大客戶攻堅(jiān)戰(zhàn)：用好會(huì)議協(xié)同各部門打大單

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為了集思廣益、為了頭腦風(fēng)暴、為了統(tǒng)一目標(biāo)……結(jié)果，竹籃子打水一場(chǎng)空，最后得出更多的目標(biāo)，產(chǎn)生更多的問題。以上所述的行為藝術(shù)，就叫開會(huì)。

設(shè)想以下場(chǎng)景：這個(gè)項(xiàng)目一再拖延，各部門協(xié)作混亂，責(zé)任不明，已經(jīng)到了簽單環(huán)節(jié)最危險(xiǎn)的時(shí)刻，今天必須有個(gè)結(jié)論，你召集大家一起開會(huì)。原本你是這樣想的，一次會(huì)議應(yīng)該會(huì)產(chǎn)生多個(gè)想法，你將能從中找到最佳方案。

很不幸的是，這種方法往往不會(huì)奏效。相反地，它會(huì)讓你的團(tuán)隊(duì)更缺乏創(chuàng)造性，每一個(gè)想法都“左右互博”，“煮豆燃豆萁”直至全軍覆沒。

為什么開會(huì)總是得不到我們想要的結(jié)果呢?

1.入戲太慢

你知道的，就像那些群眾演員，飾演路人甲、流動(dòng)人群、尸體什么的還好啦，但你如果給他們講述劇本的精神就有點(diǎn)勉為其難了，搞不好會(huì)玩砸的哦。因?yàn)樗麄儔焊筒辉霊颉?/p>

同理，而你突然召集一群人一起頭腦風(fēng)暴生產(chǎn)想法，一分鐘前他們還在各自的崗位上東奔西跑，一分鐘就莫名其妙的被塞進(jìn)了會(huì)議室。大家對(duì)客戶背景、客戶習(xí)慣、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手信息都是一無所知，而且臨時(shí)聚集的團(tuán)隊(duì)成員往往會(huì)互相影響。往往導(dǎo)致思維錯(cuò)亂，各種跑題。

2.會(huì)議中的“亂碼人”

每次開會(huì)總有紙上談兵，不切實(shí)際的發(fā)言。這是大大的浪費(fèi)：假設(shè)一個(gè)長(zhǎng)達(dá)1個(gè)小時(shí)的會(huì)議，5個(gè)人參加，則實(shí)際上花費(fèi)了5小時(shí)，而不是1小時(shí)。而若計(jì)算他們這段時(shí)間荒廢的工作，恐怕還要加上5小時(shí)。你使用10小時(shí)生產(chǎn)1小時(shí)的會(huì)議，本來就不是一個(gè)合算的事，不該重視起來嘛!如果參會(huì)的人，沒有明確目標(biāo)、不知道問題是什么、無差別攻擊、無條理闡述……最后就會(huì)變成一群“亂碼人”

3.在你的心上自由的飛翔

Yo Yo 這這感覺就像一路的芳香還有婆娑輕波。當(dāng)你的大腦導(dǎo)向某些新方案的記憶時(shí)，一個(gè)問題可能得到解決。但是，假如恰巧此時(shí)另一個(gè)人也提出一個(gè)想法，那么你的大腦的記憶也會(huì)被轉(zhuǎn)移。

表面上看，這似乎是大腦激蕩，互相刺激。但這也會(huì)扼殺大家原本自己的點(diǎn)子，抑制了大腦的創(chuàng)造性過程。

4.瘋狂的兔子

嗯，是的，家畜界最強(qiáng)。4個(gè)月成年，6個(gè)月配種，可愛的小兔兔們繁殖能力超強(qiáng)。如此強(qiáng)勁對(duì)手，誰人可以一戰(zhàn)?答曰：開會(huì)。

會(huì)議具有超強(qiáng)的繁殖功能，一次會(huì)議總能引出下一次會(huì)議，下一次會(huì)議并生生不息。而且越累計(jì)越消耗企業(yè)產(chǎn)能，引起團(tuán)隊(duì)拖延癥，降低工作效率。

告訴你，開會(huì)，我們?cè)撛趺醋?!

