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工程電子文件管理的制度及其要求
1.1 工程電子文件管理的基礎(chǔ)要求
第一,電子文件的管理辦法 :電子文件在建設(shè)方面,要遵循 計(jì)劃、審核、發(fā)布、歸檔這幾方面進(jìn)行嚴(yán)格管理。利用電子文檔的 管理辦法可以為公司的管理標(biāo)準(zhǔn)起到一定的借鑒作用,并可以對(duì) 現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善處理。
第二 , 總結(jié)歸納對(duì)公司有益的管理經(jīng)驗(yàn)辦法 :國(guó)際上對(duì)電 子文件的整理有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn),因此,在我國(guó)的企業(yè)電子文檔歸 類整理方面,仍要繼續(xù)學(xué)習(xí)外國(guó)的先進(jìn)管理辦法,并以此來(lái)逐漸 完善公司內(nèi)部的建設(shè)管理。雖然我國(guó)企業(yè)的文檔管理還處于發(fā)展 中階段,且仍在探索當(dāng)中,但是,利用工程項(xiàng)目周期的方法來(lái)整理 企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù),對(duì)公司整體的檔案管理而言,已初見(jiàn)成效。由此可 見(jiàn),通過(guò)檔案的綜合總結(jié)管理,可以為未來(lái)的文檔管理,提供相應(yīng) 的理論基礎(chǔ)。
第三,學(xué)習(xí)工程電子文件管理經(jīng)驗(yàn) :任何一家公司的建成都 與企業(yè)內(nèi)部的管理息息相關(guān),因此,在工程建設(shè)中逐漸積累經(jīng)驗(yàn), 對(duì)日后的檔案管理起到至關(guān)重要的作用。隨著企業(yè)的發(fā)展,國(guó)際
項(xiàng)目逐漸增多,相互交流的機(jī)會(huì)也越來(lái)越大,為此,可以通過(guò)學(xué)習(xí) 彼此的管理經(jīng)驗(yàn),來(lái)為我公司的文檔管理提供有力保障。
1.2 確立目標(biāo)
在對(duì)電子文件管理不斷探索的道路上,結(jié)合目前管理所面臨 的問(wèn)題,充分利用自身資源,來(lái)制定出未來(lái)的管理建設(shè)目標(biāo),從而 為公司打造一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的電子文檔管理體系。
2 工程電子文件管理體系
2.1 電子文件的特點(diǎn)
電子文件在其形式上來(lái)講主要是在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行檢索,并 通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)部的計(jì)算和加工,從而形成人們所需要的電子文檔形 式。目前在我國(guó),很多公司都利用電子文檔來(lái)對(duì)公司內(nèi)部的一些 文件進(jìn)行儲(chǔ)存和保管,從而利用這些信息來(lái)為公司未來(lái)的發(fā)展提 供資源上的幫助。 電子文件的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在虛擬性上,所謂虛擬,即是指公 司計(jì)算機(jī)中的數(shù)字信息,眾所周知,數(shù)字信息具有本身流動(dòng)性的 特點(diǎn),因此,在保存方面無(wú)法進(jìn)行更好的存儲(chǔ)。電子文件就是要對(duì) 這些數(shù)字信息進(jìn)行整理、儲(chǔ)存,并通過(guò)一系列的方法將之自動(dòng)生 成體系的一種管理辦法。
2.2 工程圖紙的數(shù)字化管理體系
工程圖紙的數(shù)字化管理體系主要表現(xiàn)在三方面 :雙機(jī)與多 機(jī)系統(tǒng)、光盤(pán)鏡像服務(wù)系統(tǒng)、電子文件網(wǎng)絡(luò)移交管理系統(tǒng)。
