免費ERP實施后如何完善企業(yè)內(nèi)部控制制度建設

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ERP（企業(yè)資源規(guī)劃）實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部資源和企業(yè)相關(guān)的外部資源整合，ERP它不僅是一個軟件，而且還是一個管理思想，能過免費ERP把企業(yè)和人、財、物、產(chǎn)、供、銷及相應的物流、信息流、資金流

、管理流、增值流等緊密地集成起來，實現(xiàn)資源優(yōu)化和共享。

內(nèi)部控制是以實現(xiàn)公司發(fā)展戰(zhàn)略為目標，提高經(jīng)濟效益為中心，防范和控制經(jīng)營風險為目的，規(guī)范公司各種業(yè)務流程為內(nèi)容而建立的一整套責任體系。因此，內(nèi)部控制要求既能強化基礎管理工作，又能

提升經(jīng)濟效益，是一項宏大的系統(tǒng)工程。
 
ERP與企業(yè)內(nèi)部控制制度，前者提升企業(yè)的管理水平，后者為企業(yè)發(fā)展保駕護航，兩項工作都是企業(yè)各項工作的重中之重。作為兩項還在不斷發(fā)展完善的系統(tǒng)工程，ERP和內(nèi)控交叉在一起，相互之間必然

產(chǎn)生密切的聯(lián)系和深遠的影響，ERP的上線給現(xiàn)有的內(nèi)控制度帶來了新的沖擊。
 
一、ERP上線對現(xiàn)有內(nèi)控制度的影響
 
ERP環(huán)境下的內(nèi)控制度的設置和檢查有其特殊性，與傳統(tǒng)內(nèi)控有了很大區(qū)別。對已經(jīng)建立了一套完整的內(nèi)控制度的企業(yè)來說，免費ERP的全面上線意味著內(nèi)部控制工作需要結(jié)合免費ERP運行的特點進行必要

的調(diào)整和改善。任何一種新生事物的出現(xiàn)，都會對現(xiàn)有體制帶來正反兩方面的影響，ERP也不例外。免費ERP實施運行后，對企業(yè)現(xiàn)有內(nèi)控的作用既有其積極的一面，也有其消極的一面。下面我們從兩方

面分析一下ERP對企業(yè)內(nèi)控制度的影響。
 
（一）ERP的實施對內(nèi)部控制實現(xiàn)的積極作用
 
1.ERP的集成性與內(nèi)部控制的要求一致。ERP的實施將企業(yè)產(chǎn)、供、銷、費用的發(fā)生等等方方面面都集成到統(tǒng)一的系統(tǒng)中，而這與內(nèi)部控制的全面性原則——“內(nèi)部控制應當貫穿決策、執(zhí)行和監(jiān)督全過程

，覆蓋企業(yè)及其所屬單位的各種業(yè)務和事項”相一致。從這個意義上來看，ERP與內(nèi)控基本規(guī)范的要求是一致的。它可將原來分散在各個環(huán)節(jié)的信息納入一個集成的系統(tǒng)中，有利于對企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動

進行全面的把握和控制，從而有利于內(nèi)控流程的制定與檢查。
 
2.ERP有助于優(yōu)化內(nèi)控流程。ERP不僅處理信息，還可以將合理的管理流程固化在系統(tǒng)中。通過實施ERP，改善企業(yè)內(nèi)部的流程，促使企業(yè)結(jié)構(gòu)的更加優(yōu)化，減少管理層次，提高效率，降低成本和庫存，從

各個層面提高企業(yè)的管理水平。這使得企業(yè)的內(nèi)控流程也更加的清晰和有效，易于理清流程，找出關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)。
3.ERP很大程度上減少了“人為因素”的干擾。由于ERP可促進企業(yè)實現(xiàn)實物流、信息流、資金流的統(tǒng)一，減少人為的差錯，提高生產(chǎn)經(jīng)營的效率和效益，因此，在免費ERP中，某些原來很重要的、需進行

人工核對的工作已經(jīng)失去意義，這樣就使得內(nèi)控的控制點相應地變得更加簡化，內(nèi)控測試工作也從繁雜的核對工作中脫離出來，有更多的精力可以放在權(quán)限和流程的測試評價上。
 
（二）實施ERP也給企業(yè)的內(nèi)控工作帶來了一些新的問題
 
1.業(yè)務集成造成測試線索消失。根據(jù)內(nèi)控五要素的解釋，檢查和評估是內(nèi)控框架體系的一部分。這里的檢查評估除了日常對企業(yè)各個業(yè)務操作的檢查評估外，也包括對正在實施的內(nèi)控系統(tǒng)的檢查評估。

