自動化提高項目管理效率

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 　　從人肉到系統(tǒng)，從系統(tǒng)到AI，人類一直在自動化的道路上不斷精進(jìn)著。各個領(lǐng)域都需要自動化，不僅是提升個人的人效，也是提升了組織的效能。

　　一、自動化應(yīng)該如何實踐?

　　做自動化不是簡單的造一個系統(tǒng)，找個工具錄入點數(shù)據(jù)就完結(jié)的。它是一個長期運營的過程。我們將自動化作為一個大任務(wù)進(jìn)行拆解，一共要做幾件事：線下流程全部跑順——>系統(tǒng)工具上線——>將線下過程搬到線上——>輸出數(shù)據(jù)報表

　　自動化的前提是你的線下項目管理動作已經(jīng)落實了。比方說，你剛進(jìn)入一個沒有項目管理的團(tuán)隊，直接就要求大家把任務(wù)拆到j(luò)ira上，你覺得大家理你的可能性有多大?但如果你一開始用excel或者白板養(yǎng)成了大家拆任務(wù)的習(xí)慣，你再以幫助大家提效為目的，把excel/白板變成系統(tǒng)工具，就會簡單很多。落實完線下動作后，你的系統(tǒng)工具一定是依據(jù)線下流程來設(shè)計的，當(dāng)然，你可以使用通用的工具，但通用的工具對于定制化需求的支持度低了一點，可能還需要二次開發(fā)。對于系統(tǒng)工具的選用，都建議要貼合實際的項目管理流程，同時也要接受，工具只是優(yōu)化，并不是完美。有了可用的工具，就可以實施線上化啦。搬的過程不建議一股腦，問題還是會不斷出現(xiàn)的，如果直接要求全部搬，可能會讓所有PM花大量精力在找“bug”上，反而加重了工作量。建議先挑幾個小項目試水，跑通線上流程，順便看看有沒有可以優(yōu)化的點，試水項目后，將系統(tǒng)工具的使用文檔整理出來，再將其余項目按操作手冊搬上線，可以節(jié)省很多不必要的工作量。

　　做自動化的目的不僅僅是方便PM，更多的是透明整個項目組，而體現(xiàn)項目組價值的自動化產(chǎn)物就是各類的數(shù)據(jù)報表。比方說資源利用率、需求吞吐率、各類業(yè)務(wù)投入占比、項目交付率、延期率、bug率、風(fēng)險數(shù)量、問題解決率、變更數(shù)，還有各個依賴方的數(shù)據(jù)，比如依賴部門、依賴任務(wù)數(shù)量、依賴方的平均交付周期等等，這些報表直觀地體現(xiàn)了項目的真實狀態(tài)。

　　二、自動化如何提高項目管理效率?

　　1.擴(kuò)大工作量

　　聰明的項目經(jīng)理利用泛普項目管理軟件的自動化的功能來發(fā)展他們的團(tuán)隊、他們的項目和他們的產(chǎn)出——而無需將他們的員工人數(shù)增加一倍。

　　2.分配任務(wù)管理

　　泛普項目管理軟件提供的自動化工具完成分配工作單或發(fā)送狀態(tài)更新的瑣碎工作，這樣他們就可以專注于更有價值的任務(wù)。

　　3.軟件集成

　　現(xiàn)在普通企業(yè)使用900多個云應(yīng)用程序來管理其流程，59%的員工表示他們用于工作的工具數(shù)量在過去一年中有所增加。雖然與十年前相比，軟件即服務(wù)(SaaS)工具的爆炸式增長使組織的效率更高，但現(xiàn)在選擇的數(shù)量之多可能導(dǎo)致生產(chǎn)力下降。使用泛普項目管理軟件可以把多款軟件集中起來。

　　4.項目反饋

　　項目管理通常遇到瓶頸和延誤的一個領(lǐng)域是審查過程。溝通錯位，利益相關(guān)者沒有意識到項目正在等待他們的批準(zhǔn)，并且各種版本的可交付成果附加到多個電子郵件線程。使用泛普項目管理軟件的自動化來優(yōu)化這個過程，以便通知所有批準(zhǔn)者他們需要審查某些內(nèi)容。當(dāng)給出反饋時，最初的受讓人在一個地方收到所有反饋，按時間順序排列。

　　使用泛普項目管理軟件自動化管理幫助保持工作的一致性并最大程度地減少錯誤，將您最喜愛的工具無縫連接在一起，以最大程度地減少停停停走的生產(chǎn)力幫助項目始終向前推進(jìn)。