怎么設計oa系統(tǒng)

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 　　一般設計院在實時掌握和控制項目成本、獲取項目進度以及確保項目按時交付方面出現(xiàn)了管理難題。對于設計院而言，僅僅管理業(yè)務流程的OA系統(tǒng)逐漸不能滿足企業(yè)業(yè)務發(fā)展的需求。

　　當下，泛普提出一體化的解決方案，全面滿足企業(yè)管理的各項需求。主要體現(xiàn)在：

　　1、解決目前項目管理的問題，建立合適的控制機制幫助企業(yè)實時掌握和控制項目流程，管理項目進度;

　　2、多維度地進行項目成本分析，從部門、項目、個人的角度對項目的成本進行分析和控制;

　　3、設計師個人工時和績效管理，隨時提供設計師的忙閑狀況，方便資源調配。

　　此外，系統(tǒng)能同時提供HR(人力資源管理)及OA等功能，實現(xiàn)一個系統(tǒng)即能解決企業(yè)管理的各種問題。

　　原始社會到工業(yè)作坊到現(xiàn)代企業(yè)都存在一定的制度和規(guī)矩來協(xié)同整個組織的運作，這就是所謂的管理(沒有規(guī)矩不成方圓);管理的目的是讓每一個人發(fā)揮所長而不是限制每一個人，而每一個人的特長發(fā)揮需要更好的協(xié)同。

　　協(xié)同在任何組織天然存在：因為人類社會存在專業(yè)分工、既有分工必然需要協(xié)同。從遠古時代的飛鴿傳信、烽火臺、飛馬傳書、驛站、官員奏章、朝廷頒令，到近代的書信郵局、電報傳真、電話、紅頭文件、內部會議，再到現(xiàn)代電子郵件、即時通訊、移動手機、視頻通訊、微博微信……所有這些都是為了滿足更高效實現(xiàn)一個組織目標而發(fā)明的協(xié)同工具。從現(xiàn)代文明開始，隨著電腦科技的發(fā)展、企業(yè)組織的發(fā)達，也就產生了現(xiàn)在的協(xié)同(OA)軟件!

　　目前，協(xié)同(OA)軟件是管理軟件大類的一個關鍵分支，除了協(xié)同系(組織管理系)軟件之外，還有另一大核心分支：ERP系(業(yè)務管理系)軟件。在組織中，ERP等業(yè)務軟件像一個組織的武官為組織開辟江山——以業(yè)務數據管理為核心;OA等組織管理軟件更像一個組織的文官為組織做好江山治理——以組織人員行為管理為核心;一個好的文官一定需要懂一些業(yè)務，一個好的武官也一定要懂一些文治，所以也有了OA與ERP業(yè)務的集成需求，文武兼?zhèn)渥尳M織協(xié)同更加高效。

　　1. 協(xié)同(OA)軟件的本義與價值

　　組織以目標實現(xiàn)為出發(fā)點、以一定的關系來架構，并且一個組織的任何指令信息一定都是由人來發(fā)出(就像人的心臟指揮著血液的流轉)，發(fā)出的指令一定通過路徑(經脈)來執(zhí)行，執(zhí)行過程的就是信息的交換或者更新(血液供養(yǎng)組織單元，組織單元都是造血單位)。任何組織的本身就是這樣運作的，而協(xié)同(OA)軟件則是為了幫助組織機體時刻保持最佳的健康狀態(tài)!所以，我們可以將協(xié)同(OA)軟件理解為：以目標為綱領、以組織架構為骨架、以人為心臟、以工作流程為經脈、以知識信息為血液，使組織內外的各個部門、各個人員協(xié)同運作起來達成組織目標的信息系統(tǒng)/平臺。

　　從上述協(xié)同(OA)軟件的概念中提取關鍵詞的話，我們會得到：目標、組織架構、人、流程、知識等，其中目標、架構、人是組織的基本構成要素，而流程和知識則是屬于組織基本要素中管理的范疇。事實上，幾乎所有的協(xié)同(OA)軟件都是以知識分享、流程管理、門戶推送和協(xié)助溝通為核心而不斷豐富和發(fā)展起來的!而協(xié)同(OA)軟件對于組織的價值也從這四大核心衍生出來：

　　1)協(xié)同(OA)軟件的基本應用價值：

　　•讓組織的制度真正落地，讓組織行為更加規(guī)范、高效(流程的價值)

　　•為組織內部創(chuàng)建一個內部google，讓所有的知識信息可按需獲取(知識的價值)

　　•把組織內的信息和事物根據每一個崗位的權限和職責聚類形成個性化的崗位工作門戶，讓信息和事情找人而不是人找信息(門戶的價值)

　　•為組織實現(xiàn)跨組織和跨部門的協(xié)助溝通渠道，讓信息能夠更加快速有效的流轉;讓不同部門的成員可以圍繞同一個事項實現(xiàn)快速協(xié)助(協(xié)助溝通的價值)

　　2)協(xié)同(OA)軟件的深度應用價值：

　　•讓整個組織的所有人員都可以圍繞公司的目標展開協(xié)同工作(目標導向)

