》。
    （10）對采購產(chǎn)品的驗收管理按《驗收、搬運、防護及交會控制程序》執(zhí)行。
    （11）《購銷合同》、《采購訂單》原件由產(chǎn)品部經(jīng)理保管，采購人員如因工作需要可留存合同復印件。