天津泵業(yè)CIO：讓五金erp成為一種工作方法

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王昕和他的同事們，愛把自己供職的天津泵業(yè)機(jī)械集團(tuán)有限公司稱為“天津泵業(yè)”，而說起天津泵業(yè)的歷史，往往又會(huì)追溯到最早的“天津水泵二廠”——創(chuàng)建于1956年的一家純粹的國家重點(diǎn)骨干大型企業(yè)。

　　但是，不管他們把自己的企業(yè)叫做天津泵業(yè)也罷，還是稱其“老輩名字”天津水泵二廠也好，只要一提起企業(yè)的“光榮史”，王昕和他的同事們，就會(huì)欣喜地亮出“天津泵業(yè)是我國第一臺(tái)螺桿泵、船用離心泵和潛油電泵的誕生地”的招牌，同時(shí)還會(huì)向你講述：天津泵業(yè)每年可向石油、化工、機(jī)械、造船、冶金、紡織、電站、食品、農(nóng)業(yè)、建筑、造紙、水利、環(huán)保、國防等國民經(jīng)濟(jì)行業(yè)提供130多個(gè)系列、600多個(gè)品種、4000多個(gè)規(guī)格型號(hào)的產(chǎn)品;產(chǎn)品制造技術(shù)達(dá)到國際先進(jìn)水平，并已出口新加坡、加拿大、希臘、韓國、伊朗、敘利亞、巴基斯坦、越南、印度、俄羅斯、蘇丹等國家;天津泵業(yè)集團(tuán)年產(chǎn)值可達(dá)3億元。這些都是天津泵業(yè)人值得的驕傲資本。

　　執(zhí)著于五金erp系統(tǒng)實(shí)施的研究

　　盡管王昕并不是“土生土長”的天津泵業(yè)人，盡管他加盟天津泵業(yè)才有不到2年的時(shí)間，盡管他主要是負(fù)責(zé)企業(yè)信息化工作，但是王昕也像他的同事一樣，為天津泵業(yè)能擁有這些資本而引以為自豪。

　　王昕身為天津泵業(yè)的信息部部長，一直在策劃和經(jīng)營著天津泵業(yè)的信息化事業(yè)。初次與他謀面，竟然讓記者有三個(gè)沒想到。

　　一是沒想到他連名片都沒有。對(duì)此他也十分坦誠：“不是沒帶，也不是用完了，而是根本就沒印過。”“難道是領(lǐng)導(dǎo)不讓印嗎?”在記者的追問下，他又急忙補(bǔ)充說：“當(dāng)然不是，我是覺得在企業(yè)內(nèi)部搞信息化，是一個(gè)非常實(shí)實(shí)在在的事情，與外界的接觸又不多，好像沒有這個(gè)必要印。”

　　二是他成為天津泵業(yè)人，還不到2年時(shí)間，沒想到就能夠搞起企業(yè)的五金erp系統(tǒng)。

　　三是他原來是學(xué)機(jī)械專業(yè)的，沒想到后來也搞起了信息化，且有聲有色。

　　通過與王昕交流，記者感到他是一個(gè)特別務(wù)實(shí)的人。雖然他的機(jī)械專業(yè)背景讓他在泵業(yè)生產(chǎn)中有了用武之地，但是自2003年開始接觸企業(yè)五金erp系統(tǒng)項(xiàng)目之后，王昕就著手鉆研五金erp系統(tǒng)，并調(diào)查和研究了多家企業(yè)五金erp系統(tǒng)上線的得與失，最終把自己的經(jīng)驗(yàn)運(yùn)用到了天津泵業(yè)五金erp系統(tǒng)上線的工作中。

　　實(shí)施五金erp系統(tǒng)項(xiàng)目分三步走

　　簡(jiǎn)單概括地說，天津泵業(yè)五金erp系統(tǒng)項(xiàng)目是在2008年2月份開始實(shí)施，項(xiàng)目實(shí)施分為了三期：一期進(jìn)銷存物流管理、二期生產(chǎn)管理和三期財(cái)務(wù)及成本管理;進(jìn)銷存物流管理部分是在2008年7月開始試運(yùn)行，生產(chǎn)管理部分在2008年11月開始試運(yùn)行，財(cái)務(wù)成本管理部分在2009年4月開始試運(yùn)行。目前天津泵業(yè)使用的泛普軟件易飛五金erp系統(tǒng)管理系統(tǒng)已經(jīng)全面上線，五金erp中物料品號(hào)有4萬多種，產(chǎn)品BOM有1萬多個(gè)，實(shí)現(xiàn)了從接單、計(jì)劃排產(chǎn)、材料采購、生產(chǎn)制造、物流發(fā)貨的全面信息化管理。

