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文件管理系統(tǒng)怎么選擇?
如今公司在與客戶、合作伙伴和其他利益相關(guān)者進行操作和聯(lián)絡(luò)時會創(chuàng)建大量文檔和數(shù)據(jù)。文件管理越來越受到企業(yè)的重視，但是企業(yè)在進行文件管理的過程中，經(jīng)常會碰到許多的問題。文檔管理是組織在業(yè)務(wù)中使用、管理和存儲文檔的方式。這些文檔可能有不同的格式，例如PDF、圖像、視頻、音頻、電子表格、代碼包等。
一、泛普軟件—文件管理系統(tǒng)的功能
1、集中存儲
大數(shù)據(jù)時代銀行監(jiān)控的集中存儲是在網(wǎng)點監(jiān)控分中心的基礎(chǔ)上 ，在總行設(shè)立統(tǒng)一的監(jiān)控中心進行集中存儲 。
2、權(quán)限管理
可針對用戶、部門及崗位進行細(xì)粒度的權(quán)限控制。
3、全文索引
可快速從海量資料中精準(zhǔn)查找所需文件。
4、版本管理
文檔關(guān)聯(lián)多版本，避免錯誤版本的使用，同時支持歷史版本的查看、回退與下載。
5、數(shù)據(jù)安全
數(shù)據(jù)存儲加密，數(shù)據(jù)傳輸加密，提供高級權(quán)限系統(tǒng)，進一步保護用戶數(shù)據(jù)安全。
6、文檔在線審批和評論
對于需要上級領(lǐng)導(dǎo)或協(xié)同部門審批的文檔，通過系統(tǒng)進行送審來取得領(lǐng)導(dǎo)或協(xié)同部門的快速反饋，提高工作效率。
二、文件管理系統(tǒng)的特點
1、先進性
采用多維文件組織架構(gòu)，讓文件更加合理、有序、準(zhǔn)確的展現(xiàn)出來。
2、靈活性
提供多種信息展現(xiàn)方式，快速進行關(guān)聯(lián)文件的定位。
3、高效性
提供強勁的搜索引擎功能，可快速定位到所需文件。
4、安全性
嚴(yán)格的采編、審核及訪問權(quán)限控制。
三、怎么選擇文件管理系統(tǒng)?
1、企業(yè)需求
無論對于哪種企業(yè)來說，在選擇一款文檔管理系統(tǒng)時，首先就要考慮本企業(yè)對于這種文檔管理系統(tǒng)的要求是什么，要達到什么樣管理程度和效果。
2、產(chǎn)品品質(zhì)
品質(zhì)涵蓋信息的安全性、功能的全面性、系統(tǒng)的穩(wěn)定性、操作的方便易用性等等。
3、服務(wù)保障
如果文檔管理系統(tǒng)的廠家沒有很好的服務(wù)意識、不具備很好的服務(wù)能力，那么再好的文檔管理系統(tǒng)也無法發(fā)揮出它應(yīng)有的那種功效。
綜上所述，選擇一款適合的文件管理系統(tǒng)，一方面就要從企業(yè)的需求和實際情況入手，另一方面要從產(chǎn)品品質(zhì)、服務(wù)商的保障體系入手，當(dāng)然還應(yīng)該與企業(yè)共同成長，保持發(fā)展、更新，具備持續(xù)不斷的為企業(yè)提供新服務(wù)的功能。
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