IT部門如何破解IT預算壓縮難題

來源：泛普軟件

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鐘劍坐直僵硬的身子，緩緩地向椅背靠去，眼睛卻沒有離開屏幕。屏幕顯示的是一份2009年度預算的Word文檔，在剛剛過去的一個多小時里，鐘劍已把它修訂標記得紅紅綠綠，但他緊鎖的眉頭仍舊沒有舒展開。他點燃一支香煙，青煙上升，在接近屋頂時被莫名擊散，向四周漫延開來，思緒也隨之飄散。

鐘劍是一家快速消費品行業(yè)集團公司的CIO，負責整個集團的信息化建設和運維工作。他用了近5年的時間，才把5個人的部門擴展到32人，并且按項目運作模式建立了系統(tǒng)規(guī)劃部、系統(tǒng)實施部、系統(tǒng)開發(fā)部和系統(tǒng)運維部4個部門，其中艱辛可想而知。

最近不到3個月時間，裁員、關鍵人員離職、項目擱置、預算削減等事情接踵而至。這些突如其來的突發(fā)事件比5年來遇到的所有難題還要多，幾乎超出了他的心理承受能力。

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將近年底，系統(tǒng)開發(fā)部經(jīng)理和他手下的兩個軟件工程師一起遞交了辭呈。他們是專門負責ERP軟件開發(fā)的。正是因為他們工作的重要性，兩年前ERP上線后，鐘劍向總裁申請成立系統(tǒng)開發(fā)部，并任命小王為部門經(jīng)理，想以此留住這支隊伍。兩年多來，雖然和他們合作得很好，但民營企業(yè)那點微簿的收入并不具備競爭力。鐘劍也常常和小王在一起談論未來的職業(yè)生涯如何規(guī)劃，該選擇什么樣的公司，哪個獵頭公司比較好等問題。

所以鐘劍非常清楚他們的離去已經(jīng)無法挽回，只是客氣地問了問小王他們下一步的去處，說了一些客套話后就在他們的辭職信上簽了字。接下來，鐘劍就要著手邀請早已物色好的在軟件公司就職的小孫來補缺。雖然和小孫的關系由合作關系變成上下級關系多少有點不自在，但鐘劍相信用不了多久大家就能夠很好地合作。至于小孫的隊伍，可以委托人力資源部來幫助他組建。

裁員

這一天，集團人力資源部總監(jiān)李總拿著一份文件過來，問起信息中心招聘軟件工程師的事情。鐘劍說還沒有找到合適的人選，希望李總能夠幫忙抓緊落實。

李總笑著說：“其他的部門可是都在準備裁員，你這人員招不到就算了吧。你看今天薛總裁已經(jīng)簽署了文件，要求集團上下緊縮管理隊伍，總部各部門更要全力配合呀！”

鐘劍接過文件匆匆地看了一下，只見文件上寫著：在當前全球金融危機的情況下，要求總部各管理部門，都按10∶1的比例進行末位淘汰。“扯淡！”鐘劍暗暗罵了一句。雖說金融危機席卷了全球，但是公司的業(yè)務并沒有受到多少影響，今年的銷售額反而比去年有所上升，金融危機只是給公司找了個減員的借口而已。但是不管怎么說，既然集團有這樣的要求，就不能不執(zhí)行。這要是在幾年前，鐘劍一定極其不愿意去做這樣的事情，把自己一手培養(yǎng)起來的弟兄們親手裁掉，這難以接受，更不容易開口。不過身處快速消費品行業(yè)，他早已習慣了人員的高速流動。但是，軟件工程師不招不行。想到這里，他趕緊說：“哎呀！李總，公司的決定我一定遵照執(zhí)行，但軟件工程師還是要招的，否則公司的 erp系統(tǒng)就無法正常運行了。我回去趕緊想一想減員的事情如何處理，但是軟件工程師的事您還是要幫我的忙?！?

望著李總走出辦公室的背影，鐘劍的兩道劍眉慢慢地擰在了一起。裁員從誰開始呢？鐘劍坐到電腦前，打開信息中心辦公室位置圖，一個一個看過去，眼睛落在系統(tǒng)規(guī)劃部。

系統(tǒng)規(guī)劃部是他聽從了咨詢公司的建議成立的，最初只有規(guī)劃和監(jiān)理兩個崗位，一個負責IT投資的整體規(guī)劃和需求分析，一個負責信息系統(tǒng)運行的監(jiān)督管理。規(guī)劃部經(jīng)理小馬是鐘劍一手帶出來的項目經(jīng)理，技術過硬，雖然在業(yè)務管理方面還有所欠缺，但在過去項目實施過程中與各部門的業(yè)務主管們建立了比較良好的關系。后來，由于高層領導在信息中心安排了3個人，鐘劍不得不在這個部門增設了客服、培訓和行政專員3個崗位。由于他們跟高層領導關系密切，這在一定程度上阻礙了鐘劍和小馬放開手腳進行管理。這是掃清礙腳石的一個好機會。

打定主意后，鐘劍叫來小馬，告之公司文件的要求和自己的決定，并征求他的意見。小馬非常支持。鐘劍立即安排信息中心全體人員開會，準備做一次全員的測評，并邀請部分關聯(lián)密切的部門和領導參與，以求做到公正的末位淘汰。接下來，鐘劍和相關高層領導交流，告訴他們這三個人日常的表現(xiàn)和可能的測評結果，讓他們提前做好安排，以免測評的結果對他們不利。

