OA怎樣為重慶合川市政府解決問題

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■合川市政府辦公管理現(xiàn)狀
　　重慶合川市政府已經(jīng)建成了電視、電話、計算機三網(wǎng)合一的寬帶城域網(wǎng)，把人大、市委、政府、政協(xié)4套班子和下屬各部委辦局、各鎮(zhèn)街連接在一起。但網(wǎng)絡(luò)建成后，基于網(wǎng)絡(luò)上的應(yīng)用還比較少，僅限于簡單的數(shù)據(jù)傳送，文件共享等操作。工作人員主要通過相互傳遞紙質(zhì)或者通過局域網(wǎng)共享等來達到信息的傳遞過程。沒有能很好地把網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)利用起來提高政府工作效率和管理能力。
　　數(shù)據(jù)分散于各個部門內(nèi)，匯總速度慢、決策速度慢，缺乏實時性管理；部門與部門之間數(shù)據(jù)缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、有價值信息無法共享利用。
　　目前市政府與各部門領(lǐng)導(dǎo)因為被動現(xiàn)象的存在，對管轄范圍內(nèi)的事件運行過程掌握的不夠、不充分，就使得過程對領(lǐng)導(dǎo)而言是屏蔽的，領(lǐng)導(dǎo)多數(shù)情況下只知道結(jié)果而不了解過程。對此，需要建立的是一個靈活、安全、可跟蹤、可監(jiān)督、可反饋的管理機制，發(fā)揮數(shù)字辦公的特點，解決部門間的協(xié)作問題，提高領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督管理能力，減少重復(fù)勞動，實現(xiàn)政府工作效率的有效提高。
　　綜合以上幾點，我們認(rèn)為，原有人工管理模式已不能適應(yīng)現(xiàn)代政府管理需要，迫切需要建立具備自己特色的政府協(xié)同辦公管理平臺，打破信息孤島，把各種有用的信息流動起來，共享給需要的部門和人員，同時為各級領(lǐng)導(dǎo)提供辦公決策以及各種信息服務(wù)。
　　■系統(tǒng)實施目標(biāo)
　　在系統(tǒng)的建設(shè)過程中，實現(xiàn)集團化、網(wǎng)絡(luò)化是建設(shè)重點。通過先進的瀏覽器技術(shù)，使數(shù)據(jù)具備整合能力和決策能力。
　　建立統(tǒng)一的辦公平臺，統(tǒng)一的登陸界面，將Word、Excel等平常熟悉的辦公處理軟件結(jié)合到這套辦公系統(tǒng)中，使得在不影響辦公習(xí)慣的情況下為用戶進入統(tǒng)一的桌面辦公環(huán)境，并可以更加方便的使原有的DOC等文件形式進入系統(tǒng)的流轉(zhuǎn)和處理當(dāng)中。
　　建立一個有效的溝通平臺，能夠使所有的工作人員，不論是分支機構(gòu)還是上下級部門保持實時的聯(lián)系，大家能夠及時的對工作進行交流，從而提高工作效率。
　　建立一個靈活的工作流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，在業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的過程中，提供了更加完備的監(jiān)督和控制功能，在文件的流轉(zhuǎn)過程中，管理者可以隨時了解文件的當(dāng)前狀態(tài)，并及時反饋給當(dāng)前處理人，甚至更改各種不正常的狀態(tài)，使各個部門、人員之間真正達到協(xié)同辦公的目的以及對過程控制和監(jiān)督；并且有實時的功能，為用戶提供完備的權(quán)利授予與收回功能，用戶可以在自己無法參與辦公的時候，將自己的權(quán)利授予他人暫時執(zhí)行，并可以隨時收回自己的權(quán)利，將各種人為的隱患降到最低。
　　建立一個任務(wù)布置與執(zhí)行體系，通過此功能領(lǐng)導(dǎo)可以隨時布置任務(wù)，查看任務(wù)的執(zhí)行情況，任務(wù)執(zhí)行人可以通過此平臺執(zhí)行任務(wù)，并填寫任務(wù)的完成情況。
　　■系統(tǒng)規(guī)劃原則
　　整個系統(tǒng)的設(shè)計與規(guī)劃，應(yīng)該考慮遵循以下原則：
　　安全性原則：應(yīng)有健全的安全防范措施，從硬件、軟件以及行政管理等方面嚴(yán)格管理，杜絕非法入侵和泄密。
