監(jiān)理公司管理系統(tǒng) | 工程企業(yè)管理系統(tǒng) | OA系統(tǒng) | ERP系統(tǒng) | 造價咨詢管理系統(tǒng) | 工程設(shè)計管理系統(tǒng) | 甲方項目管理系統(tǒng) | 簽約案例 | 客戶案例 | 在線試用
X 關(guān)閉

檔案管理系統(tǒng)有哪些核心功能？

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

 　　檔案管理系統(tǒng)是一個集成化的信息平臺，旨在高效、系統(tǒng)地管理各類檔案資源，包括電子文件、紙質(zhì)文檔以及其他形式的檔案材料。該系統(tǒng)通過先進的數(shù)字化技術(shù)和信息化管理手段，實現(xiàn)了檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用、鑒定及銷毀等全生命周期管理。以下是對檔案管理系統(tǒng)核心功能的概述：

　　1. 電子文件管理

　　 預(yù)歸檔與四性檢測：對進入系統(tǒng)的電子文件執(zhí)行準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性的“四性”檢測，通過檢測后自動進入預(yù)歸檔流程。

　　 分類與著錄：支持電子文件的自動分類、編目和著錄，確保檔案信息的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。

　　 修改與刪除：提供靈活的檔案修改和刪除功能，滿足檔案管理過程中的動態(tài)調(diào)整需求。

檔案管理系統(tǒng)有哪些核心功能？

　　2. 檔案接收與整理

　　 目錄導(dǎo)入：支持多種格式(如Excel、Access、DBF等)的目錄數(shù)據(jù)導(dǎo)入，提供數(shù)據(jù)匹配、日志查看、重復(fù)與涉密檢查等功能。

　　 全文掛接：支持多用戶通過FTP批量上傳檔案數(shù)據(jù)，并根據(jù)檔案類型定義掛接規(guī)則，實現(xiàn)目錄與全文的自動關(guān)聯(lián)。

　　 格式包導(dǎo)入：簡化特定格式檔案數(shù)據(jù)的導(dǎo)入流程，提高工作效率。

　　 整理歸檔：支持檔案的補充著錄、批量處理、編號及報表打印等功能，確保檔案整理工作的規(guī)范化和高效性。

　　3. 檔案管理與利用

　　 檔號管理：根據(jù)檔案類型定義檔號規(guī)則，支持一文一件及組卷等多種管理模式。

　　 檔案檢索：提供強大的檢索功能，支持關(guān)鍵詞、全文、組合條件等多種檢索方式，快速定位所需檔案。

　　 目錄打印與數(shù)據(jù)導(dǎo)出：支持按指定格式打印檔案目錄和導(dǎo)出檔案數(shù)據(jù)(含全文)，滿足不同場景下的需求。

　　 在線編研：支持將檔案信息進行在線編研，建立編研庫，實現(xiàn)檔案知識的深度挖掘和利用。

　　 檔案鑒定與開放：依據(jù)檔案類型和密級設(shè)定不同開放級別，支持多用戶查閱，確保檔案信息的合規(guī)使用。

　　4. 自定義與擴展功能

　　 自定義專題及檔案類型：允許用戶根據(jù)業(yè)務(wù)需求自定義檔案類型和專題，增加個性化字段，實現(xiàn)檔案管理的靈活性和可擴展性。

　　 虛擬庫房：模擬實際庫房環(huán)境，提供虛擬的2D庫房視圖，支持庫房的新增、刪除與修改操作，提高庫房管理的直觀性和便捷性。

　　 全宗卷管理：實現(xiàn)對全宗檔案的綜合管理，包括信息的統(tǒng)計、分析、打印全宗卷目錄和封面等，確保全宗檔案的完整性和可追溯性。

　　5. 數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析

　　 自動生成統(tǒng)計報表：根據(jù)各全宗的實際目錄、全文及頁數(shù)情況自動生成各類統(tǒng)計報表，反映檔案的數(shù)量、分布及關(guān)聯(lián)情況。

　　 多維度統(tǒng)計：支持按專題、檔號、文件、保管期限、年度等多種維度進行統(tǒng)計，提供全面、詳細的檔案數(shù)據(jù)分析結(jié)果。

發(fā)布：2024-07-17 16:03    編輯：泛普軟件 · lnx    [打印此頁]    [關(guān)閉]