大客戶攻堅戰(zhàn)：用好會議協(xié)同各部門打大單

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為了集思廣益、為了頭腦風暴、為了統(tǒng)一目標……結(jié)果，竹籃子打水一場空，最后得出更多的目標，產(chǎn)生更多的問題。以上所述的行為藝術(shù)，就叫開會。

設(shè)想以下場景：這個項目一再拖延，各部門協(xié)作混亂，責任不明，已經(jīng)到了簽單環(huán)節(jié)最危險的時刻，今天必須有個結(jié)論，你召集大家一起開會。原本你是這樣想的，一次會議應(yīng)該會產(chǎn)生多個想法，你將能從中找到最佳方案。

很不幸的是，這種方法往往不會奏效。相反地，它會讓你的團隊更缺乏創(chuàng)造性，每一個想法都“左右互博”，“煮豆燃豆萁”直至全軍覆沒。

為什么開會總是得不到我們想要的結(jié)果呢?

1.入戲太慢

你知道的，就像那些群眾演員，飾演路人甲、流動人群、尸體什么的還好啦，但你如果給他們講述劇本的精神就有點勉為其難了，搞不好會玩砸的哦。因為他們壓根就不曾入戲。

同理，而你突然召集一群人一起頭腦風暴生產(chǎn)想法，一分鐘前他們還在各自的崗位上東奔西跑，一分鐘就莫名其妙的被塞進了會議室。大家對客戶背景、客戶習慣、競爭對手信息都是一無所知，而且臨時聚集的團隊成員往往會互相影響。往往導致思維錯亂，各種跑題。

2.會議中的“亂碼人”

每次開會總有紙上談兵，不切實際的發(fā)言。這是大大的浪費：假設(shè)一個長達1個小時的會議，5個人參加，則實際上花費了5小時，而不是1小時。而若計算他們這段時間荒廢的工作，恐怕還要加上5小時。你使用10小時生產(chǎn)1小時的會議，本來就不是一個合算的事，不該重視起來嘛!如果參會的人，沒有明確目標、不知道問題是什么、無差別攻擊、無條理闡述……最后就會變成一群“亂碼人”

3.在你的心上自由的飛翔

Yo Yo 這這感覺就像一路的芳香還有婆娑輕波。當你的大腦導向某些新方案的記憶時，一個問題可能得到解決。但是，假如恰巧此時另一個人也提出一個想法，那么你的大腦的記憶也會被轉(zhuǎn)移。

表面上看，這似乎是大腦激蕩，互相刺激。但這也會扼殺大家原本自己的點子，抑制了大腦的創(chuàng)造性過程。

4.瘋狂的兔子

嗯，是的，家畜界最強。4個月成年，6個月配種，可愛的小兔兔們繁殖能力超強。如此強勁對手，誰人可以一戰(zhàn)?答曰：開會。

會議具有超強的繁殖功能，一次會議總能引出下一次會議，下一次會議并生生不息。而且越累計越消耗企業(yè)產(chǎn)能，引起團隊拖延癥，降低工作效率。

告訴你，開會，我們該怎么做?!

舉個直接的例子，下圖是一家公司的會議任務(wù)通知，他們使用的免費客戶管理軟件 CRM客戶關(guān)系管理軟件，通過該軟件的手機版推送給各部門相關(guān)人員的任務(wù)截圖，我們來分析一下會議通知都該有什么具體元素。

根據(jù)上圖CRM會議任務(wù)給我們的提示，得出一下溫馨提示。愛上開會者，必讀：

1.確定目標，鎖定重點。

首先，開會前先通知與會者，要他們注意會議討論的重點。會議所需的材料信息要加以選擇，避免過多。最好由專人負責，經(jīng)過整理體系化。有了確定的目標，只要有人偏離會議方向，立即提醒他們注意議程。

2.各部門協(xié)作，多維度分析客戶

銷售部的同事對客戶背景調(diào)查，以及分享客戶主要聯(lián)系人關(guān)系圖，客戶所在行業(yè)的樣板客戶確定，以及該項目的競爭對手列表。同時，技術(shù)部可以進行競品價格比較和技術(shù)優(yōu)劣勢分析。而客服部匯總初期已經(jīng)提交的技術(shù)方案和客戶反饋。行政部客戶來訪會議的流程和參與人日程協(xié)調(diào)……等等，而上述內(nèi)容全部在CRM中客戶視圖快速查找。

3.獨立思考，發(fā)揮每個人能量。

目標明確后，就有了方向，允許大家有充分時間做準備,這樣才能收到最好的會議效益。在所有人聚在一起之前，先讓每個人思考思考自己的點子，然后聚集到一起，拿出自己的方案。

4.發(fā)言精簡，有邊界的暢所欲言

盡量讓大家用言簡意賅的方式表述各自想法。鼓勵大家抱著欣賞的態(tài)度，發(fā)掘其他人優(yōu)點，不要過度苛刻。假如你一開始就特別苛刻，那么你很有可能會打死所有那些新奇的想法。要公開提問，鼓勵每位與會者說出自己的觀點。

5. 建立體系

會議中你一言我一語，信息龐雜紛亂，你可以試著把別人說的重點，以及自已想說的話寫下來，最好的方式是在黑板上畫出來。從中找出脈絡(luò)，加以體系化，這樣一來，會議數(shù)據(jù)就變成一張可視化的信息體系圖，成為點子來源。

6.時間把控

建議放一個鬧鐘，鬧鐘響起來，管他呢，散會。另外，在會議結(jié)束時間前的10分鐘，你要提醒大家:“各位，讓我們的準備結(jié)束,我們必須在10分鐘后離開這里”，這樣一來，確保各項決議記錄在案，所有人進入總結(jié)狀態(tài)。

7.歸納結(jié)論

讓大家了解時間有限后，可以現(xiàn)場直接分配什么任務(wù)，確定負責人，截止日等等。如果有CRM系統(tǒng)，可以直接建立項目和任務(wù)。(另外強烈推薦免費客戶管理軟件 CRM系統(tǒng)以及其手機版)總之，大家走出會議室之后，大腦不會是一片空白。

8.會后跟蹤

會后總結(jié)，記得及時跟蹤問題的解決和實施情況。開會，并不是解決問題的唯一辦法，實在并非BOSS和領(lǐng)導們所愿，但是不開會又不行，那就要讓這個會開得值得，時間花得值得。提出了解決問題的方法固然好，但是沒有一個良好的總結(jié)，沒有人跟蹤的話，脫離于實踐就白費了。我們又不是搞吟詩大會啊。