淺談信息化背景下加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的幾點(diǎn)思考

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　　論文關(guān)鍵詞 信息化　高?！〗虒W(xué)檔案

　　論文摘 要 文章解釋了高校教學(xué)檔案的涵義，并從理順校院二級(jí)管理體系構(gòu)建科學(xué)管理規(guī)章和管理體系、明晰新形勢(shì)下教學(xué)檔案的歸檔范圍、提高檔案工作意識(shí)、加快推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)實(shí)現(xiàn)信息整合和共享、提高管理人員職業(yè)素質(zhì)五個(gè)方面提出了信息化背景下高校加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的措施。 
　　
　　教學(xué)檔案是高校在一系列教學(xué)活動(dòng)中形成的具有查考、利用和保存價(jià)值的文字、圖表、實(shí)物、聲像等不同載體形式的原始記錄，是高校履行人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)功能和開展各項(xiàng)活動(dòng)的最直接記錄，是教學(xué)工作成果的重要載體，能全方位反映高校的實(shí)際辦學(xué)實(shí)力和水平。教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用也是教學(xué)管理工作的重要組成部分。隨著高等教育和信息化技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已不能滿足信息化時(shí)代的要求,高校應(yīng)該結(jié)合教學(xué)管理的變化和檔案工作的特點(diǎn)，加快推進(jìn)教學(xué)檔案的管理工作改革，提高檔案工作質(zhì)量。
　　一、理順校院二級(jí)管理體系，構(gòu)建科學(xué)的管理規(guī)章和管理體系
　　信息化背景下，高校的教學(xué)檔案管理工作無論是管理內(nèi)容還是服務(wù)手段、方式、途徑等都在發(fā)生深刻的變化，都高校應(yīng)該根據(jù)《檔案法》和《高校檔案管理辦法》，結(jié)合本校的管理需要和實(shí)際情況，積極實(shí)施的二級(jí)管理,科學(xué)制定檔案管理的規(guī)范以及相關(guān)制度，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
　　隨著高等教育的擴(kuò)招，目前很多高校都實(shí)施了二級(jí)管理。二級(jí)管理環(huán)境下高校檔案館要進(jìn)一步加強(qiáng)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，進(jìn)一步理順檔案管理部門與教務(wù)處等主管部門在教學(xué)檔案管理各環(huán)節(jié)中的關(guān)系與職責(zé)，建立以校檔案館為主體、教務(wù)處研究生處等各主管部門配合的高校教學(xué)檔案資源建設(shè)監(jiān)督管理體制，變教學(xué)檔案的“多頭管理、分散保管”為校檔案館引導(dǎo)下的“集中統(tǒng)一”管理，最大限度地優(yōu)化配置檔案資源。
　　隨著高等教育管理的規(guī)范，產(chǎn)生了大量數(shù)字化檔案。在數(shù)字化背景下，教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)尤為重要。特別是一些網(wǎng)站建設(shè)和管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理軟件設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫錄入規(guī)范、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)等，使檔案工作有章可循，有規(guī)可依，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)教學(xué)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的有效管理。
　　隨著高校管理改革，高校的教學(xué)檔案管理也要加強(qiáng)制度建設(shè)，建章立制，規(guī)范管理。要把教學(xué)檔案管理工作的所有涉及的環(huán)節(jié)和人都列入受控對(duì)象，特別要保障數(shù)字化檔案管理中的信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、機(jī)密性、安全性、穩(wěn)定性、可靠性。采取物理隔離和邏輯隔離等多種安全防范手段，積極對(duì)“病毒”和“黑客”威脅，確保檔案的保密和安全。
　　二、明晰新形勢(shì)下教學(xué)檔案的歸檔范圍
　　教學(xué)工作的復(fù)雜性必然決定了教學(xué)檔案的復(fù)雜性。教學(xué)檔案不同與其他類型的檔案，它具有很強(qiáng)的專業(yè)性、多樣性、系統(tǒng)性、連續(xù)性、分散性等特點(diǎn)。這是由于教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)是一種很復(fù)雜且重復(fù)的實(shí)踐活動(dòng)，其產(chǎn)生于并作用于教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)之中。