因此內(nèi)部控制自查、測試以及外部審計機構(gòu)的檢查也是內(nèi)控系統(tǒng)的重要組成部分。免費ERP實現(xiàn)了從采購到付款、訂單的獲取到發(fā)票的開出等業(yè)務集成，實現(xiàn)了跨職能部門業(yè)務處理。在這種情況下，ERP

系統(tǒng)中單一的數(shù)據(jù)庫，使過去跨部門的審批流程得到簡化和壓縮。壓縮所造成的一個結(jié)果是：用于企業(yè)內(nèi)部控制的許多審計線索在免費ERP的引入后消失了，如紙質(zhì)單據(jù)的減少、業(yè)務操作的轉(zhuǎn)移等。
 
2.免費ERP運行帶來了新的風險。ERP在系統(tǒng)的運行過程存在著數(shù)據(jù)、轉(zhuǎn)換、二次開發(fā)、安全等風險;系統(tǒng)中的許多數(shù)據(jù)操作不夠直觀、透明帶來的錯誤、舞弊的風險;崗位的設置通過ERP操作權(quán)限來界定帶

來的風險，等等。因此，我們必須對運行過程中的各種風險加以識別并給以控制，來保證系統(tǒng)的安全順利運行。
 
二、完善內(nèi)控體系，適應ERP管理的要求
 
通過上面的分析可以看出，ERP實施后，管理層次和業(yè)務流程都發(fā)生了很大的變化，我們需要從以下幾個方面來完善內(nèi)控體系，使之更好地符合新的控制環(huán)境，適應ERP管理的需要。
 
（一）我們應該對現(xiàn)有內(nèi)控流程進行重新梳理、分類
 
從內(nèi)控具體流程角度來分析，ERP實施后，對現(xiàn)有內(nèi)控流程的影響分為三類：一類是影響很少或幾乎沒有影響內(nèi)控流程。這主要是指非集成業(yè)務流程，如貨幣資金、合同管理、財務報告等流程;另一類是

影響較大的內(nèi)控流程。這主要指集成業(yè)務流程，如采購、銷售、修理費、人工成本等涉及到跨部門的業(yè)務流程;第三類是原來沒有現(xiàn)在需要新增的內(nèi)控流程。如信息系統(tǒng)操作權(quán)限方面的相關(guān)流程。
 
1.對第一類流程，我們可以繼續(xù)沿用既定的控制點，同時根據(jù)信息化的特點對電子檔案的保存方式做適當調(diào)整。
 
2.對第二類流程，就需要根據(jù)ERP流程的中的相關(guān)業(yè)務點刪除已經(jīng)合并或取消的控制點，增加與新業(yè)務點相對應的控制點。以修理費流程為例，在免費ERP中，修理材料的入賬由原來財務根據(jù)料單手工人

賬變更為由物資裝備部門根據(jù)車間提報、設備部門審批的物資計劃直接發(fā)料到維修工單，形成費用;同樣，修理勞務也由財務經(jīng)設備部門審核，審計部門審定的決算書、發(fā)票入賬，變更為直接由設備管理

部門根據(jù)審核、審定后的決算書、發(fā)票執(zhí)行ERP中的“收貨”操作，形成修理費用。因此，該流程的控制點“修理費用的確認與核算”就應該做出較大的改動，將原流程描述為“各級財務部門根據(jù)審定后

的工程結(jié)算書或其他報銷原始單據(jù)，結(jié)合修理預算，審核并編制會計憑證，經(jīng)財務部門負責人復核無誤后登記入賬”的責任部門為“設備管理部門”，執(zhí)行業(yè)務改為“收貨并生成相應集成憑證”，復核

責任人為“設備管理部門負責人”，并可增加由財務部門復核的條款。經(jīng)過修改，該流程的控制點才能與實際業(yè)務達到一致，真正起到明確責任、控制風險的作用。
3.對于第三類流程，比較具有代表性的就是免費ERP權(quán)限管理業(yè)務。目前雖然內(nèi)控制度中沒有增加相應的流程，但外部審計機構(gòu)的內(nèi)控穿行測試已經(jīng)把該流程作為重點項目，可見ERP權(quán)限管理的重要性已