　　但是，總結(jié)起來，項(xiàng)目實(shí)施的周期還是比較長，王昕認(rèn)為主要原因是耽誤在了對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的收集和整理上，用時(shí)長達(dá)8個(gè)月。盡管如此，最終還是通過五金erp的數(shù)據(jù)驗(yàn)證，使得BOM的準(zhǔn)確率達(dá)到了95%。

　　天津泵業(yè)有20座倉庫，包括各車間倉庫，每個(gè)月的工單量在2500張，其中委外工單有500張左右。生產(chǎn)計(jì)劃按照銷售訂單用凈需求進(jìn)行計(jì)算，并自動(dòng)生成車間工單和采購單。

　　以前，天津泵業(yè)在銷售部門內(nèi)以簡(jiǎn)單軟件處理訂單及出貨作業(yè),相對(duì)其他部門是一個(gè)典型的“信息孤島”，而生產(chǎn)計(jì)劃系統(tǒng)、應(yīng)收管理系統(tǒng)全靠手工傳遞信息。當(dāng)受訂的商品種類及客戶數(shù)繁多時(shí),對(duì)于相關(guān)文件的調(diào)閱查詢和異動(dòng)信息的登錄、更新,都是非常繁瑣,容易出錯(cuò)且延誤時(shí)效,對(duì)出貨的進(jìn)度也難以控制。

　　五金erp系統(tǒng)銷售管理子系統(tǒng)上線的目的，就是要將銷售、生產(chǎn)、存貨、應(yīng)收、成本管理集成到一個(gè)平臺(tái)下，最大限度地滿足客戶的交期需求。

　　在采購管理方面，天津泵業(yè)以前的采購管理基本上是靠采購員的經(jīng)驗(yàn)及各自的方式管理，對(duì)供應(yīng)商的控制、進(jìn)度控制等顯得薄弱。而在應(yīng)用了規(guī)劃的采購管理系統(tǒng)之后，只需將每筆采購單錄入系統(tǒng)，即可獲得料件采購進(jìn)度查詢、預(yù)計(jì)進(jìn)貨查詢、供應(yīng)商進(jìn)度查詢等，極大地提高了采購滿足于生產(chǎn)的能力。

　　至于存貨管理的基本工作,除了記載和保留出入庫的交易信息外,最重要是要實(shí)時(shí)提供各種相關(guān)報(bào)表,以供管理者了解庫存狀況,而后才能做出適當(dāng)?shù)牟少徎虼尕浱幏值葲Q策。但天津泵業(yè)以前的存貨管理工作,只能做到記錄庫存交易信息,對(duì)于相關(guān)報(bào)表的編制則感到力不從心,即使勉強(qiáng)為之,又因作業(yè)費(fèi)時(shí)常常會(huì)失去時(shí)效性。

　　存貨管理系統(tǒng)上線以后, 庫存管理得到極大的改善。進(jìn)銷存上線3個(gè)月后甩掉了手工賬，實(shí)現(xiàn)了通過五金erp報(bào)表進(jìn)行庫存數(shù)量的實(shí)時(shí)查詢?？梢岳糜?jì)算機(jī)的快速處理及大量保存能力,替換人工完成各項(xiàng)作業(yè)。同時(shí)，庫存金額賬完全由五金erp進(jìn)行計(jì)算，財(cái)務(wù)進(jìn)行跟蹤和稽核，擺脫了過去庫管手工和金額賬都管，卻又都不準(zhǔn)的現(xiàn)象，做到了職責(zé)明細(xì)。財(cái)務(wù)成本核算以前采用計(jì)劃價(jià)，后改為實(shí)際成本(月加權(quán)平均)，通過五金erp能夠計(jì)算每張工單的實(shí)際成本。

　　應(yīng)用效果“用數(shù)字說話”

