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協(xié)同辦公OA系統(tǒng)在審批受理中的功能設(shè)計(jì)特點(diǎn)
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日程安排是員工個(gè)人設(shè)置的事務(wù)安排和提醒,員工可以添加個(gè)人事務(wù)安排或提醒,同時(shí)系統(tǒng)會(huì)在員工設(shè)定的時(shí)間段內(nèi)給予員工提醒。企業(yè)郵箱是管理員根據(jù)公司的企業(yè)郵箱地址進(jìn)行設(shè)定的,員工可以直接通過(guò)企業(yè)郵箱與外部網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)進(jìn)行即時(shí)郵件通信,企業(yè)郵箱功能與內(nèi)部郵件功能互補(bǔ)。人員列表是可以查看公司內(nèi)部各個(gè)部門(mén)的員工,同時(shí)也能查看員工是否登錄了系統(tǒng),如果登錄了則顯示員工在線。
公文流轉(zhuǎn)用于處理公司日常工作中的各種公文,是公司日常工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),也是最復(fù)雜的環(huán)節(jié),不同的企業(yè)日常工作流程各不相同,作為OA平臺(tái)的一個(gè)重要功能,本節(jié)將從審批起草、審批查詢(xún)、待我審批、經(jīng)我審批、審批監(jiān)控、審批檔案中心再到審批管理對(duì)公文流轉(zhuǎn)做詳細(xì)說(shuō)明。在審批起草之前先要維護(hù)審批流轉(zhuǎn)中的基礎(chǔ)資料部分,這部門(mén)功能由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)維護(hù),基礎(chǔ)資料部分是審批能夠正常流轉(zhuǎn)的基礎(chǔ);
首先管理員需維護(hù)審批流轉(zhuǎn)的大類(lèi)名稱(chēng)。
其次管理員需要維護(hù)審批節(jié)點(diǎn),審批節(jié)點(diǎn)設(shè)定主要是為了員工的審批在流轉(zhuǎn)過(guò)程中,相應(yīng)的節(jié)點(diǎn)會(huì)給予對(duì)應(yīng)的快速回復(fù)。
再次管理員也需要提前維護(hù)好公司日常的一些審批模板,協(xié)同OA辦公系統(tǒng)包括模板名稱(chēng)、模板類(lèi)別、監(jiān)控人員、使用部門(mén)、模板的正文內(nèi)容,特別說(shuō)明的是模板內(nèi)容中可以插入審批節(jié)點(diǎn),這樣審批在流轉(zhuǎn)到相應(yīng)節(jié)點(diǎn)時(shí),審批受理者可以使用默認(rèn)維護(hù)好的審批短語(yǔ)進(jìn)行審批回復(fù),最后管理員需要對(duì)前面維護(hù)好的審批模進(jìn)行流程設(shè)定,這樣員工在選擇了某個(gè)模板填寫(xiě)審批后,審批就會(huì)按照此模板提前設(shè)定好的流程流轉(zhuǎn),流程的設(shè)定采用圖形化的操作方法,方便快捷,同時(shí)管理員需設(shè)置各種審批的歸檔,類(lèi)似檔案袋的功能,正常結(jié)束的審批都可以進(jìn)行歸檔,方便查詢(xún)。
員工在起草審批的時(shí)候首先會(huì)要求員工選擇審批的模板,員工可以通過(guò)查詢(xún)審批流程選擇需要的模板進(jìn)行填寫(xiě),審批填寫(xiě)包括審批名稱(chēng)、審批內(nèi)容填寫(xiě)和審批附件上傳,為了附件在傳輸和流轉(zhuǎn)過(guò)程中的安全,系統(tǒng)需設(shè)置數(shù)字簽名的功能,發(fā)送者確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)入下一步系統(tǒng)流程設(shè)定頁(yè)面,員工既可以按照該模板提前設(shè)定的流程流轉(zhuǎn)也可以自己設(shè)定流程,這樣的設(shè)計(jì)使得審批更加靈活,確認(rèn)后發(fā)送審批。發(fā)送審批者可以在審批查詢(xún)頁(yè)查看自己的審批流轉(zhuǎn)的詳細(xì)信息,如審批正進(jìn)行到哪一步,下一步經(jīng)辦人,也可以催辦和查看審批內(nèi)容和流程。
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