第一,雙機(jī)與多機(jī)系統(tǒng) :所謂雙機(jī)系統(tǒng)即是指檔案管理和設(shè)計(jì)相結(jié)合的一種小型實(shí)用系統(tǒng),這種系統(tǒng)根據(jù)其功能和軟件設(shè)計(jì) 的不同將工作站中的管理過(guò)程自動(dòng)生成為文件。除此之外,在配 置上還帶有最新的繪圖軟件和基礎(chǔ)辦公應(yīng)用軟件,并通過(guò)這些自 帶應(yīng)用軟件進(jìn)行無(wú)圖紙?jiān)O(shè)計(jì),甚至可以在線提取其他圖紙并做深 層次的加工,并完成存儲(chǔ)的過(guò)程。服務(wù)器中不同的系統(tǒng)伴有不同 的作用,例如 :在控制圖紙的錄入方面,則將要求其具有較高水 平的應(yīng)用程序和配置較高的計(jì)算機(jī)系統(tǒng),這樣可以更好的保證整 體電子文件生成的準(zhǔn)確性。在某種程度上,這種計(jì)算機(jī)多機(jī)系統(tǒng) 也是一種局域網(wǎng)系統(tǒng),在系統(tǒng)應(yīng)用方面,主要適用于較大的設(shè)計(jì) 單位。通過(guò)對(duì)客戶機(jī)和服務(wù)器進(jìn)行綜合管理,使圖庫(kù)全部集中在 服務(wù)器上,以達(dá)到全網(wǎng)協(xié)同工作的效果,不僅如此,還可以對(duì)電子 文件進(jìn)行有效的控制,從而實(shí)現(xiàn)資源上的共享。
第二,光盤(pán)鏡像服務(wù)系統(tǒng) :即主要是通過(guò)利用光盤(pán)的鏡像服 務(wù)和企業(yè)間的局域網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶的數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)。其體現(xiàn)在以交 換機(jī)為主題,連接 WWW 服務(wù)器,再通過(guò)與多個(gè)客戶機(jī)相連接,再通 過(guò) WWW 服務(wù)器與光盤(pán)鏡像服務(wù)器相連接的方式,從而實(shí)現(xiàn)訪問(wèn)數(shù) 據(jù)的整個(gè)過(guò)程。
第三,電子文件網(wǎng)絡(luò)移交管理系統(tǒng) :利用該管理系統(tǒng)普遍應(yīng) 用于以設(shè)計(jì)為主題的相關(guān)工程類公司,其系統(tǒng)主要應(yīng)用為局域 網(wǎng)。工程項(xiàng)目所形成的文件一定要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的方式來(lái)向各 個(gè)部門(mén)進(jìn)行傳達(dá),且各個(gè)部門(mén)所需要的電子文檔和相關(guān)信息都要 集中在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上。建立相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),其主要包括:
(1)歸檔子系統(tǒng) :這種系統(tǒng)主要用于圖書(shū)的標(biāo)準(zhǔn)管理和期刊 管理,在工程方面,還進(jìn)行相應(yīng)的入庫(kù)管理,訂購(gòu)管理、電子文檔 的借閱管理、統(tǒng)計(jì)管理等等。除此之外,想要更好的應(yīng)用該系統(tǒng), 并使系統(tǒng)呈現(xiàn)完美狀態(tài),則一定要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的維護(hù),從而 確保工作的正常運(yùn)行。
(2)查詢檢索子系統(tǒng) :用戶想要讀取電子文檔,則一定要對(duì) 該系統(tǒng)進(jìn)行檢索,這種查詢檢索子系統(tǒng),可以有效保證人們可以 在第一時(shí)間內(nèi)查找出自己想要的文件。該系統(tǒng)主要查詢內(nèi)容包 括 :圖書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)、圖紙及相關(guān)的管理信息等等。
(3)圖紙下載審批子系統(tǒng) :這種系統(tǒng)具有高度的保密性,可 以對(duì)項(xiàng)目中的工程圖紙進(jìn)行嚴(yán)格的保密,而在借閱圖紙方面必須 要經(jīng)過(guò)相關(guān)人員的審批才可以得到閱讀權(quán)限。
