大OA平臺教企業(yè)七步成功打造協(xié)同辦公

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一直以來，OA項目實施失敗的主因似乎都歸咎于用戶，而非產品。比如說用戶缺乏一把手推動、用戶需求變更太頻繁、用戶的管理太混亂等等理由。實際上這對于用戶來說是不公平的，因為項目失敗他們是最大甚至唯一的犧牲者，再讓他們對失敗負全責，有點太不"人道"了。

用戶成為替罪羊，往往是廠商推卸責任的后果。廠商是媒體信息的主導者，他們控制著輿論導向，沒有哪個公司會說是自己產品的原因。在這種情形下，處于弱勢群體的用戶則喪失了話語權，而且他們也不好意思將自己的失敗案例拿出來討論，時間一長，連用戶都覺得似乎真的是自己的問題了。

事實上，不論是廠商還是用戶，應該是某種意義上的利益共同體，產品項目實施失敗，其實是雙方面的失敗。那么企業(yè)該如何來規(guī)避失敗呢?普巴軟件大OA平臺憑借其多年在項目實施中的經驗，總結如下七步為保障來打造成功的OA系統(tǒng)。

第一步，必須知道自己要什么。清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點，是OA軟件成功實施的重要前提。而且OA的實施是一個長期的工程，而不是交鑰匙，所以要經過分析、開發(fā)、使用、再分析、優(yōu)化的基本過程。

第二步，注重大事、簡化小事。在OA實施過程中，忌諱把大量的時間耗費在某個小問題上，而應該從戰(zhàn)略的高度縱觀全局，保障大事情可以完整、條理、動態(tài)的實現(xiàn);然后逐漸補充小事情。

第三步，軟件無法解決全部問題。軟件的作用是規(guī)范化、信息化企業(yè)的管理，使OA系統(tǒng)稱為輔助管理的利器。所以單獨依靠軟件，很難在短期內達到完善管理、提高管理水平的目的，必須依靠企業(yè)的高層管理人員和員工積極的參與。軟件離開了人，就失去了全部的意義。

第四步，高層管理人員的直接介入。高層管理人員是決定企業(yè)戰(zhàn)略的決策者，對OA系統(tǒng)的訴求主要集中在DSS(輔助決策支持)方面，而這方面的形式、數(shù)據、解決的問題等，都需要高層管理人員的參與。根據經驗看來，高層管理人員的參與程度，決定了系統(tǒng)在企業(yè)中推行速度和應用程度。

第五步，培訓與應用相結合。培訓是保證大家能夠使用，應用是保證大家使用。對于信息化系統(tǒng)來說，在每一個企業(yè)都是新生事物，所以在培訓之后，企業(yè)也需要出臺一些行政保障，推行OA系統(tǒng)。

第六步，保證應用從日常工作做起。在系統(tǒng)的推進過程中，要讓大家逐漸的對系統(tǒng)產生依賴心理。從日常小事逐步滲透開始，比如會議室預定、報銷申請、請假申請、會議公告、工作聯(lián)系單等工作都要求必須以OA系統(tǒng)來實現(xiàn)。這樣，系統(tǒng)就可以真正在企業(yè)中應用起來。

第七步，階段性的提交對系統(tǒng)的優(yōu)化需求。在系統(tǒng)交付后，雙方要階段性的總結對系統(tǒng)的優(yōu)化需求，并且階段性的修正，不斷的保障大家對OA系統(tǒng)的信心和滿意度。經過一段時期的修正和磨合，系統(tǒng)就會達到基本上完全貼近客戶需求的標準。

OA系統(tǒng)的實施應用，觸及大家的工作習慣，甚至各個業(yè)務部門利益，加上OA系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。 特別是在初期，實施阻力較大。很多單位視之為“一把手”工程，實不為過。

普巴軟件認為，無論是廠商還是用戶，在實施OA項目前，都要有這種心理預期。普巴軟件大OA平臺的合作伙伴，對此也表示贊同。從前期需求收集到需求篩選、需求確認;從調研廠商到選擇廠商;從實施組織到培訓、試用，要想避免目前OA實施成功率低的現(xiàn)狀，OA廠商不僅要具備過硬的技術、完善的服務、領先的理念;更需要具備務實的作風和與合作伙伴共同成長的心態(tài)。就像普巴軟件所提出的“共同成長，智慧同行”一樣，唯獨如此，才能做大、做強、做到雙贏。