CIO經(jīng)驗(yàn)：管理軟件成功應(yīng)用四條基本規(guī)范

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CIO經(jīng)驗(yàn)：管理軟件成功應(yīng)用四條基本規(guī)范1

不少企業(yè)的CIO在部署信息化管理軟件的時(shí)候，一開始都是興致勃勃;但是到信息化項(xiàng)目接近尾聲后，他們就像缺水的植物一樣焉下去了。信息化管理軟件沒(méi)有取得像他們預(yù)期那樣的效果，讓CIO無(wú)法像投資人交待。那么為什么會(huì)造成程中情況呢?CIO是不是需要認(rèn)真分析總結(jié)一下?筆者在實(shí)際工作中也經(jīng)常遇到這種反差。根據(jù)筆者分析，這可能是以下這些原因所造成的。

一、基礎(chǔ)資料準(zhǔn)備不理想。

信息化項(xiàng)目，三分軟件，七分實(shí)施，十二分?jǐn)?shù)據(jù)?？梢娀A(chǔ)數(shù)據(jù)對(duì)于信息化項(xiàng)目的重要性。但是可惜的是，不少企業(yè)的信息化項(xiàng)目還是在這個(gè)基礎(chǔ)資料上載了跟斗。如筆者以前實(shí)施信息化項(xiàng)目的時(shí)候，就在基礎(chǔ)資料上走了不少的冤枉路。企業(yè)在上erp系統(tǒng)之前，企業(yè)已經(jīng)有了一個(gè)信息管理系統(tǒng)。這是一個(gè)企業(yè)自己研發(fā)的一個(gè)產(chǎn)品信息庫(kù)，用來(lái)管理企業(yè)的產(chǎn)品信息。在這個(gè)產(chǎn)品信息庫(kù)中，所有物料都是通過(guò)流水號(hào)編碼的。這個(gè)物料編碼原則不是很科學(xué)。如即時(shí)是企業(yè)的老員工，也指能夠記住一些常見產(chǎn)品的編號(hào)。當(dāng)新員工到企業(yè)后，很難在短時(shí)間內(nèi)記住這些沒(méi)有絲毫規(guī)律的物料編碼。結(jié)果他們?cè)诓樵儺a(chǎn)品信息的時(shí)候，基本上都是通過(guò)產(chǎn)品名稱或者規(guī)格來(lái)查詢，降低了查詢速度。最要命的是一些新員工可能不熟悉系統(tǒng)中以前的紀(jì)錄，故當(dāng)他們找不到某個(gè)產(chǎn)品紀(jì)錄(其實(shí)系統(tǒng)中存在)，他們就會(huì)新建這個(gè)產(chǎn)品信息。結(jié)果就導(dǎo)致產(chǎn)品信息庫(kù)中的紀(jì)錄又重復(fù)的情況出現(xiàn)。為此這個(gè)系統(tǒng)用到后來(lái)就成了企業(yè)信息化管理中的雞肋，丟之可惜，食之無(wú)味。企業(yè)在這個(gè)系統(tǒng)的取舍上很難做出決定。

其實(shí)，現(xiàn)在現(xiàn)在這個(gè)信息庫(kù)基本上已經(jīng)處于癱瘓階段。因?yàn)檫@個(gè)信息庫(kù)中的基礎(chǔ)資料存在著嚴(yán)重的缺陷。如物料編碼不合理，產(chǎn)品紀(jì)錄不唯一等等這些基礎(chǔ)資料的致命缺陷，嚴(yán)重影響了信息化系統(tǒng)的正常使用。這些基礎(chǔ)資料的質(zhì)量得不到保證，信息化系統(tǒng)的效果也就可想而知了。后來(lái)筆者跟企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)一合計(jì)，最終還是放棄了這個(gè)產(chǎn)品信息庫(kù)，而準(zhǔn)備上ERP系統(tǒng)。在部署ERP系統(tǒng)的時(shí)候，筆者抽調(diào)各個(gè)部門的精英對(duì)原有產(chǎn)品信息庫(kù)中的產(chǎn)品信息進(jìn)行了清理。真是不理不知道，一理嚇一跳。這個(gè)產(chǎn)品信息庫(kù)中的產(chǎn)品信息最終只有大概40%左右的內(nèi)容可以用。難怪以前這個(gè)產(chǎn)品信息庫(kù)不能夠在企業(yè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用呢。

故筆者認(rèn)為，基礎(chǔ)資料不理想，如物料編碼不合理或者基礎(chǔ)資料存在著重復(fù)、錯(cuò)誤的現(xiàn)象，這是導(dǎo)致企業(yè)信息化項(xiàng)目效果不理想的罪魁禍?zhǔn)住?/P>

