保證辦公自動化系統(tǒng)成功與高效實施（二）

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　　如何保證辦公自動化系統(tǒng)的成功實施?在中國，很多企業(yè)早已經(jīng)用上了辦公自動化系統(tǒng)來幫助企業(yè)人員日常辦公，從最初的單機(jī)版的辦公軟件到現(xiàn)在的B/S架構(gòu)，從用辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)簡單的文檔處理到實現(xiàn)辦公流程審批、信息發(fā)布、日常辦公、移動辦公等，隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)實現(xiàn)了一個質(zhì)的飛躍。各企業(yè)為了實現(xiàn)信息化陸陸續(xù)續(xù)上了辦公自動化系統(tǒng)，但是在中國到講，辦公自動化系統(tǒng)的高實施率，低效用率，更上一些中小型企業(yè)望而卻步。許多企業(yè)在上了辦公自動化系統(tǒng)之后，確實是實施上了，但是很多模塊卻成了“聾子的耳朵——擺設(shè)”，他們只用到其中的一個或兩個模塊。如何才能保證辦公自動化系統(tǒng)成功實施與高效率實施?以下作幾點建議：

　　5. 合理分工，協(xié)同實施

　　根據(jù)辦公自動化系統(tǒng)的特點在實施時需要各方合理分工，協(xié)同配合的完成項目的各項工作。

　　其中用戶方的技術(shù)部門應(yīng)該做好技術(shù)方面的指導(dǎo)和輔助實施應(yīng)用的工作，而相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)該努力地配合需求調(diào)研和充分試用。

　　開發(fā)方則需要做好需求的歸納整理工作，與用戶方的業(yè)務(wù)人員充分的溝通和交流、為系統(tǒng)的開發(fā)給出一份好的“設(shè)計圖紙”。

　　6. 需求建議的民主與集中 一個應(yīng)用軟件開發(fā)的基礎(chǔ)是“需求”。

　　很多用戶對需求的產(chǎn)生都有誤區(qū)，需求并不是用戶單方面提出以后就交給開發(fā)者去做的一份要求。

　　一份合理的需求需要用戶方與開發(fā)方作充分的交流，既最大程度地解決用戶方目前的問題，又充分的融進(jìn)開發(fā)方的實施經(jīng)驗，使其最具合理性。

　　同時，由于一套辦公自動化系統(tǒng)所涉及到的業(yè)務(wù)部門有很多，各部門對于同一功能模塊有不同的需求，但是作為公司一級的軟件平臺，需要對各部門的業(yè)務(wù)需求進(jìn)行一個歸并和整合。

　　7. 開發(fā)與實施并重

　　辦公自動化系統(tǒng)的另一不同之處是他的實施所占的比重很大。因為辦公自動化系統(tǒng)是需要廣大的用戶使用的一個系統(tǒng)，如果僅有開發(fā)，而沒有一定的制度、手段促進(jìn)監(jiān)督大家使用，技術(shù)部門的充分輔導(dǎo)和支持大家使用，則此系統(tǒng)的開發(fā)效果也就無法顯現(xiàn)出來了，更無法使應(yīng)用效果顯現(xiàn)出來。

　　在此特別需要領(lǐng)導(dǎo)對于推廣、實施階段的工作予以足夠的重視，并有相應(yīng)的人力以及時間的投入，如完善制度，加強培訓(xùn)，做好技術(shù)支持工作等等。

　　8. 充分試用，把問題解決在開發(fā)階段

　　辦公自動化的開發(fā)主體是實施方的技術(shù)人員，他們對業(yè)務(wù)的了解程度不能與目前在崗的各行業(yè)的業(yè)務(wù)人員相比。如果他們開發(fā)出來的產(chǎn)品沒有用戶方的業(yè)務(wù)人員充分試用，很多問題仍有可能存在于系統(tǒng)之中。

　　所以在辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)出來以后需要用戶方的業(yè)務(wù)人員充分的試用，這部分工作是開發(fā)方的技術(shù)人員所無法替代的。

　　試用就是以系統(tǒng)設(shè)計的需求設(shè)計說明書為參考標(biāo)準(zhǔn)，反復(fù)的使用，找出軟件中的不合理之處，或者不符合業(yè)務(wù)規(guī)范之處，把有關(guān)問題提交給開發(fā)人員，讓其修改。最終，把一份程序設(shè)計上沒有錯誤，符合業(yè)務(wù)規(guī)范的應(yīng)用系統(tǒng)交給廣大用戶使用。