　　先進性原則：采用比較先進成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟硬件產(chǎn)品、軟件開發(fā)平臺和工具。
　　實用性原則：系統(tǒng)必須保證實用，切實符合用戶管理、決策、服務(wù)及辦公自動化等各項業(yè)務(wù)和職能要求。
　　易用性原則：用戶界面要友好、方便，易于用戶掌握、操作和使用。
　　可維護性原則：系統(tǒng)設(shè)計便于維護，包括應(yīng)用軟件改進和升級等。
　　標(biāo)準(zhǔn)化原則：在系統(tǒng)平臺選型時，應(yīng)符合國際網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)及工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，使系統(tǒng)的硬件環(huán)境、通信環(huán)境、軟件環(huán)境相互間依賴減至最小，使其各自發(fā)揮自身優(yōu)勢。
　　開放性原則：軟硬件平臺和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應(yīng)具備開放性，系統(tǒng)提供豐富的外部接口。
　　擴展性原則：在網(wǎng)絡(luò)設(shè)計時要充分考慮到將來網(wǎng)絡(luò)擴充的可行性。并能夠?qū)⒏鞣N格式的信息集成在系統(tǒng)平臺上，解決新舊系統(tǒng)間的信息更新與數(shù)據(jù)導(dǎo)入問題。
　　經(jīng)濟性原則：在保證系統(tǒng)功能完善、先進、可靠的基礎(chǔ)上，降低系統(tǒng)的成本和維護費用。
　　■系統(tǒng)功能設(shè)計
　　經(jīng)過對重慶合川市政府辦公系統(tǒng)的需求分析，我們了解到，客戶是典型的集團化應(yīng)用，組織機構(gòu)龐大，部門人員眾多，管理與控制方面難度很大。
　　目前主要應(yīng)解決哪些問題：
　　通過協(xié)同辦公系統(tǒng)把總部和分支機構(gòu)的所有人員連接在一起，提供統(tǒng)一的溝通和共享平臺，加強上下級之間、部門與部門之間、員工與員工之間的相互協(xié)作，提高單位整體的效率。
　　通過協(xié)同辦公系統(tǒng)規(guī)范各種管理流程，明確分工，為各層次的有效控制提供依據(jù)，從而達到提升管理水平的目標(biāo)。
　　通過協(xié)同辦公系統(tǒng)提高管理信息的真實性、準(zhǔn)確性、完整性和及時性、滿足內(nèi)部管理和外部信息披露的要求，并使機關(guān)日常運行產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)進行積累，逐步深化知識管理與知識利用，讓機關(guān)的無形資產(chǎn)創(chuàng)造有形價值。
　　通過協(xié)同辦公系統(tǒng)把各種信息孤島集成起來，實現(xiàn)全面數(shù)據(jù)共享，提高數(shù)據(jù)的利用率；
　　通過協(xié)同辦公系統(tǒng)向各部門和管理層次提供共享、準(zhǔn)確、及時的信息，為機關(guān)各種資源的統(tǒng)一規(guī)劃、合理調(diào)度、綜合利用提供依據(jù)和保障；
　　 OA協(xié)同辦公管理解決方案
　　■設(shè)計理念
　　 根據(jù)獨創(chuàng)的精確管理模式，結(jié)合現(xiàn)代政府管理的應(yīng)用特點及管理瓶頸，設(shè)計出了專門解決政府協(xié)同辦公管理問題的軟件系統(tǒng)—— IOA協(xié)同辦公管理系統(tǒng)。
　　■方案特點
　　與一般的辦公自動化系統(tǒng)相比，OA的特點體現(xiàn)在以下幾個方面：
　　超越傳統(tǒng)OA的深化應(yīng)用。不僅包含傳統(tǒng)OA的所有內(nèi)容，更在橫向上進行了擴充，縱向上進行了深化，可以集成應(yīng)用完全集成，無需單位重復(fù)購置。
　　基于WEB的應(yīng)用。無需購置復(fù)雜的設(shè)施既可實現(xiàn)系統(tǒng)的運作。單位可以選擇在局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上架構(gòu)辦公平臺，對于客戶端來說，只需要一個瀏覽器便可。支持單位遠(yuǎn)程辦公和不間斷服務(wù)，從而改變了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴大了辦公區(qū)域，用戶可在任何時間，在家中、城市各地甚至世界各個角落通過網(wǎng)絡(luò)連接隨時辦公。