果然，不到一周時間后，3位“皇親國戚”被調(diào)離信息中心。這一動作使信息中心成為響應公司裁員號召的標桿。作為回報，人力資源部也讓軟件工程師人選快速到位。

隨后，鐘劍利用年終桌面外包商評審和重新招標的機會，以增加服務費和備件耗材采購意向為條件，要求外包商增加兩個駐點人員，承擔了原來行政和客服兩個崗位的大部分工作。通過幾招漂亮的太極推手，鐘劍輕松解決了裁員所帶來的難題。

項目擱置

但是，事情并沒有因此就一帆風順。一天，小馬告訴鐘劍，生產(chǎn)經(jīng)營部提出防偽防竄貨系統(tǒng)項目暫停的申請。

在快速消費品行業(yè)，竄貨問題不僅影響了企業(yè)整體的經(jīng)營部署，擾亂市場價格體系，而且讓假冒偽劣產(chǎn)品的制造者有機可乘。因此，市場部和打假辦前段時間提出建設防偽防竄貨系統(tǒng)的需求。

鐘劍對這樣的項目非常感興趣——由業(yè)務部門主動提出的需求，信息中心只要聯(lián)絡供應商，并在技術上把關即可，而不必花大量時間和精力去說服、實施和推廣。確定供應商后，鐘劍就派小馬參與其中，從系統(tǒng)規(guī)范、數(shù)據(jù)標準、技術方案等方面提出技術性的要求，同時就業(yè)務管理給予其能力范圍內(nèi)的建議。

由于產(chǎn)品包裝特性的要求，原方案中的噴碼和貼碼方式都不能解決問題，只有采用激光雕刻方式。但是，一臺激光雕刻機就要25萬元，比原方案中的噴碼機要貴一倍多。另外，雕刻的位置是在瓶體固定區(qū)域，需要在包裝生產(chǎn)線上添加移位和旋轉控制設備。這樣，項目費用要超出預算近200萬元。

聽到這個消息，鐘劍暗暗慶幸當初自己沒有在此項目上涉足太深。他也清楚生產(chǎn)經(jīng)營部反對的原因——防偽防竄貨系統(tǒng)要求生產(chǎn)經(jīng)營部對原有的包裝生產(chǎn)線進行改造，加上打碼和記錄的過程，增加工序，肯定會影響產(chǎn)能。如果不增加包裝線和人工，今年年初制定的生產(chǎn)任務一定完不成?，F(xiàn)在，生產(chǎn)經(jīng)營部正好以超出預算為由提出反對意見。

鐘劍吩咐小馬，在這件事上信息中心不要表態(tài)。他說，在這樣一個信息化認可度極高的集團中，信息中心不要太強勢，要定位為一個技術支持和服務的角色。此外，鐘劍告訴小馬，一年一度的報預算工作很快要開始，應該分頭去找業(yè)務部門，幫助他們分析現(xiàn)有信息系統(tǒng)支撐存在的問題，交流明年可能需要增加哪些新系統(tǒng)，并強調(diào)信息中心一定會做好服務和支持工作。

預算被打對折

不久，一年一度的年度預算編制工作開始了。按照慣例，除銷售需要做收入以外，其他部門全部是提出未來一年的工作計劃，以及相對應的投資和費用預算。信息中心也是一樣，讓各部門經(jīng)理對應去年的預算內(nèi)容，分析一下明年可能要使用的各項費用，并讓小馬去了解一下今年的費用情況，相對應地編制了2009年的預算。由于今年春節(jié)來得比較早，2月中旬大家才正常工作，一來二去預算工作也就拖到2月底才做最終的匯總工作。

鐘劍了解到，公司2009年的銷售收入總額預計在50億元左右，按往年的慣例，用0.5%，即2500萬元作為IT預算。根據(jù)前期裁員、項目擱置等情況分析，他又自覺地把比例向下壓了壓，按0.4%計算為2000萬元。最后，鐘劍針對一些實際情況，把數(shù)據(jù)相應做了些調(diào)整，最終結果是1968.56萬元。

又過了一個星期，總裁召集全公司預算辦公會議。

會議上，總裁對大家的預算極為不滿，他認為大家的預算沒有考慮到全球性金融危機所帶來的影響越來越嚴重，并且要求所有部門的預算要在原來上報的預算基礎上打對折。

何去何從

預算打對折，那么公司的IT預算就只有不到1000萬元了。而鐘劍列了一下，很多IT需求都是非常迫切的：

·大部分PC服務器和小型機都是5年前采購的，從今年起需要逐步更換；

·數(shù)據(jù)交換中心建設、災備工作都規(guī)劃要在今年內(nèi)完成的，錢減少了活不可能不干；

·今年總部辦公大樓要搬遷，機房、網(wǎng)絡等都需要重新布置；

·協(xié)同辦公平臺、移動商務系統(tǒng)在總部和附近的分公司做了試運行，效果不錯，今年就應該全面推廣了；

·馬上就要收購的云南工廠，明年上線SAP是在情理之中的……

單是這幾個項目的預算就已經(jīng)超過1000萬元了。鐘劍尋思，難道在這家公司走到頭了？但是他轉念一想，哪怕要走，也要先過了這一關，并接著修改預算：

·把簡單的工作交給外包商去做，減少項目風險和人工成本；

·項目盡量采用外包和合作的方式進行，讓供應商也出一部分錢，幫助供應商完善其產(chǎn)品；