如何發(fā)揮ERP系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)監(jiān)控職能

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所謂ERP系統(tǒng)的管理理念與特點(diǎn)

ERP（Enterprise Resources Planning“企業(yè)資源計(jì)劃”），是整合了企業(yè)管理理念、業(yè)務(wù)流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、人力物力、計(jì)算機(jī)硬件和軟件于一體的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)運(yùn)用信息技術(shù)將企業(yè)的資金流、物資流、信息流進(jìn)行有效的集成，使其協(xié)調(diào)運(yùn)作，從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)工作績效的最優(yōu)化，其核心的管理理念就是實(shí)現(xiàn)對企業(yè)整個(gè)供應(yīng)鏈的有效管理。它體現(xiàn)以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：

（一）一體化管理的特點(diǎn)

在傳統(tǒng)的企業(yè)管理中，采購、生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)、人力資源等幾個(gè)關(guān)鍵的企業(yè)行為相對獨(dú)立，各有各的管理方式與系統(tǒng)，相互之間的信息用人工的方式進(jìn)行傳遞，這就造成了信息的重復(fù)處理，甚至人為造成信息的不一致性，降低了效率，浪費(fèi)了資源。而ERP系統(tǒng)提供了一個(gè)統(tǒng)一的平臺，有效整合了企業(yè)行為中的各環(huán)節(jié)，其信息的傳遞是線性的，從訂單到利潤的實(shí)現(xiàn)。形成了一體化管理，從而有效地調(diào)動了企業(yè)資源，提高了管理效率。

（二）適應(yīng)企業(yè)多種生產(chǎn)方式的特點(diǎn)

企業(yè)的生產(chǎn)方式是多種多樣、富有個(gè)性的。一套好的管理軟件不僅體現(xiàn)先進(jìn)的管理理念，還能適應(yīng)企業(yè)多種生產(chǎn)方式，引導(dǎo)企業(yè)適應(yīng)市場變化。ERP系統(tǒng)支持對混合型生產(chǎn)方式的管理，其管理思想主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一是“精益生產(chǎn)”的思想。即企業(yè)按大批量生產(chǎn)方式組織常規(guī)生產(chǎn)，通過流程再造，消除不合理的環(huán)節(jié)，提高企業(yè)常規(guī)生產(chǎn)效益；其二是“敏捷制造”的思想。是指特定情況下非常規(guī)生產(chǎn)，通過特定的流程，有效調(diào)集企業(yè)資源，體現(xiàn)企業(yè)對市場的反應(yīng)速度。

（三）充分體現(xiàn)了事先計(jì)劃與事中控制的特點(diǎn)

ERP系統(tǒng)通過一體化管理，使企業(yè)管理者能實(shí)時(shí)了解生產(chǎn)各環(huán)節(jié)資源使用情況，通過計(jì)劃管理進(jìn)行事先計(jì)劃與事中控制。系統(tǒng)中的計(jì)劃體系主要包括生產(chǎn)計(jì)劃、物料需求計(jì)劃、能力計(jì)劃、采購計(jì)劃、銷售執(zhí)行計(jì)劃、利潤計(jì)劃、財(cái)務(wù)預(yù)算和人才交流計(jì)劃等，這些計(jì)劃功能與價(jià)值控制功能已完全集成到整個(gè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)中，并通過定義事務(wù)處理相關(guān)的會計(jì)核算科目與核算方式，在事務(wù)處理發(fā)生的同時(shí)自動生成會計(jì)核算分錄，保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性，從而實(shí)現(xiàn)了可根據(jù)財(cái)務(wù)資金現(xiàn)狀，追溯資金的來龍去脈，并進(jìn)一步追溯所發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)活動，改變了資金信息滯后于物料信息的狀況，便于實(shí)現(xiàn)事中控制和實(shí)時(shí)做出決策。

（四）強(qiáng)調(diào)管理環(huán)節(jié)中協(xié)調(diào)作用的特點(diǎn)

ERP系統(tǒng)的計(jì)劃、事務(wù)處理、控制與決策等功能都是在整個(gè)供應(yīng)鏈的業(yè)務(wù)處理流程中實(shí)現(xiàn)的，它要求在每個(gè)流程業(yè)務(wù)處理過程中最大限度地發(fā)揮每個(gè)人的工作潛能與責(zé)任心，流程與流程之間則強(qiáng)調(diào)人與人之間的合作精神，以便在有機(jī)組織中充分發(fā)揮每個(gè)人的主觀能動性與潛能，進(jìn)而有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理中信息的橫向傳遞，減少信息傳遞的中間環(huán)節(jié)。使企業(yè)管理由層層管理的“高聳式”組織結(jié)構(gòu)向管理者直接面對作業(yè)層的“扁平式”組織機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)變，提高企業(yè)對市場動態(tài)變化的響應(yīng)速度。