　　基于流程的的應(yīng)用。建立一個動態(tài)的、規(guī)范的、平滑的和高效的流程體系，并通過對單位現(xiàn)有流程進行重新整合實現(xiàn)單位的規(guī)范化和高效運作。以流程帶動信息、物資和資金在單位內(nèi)部無障礙地流轉(zhuǎn)，并通過與后臺數(shù)據(jù)庫的鏈接實現(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)的更新。
　　基于知識的應(yīng)用。適應(yīng)知識經(jīng)濟時代對單位的知識創(chuàng)新和積累的要求，提供知識管理所需的完整的IT工具、知識存儲庫和知識交流場所，并提供基于知識的評估體系以支持單位對知識管理的分析和決策。
　　基于個性化的應(yīng)用。與政府門戶網(wǎng)站結(jié)合的辦公系統(tǒng)打開了一個通向機關(guān)資源的窗口。所有的單位資源都被整合在統(tǒng)一的平臺上，并個性化地展示給不同的用戶群組和個體，使他們可以獲得與自己最相關(guān)及最感興趣的應(yīng)用和信息。信息門戶意味著更高效的運作、更體貼的服務(wù)和更人性化的管理。
　　基于動態(tài)的應(yīng)用。強大的可定制性滿足不同單位對辦公自動化的不同需求。機關(guān)的組織結(jié)構(gòu)、人員結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程等千差萬別、即使同一個單位，也會在發(fā)展過程中對各種因素作出調(diào)整，而系統(tǒng)提供的是一個開放的、靈活的、強適應(yīng)性的辦公自動化環(huán)境，單位無需二次開發(fā)即可以少許設(shè)置完成對系統(tǒng)的重定義以滿足單位的狀況。
　　基于安全的應(yīng)用。整個系統(tǒng)不僅是一個靈活的、開放的環(huán)境，同時也是一個安全的控制。系統(tǒng)提供多種安全機制保證數(shù)據(jù)的機密性及完整性，保障單位業(yè)務(wù)的正常運轉(zhuǎn)。包括身份認(rèn)證、角色分配、用戶操作監(jiān)控、日志報告、信息安全級別設(shè)定等。并支持多重級別、多個層次的安全性定義。
　　基于協(xié)同的應(yīng)用。由于單位信息網(wǎng)狀管理體系建立，所有的信息和應(yīng)用在系統(tǒng)中都不是孤立，而是相互關(guān)聯(lián)的，用戶可以通過某個信息點到達與其相關(guān)的任意一個信息點或提取整張信息網(wǎng)，而無論信息的來源、結(jié)構(gòu)和存儲方式；實現(xiàn)了應(yīng)用的集成化，例如人事管理、銷售管理等都是完全結(jié)合在一起的整體，這樣用戶只需要在統(tǒng)一的平臺和界面中便可獲得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的平臺、數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用系統(tǒng)之間切換；實現(xiàn)了各部門/各人員之間的協(xié)同工作，跨部門、多人員、多任務(wù)的工作可以在統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一調(diào)度和高效共享及交流下完成。
　　■ OA怎樣為重慶合川市政府解決問題
　　首先能夠?qū)崿F(xiàn)一套系統(tǒng)讓總公司機關(guān)和所有下屬單位的用戶都能在一起使用。既支持機關(guān)內(nèi)部人員訪問，還支持異地的分支機構(gòu)人員的訪問。但各下屬分支機構(gòu)又能獨立管理自己的系統(tǒng)，包括管理自己的用戶，設(shè)置自己使用的工作流程等。
　　系統(tǒng)具備完善的數(shù)據(jù)管理功能。超級管理員可以把各種數(shù)據(jù)分類，并指定各類數(shù)據(jù)保存的時間，過期的數(shù)據(jù)可以自動刪除。
　　系統(tǒng)提供可以全單位所有用戶共同使用的即時溝通工具。系統(tǒng)自動記錄下所有溝通的內(nèi)容，允許自己查閱自己的記錄，但領(lǐng)導(dǎo)可以查看下屬的記錄。并可以按關(guān)鍵字進行模糊查詢。