　　•在電子流程規(guī)范組織行為的同時優(yōu)化組織流程管控(流程優(yōu)化)

　　•知識信息在共享的過程中得到創(chuàng)新，形成企業(yè)內部電子生態(tài)管理體系(具有自我積累、更新和變革的能力)

　　•組織中的每一個成員都可以形成以我為中心的網狀組織機構，達成以價值實現(xiàn)為核心的社交化管理

　　2. 協(xié)同(OA)軟件的兩個關鍵模型

　　1) 協(xié)同矩陣模型：

　　如果我們把一個組織進行抽象理解，那么在任何一個企業(yè)和單位都有七大基本要素：人的要素、流程的要素、知識的要素、客戶資源的要素、項目事件的要素、物的要素和財的要素。這七大要素并不孤立存在，而必定是相互之間強關聯(lián)的，同時這些要素在組織內部的各個部門之間進行流轉。

　　協(xié)同矩陣模型提供了企業(yè)信息網狀管理的解決方案，使組織單位的各個要素在一個平臺上實現(xiàn)"立體多線程"的管理。在系統(tǒng)中，如果用戶找到一個信息點，與這個信息點相關聯(lián)的所有信息都被找到。例如，找到一位公司內部的銷售人員，那么就能了解到與這個銷售人員有關的一切信息，包括：他個人的財務信息(工資、福利、成本、費用)、他管理的客戶、他撰寫的文檔資料、他管理的下屬、他參與的項目、他使用的公司資產，他現(xiàn)在的工作安排等。所有有關的信息像一張網，可以通過員工個人資料這個信息節(jié)點被迅速的提取出來。

　　2) 協(xié)同齒輪模型：

　　協(xié)同矩陣模型有效解決了"組織的信息網狀管理"的需求，對于協(xié)同(OA)軟件而言，這是系統(tǒng)邏輯思想層面的問題，另外對于系統(tǒng)來講在動力傳送方面還需要有另一個模型(即齒輪聯(lián)動模型)來支持"協(xié)同矩陣"的運作，從而支撐系統(tǒng)在組織內部的真正協(xié)同管理。"齒輪聯(lián)動模型"的設計關鍵就是：系統(tǒng)提供一個核心引擎(類似"齒輪校合中心")來支撐系統(tǒng)各個應用模塊(主要有：知識文檔管理模塊、工作流應用管理模塊、人力資源應用管理模塊、客戶關系管理模塊、項目管理模塊、財務管理模塊和資產管理模塊等)的協(xié)同運作，每一個模塊類似一個齒輪：只要其中一個模塊(齒輪)轉動就能夠通過齒輪校合中心帶動其它模塊(齒輪)的轉動。

　　3. 協(xié)同(OA)軟件的分類

　　按照協(xié)同OA軟件在組織中發(fā)揮價值不同和側重點，可以將其分為三大類，即：協(xié)同辦公軟件、協(xié)同平臺軟件、協(xié)同工具軟件。

　　1) 協(xié)同辦公軟件：

　　協(xié)同辦公軟件指幫助組織實現(xiàn)協(xié)同化管理和辦公的應用軟件，包括綜合通訊、協(xié)作區(qū)(含團隊協(xié)作等)、信息門戶、工作流、文檔管理等功能。部分協(xié)同辦公軟件是在第三方協(xié)同平臺軟件基礎上開發(fā)的，另外也有部分在系統(tǒng)軟件或中間件上直接開發(fā)而成。目前，我國典型的協(xié)同辦公軟件有致遠協(xié)創(chuàng)的協(xié)同(OA)軟件、金和的C6協(xié)同運營管理平臺以及泛普的協(xié)同管理應用平臺、協(xié)同辦公標準版、云辦公平臺等。并且，以泛普為代表的OA軟件正在強化后端引擎能力，向平臺化發(fā)展。

　　2)協(xié)同平臺軟件：

　　協(xié)同平臺軟件指提供一個協(xié)同化的架構(包括開發(fā)工具和開發(fā)環(huán)境)，可以讓用戶或獨立軟件開發(fā)商在此基礎上開發(fā)最終應用的平臺型軟件。協(xié)同平臺軟件包括IBM Lotus Domino、微軟的Sharepoint Server以及泛普的協(xié)同管理配置平臺e-OA(目前已經整合到后端)等產品。

　　3)協(xié)同工具軟件：

　　協(xié)同工具軟件指相對獨立的、功能相對簡單、用于相互間溝通的軟件，解決的是組織內部信息發(fā)布、交流、記錄的問題，包括獨立的企業(yè)電子郵件系統(tǒng)軟件、企業(yè)即時通訊系統(tǒng)軟件、視頻軟件、企業(yè)統(tǒng)一消息系統(tǒng)等。

　　以上是泛普十六年的OA實踐得出的結論，會在日后的文章中給您介紹目前社會形態(tài)中主流組織的管理核心問題，即：實現(xiàn)目標創(chuàng)造價值，以及與之配套的組織協(xié)同運作問題(如何更好更快地達成目標、創(chuàng)造價值);部分的篇幅涉及組織如何提升“創(chuàng)造價值過程的愉悅”，因為這是時代發(fā)展的必然!