建筑企業(yè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)

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 　　建筑工程電子文件的鑒定及歸檔

　　1、 電子文件的鑒定

　　在工程中，公司確定了保管文檔的管理方式之后，需對所形 成的電子文檔進(jìn)行分類保存，而在整理歸檔之前，工作人員一定 要對檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，以保證在存儲前，文件的準(zhǔn)確性。關(guān)于參 與鑒定的管理人員，一定要選擇具有資深資格的工程技術(shù)人員， 該類人員對工程項(xiàng)目具有一定的工作經(jīng)驗(yàn)，可以有效對文件進(jìn)行 審查。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員應(yīng)對文件的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行識別，并在信息 采集過程中提出審查修改意見。對于審查本身而言，利用這種方法可以保證文件的可存取性、可處理性和可操作性

　　2、工程電子文件的歸檔

　　電子文件經(jīng)過審核處理后，要對其進(jìn)行歸檔整理，其主要?dú)w 檔要求主要表現(xiàn)在以下幾方面 ：

　　(1)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的移交 ：公司內(nèi)部需要建立局域網(wǎng)，通過局域 網(wǎng)，公司可以將電子文件通過集合的方式同時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)送給公司的各 個部門，從而實(shí)現(xiàn)檔案的移交過程。各部門在接收電子檔案之后， 要對文件信息進(jìn)行審查，并對處理后的信息進(jìn)行歸檔、保存。

　　(2)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)移交的具體要求

　　第一，對網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行管理時(shí)，要學(xué)會借助相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng) 絡(luò)管理系統(tǒng)，從而完成電子文件的網(wǎng)絡(luò)傳遞。

　　第二，各部門就要通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對檔案進(jìn)行分類歸檔，其 主要方法則表現(xiàn)在選擇電子信息解集點(diǎn)上，通過這種方法，可以 有效保證電子信息在歸檔后的準(zhǔn)確性。同時(shí)，也為二次提檔打好 基礎(chǔ)。

　　第三，各部門在整理、處理好公司所發(fā)來的數(shù)據(jù)文件之后，需 要對其進(jìn)行集中處理，再通過匯總的方法，與其他部門進(jìn)行共享。

      (3)各部門要對所形成的電子文件進(jìn)行制定管理，其主要表 現(xiàn)在 ：對電子文件的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理 ;嚴(yán)格遵守電子文件的歸檔 過程 ;在對某一項(xiàng)目進(jìn)行歸檔整理時(shí)，一定要將項(xiàng)目管理理念融 入其中，使之與檔案的自動檢索功能相結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)其方便、準(zhǔn) 確、高效的作用。

　　3、工程電子檔案的管理

　　3.1檔案管理

　　第一，在各部門將電子文件進(jìn)行整理歸檔之后，其文件要統(tǒng) 一由檔案編輯室負(fù)責(zé)人做備份管理，并將其放入專用檔案袋中， 還要安排特定人員對其進(jìn)行定期檢查、維護(hù)。隨著我國科學(xué)技術(shù) 的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也逐漸走向興盛。因此，在電子文件 管理方面，公司在條件允許的前提下，可以將其進(jìn)行電子錄入，并 分為兩份(電子、紙質(zhì)文檔)進(jìn)行管理，從而保證資料的準(zhǔn)確性和 及時(shí)性。

　　第二，對于歸檔后的電子版文檔，為了保護(hù)其系統(tǒng)的安全，必 須將電子檔歸檔系統(tǒng)與實(shí)用系統(tǒng)相區(qū)別。實(shí)用系統(tǒng)，即指在實(shí)際 工作中所使用的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。電子檔歸檔系統(tǒng)，即指利 用再生系統(tǒng)與并行系統(tǒng)相結(jié)合的方法對電子文件進(jìn)行歸類整理。 對于公司而言，任何一個敏感文件都是機(jī)密的，都應(yīng)對其進(jìn)行保 密處理，從而使之得到應(yīng)有的保護(hù)，防止不良人員非法竊取，對公 司造成損害。

　　第三，歸檔后為了方便檢查，要對電子檔案進(jìn)行時(shí)間標(biāo)記整 理，以保證在審查時(shí)更加方便快捷。時(shí)間標(biāo)記方法有很多，而對工 程公司而言，主要采用生成、修改日期及圖章的方式對其進(jìn)行時(shí) 間標(biāo)記整理。除此之外，有些公司還會對早期所形成的文件數(shù)據(jù) 進(jìn)行整合，其主要包括人工系統(tǒng)文件，這種文件必須要保證其擁

　　有最原始的采集數(shù)據(jù)信息日期，從而對日后的工作整理提供方 便。

　　3.2 模數(shù)轉(zhuǎn)換

　　所謂模數(shù)轉(zhuǎn)換，即指模擬、數(shù)字的轉(zhuǎn)換。是將連續(xù)的模擬量通 過某種方法轉(zhuǎn)換成數(shù)字量的過程。對工程電子文件而言，檔案的 模數(shù)轉(zhuǎn)換主要表現(xiàn)在 ：掃描質(zhì)量，檔案處置狀況和光盤的備份制 作。其中重點(diǎn)要說明的是光盤制作方面，在完成一項(xiàng)工程之后，要 對工程的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，還要對其進(jìn)行備份處理。作為一項(xiàng) 刻錄管理，首先要創(chuàng)建一個子目錄，再通過目錄中的相關(guān)文件設(shè) 計(jì)方案，最后建立一個二級子目錄。在二級子目錄中，其主要作用 是將在工程中所用的經(jīng)費(fèi)、報(bào)告、合同等內(nèi)容詳細(xì)記錄其中，從而 進(jìn)行統(tǒng)一保存處理，再將電子文件刻錄到光盤的過程。

　　4、結(jié)論

　　在信息飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已逐漸深入到人們 的生活當(dāng)中。電子時(shí)代已經(jīng)來臨，全新的電子文件形式也應(yīng)運(yùn)而 生。對工程電子文件進(jìn)行科學(xué)、合理的管理，是現(xiàn)如今考察和審評 工程項(xiàng)目業(yè)績的重要支撐。因此，在追求高品質(zhì)的電子文件管理 過程中，要不斷提高人們的自身業(yè)務(wù)修養(yǎng)，從而更好的適應(yīng)信息 時(shí)代的要求。