ERP系統(tǒng)給企業(yè)財(cái)務(wù)工作帶來的變化

在ERP系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)管理是核心環(huán)節(jié)，企業(yè)所有環(huán)節(jié)產(chǎn)生的信息最終都要通過財(cái)務(wù)管理進(jìn)行集成，企業(yè)經(jīng)營的成果也在這個(gè)環(huán)節(jié)體現(xiàn)，ERP系統(tǒng)賦予財(cái)務(wù)管理環(huán)節(jié)以更多的管理與監(jiān)督的職能。

（一）對于財(cái)務(wù)憑證的處理

在ERP系統(tǒng)中，企業(yè)財(cái)務(wù)信息的來源發(fā)生了變化，由于各業(yè)務(wù)模塊分散在各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中，比如采購模塊由采購部門使用，庫存模塊由倉儲部門使用，銷售模塊由銷售部門使用，而總賬、往來賬模塊則由財(cái)務(wù)部門使用，各模塊使用者通過一種環(huán)環(huán)相扣的方式形威最終的集成信息，而一些財(cái)務(wù)信息在業(yè)務(wù)操作時(shí)就已形成。比如在采購流程中，發(fā)出訂單時(shí)不產(chǎn)生會計(jì)信息，驗(yàn)收入庫時(shí)則通過對采購信息的匹配自動生成標(biāo)準(zhǔn)成本會計(jì)分錄。在傳統(tǒng)信息處理方式下。要等到材料入庫、驗(yàn)收、財(cái)務(wù)部門核對供應(yīng)商發(fā)票并登錄賬薄后才能了懈材料的進(jìn)、出、存等情況，而在ERP系統(tǒng)處理中，每一個(gè)環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)的處理都有相應(yīng)的信息形成，并可以隨時(shí)檢索使用。傳統(tǒng)的企業(yè)財(cái)務(wù)信息處理系統(tǒng)，無論是一級核算還是二級核算模式，最終的財(cái)務(wù)信息、會計(jì)憑證、會計(jì)分錄等都是由財(cái)務(wù)部門制作而在ERP處理背景下，財(cái)務(wù)信息的來源向業(yè)務(wù)領(lǐng)域延伸，財(cái)務(wù)部門所做的工作是保證業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，并進(jìn)行修訂。

（二）ERP系統(tǒng)中的計(jì)劃系統(tǒng)給全面預(yù)算管理提供了業(yè)務(wù)平臺

預(yù)算作為管理層設(shè)定的對未來一個(gè)時(shí)期戰(zhàn)略規(guī)劃的數(shù)量表述，可以促使計(jì)劃的編制和執(zhí)行，促進(jìn)組織內(nèi)部的溝通與協(xié)調(diào)，是保證企業(yè)沿著正確方向運(yùn)行的重要手段。ERP系統(tǒng)中有完整的計(jì)劃體系，而且這些計(jì)劃功能與價(jià)值控制已完全集成在整個(gè)系統(tǒng)中，系統(tǒng)對計(jì)劃執(zhí)行費(fèi)用的預(yù)測與控制，為企業(yè)實(shí)行全面預(yù)算管理提供了依據(jù)。

（三）ERP系統(tǒng)的流程化管理給財(cái)務(wù)的監(jiān)督功能的有效發(fā)揮提供了可能

ERP系統(tǒng)中的一體化管理方式使得財(cái)務(wù)信息的來源向業(yè)務(wù)領(lǐng)域延伸，財(cái)務(wù)部門所做的工作是保證業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)處理的準(zhǔn)確性、及時(shí)性，財(cái)務(wù)人員可利用ERP系統(tǒng)及時(shí)抽取企業(yè)生產(chǎn)各環(huán)節(jié)運(yùn)行數(shù)據(jù)。這就給財(cái)務(wù)監(jiān)督工作向事前和過程控制轉(zhuǎn)變提供了可能，例如生產(chǎn)計(jì)劃的總量控制、項(xiàng)目管理的預(yù)算控制、采購環(huán)節(jié)的價(jià)格監(jiān)督和使用環(huán)節(jié)的資金來源控制等等。

充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)監(jiān)督的作用

（一）建立企業(yè)完善的全面預(yù)算管理體系

全面預(yù)算管理是將企業(yè)的決策目標(biāo)及其資源配置以預(yù)算的方式加以量化，并使之得以實(shí)現(xiàn)的企業(yè)內(nèi)部管理活動或過程的總稱。全面預(yù)算反映的是企業(yè)未來某一特定期間（一般不超過一年或一個(gè)經(jīng)營周期）的全部生產(chǎn)、經(jīng)營活動的財(cái)務(wù)計(jì)劃。實(shí)施企業(yè)全面預(yù)算管理，是把企業(yè)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行看成一個(gè)整體，以企業(yè)的目標(biāo)利潤為主線，使整個(gè)預(yù)算管理活動圍繞目標(biāo)利潤展開，通過“分散權(quán)責(zé)，集中監(jiān)督”來有效配置企業(yè)資源，提高生產(chǎn)效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)。實(shí)施全面預(yù)算管理。促進(jìn)了企業(yè)內(nèi)部各部門間的合作與交流，減少了相互間的；中突與矛盾，也促進(jìn)了企業(yè)計(jì)劃工作的開展與完善，降低了企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)與財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，預(yù)算為業(yè)績評價(jià)提供了標(biāo)準(zhǔn)，便于對各部門實(shí)施量化的業(yè)績考核和獎(jiǎng)懲，也方便了對員工的激勵(lì)與控制。