舉個(gè)直接的例子，下圖是一家公司的會(huì)議任務(wù)通知，他們使用的免費(fèi)客戶管理軟件 CRM客戶關(guān)系管理軟件，通過該軟件的手機(jī)版推送給各部門相關(guān)人員的任務(wù)截圖，我們來分析一下會(huì)議通知都該有什么具體元素。

根據(jù)上圖CRM會(huì)議任務(wù)給我們的提示，得出一下溫馨提示。愛上開會(huì)者，必讀：

1.確定目標(biāo)，鎖定重點(diǎn)。

首先，開會(huì)前先通知與會(huì)者，要他們注意會(huì)議討論的重點(diǎn)。會(huì)議所需的材料信息要加以選擇，避免過多。最好由專人負(fù)責(zé)，經(jīng)過整理體系化。有了確定的目標(biāo)，只要有人偏離會(huì)議方向，立即提醒他們注意議程。

2.各部門協(xié)作，多維度分析客戶

銷售部的同事對(duì)客戶背景調(diào)查，以及分享客戶主要聯(lián)系人關(guān)系圖，客戶所在行業(yè)的樣板客戶確定，以及該項(xiàng)目的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手列表。同時(shí)，技術(shù)部可以進(jìn)行競(jìng)品價(jià)格比較和技術(shù)優(yōu)劣勢(shì)分析。而客服部匯總初期已經(jīng)提交的技術(shù)方案和客戶反饋。行政部客戶來訪會(huì)議的流程和參與人日程協(xié)調(diào)……等等，而上述內(nèi)容全部在CRM中客戶視圖快速查找。

3.獨(dú)立思考，發(fā)揮每個(gè)人能量。

目標(biāo)明確后，就有了方向，允許大家有充分時(shí)間做準(zhǔn)備,這樣才能收到最好的會(huì)議效益。在所有人聚在一起之前，先讓每個(gè)人思考思考自己的點(diǎn)子，然后聚集到一起，拿出自己的方案。

4.發(fā)言精簡(jiǎn)，有邊界的暢所欲言

盡量讓大家用言簡(jiǎn)意賅的方式表述各自想法。鼓勵(lì)大家抱著欣賞的態(tài)度，發(fā)掘其他人優(yōu)點(diǎn)，不要過度苛刻。假如你一開始就特別苛刻，那么你很有可能會(huì)打死所有那些新奇的想法。要公開提問，鼓勵(lì)每位與會(huì)者說出自己的觀點(diǎn)。

5. 建立體系

會(huì)議中你一言我一語，信息龐雜紛亂，你可以試著把別人說的重點(diǎn)，以及自已想說的話寫下來，最好的方式是在黑板上畫出來。從中找出脈絡(luò)，加以體系化，這樣一來，會(huì)議數(shù)據(jù)就變成一張可視化的信息體系圖，成為點(diǎn)子來源。

6.時(shí)間把控

建議放一個(gè)鬧鐘，鬧鐘響起來，管他呢，散會(huì)。另外，在會(huì)議結(jié)束時(shí)間前的10分鐘，你要提醒大家:“各位，讓我們的準(zhǔn)備結(jié)束,我們必須在10分鐘后離開這里”，這樣一來，確保各項(xiàng)決議記錄在案，所有人進(jìn)入總結(jié)狀態(tài)。

7.歸納結(jié)論

讓大家了解時(shí)間有限后，可以現(xiàn)場(chǎng)直接分配什么任務(wù)，確定負(fù)責(zé)人，截止日等等。如果有CRM系統(tǒng)，可以直接建立項(xiàng)目和任務(wù)。(另外強(qiáng)烈推薦免費(fèi)客戶管理軟件 CRM系統(tǒng)以及其手機(jī)版)總之，大家走出會(huì)議室之后，大腦不會(huì)是一片空白。

8.會(huì)后跟蹤

會(huì)后總結(jié)，記得及時(shí)跟蹤問題的解決和實(shí)施情況。開會(huì)，并不是解決問題的唯一辦法，實(shí)在并非BOSS和領(lǐng)導(dǎo)們所愿，但是不開會(huì)又不行，那就要讓這個(gè)會(huì)開得值得，時(shí)間花得值得。提出了解決問題的方法固然好，但是沒有一個(gè)良好的總結(jié)，沒有人跟蹤的話，脫離于實(shí)踐就白費(fèi)了。我們又不是搞吟詩大會(huì)啊。