二、軟件選型不對(duì)口。

另外一個(gè)制約企業(yè)信息化項(xiàng)目效果的因素就是軟件選型。不好企業(yè)在信息化項(xiàng)目選型的時(shí)候，可能太過(guò)于關(guān)注軟件的價(jià)格，結(jié)果忽視了信息化管理軟件與企業(yè)的兼容性。筆者跟不少企業(yè)的CIO交談過(guò)，發(fā)現(xiàn)很多企業(yè)都存在著大腳穿小鞋或者小腳穿大鞋的情況。也有不少企業(yè)存在著行業(yè)不對(duì)口的情況。這些都會(huì)對(duì)企業(yè)實(shí)施信息化項(xiàng)目帶來(lái)負(fù)面影響。

如筆者認(rèn)識(shí)一家制造企業(yè)的信息化項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。他們主要從事五金工具的生產(chǎn)。前兩年他們企業(yè)開始上一個(gè)ERP項(xiàng)目，采用的是一個(gè)開源的ERP系統(tǒng)。據(jù)說(shuō)這個(gè)系統(tǒng)是當(dāng)時(shí)最大的一個(gè)開源系統(tǒng)?？墒瞧髽I(yè)上這個(gè)ERP后并沒(méi)有從中取得多大的效果。后來(lái)根據(jù)這個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人分析，就是因?yàn)檫@個(gè)軟件不對(duì)口所造成的。原來(lái)這家企業(yè)現(xiàn)在管理的瓶頸主要在于生產(chǎn)管理上。企業(yè)產(chǎn)能管理、生產(chǎn)排程、委外管理與控制、生產(chǎn)成本控制等等，這些是企業(yè)管理中的難點(diǎn)?？墒悄菚r(shí)企業(yè)采用的這款開源ERP系統(tǒng)根本無(wú)法實(shí)現(xiàn)這方面的控制。結(jié)果呢，就可想而知，不能夠解決企業(yè)生產(chǎn)管理中的實(shí)際問(wèn)題，這款ERP系統(tǒng)最終只成了一個(gè)擺設(shè)。這家企業(yè)花了一年半的時(shí)間實(shí)施這個(gè) ERP系統(tǒng)，最終還是失敗告終，不能夠取得他們預(yù)計(jì)的效果。最后這家企業(yè)不得不對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行二次選型。上個(gè)月還碰到過(guò)這家企業(yè)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，他們現(xiàn)在好像采用了神州數(shù)碼的易飛ERP系統(tǒng)(號(hào)稱國(guó)內(nèi)生產(chǎn)管理模塊最強(qiáng)的ERP軟件)，只用了半年的時(shí)間，在生產(chǎn)管理上就取得了一定的成效。比企業(yè)以前花了一年半的時(shí)間效果還要明顯。

可見，信息化管理軟件與企業(yè)門當(dāng)戶對(duì)也是必須的。否則的話，就容易造成信息化管理軟件與企業(yè)不兼容的現(xiàn)象。據(jù)筆者這幾年工作的了解，企業(yè)與信息化管理軟件不兼容的情況經(jīng)常發(fā)生。主要存在如下幾個(gè)不對(duì)口的情況。

一是上面所說(shuō)的功能不對(duì)口。每個(gè)企業(yè)都有自己管理上的瓶頸。如果這些管理上的瓶頸不能夠通過(guò)信息化管理軟件得到有效改善的話，或者說(shuō)信息化管理的重點(diǎn)都在那些無(wú)關(guān)痛癢的作業(yè)上面，那么這個(gè)信息化管理軟件的效果就會(huì)大打折扣。故筆者建議，企業(yè)CIO在進(jìn)行信息化項(xiàng)目選型的時(shí)候，最好先分析一下企業(yè)現(xiàn)有的實(shí)際情況，找出企業(yè)日常管理中的瓶頸。然后再有針對(duì)性的去選擇信息化管理軟件，如此的話就可以對(duì)癥下藥。如信息化管理軟件能夠把企業(yè)的管理瓶頸解決了，那么及時(shí)其他問(wèn)題處理上稍有欠缺，信息化管理軟件的效果也就體現(xiàn)出來(lái)了。

