成都OA軟件的管理內(nèi)容與方法有哪些？

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成都OA軟件的管理內(nèi)容與方法
5.1文件發(fā)送與接收
5.1.1集團各部門、各下屬公司下發(fā)、上報的各類審批事務(wù)（包括發(fā)文、收文、通知、公告、會議通知、簡報、信息、合同會審、信息系統(tǒng)用戶權(quán)限申請及密碼重置等）原則上統(tǒng)一采用辦公自動化系統(tǒng)（OA）
發(fā)送，發(fā)出的事務(wù)審批必須符合相關(guān)規(guī)定，電子文檔上傳附件上限不得超過3M。特殊情況下打印成紙質(zhì)文件報相關(guān)集團領(lǐng)導、各職能中心（辦）或集團下屬公司領(lǐng)導批準。
5.1.2集團的正式文件事務(wù)，應(yīng)使用OA系統(tǒng)的公文處理流程進行起草、審核、簽發(fā)，然后統(tǒng)一由總裁辦編號、發(fā)布或做及時修訂，并根據(jù)實際需要打印若干份存檔和上報。
5.1.3電子公文應(yīng)做好登記，并保存歸檔好起草、審核、簽發(fā)人簽名的審批表。
5.1.4使用協(xié)同OA系統(tǒng)的各級用戶應(yīng)保證各類文件處理的響應(yīng)時間。系統(tǒng)所有用戶至少在每個工作日上午、中午的上班后一個小時內(nèi)，中午和下午下班前一個小時內(nèi)分別進入系統(tǒng)瀏覽一次，以保證公文系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)和信息的及時傳送，最好能長期登陸進OA辦公。
5.1.5集團各職能中心（辦）、各下屬公司應(yīng)按照各審批事務(wù)建立OA系統(tǒng)管理體制，指定專人負責OA系統(tǒng)文件的管理工作。
5.1.6密級文件應(yīng)直接指定到相關(guān)人員，應(yīng)明確指定密集便于瀏覽人員注意保密；電子文件嚴格按發(fā)文范圍發(fā)送，發(fā)文范圍的審批流程按集團公司公文管理有關(guān)辦法執(zhí)行。
5.1.7知識中心內(nèi)容組織、審核和發(fā)布由各職能中心（辦）和各項目公司欄目版主負責。
5.1.8每位OA用戶要保證在OA系統(tǒng)上發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的準確性、完整性和規(guī)范性，并對所發(fā)布和審批的內(nèi)容負責。在OA系統(tǒng)中的意見和審批與原書面簽署具有同等效力和權(quán)威，相應(yīng)人員應(yīng)予以執(zhí)行和遵守。
5.1.9協(xié)同及固定表單工作處理流程所涉人員，在接收到待辦事項后，正常處理時間應(yīng)不超過2個工作小時（即一個工作日內(nèi)）。如有應(yīng)長期外出、請假、調(diào)休等特殊原因造成無法使用OA系統(tǒng)的，必須將所有或部分權(quán)限授權(quán)給關(guān)聯(lián)人員，以保證各類業(yè)務(wù)的正常流轉(zhuǎn)。
5.1.10每位OA用戶的登錄名和登錄密碼應(yīng)予以嚴格保密，并做到定期更新密碼，以防他人盜用賬戶，由于密碼泄漏造成的損失由用戶名所有人負責；同時為保障系統(tǒng)安全，各個用戶不得在網(wǎng)吧和其他公共場所使用公用電腦登錄OA系統(tǒng)，而應(yīng)使用公司或家中的電腦登入。
5.2 用戶注冊和注銷
5.2.1 成都OA系統(tǒng)管理根據(jù)用戶開通申請，對用戶進行的新增、變更和注銷操作。
5.2.2 OA系統(tǒng)管理員提供新增用戶賬號和初始密碼，OA用戶領(lǐng)取賬號和密碼信息后，在首次登錄，要求更改登錄密碼，防止密碼信息泄露，詳細密碼規(guī)則參見《XX集團用戶密碼管理細則》。
5.2.2集團各職能中心（辦）、各下屬公司應(yīng)對用戶的新增、變更和注銷建議統(tǒng)一管理，由專人負責申請、變更和注銷事項。
5.3 表單流程管理
5.3.1流程模塊是OA平臺的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事務(wù)三大類型。用戶只需根據(jù)實際需求如：請假申請、加班申請、出差申請、采購申請、工作交辦等等，填寫相應(yīng)授權(quán)范圍內(nèi)的表單，并根據(jù)系統(tǒng)綁定的流程提交審核。固定表單綁定流程中的各級用戶應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)制度規(guī)定和要求對表單進行操作和審批。
5.3.2 新增加表單流程，由各部門OA關(guān)鍵用戶提出申請，按申請流程進行審批（含信息管理部評估和審批）后，OA系統(tǒng)管理員負責執(zhí)行。
5.3.3 OA系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)中增加新表單，增加后發(fā)送至發(fā)起人，由發(fā)起人查看OA系統(tǒng)中的表單流程確定無誤，進行簽字確認，流程結(jié)束。
5.3.4 修改現(xiàn)有表單及流程，由各部門OA關(guān)鍵用戶提出申請，需求寫明需修改的表單名，及修改內(nèi)容，發(fā)起按申請流程進行審批（含信息管理部評估和審批）后，OA系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)中修改表單，發(fā)送至發(fā)起人，由發(fā)起人查看成都泛普OA系統(tǒng)中的表單流程確定無誤，進行簽字確認，流程結(jié)束。