　　王昕把天津泵業(yè)五金erp系統(tǒng)上線的應(yīng)用效果也做了相應(yīng)的概括：銷售管理實(shí)現(xiàn)了訂單進(jìn)度即時(shí)查詢，實(shí)現(xiàn)了信息控制，降低了呆、死賬的風(fēng)險(xiǎn);實(shí)現(xiàn)了應(yīng)收賬款逐筆分析賬齡;生產(chǎn)管理在做生產(chǎn)計(jì)劃排程時(shí)，由過去的2天縮短為10分鐘，實(shí)現(xiàn)了凈需求計(jì)算對(duì)降低庫存、成本控制產(chǎn)生的積極影響，且每筆工單進(jìn)度可即時(shí)跟蹤;存貨管理中的庫存狀況，各崗位可以即時(shí)查詢，盤點(diǎn)時(shí)間由過去的3天盤不清，改善為1天盤清;成本管理通過超交控制、超領(lǐng)控制、超入控制等環(huán)節(jié)，完成了人工管理不可能做到的生產(chǎn)成本控制，實(shí)現(xiàn)了按工單、按產(chǎn)品計(jì)算實(shí)際生產(chǎn)成本。

　　王昕最后“用數(shù)字說話”：“泛普軟件易飛五金erp系統(tǒng)上線一年后，我們的存貨金額降低了50%，剔除因產(chǎn)值下降備貨量減少等因素后，降低了25%;訂單交期符合率提升至95%;在銷售額降低的背景下，凈利潤較2008年同期提高48.9%。”

　　王昕還講述了一個(gè)有“很大改善”的故事：也就是在最近的一個(gè)月，我去查庫存，盡管我不是管庫存的，我只是抽查，一次抽查了120筆，而系統(tǒng)里顯示的數(shù)字跟實(shí)物能夠?qū)Φ蒙咸?hào)的只有101筆，符合率是99.02%。這個(gè)數(shù)字，要是在一年前簡(jiǎn)直是根本就是無法想象的。一年前估計(jì)也就是達(dá)到了80%，頂多也就是能達(dá)到85%左右。我覺得還是五金erp系統(tǒng)的方法在奏效，因?yàn)槲覀冇辛诉@個(gè)方法，有了這個(gè)平臺(tái)，能夠把他們都串起來，大家都在這個(gè)平臺(tái)上做這個(gè)事情。

　　同樣面臨著挑戰(zhàn)與機(jī)遇

　　盡管如此，在當(dāng)前受國際金融危機(jī)影響下，天津泵業(yè)在信息化管理企業(yè)方面，也同樣面臨著挑戰(zhàn)與機(jī)遇。

　　王昕認(rèn)為，首先面臨的挑戰(zhàn)就是，訂單、銷售收入在減少，必須進(jìn)行更加精細(xì)化的成本管理，以度過經(jīng)濟(jì)“嚴(yán)冬”。

　　其次面臨的機(jī)遇也很好，很多基礎(chǔ)差的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手將被淘汰出局，生產(chǎn)不太忙了，可以有機(jī)會(huì)進(jìn)行管理改進(jìn)了。具體而言，在日常管理方面，可以繼續(xù)借助泛普軟件易飛五金erp系統(tǒng)管理系統(tǒng)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行整合管理;在質(zhì)量管理方面，在質(zhì)檢的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化品保職能，追根溯源解決質(zhì)量問題;在行銷管理方面，強(qiáng)化企劃職能(對(duì)產(chǎn)品、價(jià)格、通路、促銷的策劃)，改變過去一味盲目地追求銷售的局面;在生產(chǎn)管理方面，將生產(chǎn)管理與制造嚴(yán)格分開，建立服務(wù)與制衡的生產(chǎn)管理系統(tǒng)。

　　八點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)值得借鑒

　　回想起天津泵業(yè)之所以能夠較為順利地走過實(shí)施五金erp系統(tǒng)的過程，王昕的感受頗多。他深刻地體會(huì)到有8點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)值得總結(jié)。

　　一是要“有幾個(gè)人非常重要的人物”。總經(jīng)理義無反顧的支持、項(xiàng)目推動(dòng)的靈魂人物和能夠理解支持的執(zhí)行者，同時(shí)在關(guān)鍵部門，像技術(shù)部、生管部、物流部、財(cái)務(wù)部這幾個(gè)比較重要的部門，至少各有1-2位明白人，能夠很快地理解并支持系統(tǒng)的應(yīng)用。同時(shí)，他們要具備一定的思想特質(zhì)，表現(xiàn)出強(qiáng)烈的學(xué)習(xí)意愿，良好的計(jì)劃、溝通、協(xié)調(diào)、組織能力以及堅(jiān)忍的信念。信息部門作為項(xiàng)目推動(dòng)的靈魂人物，被王昕比喻為“就像一個(gè)交通警察一樣重要”，哪里出現(xiàn)了問題，就負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)部門與部門之間的問題。”

　　二是要擺正與項(xiàng)目顧問的關(guān)系。五金erp系統(tǒng)能否上線是由企業(yè)業(yè)主主導(dǎo)，而非受五金erp系統(tǒng)顧問所左右。