二是行業(yè)不對(duì)口。其實(shí)現(xiàn)在大部分信息化管理軟件都實(shí)現(xiàn)了行業(yè)的細(xì)分。如ERP管理系統(tǒng)，其大的就可以分為服務(wù)型ERP軟件、制造企業(yè)ERP軟件等等。而制造企業(yè)ERP又可以分為服裝企業(yè)ERP系統(tǒng)、食品企業(yè)ERP解決方案、五金制造業(yè)、房地產(chǎn)ERP系統(tǒng)等等。俗話說(shuō)，內(nèi)行看門道，外行看熱鬧。雖然企業(yè)管理上具有一定的相通性，但是行業(yè)之間的差異畢竟還是存在的。而且這個(gè)差異現(xiàn)在已經(jīng)明顯影響到了企業(yè)信息化項(xiàng)目的效果。根據(jù)筆者的了解，有不少企業(yè)就因?yàn)檫@個(gè)軟件行業(yè)的不對(duì)口，結(jié)果信息化管理軟件的效果大打折扣。如筆者認(rèn)識(shí)一家企業(yè)，他們是一家食品企業(yè)，結(jié)果在ERP軟件選型的時(shí)候，可能被軟件公司忽悠了，結(jié)果就選擇了一款制造業(yè)通用的ERP解決方案。沒(méi)用幾個(gè)用，他們就后悔死了。原來(lái)在這款制造業(yè)通用ERP系統(tǒng)中，雖然也可以實(shí)現(xiàn)批號(hào)管理、保質(zhì)期管理等功能，但是操作起來(lái)非常的麻煩，不符合食品企業(yè)的實(shí)際情況。因?yàn)槭称菲髽I(yè)有一個(gè)強(qiáng)制管理措施，對(duì)于所有的原材料、成品都需要進(jìn)行批號(hào)與保質(zhì)期管理，以保證食品的安全。可見批號(hào)管理與保質(zhì)期管理是企業(yè)物料管理中最重要、最頻繁的作業(yè)。如果他們操作起來(lái)比手工管理要麻煩的話，那么就會(huì)對(duì)企業(yè)物料管理的效率產(chǎn)生很大的負(fù)面影響。最讓人不能夠忍受的是，這家企業(yè)的IT負(fù)責(zé)人后來(lái)試用了一款專為食品行業(yè)開發(fā)的ERP系統(tǒng)。在這個(gè)食品行業(yè)的ERP系統(tǒng)中，他發(fā)現(xiàn)這款系統(tǒng)的批號(hào)與保質(zhì)期管理非常的方便。原來(lái)這款系統(tǒng)是根據(jù)食品行業(yè)的特點(diǎn)來(lái)設(shè)計(jì)批號(hào)與保質(zhì)期管理的功能。這家軟件公司也坦言，這個(gè)批號(hào)與保質(zhì)期管理的思路，在食品行業(yè)是行得通的，但是如果那到其他行業(yè)，他們就可能會(huì)覺(jué)得這個(gè)處理方法會(huì)比較累贅?，F(xiàn)在這家食品企業(yè)還在考慮，到底是否要把原來(lái)的ERP系統(tǒng)推倒重來(lái)，選擇這款食品行業(yè)的ERP系統(tǒng)。可見，如果信息化管理軟件與企業(yè)的行業(yè)不對(duì)口，很有可能會(huì)減弱信息化管理軟件對(duì)企業(yè)管理的促進(jìn)作用。故企業(yè)在信息化管理軟件選型的時(shí)候，最好要先看看這個(gè)軟件是否有行業(yè)的細(xì)分。若有的話，最好先在對(duì)口的行業(yè)軟件，以減少信息化項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的障礙，提高信息化管理軟件的效果。

在軟件選型方面，除了這兩個(gè)不對(duì)口之外，其他就是一些老生常談的內(nèi)容了。如信息化軟件的規(guī)模跟企業(yè)的規(guī)模不相符，如集團(tuán)企業(yè)選擇了一款單企業(yè)管理的信息化管理系統(tǒng);如語(yǔ)言環(huán)境不相符，例如一家公司有不少外籍管理者，卻最終選擇了一款只支持中文版的管理軟件等等。這些軟件跟企業(yè)的不對(duì)口，雖然有很多人都多次提到過(guò)，可是不少企業(yè)的CIO還是容易忽視這些方面的內(nèi)容。筆者認(rèn)為，行業(yè)不對(duì)口與功能不對(duì)口是信息化項(xiàng)目中的致命傷。其他的不對(duì)口還可以通過(guò)其他方式來(lái)彌補(bǔ)。而這兩個(gè)不對(duì)口及時(shí)能夠解決，也會(huì)增加信息化項(xiàng)目的成本，降低信息化項(xiàng)目的效果。故筆者建議CIO在選型時(shí)，“門當(dāng)戶對(duì)”這個(gè)觀念還是要有的。