淺談勞動合同管理臺帳及其計算機應用

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一、建設工程合同管理概述

(一)合同管理概述

“合同管理”一詞在不同的場合有不同的涵義，概括起來合同管理是指依據(jù)合同規(guī)定對當事人的權利和義務進行監(jiān)督管理的過程。合同管理可分為宏觀的合同管理和微觀的合同管理。宏觀合同管理是指國家和政府機關為建立和健全合同制度所開展的管理工作，包括立法工作、行政執(zhí)法工作、行政監(jiān)督工作等等;微觀的合同管理是指企業(yè)對合同的管理工作。就公路工程承包合同而言，微觀合同管理按主體的不同可分為業(yè)主的合同管理，承包商的合同管理以及監(jiān)理單位的合同管理。同時，微觀的合同管理又可分為廣義的合同管理和狹義的合同管理，廣義的合同管理是指以合同為依據(jù)所開展的所有合同管理工作，甚至包括招標投標工作。狹義的合同管理主要是指合同在變更過程中所開展的有關管理工作，包括處理工程變更、工程延期、費用索賠、審批工程分包等事宜。本文所討論的合同管理，主要是指高速公路建設項目的業(yè)主方依據(jù)合同所組織的各項管理工作。

(二)實施建設工程合同管理的目的和任務

對建設工程實施合同管理，其目的有五個：一是發(fā)展和完善社會主義建筑市場經(jīng)濟;二是建立現(xiàn)代企業(yè)制度;三是規(guī)范建筑市場主體、市場價格和市場交易;四是加強合同管理，提高建設工程合同履約率;五是加強建設工程合同管理努力開拓國際建筑市場。進行建設工程合同管理的任務和要求在于：為國民經(jīng)濟支柱產(chǎn)業(yè)發(fā)展提供可靠保障;努力推行項目法人責任制、招標投標制、工程監(jiān)理制和合同管理制;全面提高工程建設管理水平;做為控制工程質量、進度和造價的重要依據(jù)。

(三)建立健全合同臺帳制度的意義和作用

臺帳是檢查、考核、評估企、事業(yè)單位經(jīng)營、管理執(zhí)行情況的重要依據(jù)。切實做好臺帳管理對于及時掌握經(jīng)營、管理執(zhí)行情況，實行計劃動態(tài)管理具有重要意義。合同臺帳屬于統(tǒng)計臺帳的一種，因此它具有統(tǒng)計臺帳的基本屬性和功能：一是有利于將分散的原始記錄資料加以匯總，便于隨時對比檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題;二是可將大量繁瑣的原始記錄資料整理工作分攤在平時完成，到期末可分類匯總有關數(shù)據(jù)，有利于提高報表報送的及時性;三是有利于資料的系統(tǒng)化、條理化，積累歷史資料;四是有利于及時反映經(jīng)營、管理活動的情況，便于檢查工作進度，滿足經(jīng)營、管理活動的基本需要。對于建設工程而言，建立合同臺帳制度還能夠充分發(fā)揮合同管理的紐帶作用，有利于評估從業(yè)單位合同執(zhí)行情況，并通過從不同角度進行數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計、對比所得到的結果，透視出項目總體運行情況，及時發(fā)現(xiàn)可能存在的管理風險;使工程建設合同的訂立、履行、變更和終止等活動的結果，成為管理者作出工程建設項目管理決策的科學依據(jù)。《中華人民共和國統(tǒng)計法》第十九條第三款規(guī)定：“企業(yè)事業(yè)組織應當設置原始統(tǒng)計記錄、統(tǒng)計臺帳，建立健全統(tǒng)計資料的審核、交接和檔案等管理制度”。一些地方性管理條例也對建立管理臺帳做出了明確要求，例如《北京市統(tǒng)計管理條例》第十八條明確規(guī)定：“各部門和各單位必須依法建立和健全原始統(tǒng)計記錄、統(tǒng)計臺帳以及統(tǒng)計資料的審核、交接、檔案和保密等項管理制度?！?996年7月頒布的《北京市勞動合同管理辦法》第十條也規(guī)定：“用人單位要加強勞動合同的基礎管理工作，建立以下臺帳……具備條件的企業(yè)及其主管部門應實行計算機管理”。

隨著工程建設項目規(guī)模擴大，合同標的日趨龐大，涉及合同的內容、條款日益復雜，傳統(tǒng)的手工合同管理手段和方法已經(jīng)無法適應現(xiàn)代化大、中型工程項目動態(tài)管理的要求。因此借助于計算機技術為管理者提供支持已經(jīng)成為必然趨勢，而且在計算機技術飛速發(fā)展的今天，充分運用現(xiàn)有辦公軟件已經(jīng)成為當前和今后合同管理的基本手段。只有先進的技術手段與科學管理理念緊密結合，才能實現(xiàn)高效、精確、全面的合同管理。目前市面上有很多專門為合同臺帳管理而設計、研制、開發(fā)的軟件，本文則主要介紹利用微軟(Microsoft)公司辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫軟件。