　　系統(tǒng)具備強大靈活的工作流功能。可以在全單位范圍內(nèi)實現(xiàn)網(wǎng)上公文流轉(zhuǎn)、電子公章、全文手寫批注，最終達到以電子公文全面取代紙制文件。另外應(yīng)提供方便快捷的網(wǎng)上申請?zhí)峤患芭鷱?fù)功能，把單位平常需要申請、審批的相對較獨立的業(yè)務(wù)管理集中起來，針對每一事物設(shè)置業(yè)務(wù)流程，配置相應(yīng)審批、處理人員。如可對請假、用車、出差、加班等需審批的工作預(yù)先設(shè)好流程，包括設(shè)置整個流程分幾個步驟，每個步驟的審批人是誰。工作人員可以通過工作流系統(tǒng)提出申請，系統(tǒng)會判別用戶身份自動將申請轉(zhuǎn)到相關(guān)審批人處等待審批，同時，申請人可以隨時查看到自己發(fā)出申請的具體申請步驟及其審批意見，真正的做到流程透明，并大大提高了工作效率。工作流系統(tǒng)可以應(yīng)用于單位管理的各個方面，比如請假管理、用車管理、用款管理、報銷管理、加班管理等。主要加強領(lǐng)導(dǎo)對事件運行過程的掌控。用戶在外出時，可以指定代簽人來辦理需自己處理的各種審批，以免延誤信息流的正常流通。
　　系統(tǒng)具備自動提醒功能?？梢约磿r提醒用戶，將需處理的工作、待批的請示、安排的日程采用彈出窗口的方式催你盡快辦理，避免遺漏給工作上帶來的不便。如用戶不在系統(tǒng)上，應(yīng)自動發(fā)短信息到該人的手機提醒。
　　系統(tǒng)具備電子通訊錄功能。可以查看單位內(nèi)部通訊錄，也可以管理個人的通訊信息，可根據(jù)通訊錄中的電子郵件地址方便地給所有聯(lián)系人或者部分聯(lián)系人發(fā)送郵件。
　　系統(tǒng)具備日程管理與日記記錄功能。用戶能查看自己或上級領(lǐng)導(dǎo)安排待辦事宜，辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項。員工能對自己的工作進行記錄以及與工作、生活相關(guān)的資料信息隨時登記，方便查詢。如自己的工作記錄、電話記錄、商務(wù)談判、從網(wǎng)上摘抄的資料等。
　　系統(tǒng)具備信息發(fā)布綜合平臺功能?？蓪崿F(xiàn)內(nèi)部信息交流和共享。可發(fā)布單位公告信息、通知、通告、新聞、批評、表揚等。還能進行網(wǎng)上調(diào)查：讓單位所有工作人員就熱點話題進行調(diào)查和投票。
　　系統(tǒng)具備知識管理功能?？梢园严到y(tǒng)內(nèi)的各種資源分類管理，根據(jù)需要共享給各部門人員使用。
　　系統(tǒng)具備完善的任務(wù)管理功能。領(lǐng)導(dǎo)通過此系統(tǒng)可以隨時對管轄的部門或員工進行任務(wù)布置。接收任務(wù)的部門或員工可以通過此平臺進行任務(wù)轉(zhuǎn)布置。領(lǐng)導(dǎo)通過此平臺可以隨時查看任務(wù)的執(zhí)行情況，員工可以匯報任務(wù)的完成結(jié)果。系統(tǒng)提供提醒功能，提醒員工有一任務(wù)還沒有完成，提醒領(lǐng)導(dǎo)有一任務(wù)還沒去檢查。
　　系統(tǒng)管理員可以將各子系統(tǒng)的操作功能權(quán)限劃分為多個角色，每種角色對不同的模塊子模塊具備不同的操作權(quán)限，便于為工作人員設(shè)定操作權(quán)限，增加系統(tǒng)的安全性和運行合理性、系統(tǒng)可擴展性；

　　■主要功能簡介：
　　根據(jù)OA網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公管理系統(tǒng)在合川市政府的應(yīng)用重點，我們對本系統(tǒng)做如下簡單的介紹：
　　個人事務(wù)管理模塊
　　網(wǎng)絡(luò)尋呼：是一種比電話還方便的異地溝通及管理工具。它既具有電話的即時性，又克服了電話的不可重現(xiàn)性，還帶有與郵件同樣的附件功能，比郵件又簡單易用。它以組織機構(gòu)圖的形式顯示尋呼列表，點擊每人的名字了解到他（她）的照片和部門、職務(wù)、電話等基本信息。發(fā)送尋呼時可給一個人發(fā)也可以給多人一齊發(fā)，還可以掛若干文件作為附件。
　　該尋呼同時與手機短信互動，當(dāng)對方不在系統(tǒng)上時，則可以發(fā)短信到對方的手機上，完全實現(xiàn)了信息的即時性。