5.3.5用戶新建流程并提交后應(yīng)點擊“已辦事宜”，以確保所設(shè)流程的準確性。上級審批人在接收到流程發(fā)起人的申請后應(yīng)及時審批，若拒絕發(fā)起人的申請可不進行提交，但必須在簽辦反饋中寫明拒辦理由并保存反饋，流程發(fā)起人在接收到回退指令后，應(yīng)認真查閱回退理由，以便重新調(diào)整和更改流程。
5.4 數(shù)據(jù)備份
5.4.1根據(jù)系統(tǒng)備份計劃，運行數(shù)據(jù)備份機制，詳細備份策略執(zhí)行參郵XX集團IT備份管理規(guī)定。
5.5文檔歸檔、查詢和共享
5.5．1 各級用戶均可對自行發(fā)起、審批或協(xié)同的協(xié)同文檔或固定表單進行歸檔，但原則上一般由流程中的最終協(xié)同或使用人進行歸檔。
5.5．2 工作流程歸檔時是按文檔類別進行的合理歸檔，一般人員可在公共文檔的工作流歸檔文件夾中查看與自己相關(guān)的工作流文檔。
5.5．3 公共文檔中設(shè)置了部門文檔文件夾，各部門主管可設(shè)置各自部門文檔查詢、編輯或下載權(quán)限，確保文檔只給有對應(yīng)權(quán)限的人使用或查閱，重要業(yè)務(wù)文檔或財務(wù)報表等文檔一般只能設(shè)置查詢權(quán)限，不得開放編輯和下載權(quán)限，以保證重要數(shù)據(jù)的安全性。
5.5．4各級有權(quán)限人員均可進入公共文檔中進行相關(guān)業(yè)務(wù)文檔的調(diào)閱和使用，各部門主管有進入公共文檔中對各類文檔查詢的權(quán)限。公共文檔的具體分類和使用對象見附件2:《OA平臺公共文檔權(quán)限分配表》。
6.安全保密
6.1按照公司《公司網(wǎng)絡(luò)管理制度》的規(guī)定，為了保證各單位的網(wǎng)絡(luò)暢通，嚴禁使用BT、電騾、電驢、迅雷、PPlive等占用網(wǎng)絡(luò)帶寬的軟件，嚴禁在線觀看與工作無關(guān)的網(wǎng)絡(luò)視頻；嚴禁對網(wǎng)絡(luò)軟件和硬件進行非法操作。
6.2 OA系統(tǒng)的所有用戶，不得利用協(xié)同OA系統(tǒng)從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。
6.3 OA系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。
6.4 未經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關(guān)人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不許下載受控的內(nèi)容。
7. 網(wǎng)絡(luò)維護
為確保網(wǎng)絡(luò)的正常運行，全體員工都有對OA系統(tǒng)維護的義務(wù)；
7.1公司OA管理員是公司OA系統(tǒng)欄目，版面變更唯一的指定人；
7.2禁止在OA系統(tǒng)上傳帶有病毒的文件、圖片等；　　　　　　
7.3未經(jīng)許可，不得私自改變OA系統(tǒng)的桌面內(nèi)容；
7.4不得對網(wǎng)絡(luò)運行進行人為設(shè)限。
8.考核
為強化OA系統(tǒng)的健康運行，發(fā)揮其有效作用，實施考核管理。 
8.1 OA系統(tǒng)自動對協(xié)同工作進行跟蹤，對每位同事工作事項的處理周期、處理件數(shù)、延誤情況進行記錄。并將使用情況納入季度或年度考核范圍。
8.2對長期不使用OA系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求進行規(guī)范使用；網(wǎng)上辦公數(shù)據(jù)不準確，對工作造成不良影響的，將按照事務(wù)的后果情況進行處理，對考考核周期內(nèi)處理事務(wù)周期較短的獎懲相關(guān)規(guī)定進行獎勵。
8.3對不遵守規(guī)定、影響流程傳輸正常運行的使用部門和使用人員，依照有關(guān)規(guī)定追究相關(guān)人員和領(lǐng)導的責任。
8.4 對泄落機密，造成不良后果的，按公司有關(guān)規(guī)定進行處理。
9. 應(yīng)急措施
應(yīng)急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。
9.1對公司制度、報告、考核、檔案等有價值的內(nèi)容、信息，在發(fā)布的同時，發(fā)布人還應(yīng)進行備份，以避免信息丟失。
9.2公共文檔中各部門體系文件，各部門主管應(yīng)留有本部門相關(guān)備份文件。
9.3 OA管理員對OA系統(tǒng)要及時進行維護管理，防止發(fā)生系統(tǒng)失效，每周進行一次系統(tǒng)清理，每周進行一次資料備份，對服務(wù)器進行安全防護。
10. 附則
10.1為了保障OA系統(tǒng)的硬件、軟件和信息的安全，保證系統(tǒng)的正常運行，全體用戶應(yīng)遵守本管理制度，違反者應(yīng)承擔相應(yīng)責任并接受公司考核制度的處罰。
10.2本制度未盡事宜按公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。