　　通常情況下高校的教學(xué)檔案至少要收錄上級(jí)主管部門及本校下（發(fā)）的有關(guān)文件、各學(xué)院年度工作及總結(jié)、各類教學(xué)基本如教學(xué)大綱、課程簡介、課程表；教師授課相關(guān)的授課計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)分配；教學(xué)運(yùn)行相關(guān)的專業(yè)建設(shè)、教研教改、實(shí)驗(yàn)實(shí)踐教學(xué)、各類考試、成績及成績分析、學(xué)籍處理、學(xué)位授予、各項(xiàng)教學(xué)賽事、各種教學(xué)會(huì)議、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、各類評(píng)價(jià)和教學(xué)評(píng)估等。
　　三、借助網(wǎng)絡(luò)等媒體，提高檔案工作意識(shí)
　　檔案意識(shí), 是指人們對(duì)檔案和檔案工作這一客觀事物的主觀映象，是人們對(duì)檔案的性質(zhì)和價(jià)值的認(rèn)識(shí), 對(duì)檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的認(rèn)識(shí)[3]。
　　相對(duì)于排課、考試等崗位在教學(xué)運(yùn)行中的“硬管理”不同，高校中很多教學(xué)管理人員包括很多領(lǐng)導(dǎo)把檔案工作視為“軟任務(wù)”，認(rèn)為檔案工作不過是“存存放放”的工作而已。
　　要樹立全員檔案意識(shí)，全校師生員工要充分認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案管理的重要性和必要性。檔案意識(shí)更是一種質(zhì)量意識(shí)，重視教學(xué)檔案工作也是重視教學(xué)工作的具體體現(xiàn)。
　　四、加快推進(jìn)教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信息整合和共享
　　檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的教學(xué)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化形式進(jìn)行存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，并利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，基于互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行聯(lián)機(jī)檢索和閱讀，實(shí)現(xiàn)資源共享[4]。
　　數(shù)字化教學(xué)檔案建立起來以后，可以便捷實(shí)現(xiàn)文字、聲音、影像等多種媒體信息的存儲(chǔ)和傳遞，并且信息存儲(chǔ)容量大，用戶通過數(shù)據(jù)庫、檢索軟件等技術(shù)，借助某些關(guān)鍵詞，便捷實(shí)現(xiàn)檢索瀏覽，大大方便了用戶檢索，提高了檢索效率，可以足不出戶地遠(yuǎn)程訪問檔案材料,網(wǎng)上下載檔案信息, 或遠(yuǎn)距離、高速度的傳輸，真正實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享，大大提高教學(xué)檔案的利用率。
　　五、提高管理人員職業(yè)素質(zhì)
　　信息化背景下，教學(xué)檔案管理人員除了要有很強(qiáng)的檔案意識(shí)和高度的責(zé)任心，還要有一定的檔案知識(shí)和處理技能，要有基本的檔案價(jià)值判斷能力。要加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，提供條件讓教學(xué)檔案管理人員有機(jī)會(huì)去參加各種業(yè)務(wù)培訓(xùn), 學(xué)習(xí)掌握檔案專業(yè)理論與知識(shí),檔案工作的方針、政策、標(biāo)準(zhǔn)、辦法， 學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)使用技能。
　　教學(xué)工作是高校的中心工作，教學(xué)檔案的收集、整理、保存和利用是教學(xué)管理工作的重要組成部分。高校要研究教學(xué)檔案管理創(chuàng)新工作，提高檔案管理的信息化程度，提高教學(xué)檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性，更好地為提高高校教育教學(xué)質(zhì)量服務(wù)。
　　
　　參考文獻(xiàn)：
　　[1]王英瑋．專門檔案管理［M］.北京：中國人民大學(xué)出版社，2004.
　　[2]孫碧平．談高校教學(xué)檔案的價(jià)值體現(xiàn)［J］.蘭臺(tái)世界，2008（4）：31-32.
　　[3]尹美京．檔案意識(shí)與檔案工作的關(guān)系之我見［J］. 檔案學(xué)通訊，2008（3）：83.
　　[4]張照余.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[M].中國檔案出版社.2001: 94-99