在ERP系統(tǒng)中。企業(yè)預(yù)算管理是企業(yè)資源配置的體現(xiàn)，是企業(yè)人行為流程管理的主線，也是進(jìn)行過程監(jiān)督的主要依據(jù)。建立企業(yè)全面預(yù)算管理體系，應(yīng)以企業(yè)整體為目標(biāo)，全面剖析企業(yè)資金流。對企業(yè)資金來源、使用方向等進(jìn)行合理的分解與歸并。根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況建立企業(yè)資金管理的“WBS”（是英文Work Breakdown Structure的縮寫，中文的意思是“工作分解結(jié)構(gòu)”），進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，使企業(yè)全面預(yù)算管理真正發(fā)揮控制與監(jiān)督的作用。以預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確率為抓手，能預(yù)控企業(yè)的經(jīng)營行為，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

（二）根據(jù)ERP系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)工作的過程重組與再造

ERP系統(tǒng)的實(shí)施，使財(cái)務(wù)信息的來源向業(yè)務(wù)領(lǐng)域延伸，減少了財(cái)務(wù)人員直接處理憑征的業(yè)務(wù)量。而保證會計(jì)及其他信息的及時(shí)性、完整性，減少誤操作對信息造成的不良影響成為財(cái)務(wù)會計(jì)人員的一項(xiàng)新的工作。財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)調(diào)整工作重點(diǎn)，對傳統(tǒng)的工作模式進(jìn)行再造，明確新的工程流程和業(yè)務(wù)控制點(diǎn)，規(guī)范資金、物資需求的申報(bào)等。充分利用系統(tǒng)提供的信息，對企業(yè)經(jīng)營過程各階段上傳的信息進(jìn)行加工分析，及時(shí)對企業(yè)經(jīng)營過程中物流與資金流進(jìn)行控制與反映。

（三）規(guī)范企業(yè)信息來源并確保信息的正確、有效

數(shù)據(jù)管理是ERP系統(tǒng)能否發(fā)揮其效率的關(guān)鍵，作為ERP系統(tǒng)核心環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)對數(shù)據(jù)的要求更為嚴(yán)格。在傳統(tǒng)管理中，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理是財(cái)務(wù)部門份內(nèi)的事，而在ERP系統(tǒng)中全過程的數(shù)據(jù)都可能對財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)處理產(chǎn)生影響。為了確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的正確、有效，應(yīng)對數(shù)據(jù)產(chǎn)生的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督與控制：利用預(yù)算管理對企業(yè)的資金流動進(jìn)行合理分類，利用財(cái)務(wù)憑證對數(shù)據(jù)的有效性進(jìn)行核對和對物資的采購與領(lǐng)用進(jìn)行規(guī)范，利用企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表對企業(yè)經(jīng)營效率、企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)狀況進(jìn)行反映，從而實(shí)現(xiàn)對企業(yè)管理全過程進(jìn)行監(jiān)督與控制。

（四）利用ERP系統(tǒng)建立企業(yè)動態(tài)績效監(jiān)控系統(tǒng)

ERP的應(yīng)用，為企業(yè)提供了豐富的管理信息。如何用好這些信息并在企業(yè)管理和決策過程中真正起到作用，是衡量ERP應(yīng)用成功的一個(gè)標(biāo)志。在ERP系統(tǒng)完全投入實(shí)際運(yùn)行后，企業(yè)應(yīng)根據(jù)管理需要，利用ERP系統(tǒng)提供的信息資源設(shè)計(jì)出一套動態(tài)監(jiān)控管理績效變化的報(bào)表體系。以及時(shí)反饋和糾正管理中存在的問題。這項(xiàng)工作，一般是在ERP系統(tǒng)實(shí)施完成后由企業(yè)設(shè)計(jì)完成。利用ERP系統(tǒng)提供的信息資源建立起自己的績效監(jiān)控系統(tǒng)，不僅為企業(yè)管理和決策提供數(shù)據(jù)支持，同時(shí)也能監(jiān)督、完善ERP系統(tǒng)的規(guī)范運(yùn)行。

總之，ERP系統(tǒng)充分體現(xiàn)了先進(jìn)的現(xiàn)代管理理念，是一套規(guī)范的、有效的企業(yè)管理工具，它的有效運(yùn)轉(zhuǎn)將給企業(yè)帶來無法估量的效益。處于系統(tǒng)核心環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)部門，其職能的有效發(fā)揮將對系統(tǒng)的成功實(shí)施起著舉足輕重的作用。

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