(4)工作周卡填寫(xiě)和統(tǒng)計(jì)子系統(tǒng) :在看工程項(xiàng)目管理中,從 工作程序的數(shù)據(jù)顯示可以看出,電子的文件將管理主要可以分 為 :項(xiàng)目啟動(dòng)階段、電子文件形成階段和成品歸檔方面。利用這 三個(gè)階段的管理,可以有效保證整體系統(tǒng)的完整性和流暢性,從 而確保工作的順利完成。
3 工程電子文件的保管方式
從項(xiàng)目工程的管理方面來(lái)看,對(duì)工程中所形成的電子文檔 一定要做相應(yīng)的儲(chǔ)存和保管。對(duì)于文件的保管方式又分為以下幾 種,各公司一定要選擇與自己公司相符合的保管方式,才能使公司在管理上更加方便。同時(shí),有效利用相應(yīng)的保管方法還可以為 未來(lái)的工程項(xiàng)目提供借鑒的作用。
3.1 輸出紙拷貝
對(duì)于紙質(zhì)文件的系統(tǒng)管理而言,其優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在價(jià)格上, 紙質(zhì)文件價(jià)格低廉,且所需的專業(yè)性技術(shù)不多。缺點(diǎn)則表現(xiàn)在有 些電子文件無(wú)法利用普通的打印方法將其打印出來(lái),從而造成文 件的關(guān)鍵性缺失,相應(yīng)的也在一定程度上破壞了文件原有的完整 性。對(duì)整個(gè)工程而言,在需要時(shí)無(wú)法提供文件支持,則會(huì)對(duì)整個(gè)工 程造成不可預(yù)計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)。
3.2 脫機(jī)保存電子文件的拷貝
對(duì)電子文件進(jìn)行保管時(shí),可以通過(guò)脫機(jī)保存的方式有效將電 子文檔進(jìn)行拷貝,從而減少系統(tǒng)文件的流失。例如 :磁盤(pán)備份、軟 盤(pán)保存等方法。這種保存?zhèn)浞莘椒?,與傳統(tǒng)的紙質(zhì)打印方式相比, 其具有完整性和便利性等優(yōu)點(diǎn)。通過(guò)完整保存的方式,來(lái)確保電 子文件的有效存儲(chǔ)。
3.3 利用雙重備份方式管理電子文檔
在對(duì)工程文件進(jìn)行保存時(shí),可以通過(guò)電子文檔與紙質(zhì)保存 雙重方法進(jìn)行備份,并進(jìn)行歸類整理,利用兩種不同的介質(zhì),保存 兩套內(nèi)容完全相同的檔案。利用這種雙重保險(xiǎn)的方式,可以保證 電子文檔的有效性,通過(guò)紙質(zhì)文檔對(duì)電子文檔的監(jiān)護(hù)作用,從而 達(dá)到文檔有效保存的目的。這種管理保存方式與輸出紙保存方式 相比,其更具準(zhǔn)確性,與此同時(shí),在保存后還可以對(duì)其進(jìn)行快速提 檔,在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的幫助下,通過(guò)檢索、傳輸?shù)确绞?,?lái)有效保證 工程的順利進(jìn)行。
3.4 利用工程資料管理系統(tǒng)對(duì)電子文檔進(jìn)行保存
利用這種儲(chǔ)存方式可以有效將電子文檔保存在電子系統(tǒng)當(dāng) 中,以方便檢索及再利用。除此之外,為避免文件丟失,還可以將 電子文檔拷貝到磁盤(pán)上,在二次利用時(shí)可以及時(shí)將其在計(jì)算機(jī)中 讀取,還可以節(jié)省檢索信息的時(shí)間,并保存了文件的完整性。目 前,我國(guó)對(duì)這種保存文件的方式應(yīng)用程度還很低,其主要原因在 于,利用這種方式對(duì)文檔進(jìn)行管理,需要大量的人力物力,需要及 時(shí)的對(duì)磁盤(pán)進(jìn)行維護(hù)修理,以保證資料的完整,但在技術(shù)程度上, 我國(guó)還處于發(fā)展中階段。因此,在保存文檔方面,依然無(wú)法逃離傳 統(tǒng)的紙質(zhì)保存法。
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