　　尋呼還具有對話功能。可以實現(xiàn)類似聊天室一樣你一句我一句的談話功能，適合召開異地的多人小型會議，最后可以方便的整理出會議紀(jì)要。
　　我的便簽、電子通訊錄：便簽類似草稿紙，可隨時記錄并可以導(dǎo)入日記；通訊錄可以接收由Excel等多種格式的通訊錄文件，能自由創(chuàng)建聯(lián)系人組群管理，并可以直接在上面給對方發(fā)短信或郵件。
　　工作日記：員工每天將工作情況詳細(xì)記錄在里面，既方便以后自己查找，也便于領(lǐng)導(dǎo)對員工工作的審查，做出批示，指導(dǎo)員工工作，領(lǐng)導(dǎo)的批示會以尋呼的方式通知員工。
　　計劃總結(jié)：分員工計劃和部門計劃，按周、月、季、年四個階段進行計劃，個人做計劃前要對上階段工作進行總結(jié)，部門可根據(jù)個人計劃生成部門計劃。經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，計劃會自動轉(zhuǎn)成任務(wù)。
　　日程安排：工作人員按每天工作的輕重緩急來安排自己的工作，并且可以設(shè)定提醒時間。
　　工作流程管理模塊
　　收文管理：實現(xiàn)了單位內(nèi)部發(fā)文起草、公文審核、發(fā)文痕跡保留、公文傳閱、公文會審、來文登記等功能，通過系統(tǒng)提供Web方式的在線編輯、附件上傳功能，可以與Microsoft Word、Wps等文檔編輯工具進行嵌入整合，可以進行模板紅頭套用、打印文件和稿紙等功能。
　　發(fā)文管理：根據(jù)預(yù)先設(shè)置的公文辦理流程，各環(huán)節(jié)的辦理功能定義，可以實現(xiàn)公文的各項辦理工作。同時根據(jù)各辦理節(jié)點的權(quán)限設(shè)置，可以進行相應(yīng)的抄送、流程轉(zhuǎn)向、修改設(shè)置后續(xù)流程等操作，極大地滿足日常公文辦理中對于操作靈活性的要求。
　　請示管理：實現(xiàn)了單位內(nèi)部請示從第一級到最高級的請示審批流程，也可以是以本機關(guān)的名義向上級部門征詢意見的過程。

　　■客戶收益：
　　合川市政府在沒有進行信息化建設(shè)之前，存在的問題和很多政府機構(gòu)的問題是相似的，每個人每天都有大量的、繁雜的工作讓所有的工作人員沒有頭緒，事件的輕重緩急常常模糊不清，還常常有貽誤重要工作的情況發(fā)生，自從實施了 的信息化解決方案以后，重慶合川市政府在內(nèi)部辦公秩序上有了很大的改進，整個政府內(nèi)部形成了科學(xué)、井然、輕松的辦公環(huán)境，主要表現(xiàn)如下：
　　建立統(tǒng)一的辦公平臺。統(tǒng)一的登陸界面，將Word、Excel等平常熟悉的辦公處理軟件結(jié)合到這套辦公系統(tǒng)中，使得在不影響辦公習(xí)慣的情況下為用戶進入統(tǒng)一的桌面辦公環(huán)境，并可以更加方便的使原有的DOC等文件形式進入系統(tǒng)的流轉(zhuǎn)和處理當(dāng)中。合川市政府內(nèi)部搭建起了統(tǒng)一的辦公平臺，實現(xiàn)了資源的有效整合和信息的共享。
　　建立一個有效的溝通平臺。使合川市政府內(nèi)所有的工作人員，不論是分支機構(gòu)還是上下級部門保持實時的聯(lián)系，大家能夠及時的對工作進行交流，從而大大提高了工作效率。并且溝通的記錄可查證，減少了工作人員之間工作的拖沓。
　　建立一個靈活的工作流轉(zhuǎn)系統(tǒng)。為合川市政府在工作流轉(zhuǎn)的過程中，提供了更加完備的監(jiān)督和控制功能；在文件的流轉(zhuǎn)過程中，上級領(lǐng)導(dǎo)可以隨時了解文件的當(dāng)前狀態(tài)，并及時反饋給當(dāng)前處理人，甚至更改各種不正常的狀態(tài)，使各個部門、人員之間真正達到協(xié)同辦公以及對過程控制和監(jiān)督的目的。
　　建立一個任務(wù)布置與執(zhí)行體系。通過此功能，合川市政府領(lǐng)導(dǎo)可以隨時布置任務(wù)，查看任務(wù)的執(zhí)行情況；任務(wù)執(zhí)行人可以通過此平臺執(zhí)行任務(wù)，并填寫任務(wù)的完成情況。
　　 軟件在合川市政府的成功應(yīng)用，完成了政府信息化的建設(shè)，響應(yīng)了國家對各地政府的要求，提高了政府辦公效率，合川市將努力實現(xiàn)以政府信息化帶動整個市單位的信息化，推動全市經(jīng)濟向更高層次發(fā)展。