經(jīng)越來越得到關(guān)注和重視。在原先只有財務信息系統(tǒng)的管理條件下，權(quán)限管理的范圍較窄，只是對財務人員錄入憑證、查詢賬簿、編制報表等業(yè)務的操作進行控制;在免費ERP中，若干可操作的事務碼構(gòu)

成了一個具體的“角色”，一個“角色”就對應著企業(yè)現(xiàn)實中一個具體的崗位，它涉及到企業(yè)方方面面的業(yè)務，貫穿了各個管理層次和業(yè)務部門，涉及的人員也就廣泛得多;同時，透過權(quán)限和角色的設置

，可以清晰地掌握每個崗位、每個具體操作人員的業(yè)務職能，有助于更好的設置不相容崗位，或及時發(fā)現(xiàn)某崗位賦予的權(quán)限不合理的問題。因此，增加權(quán)限管理業(yè)務流程，在ERP管理模式下是非常有必要

的。具體控制點可以從以下幾個方面來設置：角色的設計、角色與崗位的對應、角色的具體分配、權(quán)限的管理等。每一個大的控制點都應該明確業(yè)務流程和具體執(zhí)行、審批和復核的部門和責任人。如角

色的設計，先由ERP各模塊關(guān)鍵用戶根據(jù)標準角色和企業(yè)實際進行設計，再由模塊負責人復核，業(yè)務部門負責人審批確定;設計好的角色提交到信息管理部門，由其權(quán)限管理負責人、業(yè)務負責人層層審批

后，最終由權(quán)限管理人員在系統(tǒng)中配置。通過補充類似的流程，我們就能對免費ERP帶來的新的風險進行較好的防范與控制。
 
（二）進一步加強會計、業(yè)務和信息檔案的管理工作
 
針對ERP運行中大量紙質(zhì)單據(jù)不再使用、數(shù)據(jù)流直接在系統(tǒng)中體現(xiàn)給內(nèi)控帶來的不利影響，我們應該重視各種檔案的保留、存檔，包括集成憑證及單據(jù)的裝訂、數(shù)據(jù)庫備份等。另外還應根據(jù)權(quán)限和管理的

要求增加一些書面檔案。免費ERP的一個優(yōu)點是每一個操作都會在系統(tǒng)中留下跡。如編制會計憑證，免費ERP無法對編制錯誤的憑證進行更改，只能通過沖銷錯誤憑證并錄入新憑證的方法來改正但可以對

憑證抬頭數(shù)據(jù)如附件張數(shù)、摘要等相對次要的內(nèi)容進行更改，但更改時也會在系統(tǒng)中記錄更改的時間、內(nèi)容及操作人員的用戶名;又如成本中心主數(shù)據(jù)、內(nèi)部訂單主數(shù)據(jù)、分配和分攤循環(huán)等重要數(shù)據(jù)的創(chuàng)

建與更改等都會在系統(tǒng)中留下痕跡，因此，對這些創(chuàng)建和更改除嚴格權(quán)限控制外，其相關(guān)信息也應該形成紙質(zhì)文檔并作為檔案留存，以防止隨意更改、影響會計核算一貫性并可明確相關(guān)責任。
 
（三）加強內(nèi)控流程負責人員和審計人員免費ERP應用的培訓
 
這是非常重要的一項內(nèi)容。內(nèi)控流程的負責人員、審計人員只有全面掌握了免費ERP的特點、各種業(yè)務數(shù)據(jù)的查詢方法、某項業(yè)務在ERP中的流程、可能產(chǎn)生錯誤或舞弊的業(yè)務點，才能有針對性地完善內(nèi)

控流程、發(fā)現(xiàn)存在的問題。這就不僅要求上述人員“會用”ERP，還要求他們“精通”ERP，否則內(nèi)控管理、測試工作根本無法有效地開展。綜上所述，ERP作為控制環(huán)境的一部分，深刻影響著各個控制要

素，為企業(yè)內(nèi)部控制提供更強有力的技術(shù)支持，帶來一些新的控制方法，但同時企業(yè)內(nèi)部控制也隨著會計信息的應用出現(xiàn)許多新問題，實現(xiàn)信息化后，企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)、控制點以及風險特征都會有所

變化，因而相應的對企業(yè)內(nèi)部控制體系就要提出更多更高的要求，而這一過程也是完善企業(yè)內(nèi)控的必由之路。我們應該充分利用ERP下新的控制手段，同時通過完善內(nèi)控體系應對ERP帶來的新的風險，提

升企業(yè)的管理水平，為企業(yè)發(fā)展筑牢根基。