　　三是流程、制度先行。沒有書面化的流程、制度，上線不可能成功。這些制度不是管理顧問提供的標(biāo)準(zhǔn)流程，而是適合企業(yè)的流程和規(guī)范。其實(shí)，制定流程過程就是策劃者徹底理清思路的過程，流程會(huì)簽過程也是各部門溝通、協(xié)調(diào)的過程;書面化流程是絕好的培訓(xùn)教材。這樣做的好處是，流程發(fā)行后，可向各崗位責(zé)任人提供一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)方法。

　　四是充分培訓(xùn)。再簡(jiǎn)單的操作，如果是第一次做，也會(huì)覺得復(fù)雜難懂，因此培訓(xùn)是很重要。

　　五是深入到基層的操作者中去。五金erp系統(tǒng)項(xiàng)目的推動(dòng)者、制定規(guī)則的人，必須堅(jiān)持“三現(xiàn)主義”：到現(xiàn)場(chǎng)，看現(xiàn)物，了解現(xiàn)狀。

　　六是不斷優(yōu)化流程。五金erp系統(tǒng)管理系統(tǒng)上線后，問題會(huì)不斷出現(xiàn)，對(duì)于原訂流程、規(guī)范的及時(shí)優(yōu)化，對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量起著決定性作用。

　　七是適時(shí)拋掉手工賬。五金erp系統(tǒng)上線前各部門管理信息是一個(gè)個(gè)的孤島：銷售使用自行設(shè)計(jì)的訂單管理軟件，生產(chǎn)管理使用易助系統(tǒng)(BOM自己做的)，財(cái)務(wù)使用erp系統(tǒng)系統(tǒng)，各倉庫使用手工記賬，各部門采取“Excel+手工”管理。

　　八是適時(shí)適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行獎(jiǎng)懲。獎(jiǎng)懲的目的就是要改變?nèi)藗兌嗄甑膫鹘y(tǒng)習(xí)慣，適應(yīng)信息化手段。當(dāng)流程清楚、培訓(xùn)充分、工作制度三令五申之后，適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行獎(jiǎng)懲是很有必要的。

　　王昕特別強(qiáng)調(diào)，對(duì)于獎(jiǎng)懲制度的制定關(guān)鍵在于執(zhí)行。為此，天津泵業(yè)還分別制定了“員工懲戒申請(qǐng)表”和“員工獎(jiǎng)勵(lì)申請(qǐng)表”。在“員工懲戒申請(qǐng)表”表中，需要明示懲戒對(duì)象信息，包括員工編號(hào)、姓名、部門和職務(wù)，以及懲戒類別和申請(qǐng)理由。同樣，在“員工獎(jiǎng)勵(lì)申請(qǐng)表”中也是如此，也需要填寫?yīng)剟?lì)對(duì)象信息，包括員工編號(hào)、姓名、部門和職務(wù)，以及懲戒類別和申請(qǐng)理由。

　　坦承看待五金erp系統(tǒng)

　　對(duì)于天津泵業(yè)五金erp系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施，王昕的評(píng)價(jià)是非?？陀^的。他坦承，目前天津泵業(yè)在實(shí)施五金erp系統(tǒng)項(xiàng)目中仍然存在著一些問題，一時(shí)還沒有得到解決。這也正是說“他是一個(gè)特別務(wù)實(shí)的人”的原因所在。諸如在存貨管理系統(tǒng)上，庫存賬/物一致性經(jīng)常要靠盤點(diǎn)調(diào)整解決，呆滯品、不良品的防呆、消呆沒有形成例行工作;在工單計(jì)劃管理系統(tǒng)上，工單退料、退庫變更之退料不暢;在BOM管理系統(tǒng)上，BOM與生產(chǎn)實(shí)際的不一致，BOM失誤給生產(chǎn)交期、成本帶來負(fù)面影響等。

　　之所以這么坦言，王昕說：“我們就是特別希望通過建立五金erp系統(tǒng)手段，能夠完善管理，能夠做得標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，比以前做得更好。”現(xiàn)在，天津泵業(yè)的五金erp系統(tǒng)管理系統(tǒng)已經(jīng)進(jìn)入良性發(fā)展階段，用王昕的話說“進(jìn)入了學(xué)招式的階段”，對(duì)此他個(gè)人感覺還是挺欣慰的。但是，他更希望能在兩三年以后看到，“五金erp系統(tǒng)已經(jīng)成為一種大家爛熟于心的工作方法”。